采购及供应管理制度

采购及供应管理制度一、前言本制度是为了规范公司的采购及供应管理流程，确保公司的采购与供应活动能够顺利进行，以提高采购的效率、透亮度和合规性。同时，本制度旨在确保公司在采购过程中能够获得最佳的采购结果，实现降低本钱和提升质量的目标。二、适用范围本制度适用于全部公司内部的采购与供应活动，包含但不限于物料采购、设备采购、外包服务、合同管理等。三、采购流程3.1采购需求申请采购需求发生时，采购申请流程应由采购部门负责人发起。采购申请应包含但不限于采购物品的名称、规格、数量、预算、交付时间等信息。采购需求申请应提交给采购部门，并由采购部门进行初步审核。3.2供应商选择与评估采购部门应依据采购需求，订立供应商选择与评估的标准。采购部门应与供应商建立有效的沟通渠道，以取得供应商的报价和相关信息。采购部门应对报价进行分析，综合考虑供应商的价格、质量、交货期等因素，在与相关部门的反馈和确认后，确定供应商。3.3采购合同管理采购部门应与供应商签订采购合同，并确保合同条款符合公司法律法规和政策要求。采购合同应明确采购物品的具体要求、数量、价格、质量标准、交付时间、付款方式等内容。采购合同的签订应经公司法务部门或法律顾问审核确认后才略生效。3.4采购执行与跟踪采购部门应依照采购合同的要求，与供应商进行沟通和协调，确保采购物品定时交付。采购部门应对供应商的交付情况进行跟踪和记录，并及时解决采购过程中显现的问题和风险。采购部门应与相关部门进行沟通，确保采购物品的验收和入库工作得到有效执行。3.5采购绩效评估采购部门应建立采购绩效评估的机制，对采购活动的成绩进行评估和总结。采购绩效评估应考虑采购物品的质量、价格、交付时间的实际情况，并与供应商进行反馈和沟通。采购绩效评估结果应及时通报给相关部门和供应商，以促进连续的改进和优化。四、供应管理4.1供应商资质管理采购部门应对供应商的资质进行评估和管理，确保供应商符合公司的要求和标准。采购部门应建立供应商档案，记录供应商的注册信息、资质证书、老客户评价等资料。采购部门应定期对供应商的资质进行复查和更新，以保证供应商的合法性和信誉度。4.2供应商合作与关系管理采购部门应与供应商建立长期稳定的合作关系，加强沟通和协作，共同提升供应链的效率和品质。采购部门应定期与供应商进行业务评估，了解供应商的经营情形和服务质量。采购部门应鼓舞供应商供应创新和改进的建议，以提高供应商的参加度和贡献度。4.3不良供应品管理采购部门应建立不良供应品管理制度，对于存在质量问题的采购物品进行追溯和处理。采购部门应与供应商进行有效的沟通，及时反馈并要求解决不良供应品问题。采购部门应与相关部门协作，对不良供应品进行记录、分类和评估，以防止仿佛问题再次发生。五、保密与合规5.1保密管理采购部门应对涉及商业秘密和公司机密的采购信息进行保密，确保相关信息不被泄露。采购部门应限制员工的采购信息访问权限，对具有保密性质的采购活动进行审查和授权。5.2合规管理采购部门应严格遵守国家法律法规和公司的相关政策和流程，确保采购活动合规进行。采购部门应对关键环节的操作进行风险评估，及时发现和解决潜在的合规风险。采购部门应定期进行合规管理的培训和教育，提高员工的合规意识和管理水平。六、责任与监督采购部门负责订立和执行本制度，并对采购活动的质量和效果负责。公司管理层负责对采购活动进行监督和审计，确保采购活动的合规性和效率。员工应依照本制度的要求和流程进行工作，严守职责，如实记录和报