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文档简介

公司采购及报销流程一、制定目的及范围为提升公司采购效率，规范采购行为，降低采购成本，特制定本流程。该流程适用于所有部门的采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购。二、采购原则采购活动应遵循公正、公平、公开的原则，综合考虑质量与价格，优选供应商。所有采购物资需从合法商家获取，并确保开具正规发票。各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程1.一般采购流程1.1采购申请申购人需先向仓库确认库存情况，若库存不足，填写“申购单”，并附上相关需求说明。1.2申购审批项目采购需提交预算审批，其他采购需经部门负责人批准后填写流转单，确保采购需求的合理性。1.3询价各部门负责询价，至少提供三家供应商的报价，确保价格的竞争性。1.4核价参考历史价格进行核价，填写流转单中的核价结果，确保采购价格的合理性。1.5审批流转单需逐级审批，最终由公司负责人进行审批，确保采购的合规性。1.6采购实施与验收入库审批通过后，采购人下单，物资到货后由相关人员进行验收，确保物资符合要求，并完成入库手续。1.7报销采购物资需在货到一个月内完成报销，逾期将不予受理，确保财务流程的顺畅。2.特殊采购流程2.1集中计划采购办公用品由各部门在每月25日前提交流转单，由办公室统一采购，确保采购的集中性与效率。2.2零星采购针对金额较小、偶发性的采购，采购人需征得部门负责人同意后执行，简化流程。2.3应急采购在紧急情况下，需由应急处置小组进行采购，无需询价，以最快方式满足需求。2.4年度采购涉及定期需求的采购，需提前编制年度预算，并向财务部报备，确保预算的合理性与可控性。四、备案所有采购完成后，采购人需将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份，一份交财务审核，另一份存档以备查，确保采购记录的完整性。五、采购纪律1.采购人职责采购人需建立供应商资料档案，进行市场调查，确保采购物资的质量与合规性。2.采购人员行为规范采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，违者将受到严肃处理，确保采购过程的公正性。六、报销流程1.报销申请报销人需填写“报销申请表”，并附上相关的发票及收据，确保报销材料的完整性。2.审核流程报销申请需经部门负责人审核，确认费用的合理性与合规性。3.财务审核财务部门对审核通过的报销申请进行复核，确保报销金额与实际支出一致。4.报销支付审核通过后，财务部门将根据公司财务制度进行报销支付，确保资金的及时到账。七、反馈与改进机制为确保采购及报销流程的有效性，需定期收集各部门的反馈意见，分析流程中存在的问题，及时进行调整与优化。设立专门的反馈渠道，鼓励员工提出改进建议，确保流程的持续改进与优化。八、总结通过

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