医院文件与档案管理制度

医院文件与档案管理制度第一章总则第一条目的为了有效管理医院文件与档案，确保医院运行的数据真实、完整、可靠，提高文件与档案的利用价值，规范文件与档案的管理流程，保障医院信息资源的保密性、完整性和可用性，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于全体医院工作人员，包含医生、护士、行政人员、技术人员等。第三条定义文件：指医院在开展工作中形成的各类文字、电子或纸质记录，包含公文、报告、通知、请示、函件、决策备案等。档案：指医院生产、经营、管理活动的记录载体，经过鉴定、整理、汇编和加工后保管的记录。第二章文件管理第四条文件的分类与编号文件依照功能分类，分为机关文件、科室文件和个人文件。文件依照公文类型分类，分为公文、报告、通知、请示、函件等。文件依照内容分类，分为规章制度、工作报告、会议纪要、工作计划、人事档案等。每份文件都应有统一编号，编号应包含文件的类别、日期和编号，例如：机关文件编号为GZ20220101001，科室文件编号为KS20220101001，个人文件编号为GR20220101001、第五条文件的起草与审批文件的起草应由责任人或指定人员完成，起草时必需明确文件的目的、内容和要求，并注明起草日期和起草人。文件的审批应依照规定的流程进行，责任人应对文件内容进行审查，并签字确认。如涉及紧要问题，应经过上级主管部门审定后方可发布。第六条文件的分发与传阅文件的分发应依据接收方的职责和权限进行，确保文件的传递及时、准确。文件的传阅应在文件上标明传阅范围，接收人应依照要求及时传阅，并在文件上签字确认。第七条文件的保管与销毁文件的保管应依照文件的保管期限进行，保管期限依据文件的紧要性和需要确定，一般分为永久保管、长期保管和短期保管。文件的销毁应严格依照规定的程序进行，销毁时应填写销毁登记表，并由责任人签字确认。第八条文件的电子化管理医院应建立完善的文件电子化管理系统，实现文件的电子化存储、检索和管理。文件的电子化管理应确保文件的安全性和完整性，对紧要文件应进行备份和加密。第九条文件的保密文件的保密应依照医院的相关规定执行，对于涉及患者隐私、医疗技术、商业机密等内容的文件必需严格保密。文件的传阅和复制应严格掌控，未经许可，严禁私自外传文件。第三章档案管理第十条档案的鉴定与整理档案在产生后应经过鉴定，确定是否具有档案价值，然后进行整理和归档。档案的整理应依照规定的程序进行，确保档案的完整性和准确性，并编制档案目录。第十一条档案的保管与利用档案的保管应设立特地的档案室，采取安全措施保护档案的完整性和安全性。档案的利用应依照规定的程序进行，档案只能在规定的场合和范围内使用，并在使用过程中做好记录。第十二条档案的移交与借阅档案的移交应依照规定的流程和程序进行，移交时应填写移交登记表，并由责任人签字确认。档案的借阅应依照规定的程序进行，借阅人应填写借阅申请表，并经过审批后方可借阅。第十三条档案的保管与销毁档案的保管应依照规定的保管期限进行，确保档案的安全和完整。档案的销毁应依照规定的程序进行，销毁时应填写销毁登记表，并由责任人签字确认。第十四条档案的电子化管理医院应建立档案电子化管理系统，实现档案的电子化存储、检索和管理。档案的电子化管理应确保档案的安全性和完整性，对紧要档案应进行备份和加密。第十五条档案的保密档案的保密应依照医院的相关规定执行，尤其对于涉及患者隐私、医疗技术、商业机密等内容的档案必需严格保密。档案的借阅和复制应严格掌控，未经许可，严禁私自外借档案。第四章监督与责任第十六条监督机制医院应建立健全的文件与档案管理监督机制，设立特地的监督部门负责监督和检查文件与档案的管理工作。监督部门可以通过抽查、检查、核实等方式对文件与档案的管理情况进行监督。第十七条违规处理对于违反文件与档案管理制度的行为，医院将依照相关规定进行相应的纪律处分。第十八条责任追究对于因文件与档案管理欠妥造成的损失或其他不良后果，将依法追究相关责任人的法律责任。第五章附则第十九条本制度的解释权归医院管理负责人全部。第二十条本制度自发布之日起施行，并作为医院管理的基本制度。以上