行政管理与文件归档制度

行政管理与文件归档制度一、总则为规范企业行政管理工作，提高工作效率，保障信息安全，订立本行政管理与文件归档制度。该制度适用于公司全部部门和员工，遵守本制度是每位员工的责任和义务。二、行政管理1.办公时间1.1公司规定的正常办公时间为上午9:00至下午6:00，中午12:00至下午1:00为午休时间，周末为休息时间。1.2假如员工有特殊情况需要调整办公时间，如需要调休、迟到、早退等，需提前向所属部门经理请假，并经批准。2.会议管理2.1会议需提前布置，并在会议开始前向参会人员发出会议通知，确保参会人员合理布置时间。2.2会议纪要由会议组织者或指定人员进行记录，会议结束后应及时整理并发送给全部参会人员。2.3会议室的使用需提前预约，不得擅自占用他人预约的会议室，会议室使用完毕后应及时清理整理。3.资产管理3.1公司全部的固定资产和办公设备必需进行登记，包含购置时间、品牌型号、责任人等信息。3.2资产和设备的维护保养由责任人负责，如发现设备故障或需更换，应及时上报，并依照公司规定的流程进行处理。3.3不得将公司资产和设备私自借给他人，不得私自擅用或转移公司资产，需经过正式的申请和批准手续方可使用。4.办公用品管理4.1办公用品需依照实际需求进行申请，使用过程中要节省使用。4.2提倡使用电子文档，减少纸张挥霍，同时鼓舞双面打印和回收利用废纸。4.3办公用品库存管理由库管人员负责，库存不足或需增补时，应及时向所属部门经理提出申请，并依照公司规定的流程进行处理。5.接待管理5.1公司来访客人需提前通知被访人员，并布置专人接待。5.2来访客人应在门卫处进行登记，并领取访客证或临时停车证。5.3访客进入公司部门前，应向所访问部门负责人进行登记，并在离开时归还访客证。6.文件处理6.1公司文件应依照文件分类和编号进行归档，保证文件的完整性和方便检索。6.2文件存放应遵从保密原则，不得将机密文件外泄或在未经授权的情况下供应给他人。6.3文件在流转过程中，应依照公司规定的程序和流程进行审批和签字，并及时归档。6.4文件的销毁需依照公司规定的期限和程序进行，不得擅自销毁紧要文件。三、文件归档1.文件分类1.1公司文件依照不同的类别进行分类，包含人事文件、财务文件、营销文件、采购文件等。1.2每个文件夹内的文件需依照日期或编号进行排序，以确保文件的次序和方便检索。2.文件归档流程2.1文件的归档需经过以下流程：收集文件、整理文件、归档文件。2.2归档文件应确保文件的完整性和准确性，包含文件内容、编号、页数、签字等信息。2.3归档文件的保管人需对文件进行安全保密，定期对文件进行检查和整理。3.文件查询和借阅3.1员工需进行文件查询或借阅时，应提出申请，并在申请单上注明文件的名称、编号、借阅目的等信息。3.2归档文件的查询或借阅需经过所属部门经理批准，并依照规定的时间进行归还。3.3借阅文件的员工需保证文件安全，如有遗失、损坏等情况，应负责赔偿或承当相应的责任。4.文件销毁4.1文件的保管期限依据文件的紧要性和法律规定进行设置，到期后需进行文件销毁。4.2文件销毁需进行备案，并由专人进行操作，确保文件彻底销毁，不留任何痕迹。4.3文件销毁后需填写销毁记录，包含文件名称、销毁日期、销毁方式等信息，并进行备份存档。四、违规处理1.违规行为1.1不按规定办公时间出勤者。1.2擅自占用他人预约的会议室者。1.3私自借用或转移公司资产者。1.4挥霍办公用品或未经批准私自领用办公用品者。1.5不按规定接待客人或私自外泄机密信息者。1.6破坏文件的完整性、泄露机密信息或擅自销毁紧要文件者。2.处理措施2.1对于违规行为的员工，将视情节轻重予以相应的警告、扣减工资、停职、辞退等处理。2.2对于冒犯法律法规的行为，将依法予以追究刑事责任。2.3对于涉嫌侵害公司机密或造成严重经济损失的行为，将赔偿公司经济损失并追究法律责任。五、附则本制度的解释权归公司负责人全部，并有权对本