人事档案归档制度模版（3篇）

人事档案归档制度模版一、总则本规定旨在规范和有效管理公司的人事档案，确保档案的安全、完整和可访问性，以便于员工人事信息的管理和查询。本制度适用于公司内部所有人事档案的管理工作。二、档案管理流程1.档案交接：部门经理需将员工的人事档案及时、准确、完整地转交给人力资源部。2.材料整理：人力资源部将按照员工姓名和工号对档案进行整理，确保清晰标识和妥善保存。3.分类管理：档案将依据特定分类标准（如员工类型、岗位等级、入职时间等）进行分类，便于后续的查询和管理。4.编号系统：为每个员工的档案分配唯一的编号，便于检索，编号可包含工号和入职年份等信息。5.档案存储：档案应存放在安全的档案室，由专人管理，防止遗失或非法获取。6.检索机制：建立档案信息查询系统或索引，以提高查询效率，方便员工和管理人员使用。7.过期销毁：档案将按照规定的保留期限保存，超出期限的档案将进行安全销毁，并记录备案。三、档案管理责任1.人力资源部：全面负责人事档案的管理工作，包括接收、分类、编号、存储、检索和销毁等。2.部门经理：确保将部门内员工的档案准确无误地移交给人力资源部。3.员工：负责提供和更新个人档案资料，同时确保档案的机密性。四、保密措施1.档案室应配备防火、防潮、防尘等安全设施，保障档案的安全和完整。2.控制档案室的人员进出，防止未经授权的人员进入。3.人力资源部和档案室工作人员需签署保密协议，确保档案信息的机密性。4.设立严格的档案查看和借阅审批程序，仅授权人员可查看档案内容。5.定期对档案室进行安全检查，确保档案的安全和完整。五、档案迁移与保留期限1.员工调动时，其档案应及时迁移至新部门或公司，以便后续管理。2.人事档案的保留期限遵循国家法律和公司规定，不同类型的档案保留期限如下：a)个人基本信息：自入职之日起____年。b)员工培训记录：自离职之日起____年。c)薪酬福利记录：自离职之日起____年。d)员工表彰奖励：自离职之日起____年。e)人事争议记录：自解决之日起____年。六、档案查询与使用权限1.员工有权查阅个人档案，并可提出修改和补充申请。2.部门经理可查询其部门内员工的档案，并可提出修改和补充建议。3.公司管理层有权查询所有员工的档案，以进行必要的管理决策。4.其他人员查询需经过审批，且权限限于特定范围和内容。七、违规处理1.对故意破坏、篡改或泄露档案信息的行为，公司将视情节严重程度给予纪律处分，直至追究法律责任。2.对严重违反档案管理制度的员工，可能面临降职、解雇甚至法律诉讼。八、制度评估与优化人力资源部应定期评估和改进档案管理制度，以提升档案管理的效率和安全性。本制度自发布之日起执行，并将持续完善和执行。人事档案归档制度模版（二）一、概述人事档案作为组织机构对员工实施有效管理的重要工具，旨在详尽记录员工个人信息及其工作经历。为强化人事档案的规范化管理，提升档案的可检索性与安全性，特制定本归档制度。本制度全面覆盖所有员工的人事档案管理工作，旨在构建一套完善、准确、完整且保密性高的人事档案管理体系。二、档案归档的程序1.人力资源部作为档案归档的责任部门，将指派专人负责人事档案的具体管理操作。2.员工在离职或跨部门调动时，需向所属部门提交离职申请，并随附身份证及工作证件等有效证件。3.人力资源部将依据既定流程，对员工的人事档案进行细致的整理与核对，并遵循文件命名规范完成归档工作。4.人事档案归档流程包含初次归档与定期归档两个阶段：a)初次归档：员工入职之际，人力资源部需遵循既定文件整理与编号规则，将员工的个人信息、教育背景、工作经历等关键资料整理归档，并妥善存放于专用档案柜中。b)定期归档：依据员工工作年限及档案存储量，人力资源部需定期对档案进行整理与归档。对于已离职员工的档案，将按规定时限转存至临时存档区。三、档案归档的要求1.档案的存储与管理需严格遵循国家相关法律法规，确保员工个人隐私得到充分保护，并加强防火、防水、防虫等安全防范措施。2.档案归档应遵循既定顺序与规范，以保障档案的完整性与准确性。3.档案存储区域应配置专用档案柜及防火设施，并指派专人负责管理，以确保档案的保密性与安全性。4.工作人员在归档过程中，需依据文件命名规范对档案进行命名，以提升档案的易查性与统一性。5.档案柜内各层各格的位置应有明确标识，并定期进行检索与更新工作。四、档案查询与使用1.档案的查询与使用应遵循组织机构相关规定，确保员工合法权益不受侵害。2.员工如需查询个人档案，需向人力资源部提出申请，并经过核对与授权后方可查阅。3.档案的使用应严格保密，禁止外借、复制或泄露给非相关工作人员。4.档案使用完毕后应及时归还，并做好相关记录与更新工作。五、档案保管期限与销毁1.档案保管期限将严格遵循国家相关法律法规执行，严禁随意销毁或篡改档案信息。2.入职员工的人事档案保管期限至少为____年；离职员工的人事档案保管期限至少为____年，并按规定进行备案。3.档案到期后需按照既定程序进行销毁处理，严禁擅自处置。销毁工作应由专人负责并记录报备。六、附则1.本制度最终解释权归组织机构人力资源部所有，并可根据实际情况进行适时调整与修订。2.全体员工均有义务遵守本制度规定并积极配合人力资源部开展人事档案管理工作。3.对于违反本制度规定的行为将依据组织管理规定进行相应处理与追责。以上即为本部门人事档案归档制度的全面阐述，望全体员工严格遵守以确保人事档案管理工作的规范性与有效性。人事档案归档制度模版（三）一、背景介绍人事档案是组织管理中不可或缺的一环，对于保障人员信息的秘密性、完整性和准确性具有重要的意义和作用。为了更好地管理人事档案，提高办公效率，确保档案工作的规范化和科学化，制定人事档案归档制度是必不可少的。二、目的和意义1.目的：制定人事档案归档制度的目的是为了确保人事档案的有序管理，提高档案的安全性和可查性，保护员工的合法权益，为组织的发展提供可靠的人力资源支持。2.意义：（1）保护员工的隐私权：人事档案包含了员工个人的隐私信息，制定归档制度可以有效保护员工的隐私权，防止信息泄露和滥用。（2）提高办公效率：规范的归档制度可以提高档案的整理、检索和利用效率，减少不必要的工作流程，节约人力资源。（3）为决策提供依据：人事档案是组织决策的重要依据，制定归档制度可以确保档案的完整性和准确性，为组织的决策提供可靠的依据。三、适用范围本制度适用于组织内所有与人事档案有关的工作和人员，包括但不限于录用、晋升、调动、离职等。四、档案归档原则1.完整性原则：归档的档案必须包含所有与该员工有关的必要信息，确保档案的完整性。2.准确性原则：归档的档案必须真实、准确地反映员工的个人信息和工作经历。3.保密性原则：归档的档案必须保护员工的隐私权，严禁将档案信息泄露给未经许可的人员或单位。4.可查性原则：归档的档案必须便于查找和检索，确保档案的高效利用。五、档案归档程序1.登记归档：新录用员工的档案应立即进行登记归档，包括个人基本信息、合同、考核、晋升及奖惩等内容。2.分类归档：按照人员类别、岗位职务等因素对档案进行分类归档，便于管理和查找。3.排序归档：按照时间先后顺序对档案进行排序归档，确保档案的时效性和顺序性。4.登记存档：签订档案借阅登记表，记录借阅人、借阅时间、借阅目的和档案信息等内容，以备借阅查阅。5.档案装订：对重要档案进行装订，加强档案的整体性和防护性。六、档案保管措施1.物理保管：采取专用的档案柜、档案袋等物理设施进行保管，确保档案的安全和完整性。2.电子保管：对电子档案进行加密存储，确保档案的安全性和防止篡改。3.权限控制：对档案的查阅和借阅进行权限控制，确保档案的机密性和不被恶意使用。4.定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时进行整改，确保档案的准确性和完整性。5.灭失备份：定期对档案进行灭失备份，防止档案遗失造成不可恢复的损失。七、档案借阅管理1.登记借阅：借阅人在借阅档案时应填写借阅登记表，并提供合理的借阅理由。2.审批借阅：借阅申请经主管部门审批后方可出库，确保借阅行为的合规性和合理性。3.限期归还：借阅人按期归还档案，如有延期需及时办理延期手续，逾期未归还的档案将追究责任。4.阅览室管理：设立专门的档案阅览室，安排专人管理，保证借阅人能够方便、快捷地查阅档案。5.档案销毁：对于无需保留的档案，应按照规定的期限进行销毁，确保档案的及时清理和更新。八、档案安全措施1.防火防盗：对存放档案的办公区域进行防火和防盗措施，确保档案的安全。2.定期备份：定期对档案进行电子和物理备份，防止突发事件导致档案遗失。3.灰尘防护：定期对档案柜进行清洁和防尘处理，防止档案出现污损。4.湿度控制：保持档案存放区域的适宜湿度，防止档案受潮和变形。5.虫害预防：定期对档案进行虫害防治，确保档案的安全和