企业档案数据治理需求调研方案

公司档案数据治理需求调研方案一、调研背景根据集团数字档案馆统筹建设的要求，2020年初公司档案图书馆梳理了档案管理系统中的元数据管理现状，系统中现有数据存在质量、规范等问题，因此提出了开展档案数据清洗的计划。通过梳理后发现，目前档案数据质量参差不齐，不能满足数据应用的需求，长久以来未从顶层形成数据治理机制与配套方案是产生这些现状的深层次原因。基于对系统、业务及应用的分析，结合国家档案局立项要求，档案图书馆以《企业档案数据治理模式研究与应用》为课题申报立项，并获得项目立项公示。现今，数据治理日渐成为各行业关注的焦点，本次需求调研以立项项目为立足点，以业务需求分析为支撑，运用文献研究法、案例分析法、问卷调查法和数量统计与分析方法，研究公司档案数据治理范围、现状、方式与需求方向。本次公司档案数据治理需求调研正是基于集团、立项及业务要求的基础上开展的。二、调研目的本次调研的目的在于了解企业信息化建设情况以及数据治理需求，其具体目的有以下几点：一是，此次需求调研旨在于作为国家档案局立项项目发起以及后期项目推进的基础与依据；二是，此次需求调研旨在于厘清档案数据治理中的业务痛点并征询部分改进措施；三是，此次需求调研旨在于识别档案数据治理中的关键性事项。三、调研对象档案数据治理的需求调研对象既包括人员、组织，又包括既有的文献及案例，同时通过需求调研形成的访谈资料及问卷，也可作为需求调研分析的对象。一是档案数据治理的文献，对国内外关于数据治理的文献进行梳理，明确数据标准、主数据管理、数据质量管理、数据安全管理等多项概念内涵；二是档案数据治理典型案例，通过网络资源分析，对企业在档案数据治理中发生的典型案例进行分析，识别企业文化、环境、实施机制、体系组织、工具手段以及技术应用与档案数据治理实施战略之间的关系；三是档案数据治理相关人员，包括企业管理者、部门主管、系统技术人员及业务人员等；四是需求调研结果，通过对需求调研访谈资料、问卷等的梳理，进一步明确档案数据治理需求。四、调研方式需求调研主要通过访谈、问卷调查、信息采集及数据分析等方式，充分了解和获取相关方的数据现状和对档案数据的具体需求及期望，需求调研需要根据不同的调研对象采取差异化工具及手段。对于档案数据治理相关文献的梳理可以采用文献研究法，主要利用期刊、杂志、数据库、互联网等资源，大量阅读国内外有关档案数据治理的相关文献，在国内外有关档案数据治理研究的基础上，努力找到公司所研究问题的创新点和突破点，以支持后续研究；典型案例的研究可以采用案例分析法，依据分析目的，选择有代表性的事件作为分析研究对象，全面收集被选对象资料，对所要求分析的内容（如特征、属性、关系等）进行逐项分析研究，探求反映总体的规律性认识。访谈作为一种常用调研方式，主要可用于对公司各层级管理人员的调研，开放式访谈与封闭式访谈在数据的可靠性、时间的使用效率、数据的精度、广度和深度、需要的访谈技巧及分析的难易程度上均有所区别，因此可根据访谈者角色、配合程度、后期数据分析目的等方面综合使用。问卷调查作为一种常用调研方式，比较适用于大规模调研，可按照问卷设计要求，将专业词汇转化成问卷词汇，经过讨论，形成档案数据治理的调查问卷。问卷大范围发放之前应首先进行预调查，检验问卷的信度效度，再次完善问卷，优化问卷质量，最终形成本次的调查问卷。问卷调查包括对公司全体员工，尤其是生产经营、系统技术及勘察设计总包等业务人员进行发放以及邀请网上填答相结合的方式。数量统计与分析方法，运用数据分析工具对问卷的调查结果进行数据整理及分析。主要运用的方法可以有描述性统计、信度分析以及对调查结果进行相关性分析等。五、调研进度调研总体计划进度阶段序号调研任务目标起始日期结束日期实施参与人员配合参与人员交付成果/文档调研负责人中心领导公司管理者集团相关人员生产经营人员系统技术人员勘察设计总包人员其他业务管理人员（人力、财务等）调研规划1.1形成需求调研方案，确定调研范围，了解调研对象确定调研方案2020/8/32020/8/3公司档案数据治理需求调研方案初版1.2调研启动，明确调研目标，确定调研范围、方式确定调研方案2020/8/52020/8/5公司档案数据治理需求调研方案终版文献调研2.1搜集相关文献，形成文献综述明确建设目标2020/8/62020/8/11公司档案数据治理文献研究文档典型案例调研3.1收集档案数据治理典型案例，探求规律性认识明确建设目标2020/8/122020/8/17公司档案数据治理典型案例分析文档访谈调研4.1需求访谈，需求主体调研，业务需求访谈；明确建设目标2020/8/182020/8/31公司档案数据治理访谈提纲及访谈资料文档问卷调研5.1根据调研目的设计问卷，汇总调研问卷明确业务及系统需求2020/8/62020/8/31公司档案数据治理调研问卷汇总文档数据分析调研6.1对收集的全部调研提纲进行整理分析，明确档案数据治理需求（用户、功能、业务、系统）并提出对策建议需求分析2020/9/12020/9/7公司档案数据治理调研提纲整理及分析文档六、下一步工作本次需求调研成果将聚焦治理什么数据、数据管理现状、如何开展治理及治理成什么效果，可以在项目立项报告的基础上进一步明确建设目标，指导项目开展，同时可以作为进一步开展需求分析，例如制度规范修订、系统优化建设及档案数据应用的基础。七、调研提纲访谈提纲您好，首先感谢您的参与。我们想就数据治理及应用中的一些问题采访您一下，主要了解实际工作中亲身经历的应用数据中的问题及需求，以便为我们进一步开展档案数据治理工作提供借鉴和依据。数据是数字经济的基础性战略资源，数据治理能力是企业竞争力的体现，通过数据治理实现数据共享和开发利用，能够帮助企业迅速掌握更为全面客观的信息，通过用数据管理、用数据决策、用数据创新的方式，来提高企业治理效能。1.您认为目前公司对于生产经营方面的定位及发展方向是什么样的？2.您觉得公司现有档案数据，管理档案（人才培养、企业生产经营、招投标、审计、文化宣传等）、人事档案（职务任免、人才培养等）、产品类档案（经验知识支持、规律性认识等）等对于公司或您的工作有什么作用？3.在当前时代，数据技术已经渗透到各行各业，勘察设计行业也不例外，请谈谈您所了解的在勘察设计业务中应用的数据技术？4.根据您的判断，未来数据技术对公司规划、运行、人才管理、经营业务等将起到什么样的助推作用？5.数据技术可以通过梳理能够衡量企业运营情况的财务、经营、物资、人力等综合数据指标，量化企业日常运营健康状况，您最关注的数据指标有哪些？6.对企业来说运营优化也是很重要的一块，都说省一块就多一块的利润，这个方向数据技术能起到重要作用，例如差旅数据分析能够考虑机票和酒店订单，结合部门和员工信息、航班历史价格和准点率、员工出差地址等，推荐酒店、评估协议酒店、优化机票提前购买天数，减少管理成本。您在这方面有什么看法？7.今年的公司工作报告中提出调动工作积极性、智慧型技术应用、领军人才培养等问题，其中公司现有及外部数据将如何助力，请谈谈您的想法？8.运用数据提升企业治理水平，建立健全数据辅助科学决策的机制，其可能应用的场景是什么或者说能够为企业解决哪些实际问题？9.近些年，数据治理被越来越多的企业所提及，数据治理是数据发展的基础性工作，从公司数据发展的角度来看，您认为公司数据应如何进行治理？（制度、业务、需求）10.您认为开展数据治理，使数据得到标准化处理，并能够作为资产进行形势分析及研判等最需要重点开展的工作有什么？11.平时在公司，对于您承担的职务工作来说，主要涉及需要档案数据支持的工作有什么？12.您可以举印象较深的一个应用档案数据解决问题的经历吗？13.怎样保证公司重要价值数据能完整、按时、正确地输入系统？14.您认为数据技术在勘察设计业务运营还存在哪些不足和亟待提高的地方？15.公司在数据治理工作中面临的最大挑战是什么（业务分割、数据整合及管理）？16.在您看来，目前数据行业存在哪些需要解决的问题？（数据质量良莠不齐、数据安全事故频发、数据特征关联不强等）17.随着数据技术的快速发展，您认为公司的数据未来还会产生哪些价值？18.您认为公司数据应用及发展的目标是什么？19.规划愿景需要落地才能发挥价值，如何保障落地执行就很重要了，在您看来数据治理中应明确哪些方向的保障措施才能使顶层设计真正落地？（组织、资金、文化制度、技术、安全等）问卷感谢对公司数据标准化建设的关注和支持。希望通过此问卷进一步了解分析业务及系统上对数据治理方面的需求，以便提升公司档案数据治理工作水平。部门姓名您主要从事哪类工作？（1）生产经营（2）人员管理（3）财务管理（4）信息技术（5）勘察检测（6）产品设计（7）项目管理（8）其他2.您在日常工作中接触较为频繁的公司数据有哪些？（1）合同金额（2）财务指标（3）客户信息（4）差旅信息（5）投标误差（6）基准报价（7）其他3.本部门的业务系统情况。（1）本部门正在使用的业务系统（2）本部门待建业务系统（3）本部门业务系统未与档案系统集成情况4.本部门目前从外部门获取的数据有哪些？（1）本部门需要其他业务部门提供的数据内容以及数据需要的时间频率。（以下为填写样表）序号数据名称详细要求获取频率/提供方式数据提供部门1（2）是否有数据需求但无法从其他部门获取的数据？5.本部门目前向外部门提供的数据有哪些？（以下为填写样表）序号数据名称详细要求获取频率/提供方式获取部门16.本部门数据管理情况：（1）本部门是否对数据安全等级进行了划分？（高度机密、机密、公开）（2）本部门是否对数据权限进行了划分？（开放给个人？或开放给哪几个部门？）（3）本部门的业务除IT系统支持外，哪些数据是手工维护的？手工维护的原因是什么?7.您所工作的领域有必要开展数据标准专项治理活动吗？（对数据标准、数据安全、数据质量、元数据等进行管理工作，实现数据风险可控、安全合规、绩效提升和创造价值）（1）有必要，坚定支持（2）没必要，意义不大（3）无所谓8.您所在部门的哪些数据存在数据质量问题，亟需专项治理？（1）客户基本信息，包括名称、联系方式、行业等（2）交易要素信息（3）统计指标（4）其他9.您所在部门存在哪些数据质量问题？（1）数据不完整（2）数据不准确（3）数据不一致（4）数据缺乏时效性（5）数据缺乏可用性（6）其他10.本部门当前迫切需要解决的数据问题是什么？（1）数据质量良莠不齐（2）数据安全管理偏弱（3）缺乏数据标准（4）数据运维不到位（5）数据应用欠缺工具及手段（6）外部数据难以获取（7）其他11.您对数据的价值如何看待？（1）认为数据仅为业务系统的产出物，并未开展任何和数据有关的工作（2）已经认识到数据对业务开展的价值，开始初步尝试应用数据（3）认为数据是一种无形的重要资产，遵循统一的流程开展相关管理活动（4）将数据视为与人力资源、财务、物力同等重要的企业资产，能够帮助业务创新12.数字档案平台提供的数据服务是否能满足您的相关需求？（1）完全满足（2）基本满足（3）不满足13.您所在部门是否已经形成明确的数据质量整改需求和方案？（1）已经制定治理方案，正在实施过程中（2）存在数据治理需求，尚未制定治理方案（3）暂无数据治理需求（4）不清楚14.本部门目前数据应用情况如何，是否支持业务的需求？（1）没有开展此类工作（2）少部分数据得到开发利用，为业务发展提供决策依据（3）大部分数据得到分析利用，为未来业务发展提供预测15.您在数据治理及应用中采用过哪些平台或工具？（1）没有此类工具（2）数据清洗工具（3）数据统计工具（4）数据安全工具（5）其他16.本部