第5讲 职务分析

课下任务看电影《当幸福来敲门》1.分析电影中与人力资源管理相关的内容2.思考主人公的经历对我们的启发组织结构图总经理财务部人力资源部企划部法律咨询

采购一部

销售一部

综合一部销售二部

销售三部

分公司2分公司1副总经理副总经理副总经理副总经理招聘主管培训主管薪酬主管招聘主管招聘专员培训主管培训专员招聘与培训中心规划主管规划专员绩效主管绩效专员薪资主管薪资专员福利主管福利专员绩效与薪资中心文化与规划中心人力资源部经理人力资源部企业文化主管文化专员人事中心人事主管人事分析员人事档案专员

日常管理

专员劳动关系专员

第5讲职位分析

（工作分析）

JobAnalysis问题的引出有人工作不力，但无法追究其责任；新员工不清楚自身的工作内容，需要很长的工作适应期；各部门之间越权或推诿；招聘来的人不符合要求；

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……，工作分析有时被称为人力资源管理的基石。进行工作分析是人力资源部的主要职责。人力资源部中专门从事工作分析的人员称为工作分析员或人事分析员，需要高度的分析和写作能力。一、工作分析的含义二、职务分析的步骤三、搜集职务分析的信息的方法

四、工作说明书的编写1、工作分析工作分析是收集岗位信息以确定完成各项工作所需技能、责任和知识的系统过程。工作分析就是分析岗位的工作内容与工作责任以及哪些类型的人适合从事这一工作。工作分析的直接结果是岗位说明书。6W1H：WHO：谁来完成WHAT：做什么WHEN：时间安排WHERE：地点在哪里WHY：工作意义FORWHO：为谁工作HOW：如何工作一、工作分析的含义2、职位说明书（工作说明书、职务说明书、岗位说明书）：（1）工作说明（工作描述或职务描述，对有关工作职责、工作活动、工作环境、工作条件以及工作对人员素质要求等方面的信息所进行的书面描述。）基本信息：职务名称、职务编号、所属部门、职务等级、制定日期等。工作活动和工作程序：工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等。工作环境：工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等。3.工作分析的专业术语工作要素（element），是指工作活动中不能够再继续分解的最小动作单位。例如速记人员速记时，能正确书写各种速记符号；使用计算机、签字、打电话、发传真等等。任务(task)，是一系列为了不同的目的所担负完成的不同的工作活动，即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。例如，管理一项计算机项目、打印文件、参加会议、从卡车上卸货等等，都是不同的任务。职责(duty)，是指某人担负的一项或多项相互关联的任务集合。例如，人事管理人员的职责之一是进行工资调查。这一职责由下列任务所组成：设计调查问卷，把问卷发给调查对象，将结果表格化并加以解释，把调查结果反馈给调查对象等四个任务。职位(position)，是指某一时间内某一主体所担负的一项或数项相互联系的职责集合。例如，办公室主任，同时担负单位人事调配、文书管理、日常行政事务处理等三项职责。在同一时间内，职位数量与员工数量相等，有多少位员工就有多少个职位。

职务(job)，是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。例如，开发工程师就是一种职务，秘书也是一种职务。职务实际上与工作是同义的。在企业中，一种职务可以有一个职位，也可以有多个职位。如企业中的法律顾问这种职务，就可能只有一个职位；开发工程师这种职务，可能就有多个职位。职业(occupation)，是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。例如，会计、工程师等。职业生涯(occupationcareer)，是指一个人在某工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。（2）工作规范（职务要求，主要说明某项工作对从业人员的品质、特点、技能以及工作背景或经历等方面要求的书面文件）基本素质：最低学历、专长领域、工作经验、接受的培训教育、特殊才能等。生理素质：体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等。综合素质：语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。4、职务分析是人力资源管理的基本工具任务责任环境工作说明工作规范知识技能能力职务分析招聘培训考核薪酬劳动关系……职务分析的作用奠定组织结构和组织设计的基础。进行人力资源预测的基础，是制定人力资源规划的依据。使员工招聘和选择有了明确的要求。使培训员工和考核员工有了依据。确定合理的薪酬政策。有利于改进工作设计，优化工作环境与条件。工作分析有利于有效地激励员工。…5、职务分析的时机新建立的企业岗位设置有所变化企业从未进行过职务分析……

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……成立工作分析的工作组搜集与工作有关的背景信息：组织结构图与工作流程图选择有代表性的工作进行分析搜集职务分析的信息同承担工作的人共同审查所搜集到的工作信息编写工作说明和工作规范二、职务分析的步骤现在我们需要对管理学院的每一个岗位进行职位分析，你认为有哪些方法可以用来收集相关的资料？问题讨论:1、观察法：指职务分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出分析成果的方法。较适用于对体力工作者和事务性工作者进行职务分析。直接观察法经常和面谈法结合使用。三、搜集职务分析的信息的方法

也称面谈法，是通过职务分析人员与员工面对面的谈话来收集职务信息资料的方法。适合于对脑力工作的分析。访谈法的应用程度广，收集信息比较迅速，访谈人员可以直接向员工解释职务分析的意义。但要注意访谈法得来的可能是被扭曲的信息。访谈种类包括：个别员工访谈法、集体员工访谈法和主管访谈法。2.访谈法注意与主管人员的密切配合。与被访谈者建立起融洽的关系。制定一张具有指导性的问卷或提纲。当完成工作任务的方式不是很有规律时，应当要求工作承担者按照任务的重要性或发生频率一一列举。面谈完成之后，对资料进行检查和核对。访谈准则

即分析人员把标准化问卷发给员工，员工通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务、职责、环境特征等方面的信息。问卷调查法能简单快捷地获取信息，适用面广，成本低，不影响工作，尤其适用于远距离调查。但对被调查人员有素质要求，而且，由于人们认知上的差异，对总是的回答就会不一样。问卷的设计3.问卷调查法4.关键事件法

关键事件法是通过对某个职位上的员工的调查，找到反映其绩效好坏的“关键事件”，据此来进行工作分析的一种方法步骤：

1、从领导、部门主管、员工或其他相关人员那里收集一系列工作行为的事件

2、对所收集的事件进行分类，找出其中的关键事件

3、对关键事件进行描述：该事件发生的背景状况；判断员工的行为中哪些有效、哪些无效；其关键行为所带来的后果是什么；员工支配或控制上述行为后果的能力如何等

4、找到“特别有效的工作行为”和“特别无效的工作行为”

5、总结该工作职位的关键特征和具体的行为要求

6、工作分析人员根据资料分析结果写出工作说明书5.现场工作日志法

由承担某项工作的员工每天记现场工作日志，即让他们每天记录下他们在一天中所进行的活动。每人都要将自己所从事的每一项活动按照时间顺序以日志的形式记录下来。这样就可以取得大量有关工作的第一手资料。在以连续同员工及其主管进行面谈为辅助手段的情况下，这种工作信息搜集方法的效果会更好。五种方法的比较方法优点缺点适用情况调查问卷法1、成本低；2、速度快；3、调查范围大1、设计问卷2、缺少沟通任职者具备一定的阅读理解能力的所有工作访谈法1、可了解工作态度等深层次内容；2、沟通效果好；3、简单、迅速1、成本较高2、员工会夸大或弱化某些职责脑力为主的工作观察法全面、深入地了解工作1、不适用于脑力为主的工作、间歇性的工作、周期较长的工作2、不能得到任职者资格的信息1、标准化、周期较短、以体力为主的工作2、事务性的工作关键事件法准确，被广泛用于人力资源管理活动1、费时；2、遗漏了平均绩效水平识别挑选标准、确定培训内容、进行绩效评估的行为观察时现场工作日志法1、对工作充分了解有助于面谈；2、逐日记录，避免遗漏；3、可以收集到最详尽的资料。1、可能夸张或隐藏某些活动；2、费时、费成本且干扰员工工作。与其他方法相结合。已有的工作日志可作为问卷设计、准备访谈或对某一项工作初步了解的文献资料来源。注意：主要应收集以下几个方面的资料：1、职位名称(或工作名称),2、所属部门及主管姓名、工作地点(工作单位)，3、工作概要、任务、机器、工具、设备，4、工作情况、工作环境、危险因素及安全措施，5、职责及决策、工作上受何人领导、受何人监督、领导何人、监督何人，6、担任这项工作所必须具备的学历、工作经验、技能及专业训练等。四、工作说明书的编写职位说明书（工作说明书、职务说明书、岗位说明书）：（1）工作说明（工作描述或职务描述，对有关工作职责、工作活动、工作环境、工作条件以及工作对人员素质要求等方面的信息所进行的书面描述。）（2）工作规范（职务要求，主要说明某项工作对从业人员的品质、特点、技能以及工作背景或经历等方面要求的书面文件）工作标识工作综述工作联系工作的责任与任务工作权限工作的绩效标准社会环境工作条件和物理环境聘用条件工作说明书的主要内容职位基本信息工作目标与职责工作内容工作的时间特征工作完成结果及建议考核标准教育背景工作经历专业技能专门培训体能要求编写工作说明书的要求清晰界定范围专门化简单化组织保证注意在措词上，应尽量选用一些具体的动词。如“安装”、“加工”、“传递”、“分析”、“设计”等。指出工作的种类、复杂程度，需任职者具备的具体技能、技巧，应承担的具体责任范围等。一般来说，由于基层工人的工作更为具体，其职务描述书中的描述也应更具体、详细。工作说明书示例1.招聘专员工作说明书2.供应部经理工作说明书3.某银行贷款助理的工作说明书职位基本信息职位名称供应经理所属部门供应部职位编号A001直接上级主管副总直接下级采购员，采购办公室主任职业发展方向主管副总薪资等级经理一级薪点值400审核日期2005-1-10工作描述工作概要建立并完善供应管理体系，确定、组织实施公司采购计划，维持合理的库存水平，进行采购成本控制，以确保印刷及其他部门所需的各类物料的按时、准确供应。工作职责序号职责内容形成的文件或记录1拟定公司的采购战略规划，建立并完善供应管理体系《供应管理手册》2编制月度采购计划并监督实施;掌握市场行情变化，及时调整采购策略《月度采购计划》3编制货款支付计划并监督实施《货款支付计划》4确定公司纸张，PS版等主要原辅材料供应商名单，定期评审和管理供应商，维持与供应商的联系《主要供应商名单》5参与大宗印刷设备与印刷物资的采购、重大技改项目的实施以及重大质量事故的处理6拟定供应部的成本与管理费用预算方案，控制部门采购成本及相关管理费用《供应部成本与费用预算方案》7负责供应部与公司其他部门及公司外部关系的沟通和协调，维持部门高效运作8召开月度部门总结会议并向总经理会议提供采购报告《供应部工作报告》9完成上级领导交给的其他任务供应部经理工作说明书主要绩效考核指标1、物质采购质量的合格率，不合格物料批次；2、物资采购成本及管理费用指标3、主要物料供应商的数量与质量4、物资供应的及时性工作权限对供应部员工有处罚权、奖赏建议权、人事建议权对5万元以下的物资采购合同有审核权对部门5000元以下的经费使用有审批权工作联系主要内部联系向各部门收集相关信息与生产经理协调生产与供应的关系财务部对供应商货款支付的审批主要外部联系向供应商收集相关信息协调与政府相关部门的公共关系工作环境时间特征经常出差，工作时间很不规律；每月休息少于四天危险性出差途中可能会有交通事故的危险均衡性忙闲不均衡办公条件办公室环境。必要的设备包括计算机、打印机、计算器、电话等任职要求学历要求本科及以上学历，经济管理或相关专业毕业经验要求具有3年以上采购工作经验技能要求熟悉印刷工艺流程和印刷机械设备；熟悉合同法；具有较强的谈判技巧及良好的文字表达能力；具备基本的电脑操作知识能力要求有一定的领导艺术和较强的统筹能力具有较高的管理水平和科学的管理方法具有良好的沟通技巧，能促进与公司内外的良性沟通具有很强的市场敏感度，能准确判断市场行情变化任职者签名直接主管签名公司主管副总签名日期日期日期某银行贷款助理的工作说明书工作名称：公司贷款助理年龄：25岁—35岁性别：男女不限学历：大学本科以上工作经验：在银行工作三年以上体能要求：视力良好，能听见20英尺以外的说话声；对数字口头表达能力强；有充沛的体力巡访客户；能用手书写；无严重的疾病和传染病。。某银行贷款助理的工作说明书知识与技能：良好的语言沟通能力，如倾听与提问能力；具有一般会计能力；有良好的书写能力；有良好的综合分析能力，能对财务文件进行研究分析；有能力代表公司的形象；具有销售技能；具有企业管理与财务知识，具有银行信用政策和服务的知识，熟悉和银行相关的法律知识与术语；能熟练运用计算机；有独立工作的能力，能适应高强度的工作；具有面试能力；对经济/政治事件有分析能力。其他特性：具有驾驶执照；愿意偶尔在下班后或周末加班，能每月/周出省出差；愿意在下班后参加各种活动；平时衣着整洁。本讲小结工作分析的的意义工作分析的步骤搜集工作分析信息的方法工作说明书的编写讨论题1、职务分析人员对于工作忙碌的员工或主管应如何安排信息收集的时间？

2、有的人认为：“有了职务分析后，对于有的工作任务，尤其是临时性的工作就会没有人愿意做。或者说未被说明的工作自己就不必去做”，你对此的看法是什么？佳禾公司

佳禾公司的市场部主管王大伟急匆勿地来找他的直接上司秦阳天。他说：秦总，你下发的这份文件要求我在一个月内修改好市场部全部40份工作的描述，是