采购与服务合同管理制度

采购与服务合同管理制度1.前言本制度旨在规范企业的采购与服务合同管理流程，确保合同的有效履行，提高采购和服务质量，保障企业利益。2.适用范围本制度适用于公司内部全部与采购和服务合同相关的部门、岗位和员工，包含但不限于采购部门、法务部门、财务部门、项目管理部门等。3.采购流程3.1需求确认与需求申请部门依据业务需求，确认采购需求，并填写《采购需求申请表》。采购需求申请表提交采购部门负责人审批，并供应相关支持料子。采购部门负责人依据需求的紧急程度和金额，决议是否批准采购申请。3.2供应商筛选与评估采购部门依据需求，进行供应商筛选，将符合条件的供应商列入供应商名录。采购部门通过询价、招标等方式，选择合适的供应商进行投标或报价。采购部门依据供应商的信誉、实力等综合评估指标，确定中标供应商。3.3合同签订与审批采购部门订立采购合同草案，并提交相关部门审批。法务部门负责审核合同法律效力和风险，并提出修改看法。相关部门负责人对合同内容进行审批，并授权采购部门负责人签订合同。3.4合同履行与验收采购部门负责协调供应商按合同商定进行供货或服务。项目管理部门参加合同履行，监督工程或服务的质量和进度。相关部门负责人依据实际完成情况，进行验收，并填写《合同履行与验收表》。3.5合同更改与索赔采购部门负责合同履行过程中的更改管理，遇到需要更改合同的情况，需及时与供应商协商，并将更改内容书面记录。项目管理部门负责更改的实施和效果评估，确保更改后的合同能够得到有效履行。如有供应商未按合同履行义务的情况，采购部门负责提交索赔申请，并协调解决争议。3.6归档与合同管理采购部门负责将签订的合同归档妥当保管，按合同编号进行分类存储。公司领导和相关部门有权查阅归档的合同内容。合同到期后，采购部门负责对合同进行评估，决议是否续签或停止。4.服务合同管理流程4.1需求确认与需求申请部门依据业务需求，确认服务需求，并填写《服务需求申请表》。服务需求申请表提交相关部门负责人审批，并供应相关支持料子。相关部门负责人依据需求的紧急程度和金额，决议是否批准服务申请。4.2服务供应商筛选与评估相关部门依据需求，进行服务供应商的筛选，将符合条件的服务供应商列入供应商名录。相关部门通过比较、评估等方式，选择合适的服务供应商进行洽谈、合作。4.3合同签订与审批相关部门订立服务合同草案，并提交法务部门审查。法务部门负责审核合同法律效力和风险，并提出修改看法。相关部门负责人对合同内容进行审批，并授权代表公司签订合同。4.4合同履行与验收相关部门负责协调服务供应商按合同商定进行服务供应。项目管理部门参加服务履行，监督服务质量和进度。相关部门负责人依据实际完成情况，进行验收，并填写《服务合同履行与验收表》。4.5合同更改与索赔相关部门负责合同履行过程中的更改管理，遇到需要更改合同的情况，需及时与服务供应商协商，并将更改内容书面记录。项目管理部门负责更改的实施和效果评估，确保更改后的合同能够得到有效履行。如有服务供应商未按合同履行义务的情况，相关部门负责提交索赔申请，并协调解决争议。4.6归档与合同管理相关部门负责将签订的服务合同归档妥当保管，按合同编号进行分类存储。公司领导和相关部门有权查阅归档的合同内容。合同到期后，相关部门负责对合同进行评估，决议是否续签或停止。5.管理要求采购与服务合同的执行过程中，各部门需建立良好的沟通和协作机制，及时解决合同履行中的问题和争议。相关部门需依据实际需要，定期进行合同履行情况的评估和反馈，及时提出优化建议并改进合同管理流程。相关部门负责人应定期对合同的执行情况进行检查和核查，及时发现并处理合同履行中的违约行为。6.附则本制度自批准之日起生效，并对公司内部的全部采购与服务合同管理工作具有引导意义。对于未