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文档简介

培训学校行政前台岗位职责一、岗位概述行政前台作为培训学校的第一接触点，承担着重要的沟通和协调职能。该岗位不仅负责日常的接待工作，还需处理学校的各类行政事务，确保学校的高效运作。前台人员的工作直接影响到学校的形象和服务质量，因此，明确其职责至关重要。二、核心职责1.接待访客负责接待来访的学生、家长及其他访客，提供热情、专业的服务。确保访客在进入学校时感受到友好的氛围，并及时引导其到达目的地。2.电话接听与转接负责接听学校的电话，准确记录来电信息，并根据需要将电话转接至相关部门或人员。确保信息传递的及时性和准确性。3.信息咨询解答学生及家长的咨询，提供有关课程、报名、收费等方面的信息。对常见问题进行整理，提升咨询效率。4.文书处理负责日常文书的收发、整理和归档工作。确保文件的完整性和保密性，及时更新学校的各类资料。5.会议安排协助安排学校内部会议的时间、地点及相关设备的准备工作。确保会议的顺利进行，并做好会议记录。6.日常行政事务协助处理学校的日常行政事务，包括办公用品的采购与管理、设备的维护与保养等。确保学校的行政工作有序进行。7.信息管理维护学校的数据库，定期更新学生信息、教师信息及其他相关数据。确保信息的准确性和及时性，为学校的决策提供支持。8.协调沟通作为学校各部门之间的桥梁，负责协调各部门的工作，确保信息的畅通与沟通的顺畅。及时反馈各部门的需求与问题。9.活动组织协助组织学校的各类活动，包括招生宣传、家长会、培训班等。确保活动的顺利进行，并做好相关的后勤保障。10.安全管理负责前台区域的安全管理，确保访客的安全和学校的财产安全。定期检查安全设施，及时处理安全隐患。三、岗位要求1.沟通能力具备良好的沟通能力，能够与不同背景的人进行有效的交流。能够清晰、准确地传达信息，处理各种咨询和问题。2.组织能力具备较强的组织能力，能够合理安排日常工作，确保各项事务的高效运作。能够在繁忙的工作环境中保持条理清晰。3.服务意识具备良好的服务意识，能够以热情、耐心的态度对待每一位访客。关注访客的需求，提供优质的服务体验。4.应变能力具备较强的应变能力，能够在突发情况下迅速做出反应，妥善处理各种突发事件。保持冷静，确保工作不受影响。5.计算机技能熟练掌握办公软件的使用，能够进行文书处理、数据录入及信息管理。具备一定的网络知识，能够使用学校的管理系统。四、工作流程1.日常接待在工作开始时，整理前台区域，确保环境整洁。接待来访人员，询问其来访目的，并提供相应的帮助。2.电话处理接听电话时，保持礼貌，记录来电信息。根据需要将电话转接至相关部门，确保信息的及时传递。3.信息咨询针对访客的咨询，提供准确的信息。对常见问题进行整理，形成FAQ文档，提升咨询效率。4.文书管理定期整理和归档文书，确保文件的完整性。对重要文件进行备份，确保信息的安全。5.会议安排根据会议的需求，提前准备会议室，确保设备正常运转。做好会议记录，及时整理会议纪要。6.活动支持协助组织各类活动，做好后勤保障工作。

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