公司科学技术研究档案管理规定

-8-公司科学技术研究档案管理规定1目的1.1为加强公司科学技术研究档案管理工作，有效固化积累科研成果，充分发挥科学技术研究档案的凭证参考作用，制定本规定。1.2公司科学技术研究档案实行集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。2范围2.1科学技术研究档案（以下简称“科研档案”）是指在科研项目论证立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果管理和成果转化等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式的记录。2.2科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分和重要环节，公司应把相关要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理纳入科研管理部门和有关人员的职责考核体系。3相关文件3.1《科学技术档案工作条例》3.2《企业档案管理规定》档发[2002]5号3.3《企业档案工作规范》（DA/T42）3.4《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T-11822）3.5《公司档案工作管理办法》4职责4.1公司信息化管理中心对各事业部科研档案工作统筹规划，技术开发部会同档案管理部门对科研档案工作进行监督和指导。4.2技术开发部会同信息化管理中心对科研项目参加单位提出科研项目档案管理要求，明确档案归属与流向，并进行验收或审查。4.3公司作为科研项目参加单位的，应按照科研项目承担单位的要求做好科研项目档案的收集、整理、移交等工作。4.4信息化管理中心档案室集中统一管理公司科研档案，协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、鉴定、结题验收等工作，对本单位科研文件材料的归档工作进行监督、检查和业务指导。4.5科研项目负责人对归档科研文件材料的完整性、准确性、有效性负责。4.6科研项目管理部门应指定兼职档案员负责科研文件材料收集、整理、审核，结题验收后按要求及时做好科研档案的移交工作，周期长的可按中期验收、课题结题分阶段移交。5要求5.1公司应按照统一领导、分级管理原则建立健全科研档案工作体系，在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，保证科研档案工作顺利开展，确保科研档案完整、准确、系统、有效、安全。5.2公司科研档案管理应融入科研项目全过程，与科研项目管理同步，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制。5.3科研项目结题验收时，项目主管部门或单位应按照分类分级管理的原则，对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。6工作程序6.1归档范围公司承担或参加的各级各类科研项目在论证立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果管理和成果转化等全过程中，形成的具有保存价值的各种形式的文件材料均应归档。具体归档范围参照《科学技术研究类文件材料的归档范围和档案保管期限表》（附件1）执行。6.2归档组织6.2.1科研项目承担单位对所承担科研项目档案工作负总责，向科研项目管理部门移交归档。项目参加单位按承担单位指导意见，将项目文件材料按规定向承担单位移交。任何部门与个人均不得以任何理由将应归档的科研文件材料占为己有或拒绝归档。6.2.2公司应认真执行国家有关“同步管理”规定，把科研项目文件材料管理纳入科研项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；在检查项目进度时，应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况；在进行项目鉴定（验收）时，应先检查、验收项目文件材料的整理与归档情况。6.2.3科研项目在申请验收前，归档材料应通过科研管理部门的审查、验收，确保文件材料的真实、完整、有效；科研项目档案验收，由技术开发部和信息化管理中心同时参与验收，纸质与电子文件归档齐全、完整、有效、可用，验收后开具验收证明一并归档。6.3归档时间6.3.1科研项目形成文件材料在项目验收后一个月内完成归档。6.3.2获奖的文件材料在获奖后一个月内完成归档；对有明确归档时间要求的，按规定时间完成归档。6.3.3获得的专利文件材料可随时归档，但不得晚于次年6月底。6.3.4分阶段验收的项目应按实际完成情况分阶段进行归档。6.3.5中止的科研项目，应在中止后一个月内，完成文件材料的整理和归档。6.4归档质量6.4.1科研项目文件归档材料应真实、完整、准确、系统、有效。6.4.2归档文件制成材料应有利于长久保存，图文字迹清晰、完整，符合耐久性要求。不得使用塑料封皮、文件夹或塑料制品装订。6.4.3归档文件材料应为原件，因故无原件的应注明原因，并将复制件归档。6.4.4科研项目文件材料归档一般一式一份，重要的、使用频繁的可根据需要适当增加副本。6.5归档手续科研项目文件材料归档应办理归档手续。兼职档案人员应按要求填写案卷移交清单（附件6），科研项目负责人确认，科研项目管理部门负责人签字审核后，向档案管理部门移交。6.6档案整理科研项目档案管理严格遵循“谁形成、谁立卷”的原则，由兼职档案员将所形成的全部文件材料进行立卷整理，划定保管期限、密级。多部门分工协作项目，由科研项目管理部门集中归档。具体要求如下：6.6.1应遵循科研文件材料的形成规律，按课题可行性研究、立项论证、方案、开题准备、研究试验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段组卷。6.6.2管理性科研文件材料按问题、时间或重要程度组卷。案卷内文件材料应文字材料在前，图样在后。6.6.3凡归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用字迹不牢固的书写工具。6.6.4归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应对归档文件进行技术修复，字迹模糊或易退变的，应予复制；归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。图纸按A4规格叠成手风琴式。6.6.5归档文件可以卷或件为单位装订。装订材料应选用线绳或不锈钢订书钉等不宜锈蚀的材料。装订采用三孔一线的，结头系在背面，装订时文件材料下齐、右齐，装订位置在文件左侧中部，装订长度为160mm，装订线距左端12mm，凡可能出现压字现象的，应在装订部位加贴装订边条。6.6.6卷内文件应标注页号，有书写内容的页面均应编页。单面文件页号标注在右下角，双面书写文件，正面标在右下角，背面标在左下角；印刷成册的文件，凡自成一卷的，已有页号并连续不中断的不必重新编写页号。6.6.7科研档案分类和档号编制按照《公司分类方案》执行。6.6.8科研档案保管期限划分为永久和定期,定期一般分为30年、10年。卷内文件保管期限不一致时，以最长的保管期限为准。6.7档案保管6.7.1档案管理部门接收科研档案后，按照“分类—项目编号—案卷号”上架保管。6.7.2科研档案保管按照《公司档案工作规定》《公司档案库房管理规定》相关要求执行。涉密科研档案管理按照公司相关保密规定执行。6.8利用要求6.8.1科研档案利用遵照《公司档案工作规定》相关要求执行。6.8.2涉密档案或影响他人劳动成果及有争议的，按公司保密管理相关规定，履行相应审批手续后方可借阅。6.8.3科研项目人员借阅本项目档案的，可直接办理借阅手续；借阅其他可编辑格式的科研项目档案的，须经所属部门负责人审批。非科研项目人员借阅可编辑格式科研项目档案的，须经所属部门负责人审批。6.8.4外单位人员查阅科研档案需凭单位介绍信，经公司档案工作主管领导、科研项目管理部门负责人、档案管理部门负责人批准，方可现场借阅，不得借出。6.9鉴定处置要求6.9.1公司科研档案鉴定小组应包括档案工作主管领导、科研管理部门负责人和档案管理部门负责人。科研档案鉴定小组按照有关规定定期对保管期满的科研档案进行鉴定。6.9.2经鉴定，确无保管价值的科研档案，按程序进行销毁。档案管理部门编制档案销毁清册，档案管理部门及科研管理部门共同派人监销，科研管理部门负责人、档案管理部门负责人、科研管理部门经办人、档案管理部门经办人须在销毁清册签字确认。7记录7.1附件1《科学技术研究类文件材料归档范围和档案保管期限表》7.2附件2《卷内目录》7.3附件3《卷内备考表》7.4附件4《案卷封面》7.5附件5《案卷移交清单》7.6附件6《科学技术研究档案归档工作流程图》7.7附件7《利用档案审批表》7.8附件8《科学技术研究档案借阅利用流程图》8附则8.1公司科研电子文件归档及电子档案管理按照《公司电子文件归档与电子档案管理规定》执行。8.2本规定由公司信息化管理中心负责解释。8.3本规定自发布之日起施行。附件1科学技术研究类文件材料归档范围和档案保管期限表序号基本范围保管期限1研究准备阶段1.1申报项目的报告、批复、通知30年1.2科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证材料30年1.3课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件30年1.4任务书、协议书，会议记录及重要来往文函、合同永久1.5科研课题研究计划、上级批示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文件30年1.6实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程永久2研究试验与开发阶段

2.1试验任务书、试验大纲永久2.2实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告永久2.3试制综合分析报告及总结永久2.4计算文件永久2.5计算机软件（附带软件运行环境说明）永久2.6检验文件永久2.7设计文件、图样、技术说明、配方永久2.8工艺文件永久3总结鉴定验收阶段

3.1课题完成最终（或中断）总结永久3.2课题阶段工作总结30年3.3鉴定大纲永久3.4技术经济分析报告30年3.5标准化审查报告永久3.6鉴定证书、科学技术成果鉴定证书永久3.7鉴定会议记录（参加人员名单）、鉴定验收结论、函审原件永久4成果申报阶段4.1科技成果申报表、登记表及附件永久4.2科技成果奖励申报及评审材料永久4.3获奖证书及批件永久4.4专利申请、受理证书等材料永久4.5著作权申请、受理证书等材料永久5推广应用阶段

5.1推广应用方案、专利申请书、批准证书（原件、影印件）、技术转让合同、协议书永久5.2论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型的鉴定材料30年5.3国内外同行业评价及用户反馈意见、成果宣传报送文件、专业会议文件10年5.4成果标本、样品目录30年5.5出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专题报告，国外考察报告和对外技术交流材料等30年5.6针对成果推广应用进行的软件开发形成的文件30年附件2卷内目录序号文件编号责任者文件题名日期页数/页号备注附件3卷内备考表档号：互见号：说明：立卷人：年月日检查人：年月日附件4案卷封面档号：案卷题名案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级附件5案卷移交清单序号案卷题名保管期限密级卷内文件数总页数备注移交部门：移交人：接收部门：接收人：交接日期：年月日附件6科学技术研究档案归档工作流程图科研项目立项审批技术开发部科研项目负责人科研项目组成员档案室立项提出归档要求立项提出归档要求明确应提交的科研项目文件范围和标准明确应提交的科研项目文件范围和标准报送项目信息反馈备案情况报送项目信息反馈备案情况科研项目备案登记，协助形成项目档案管理文件科研项目备案登记，协助形成项目档案管理文件立项后30个工作日内发送形成本项目科研档案归档要求发送形成本项目科研档案归档要求接收档案管理文件接收档案管理文件科研项目形成阶段性成果汇总移交未通过整改补全项目档案材料对照本项目科研档案归档要求检查项目成员科研档案积累情况通过汇总移交未通过整改补全项目档案材料对照本项目科研档案归档要求检查项目成员科研档案积累情况通过按要求形成并积累按要求形成并积累科研档案科研项目完成提交10个提交10个工作日内答复、确定项目档案验收的组织单位和专家人选，完成档案验收组织进行预验收，完善科研档案，总结档案预验收情况组织进行预验收，完善科研档案，总结档案预验收情况档案验收申请报告竣工后3个月内兼职档案兼职档案员移交科研档案接收审核接收审核归档入库附件7利用档案审批表联系电话：年月日部门利用人档案名称档案编号（如内容较多可在表后附详细目录）属性内容：人事档案□管理档案□会计档案□产品档案□科研档案□实物档案□声像档案□设备档案□建设项目档案□类型：纸质档案□电子档案□特殊载体□复制件□事务：光盘刻录□底图成册□底图调出□档案作废□利用要求纸质档案利用方式：整卷借出□卷内文件借出□摘录摘抄□全册复印□部分复印□电子档案利用方式