第2章 数据库的基本操作

Access2010数据库应用(第二版)江西农业大学计算机与信息工程学院信息管理与信息系统教研室学习要点创建空白数据库使用模版创建数据库数据库的打开、关闭和保存备份数据库设置数据库的属性对数据库对象的组织与操作第二章数据库的基本操作学习目标通过本章的学习，读者应该学会创建和管理数据库，掌握建立数据库的各种方法，并能熟练使用数据库的基本操作。读者还应学会如何管理数据库，以及对数据库进行备份和压缩等操作，以保证数据库的运行速率及其安全性。第二章数据库的基本操作2.1.1数据库“数据库”是指长期储存在计算机内、有组织的、可共享的大量数据的集合。数据库系统是计算机应用系统中一种专门管理数据资源的系统，可以将海量的、多类型的、结构复杂的数据按照一定秩序组织与管理，使之为不同的用户的使用服务。数据库技术的发展体现了计算机技术的不断进剑髦质菘夤理系统层出不穷，数据库技术的出现，不仅降低了数据处理成本，提高了数据处理效率，而且增强了数据处理的可靠性。数据库技术的应用日益广泛，Access2010就是其中的一种。Access2010将所有的数据对象存储在ACCDB文件中，使得我们可以方便快捷的创建和操作数据库。Access2010数据库管理系统操作直观、使用灵活、编程方便等特点，其处理能力适用于中小型数据库管理。2.1认识数据库在Access2010中，提供了两种建立数据库的方法，既可以直接建立一个空白数据库，也可以使用数据库建立向导。建立了数据库以后，就可以在里面添加表、查询、窗体等数据库对象了。另外，Access2010还提供了两类数据库的创建，即：网络数据库和传统数据库，本书主要介绍传统数据库。下面将分别介绍创建数据库的这两种方法。2.2建立新数据库

如果没有找到满足需要的数据库模版，或者在不知道有哪些数据库模版，以及要从另一个程序中导入数据的话，那么最好先建立一个空白数据库。空白数据库就是搭起一个数据库的框架起来，但是其中没有任何的对象和数据。创建好了空白数据库后，再根据实际需求，向其中添加所需的表、查询、窗体、宏等对象，这样能够灵活地创建更加符合实际需要的数据库系统。但是由于需要用户自己动手创建各个对象，因此操作较为复杂。创建空白数据库一般用于创建有较多复杂的对象但又没有合适的数据库模版的情况。建立一个空数据库的操作步骤如下。2.2.1创建一个空白数据库1.启动Access2010程序，并进入Backstage视图，然后在左侧导航窗格中单击【新建】命令，接着在中间窗格中单击【空数据库】选项，如下图所示。创建一个空白数据库操作步骤2.在右侧窗格中下方的【文件名】文本框中默认文件名为“Database1.accdb”，如右上图所示在该文本框输入新建文件的名称，再单击【创建】图标按钮；或者单击文本框右侧的浏览按钮，打开【文件新建数据库】对话框，设置存储路径，并输入新数据库的名称，再单击【确定】按钮，如右下图所示，再回到Access2010窗口，单击【创建】图标按钮。创建一个空白数据库操作步骤3.此时，新建了一个空白数据库，在Access2010窗口的标题栏中可以看到该数据库的名称，同时在该数据库中自动创建一个数据表，并以数据工作表视图的方式打开该表，如下图所示。创建一个空白数据库操作步骤4.创建了数据库以后，就可以为数据库添加表、查询等数据库对象了。一般而言，表作为数据库中各种数据的唯一载体，往往是应该最先创建的。至于如何在数据库中创建数据表，以及如何设计数据表的结构等内容，将在后面章节中进行介绍。运用这种方法，Access2010大大提高了建立数据库的简易程度。运用这种方法建立的数据库，可以更加有针对性地设计自己所需要的数据库系统，相对于被动地用模板而言，增强了使用者的主动性。创建一个空白数据库操作步骤使用模版是创建数据库的最快方式，Access2010提供了12个数据库模板，如果其中有与需求最接近的模版，则使用模版创建数据库最快捷。使用数据库模板，用户只需要进行一些简单操作，就可以创建一个包含了表、查询等数据库对象的数据库系统。下面利用Access2010中的可用模板，创建一个“教职员”数据库，具体操作步骤如下。2.2.2利用模板创建数据库1.启动Access2010，如图2-1所示，单击屏幕左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【新建】命令，然后单击【样本模版】图标按钮。此时，进入“可用模版”界面，从列出的12个模板中选择需要的模板，这里选择【教职员数据库】选项，如图所示。创建“教职员”数据库操作步骤2.在屏幕右下方弹出的【数据库名称】中输入想要采用的数据库文件名，然后单击【创建】按钮，完成数据库的创建。创建的数据库如图示。创建“教职员”数据库操作步骤3.这样就利用模板创建了“教职员”数据库。单击【新建教职员】命令按钮，弹出如【教职员详细信息】对话框，如图即可输入新的教职员详细信息了；或者单击“ID”字段下方的“(新建)”字样，也可以弹出【教职员详细信息】对话框，添加新的数据。创建“教职员”数据库操作步骤或者，单击“姓氏”等字段名称下方单元格，直接输入新的教职员的各项信息，如图2-8所示。创建“教职员”数据库操作步骤可见，通过数据库模板可以创建专业的数据库系统，但是这些系统有时不太符合要求，因此最简便的方法就是先利用模板生成一个数据库，然后再进行修改，使其符合要求。创建“教职员”数据库操作步骤除了可以使用Access2010提供的本地方法创建数据库之外，还可以利用Internet上的网络资源。如图，在O的网站搜索所需的模版后，把模版下载到本地计算机中，就可以使用该模版创建数据库。数据库的打开、关闭与保存是数据库最基本的操作，对于学习数据库是必不可少的。本节，我们将学习数据库的打开、关闭与保存的操作方法。2.3打开、关闭与保存数据库在创建了数据库后，以后用到数据库时就需要打开已创建的数据库，这是数据库操作中最基本、最简单的操作，下面就以实例介绍如何打开数据库。2.3.1打开数据库1.启动Access2010，单击屏幕左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【打开】命令，如图所示。打开数据库操作步骤2.在弹出的【打开】对话框中选择要打开的文件，单击【打开】按钮，即可打开选中的数据库，如图所示。

打开数据库操作步骤Access2010中自动记忆了最近打开过的数据库。对于最近使用过的文件，只需要单击【文件】标签，并在打开的Backstage视图中选择【最近所用文件】命令，接着在右侧窗格中直接单击要打开的数据库名称即可，如图所示。打开数据库或者，只需要单击【文件】标签，也会出现最近打开过的数据库文件，如图所示。打开数据库还可以通过使用快捷键来新建和打开数据库，方法如下：按下Ctrl+N组合键，新建一个空数据库。按下Ctrl+O组合键，打开一个数据库。创建数据库，并为数据库添加了表、视图等数据库对象后，接下来要将数据库保存，以保存添加的项目。另外，用户在处理数据库时，要做到随时保存，以免出现错误导致大量数据丢失。

2.3.2保存数据库1.单击屏幕左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【保存】命令，即可保存输入的信息，如图所示。保存数据库操作步骤2.选择【数据库另存为】命令，可更改数据库的保存位置和文件名，如图所示。保存数据库操作步骤3.弹出MicrosoftAccess对话框，提示保存数据库前必须关闭所有打开的对象，单击【是】按钮即可，如图所示。保存数据库操作步骤4.弹出【另存为】对话框，选择文件的存放位置，然后在【文件名】文本框中输入文件名称，单击【保存】按钮即可，如图所示。保存数据库操作步骤还可以通过单击快速访问工具栏中的【保存】按钮或是按下Ctrl+S组合键来保存编辑后的文件。经常性的备份数据库，可以有效地保护数据库的安全性，避免在电脑软硬件出现重大错误时将数据全部丢失。保存数据库操作步骤在完成了数据库的保存后，当不再需要使用数据库时，就可以关闭数据库了。2.3.3关闭数据库1.单击屏幕右上角的【关闭】按钮，即可关闭数据库，如图所示。关闭数据库操作步骤2.或者单击左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【关闭数据库】命令，即可关闭数据库，如图所示。关闭数据库操作步骤在数据库的使用过程中，随着使用次数越来越多，难免会产生大量的垃圾数据，使数据库变得异常庞大，如何去除这些无效数据呢？为了数据的安全，备份数据库是最简单的方法，在Access中数据库又是如何备份的呢？还有打开一个数据库以后，如何查看这个数据库的各种信息呢？所有的问题都可以在数据库的管理菜单下解决，下面就介绍基本的数据库管理方法。2.4管理数据库对数据库进行备份，是最常用的安全措施。下面以备份“教职员.accdb”数据库文件为例，介绍如何在Access2010中备份数据库。2.4.1备份数据库1.在Access2010程序中打开“教职员.accdb”数据库，如图所示然后单击【文件】标签，并在打开的Backstage视图中选择【保存并发布】命令，选择右侧下方的【备份数据库】选项，并单击【另存为】图标按钮。备份数据库操作步骤

2.系统将弹出【另存为】对话框，默认的备份文件名为“数据库名+备份日期”，如图所示。备份数据库操作步骤3.单击【保存】按钮，即可完成数据库的备份。数据库的备份功能类似于文件的【另存为】功能，其实利用Windows的【复制】功能或者Access的【另存为】功能都可以完成数据库的备份工作。备份数据库操作步骤对于一个新打开的数据库，可以通过查看数据库属性，来了解数据库的相关信息。下面以查看和编辑“教职员”数据库的属性为例进行介绍，具体操作步骤如下。2.4.2查看和编辑数据库属性1.启动Access2010，打开任意一个数据库文件。

2.单击屏幕左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【信息】命令，再选择右侧上方的【查看和编辑数据库属性】按钮，如图所示。查看和编辑数据库属性操作步骤3.在弹出的数据库属性对话框的【常规】选项卡中显示了文件类型、存储位置与大小等信息，如图所示。查看和编辑数据库属性操作步骤4.在“教职员.accdb属性”对话框中，单击【摘要】选项卡，可以看到该数据库的“标题”、“主题”、“作者”、“经理”、“单位”、“类别”、“关键词”、“备注”、“超链接基础”等信息，如图所示。为了便于以后的管理，建议尽可能地填写【摘要】选项卡的信息。这样即使是下一个人进行数据库维护，也能清楚数据库的内容。查看和编辑数据库属性操作步骤5.在“教职员.accdb属性”对话框中，单击【统计】选项卡，如图所示，可以看到该数据库的创建、修改、访问和打印的时间、以及该数据库上次保持者、修订次数和编辑时间总计的信息。查看和编辑数据库属性操作步骤6.在“教职员.accdb属性”对话框中，单击【内容】选项卡，如图所示，可以看到该数据库的文档内容，从中可以知道该数据库中包括哪些表、查询、窗体、报表、数据访问页等数据库对象的信息。查看和编辑数据库属性操作步骤7.在“教职员.accdb属性”对话框中，单击【自定义】选项卡，如图所示，可以自定义该数据库的属性。查看和编辑数据库属性操作步骤8.在【自定义】选项卡，单击属性列表，然后可以从名称下拉列表中选择要添加的属性，如图所示，选中了要添加的属性之后，单击【添加】按钮，则该属性出现在属性列表中。查看和编辑数据库属性操作步骤Access数据库的对象主要有6类对象：表、查询、窗体、报表、宏和模块，在Access2010中，提供了多种方式组织数据库对象，以方便用户管理。在Access2010工作窗口左下方的导航窗格，如图所示，单击向下箭头，可以看到包括“自定义”、“对象类型”、“表和相关视图”、“创建日期”、“修改日期”和“按组筛选”等多种组织方式。2.4.3数据库对象的组织自定义组织方式很灵活，在这种方式下可以按需组织数据库对象。具体操作步骤如下。1.启动Access2010，打开任意一个数据库文件。在导航窗格中，单击“自定义”按钮。2.此时，创建了一个自定义组，名为“自定义组1”。如图所示。自定义组织方式操作步骤3.此时，从导航窗格下方的“未分配的对象”中把需要的对象拖入自定义组1中。4.此时，若要“按组筛选”对象的话，则分组如图所示。自定义组织方式操作步骤2.对象类型在此组织方式下，对数据库的所有对象按照表、查询、窗体、报表等对象的类型进行组织。3.表和相关视图在Access中提供了一种新的数据库对象的组织方式，就是表和相关视图方式。这种方式的出发点是数据库对象的逻辑关系。在Access数据库中，表是最基本的对象。查询、窗体、报表、视图都是依赖于表而存在的。因此，这些对象和某个基本表存在逻辑关系。这种组织方式，无疑正好提供了了解数据库内部对象之间逻辑关系的一个很好的机会。数据库对象的组织在Access数据库中可以对表、查询、窗体等各种对象进行打开、关闭、插入、复制和删除等多种操作。2.4.4数据库对象的操作打开数据库对象如果需要打开某个数据库对象，在导航窗格中，选中所需要打开的对象，双击就可以直接打开所选中的对象，非常方便。关闭对象Access2010中已经打开的所有对象，采用选项卡的方式展示在窗口中。当打开了多个对象以后，如果需要关闭其中的某个对象，只需要单击该对象对应的选项卡右上角的关闭图标按钮，若将鼠标指向该按钮，则会弹出“关闭XXX”的提示信息。数据库对象的操作复制数据库对象在Access2010中，使用复制方法可以快速获得对象的副本。以“教职员”数据库为例，具体操作步骤如下。1.启动Access2010，打开“教职员”数据库文件。在左侧的导航窗格中可以看到所有的数据库对象。2.选中需要复制的对象，此处以“教职员通讯簿”为例。右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。如图所示。复制数据库对象操作步骤3.在导航窗格中，任意位置右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，如图所示，出现“粘贴为”对话框，此时可以重命名对象，也可以直接使用副本名称。命名后，单击“确定”按钮。完成复制对象操作。复制数据库对象操作步骤4.删除数据库对象如果要删除某个数据库对象，需要先关闭该对象，而且不能使被删除的对象出现在选项卡文档窗格中。如果是多用户工作环境，应该保证所有用户都没有打开该数据库对象。以“教职员”数据库为例，具体操作步骤如下。删除数据库对象1.启动Access2010，打开“教职员”数据库文件。在左侧的导航窗格中可以看到所有的数据库对象。2.选中需要复制的对象，此处以“教职员电话列表”报表为例。右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。3.如图所示，弹出警告信息：“是否永久删除“报表‘教职员电话列表’”？如果单击“是”，您将不能恢复这个删除操作。”4.确定要删除该对象是，单击“是”按钮，完成删除操作。删除数据库对象操作步骤实训要求：新建“客户”数据库，要求从罗斯文数据库中复制“客户”表和“客户通讯簿”报表对象到新建的数据库中。2.5小型案例实训1.启动Access2010，如图2-1所示，单击屏幕左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【新建】命令，然后单击【样本模版】图标按钮。此时，进入“可用模版”界面，从列出的12个模板中选择需要的模板，这里选择【罗斯文数据库】选项，如图所示。实训步骤2.在屏幕右下方弹出的【数据库名称】中输入想要采用的数据库文件名，然后单击【创建】按钮，完成数据库的创建。创建的数据库如图所示。实训步骤3.在窗口中部的黄色警告