集团公司电子公文处理暂行办法

集团公司电子公文处理暂行办法第一章总则第一条为规范公司电子公文处理工作，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国电子签名法》、《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关电子公文处理工作办法》(厅字〔2019〕7号)、《国务院国有资产监督管理委员会非涉密电子公文简报传输管理暂行办法》（国资厅发〔2014〕15号）、《公文处理办法》（股办字〔2012〕732号），特制定本办法。第二条本办法适用于公司与所属各全资控股、参股子公司、分公司（以下简称各单位）的电子公文处理工作。第三条本办法所称的电子公文，是指公司及各单位通过一体化办公协同系统形成的具有规范格式公文的电子数据。第四条电子公文要素包括版面、拟制、办理和管理等。要素要求需遵循《党政机关电子公文处理工作办法》中电子公文要素内容。第五条电子公文处理是指电子公文的生成、发送、接收、管理、归档等一系列相互关联、衔接有效的工作。第六条电子公文处理应当遵循电子环境下文件形成和产生效用的特点和规律，采取有效技术手段和管理措施，实行集中统一管理和全程控制。第七条电子公文处理必须坚持真实、完整、安全和可识别的原则，做到及时、准确、安全。经批准发送的电子公文，在公司内与相同内容的纸质公文具有同等效力。第八条电子公文处理必须严格执行国家、有关部门、公司保密法律法规及规定和网络信息安全的有关规定，确保国家秘密和企业秘密安全。第九条办公室（党委办公室）是电子公文处理工作的管理机构，负责指导各单位电子公文处理工作。第二章电子公文收文办理第十条电子公文收文办理，是指对收到或经转换生成的电子公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、催办、归档等程序。第十一条公司与各单位之间，原则上应采用电子公文形式互相传递非涉密文件。带有附件的公文，应对附件进行电子化处理，并注明附件顺序和名称，与主件一起发送。第十二条凡接收到的电子公文，应由办公室（党委办公室）等归口部门对公文的发送单位、公文的内容和体例格式等进行审核，并对电子印章及其相关节点信息进行验证和识别，确保所接收电子公文的完整性、真实性、有效性。第十三条对收到的外来纸质公文，除超长文件或有专门规定的文件外，应通过扫描等方式转换为电子公文在网上流转处理。纸质公文转换为电子公文，应采用通用文件格式(经文字处理技术形成的电子公文，以WORD、OFD、PDF、EXCEL为通用格式；通过扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件，以JPEG、TIFF、OFD、PDF为通用格式)，并在确保完整、清晰、准确的同时，尽量压缩数据量，以便满足网络流转需要，提高电子公文处理速度。第十四条经审核，凡真实有效并属本单位办理的电子公文，应由办公室（党委办公室）等归口部门按规定登记、编号，并根据文件内容及时提出拟办意见，通过网上收文流程呈送公司领导批示或提交有关部门办理。第十五条凡呈送公司领导批示的电子公文，应同时分送相应的领导秘书，以便掌握审批情况并及时督办。第十六条对需要办理的电子公文，承办部门要及时提出办理意见和具体要求，并通过部门处理节点提交给承办人员落实；需要其他部门协办的，应通过协办部门节点提交有关部门协办；对不需办理但需部门内传阅的，应通过部门处理节点提交本部门人员阅知。第十七条各部门应明确兼职文书人员，具体负责本部门电子公文的接收、传递及催办工作，确保对接收的电子公文认真、及时办理。办公室（党委办公室）负责对各部门电子公文办理情况进行跟踪、催办、督办，防止漏办或延误。第十八条电子公文的办理时限按《公司督办工作实施办法（试行》（股厅发〔2019〕470号）、《总部首办责任制实施办法（试行）》（办发〔2020〕607号）执行。第十九条电子公文办理完毕后，应遵循单套制管理原则，及时执行归档命令，按照要求完整归档，以防散失。第三章电子公文发文办理第二十条电子公文发文办理，是指通过一体化办公协同系统发文流程制发本单位电子公文的过程，其办理程序与各节点操作要求应严格按照纸质公文相关规定执行。第二十一条除涉密公文外，各部门主办的公司或部门发文，应通过一体化办公协同系统进行流转办理。第二十二条拟制电子公文，必须符合规范体例格式。电子公文的种类、格式及其各组成部分标识规则，适用《公司公文处理办法》相关规定。第二十三条电子公文的起草，应坚持“谁主办，谁起草”的原则，由主办部门根据拟稿需要安排人员具体承办。拟稿人要根据拟制公文要求，认真起草，并以发起人身份在一体化办公协同系统发文流程中创建符合规范要求的发文任务。（一）草拟好的电子公文,应以WORD格式导入发文流程中流转。带有附件的电子公文，应按附件顺序上传，附件格式不能为压缩文件。如附件为扫描图片的，应按顺序插入组成一个WORD文档。（二）发文处理单相关内容要按规定填写。（三）如因故中止发文流程中的拟发公文时，由拟稿人按规定撤办。第二十四条起草好的电子公文，拟稿人应依次提交本处室及部门负责人审核并签署意见。如发文内容涉及其他部门职权范围，主办部门应将电子文稿提交相关部门征求意见并会签。会签部门负责人应认真审核并签署意见，及时提交主办部门。经协商一致并完成会签程序后的公司发文，主办部门应按程序提交办公室（党委办公室）等归口部门进行核稿。第二十五条核稿人员应依据纸质公文拟制要求和行文规则，认真履行审核职责，严把公文质量关。对公文主旨不清、处理意见不当、行文方式欠妥的电子文稿，办公室（党委办公室）等归口部门应提出具体修改意见返回主办部门重新修改。第二十六章经办公室（党委办公室）等归口部门审核后的电子文稿，应及时提交公司领导审核、签发。签发电子公文，应明确签署“发”“同意”“同意发”等字样。电子公文的签发程序和审批权限，按纸质公文的规定执行。第二十七条电子公文经领导签发后，应提交办公室（党委办公室）等归口部门文书进行编号。电子公文的文号依据发文类型依次编取。第二十八条编取文号的电子公文，由办公室（党委办公室）等归口部门文书依据发文类型，套取相应红头，进行编辑后转拟稿人校对。拟稿人应认真检查文件内容是否有差错。拟稿人完成校对、确认无误并签署意见后，提交办公室（党委办公室）等归口部门文书缮印并加盖电子印章。用印后电子公文应进行文档保护，确保电子印章不被复制。第二十九条电子公文生成后，由拟稿人依据文件列明的主送和抄送范围发送。电子公文的发送应当即时进行，做到即到即收即送。向公司系统外单位报送公文，应由主办部门按照纸质公文规定办理。第三十条电子公文发出后，主办部门应及时查看“发文跟踪”栏目，了解、掌握文件的收取情况，并负责催促、督办有关部门、单位按要求签收并办理文件。第四章电子公文传输第三十一条电子公文传输，是指发文单位通过计算机网络直接将电子公文发送至接收单位，接收单位收到电子公文后进行网上签收或处理的过程。第三十二条公司与各单位间相互往来的电子公文，通过公司与各单位建立的一体化办公协同系统进行传输。第三十三条各单位接收和传送电子公文，必须登录一体化办公协同系统，并通过各单位设置的单位收文员进行接收或发送。第三十四条各单位要认真、及时更新收文员设置信息，收文员负责电子公文的接收、传送工作。收文员在工作时段内应持续在线，实时接收电子公文。如因条件限制难以保持正常在线，应在每个工作日的上、下午上下班时各登录1次，及时查看相关信息，以免延误工作。第三十五条电子公文发送后，发送单位应注意检查所发送公文的签收回执，确保发送的电子公文已被接收。接收单位对不能正常接收的电子公文，应及时与发送单位联系解决。第三十六条对接收到的电子公文，接收单位应认真履行签收手续。如签章验证错误，应及时报告制文单位。总部各部门应在文件分发后工作时间2小时内完成签收，并转入部门收文流程承办或传阅。各单位应在文件发送后工作时间4小时内完成签收，并按程序认真做好电子公文的处理工作。第五章电子公文归档第三十七条电子公文应在办理完毕后，遵循公司电子文件归档与电子档案管理相关规定，实时归档。第三十八条电子公文的归档，应参照有关纸质公文的归档范围进行归档并划定保管期限。第三十九条电子公文的归档，通过一体化办公协同系统移交。第四十条电子公文的发文底稿及清稿、收发登记表、处理单、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一并归档保存。第四十一条由两个以上单位联合办理的公文，原则上应由主办单位归档，相关单位可保存电子文件。第四十二条电子公文归档应确认关联公文或关联参阅件准确齐全，保持文件之间的有机联系和完整性。第四十三条归档电子公文应存储在符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。第四十四条归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质公文的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。第六章安全保密第四十五条公司目前建立的一体化办公协同系统属于非涉密系统。电子公文处理严格执行“涉密不上网，上网不涉密”的原则。凡涉密公文不得在一体化办公协同系统流转及传输。第四十六条电子公文的处理和保存，应采取稳妥的身份认定、权限控制等措施，保证电子公文不被非正常改动。第四十七条用于电子公文传输的计算机及相关设备，应设立必要的安全措施，防止网络侵入，确保电子公文信息和载体的安全。第四十八条电子公文应存放于符合安全要求的指定服务器上，并派专人严格管理和维护。未经电子公文处理主管部门同意，不得自行修改、删除和销毁电子公文。第四十九条电子公文处理工作人员不得向无关人员泄露操作程序或提供存储数字证书、电子印章口令等相关软件和