内外部沟通与沟通渠道管理制度

内外部沟通与沟通渠道管理制度一、总则为了保障企业内部和外部之间的高效沟通与协作，加强信息流通管理，提高工作效率，订立本《内外部沟通与沟通渠道管理制度》（以下简称本制度）。二、内部沟通管理1.内部沟通渠道内部沟通重要通过以下渠道进行：会议：包含日常工作汇报会、部门会议、工作讨论会等。会议形式可以敏捷选择，但必需提前通知与会人员，并明确会议目的、时间、地方、议题等。内部邮件：在需要跨部门或跨岗位进行信息传递时，可使用内部邮件。邮件内容应明确、简洁，附带必需的附件，抄送和密送对象需谨慎，遵从“知情人为主”的原则。内部通知：用于转达一些紧急紧要信息，包含但不限于公司公告、流程更改、政策解读等。通知应以书面形式发布，同时可以搭配其他媒介通知。内部社交工具：可以使用企业内部专用的社交工具，如企业微信群、内部论坛等。对于使用社交工具进行工作沟通，要求信息明确、言辞文明，不得扩散未经证明的消息。2.内部沟通原则及时性：内部沟通应及时进行，不得拖延或搁置。目标明确：沟通内容应明确，避开造成歧义或误会。涉及紧要决策或方案的沟通要确保关键信息传递完整、准确。保密性：涉及公司机密、商业机密或个人隐私的信息，必需遵守保密原则，谨慎对待，并在沟通前与相关人员签署保密协议。互动性：鼓舞员工在沟通过程中提出看法和建议，实现双向沟通和反馈。敬重与礼貌：内部沟通应敬重他人，言辞文明、礼貌待人。3.内部沟通的管理责任部门负责人应负责组织和协调本部门内部沟通工作，并确保信息畅通。各部门需要依照沟通的需要和具体情况，订立相应的内部沟通流程和标准，并不绝优化和改进。人力资源部门负责评估和培训员工的沟通本领，供应必需的培训和辅导。三、外部沟通管理1.外部沟通渠道外部沟通重要通过以下渠道进行：面谈：与供应商、合作伙伴、客户等外部相关方进行面对面的沟通沟通。外部邮件：在需要与外部相关方进行正式的书面沟通时，可以使用外部邮件。外部邮件应注意信息的准确性和专业性，邮件内容需简洁明白。外部会议：与外部相关方进行会议沟通时，应提前布置会议时间、地方、议题，并确保会议纪要的记录和转达。社交媒体和公众号：企业可以利用社交媒体和公众号等渠道与外界进行沟通和互动。但在使用这些渠道时，应注意信息安全和言论的规范。2.外部沟通原则统一口径：对外沟通需遵守公司所定的沟通原则和战略，保持沟通信息的全都性。专业性：与外部相关方进行沟通时，应注意言辞专业、代表企业形象。客户至上：与客户沟通时，应乐观倾听客户需求，自动供应帮忙和解决方案。信息透亮：对于涉及公司业务和产品的信息，应尽量公开透亮，并及时转达给相关方。敏感信息处理：对于涉及公司商业机密和敏感信息的沟通，需要提前做好保密工作，确保信息不被泄露。3.外部沟通的管理责任企业高级管理层负责订立公司外部沟通策略和政策，并监督外部沟通的质量和效果。相关部门（如营销部门、公关部门等）负责帮助管理外部沟通渠道和工具，供应必需的支持和培训。员工在与外部相关方进行沟通时，应遵守公司订立的外部沟通规定和流程，保持专业态度和形象。四、沟通渠道的管理与维护1.沟通渠道的选择与使用企业可依据具体情况选择适合的沟通渠道和工具，但在选择和使用时需考虑以下因素：信息准确性和可靠性信息传递的效率和速度信息保管和备份的便捷性信息安全和保密性2.沟通渠道的管理与维护责任企业要设立相应的沟通渠道管理岗位或小组，负责沟通渠道的维护和升级，并及时解决沟通渠道使用中的问题和困难。沟通渠道管理人员应定期对沟通渠道进行维护和优化，确保沟通渠道的畅通和稳定。五、制度的宣传与培训企业要定期组织对内外部沟通与沟通渠道管理制度的宣传和培训，以确保全体员工理解并能够遵守制度的相关要求。在员工入职培训中，应包含对内外部沟通与沟通渠道管理制度的介绍和解读。企业要建立相应的培训档案，对员工的沟通本领和沟通行为进行评估和培训，并供应必需的辅导和支持。六、违规处理对于违反本制度的行为，将依照公司相应的违规处理程序进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、行政惩罚、解聘等。针对严重违规行为可能导致的损失，企业保存追究相关责任人的法律权利。七、附则本制度的解释权归企业