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文档简介

行政采购管理规定及流程一、制定目的及范围为提升行政采购的规范性与效率，确保采购活动的透明度与公正性，特制定本规定。此规定适用于公司所有行政采购活动，包括但不限于办公设备、日常用品、服务采购等。二、采购原则行政采购应遵循以下原则：1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免任何形式的偏袒。2.透明性：采购过程应公开，确保信息的透明，接受内部和外部的监督。3.合理性：在满足需求的前提下，追求性价比，确保采购成本的合理控制。4.合法性：所有采购活动必须遵循相关法律法规，确保合规性。三、采购流程1.采购需求确认各部门需根据实际需求，提前制定采购计划，明确所需物品的规格、数量及预算。部门负责人需对采购需求进行审核，确保其合理性与必要性。2.采购申请部门负责人审核通过后，填写《采购申请表》，并附上相关需求说明及预算，提交至采购部门。采购部门需对申请进行初步审核，确认需求的有效性。3.询价与比价采购部门根据申请，进行市场调研，至少联系三家合格供应商进行询价。询价时需明确物品的规格、数量及交货时间，确保获取真实有效的报价。4.评估与选择供应商在收到报价后，采购部门需对各供应商的报价进行评估，综合考虑价格、质量、交货期及售后服务等因素，选择最优供应商。评估结果需形成书面报告，存档备查。5.审批流程采购部门将评估报告及拟定的供应商信息提交至公司管理层进行审批。审批通过后，方可进行采购。若审批未通过，需根据反馈进行调整。6.合同签署审批通过后，采购部门与选定的供应商签署采购合同。合同中需明确双方的权利与义务，包括交货时间、付款方式、违约责任等条款。7.采购实施与验收供应商按合同约定进行交货，采购部门需组织相关人员对到货物品进行验收，确保其符合合同要求。验收合格后，填写《验收报告》，并将物品入库。8.付款与报销验收合格后，采购部门需及时向财务部门提交付款申请，附上合同、验收报告及发票等相关资料。财务部门在审核无误后，进行付款。9.档案管理所有采购相关文件，包括采购申请、询价记录、合同、验收报告及付款凭证等，需进行归档管理，确保信息的完整性与可追溯性。四、特殊采购流程针对特殊情况，制定以下采购流程：1.紧急采购：在突发情况下，需快速采购的物品，采购部门可直接联系供应商进行采购，事后补充相关手续。2.集中采购：对于常规性、批量性采购，采购部门可制定集中采购计划，统一进行采购，以降低成本。3.年度采购计划：各部门需提前制定年度采购计划，报采购部门审核，以便于统筹安排。五、采购纪律1.采购人员职责：采购人员需保持公正客观，严禁接受供应商的贿赂或回扣，确保采购活动的廉洁性。2.供应商管理：建立供应商档案，定期评估供应商的服务质量与信誉，确保长期合作的稳定性。六、反馈与改进机制为确保采购流程的持续优化，建立反馈机制。各部门可定期对采购流程提出意见与建议，采购部门需定期组织评估会议，针对反馈进行分析与改进，确

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