秘书与助理培训

秘书、助理培训ForSecretaries&Assistants欢迎参加2025/1/11秘书与助理培训2培训日程Agenda自我职业认知与发展前景规划时间管理与工作效率的提高提升沟通技巧，建立共同的沟通平台行动计划2025/1/11秘书与助理培训3自我介绍WhoamI?What’smyjob?Myexpectation/challenge?2025/1/11秘书与助理培训4男女性别的差异男性：攻击性，独立性，竞争性，喜欢冒险……女性：喜欢聊天，机敏圆滑，温和，善解人意，安静……2025/1/11秘书与助理培训5男女性别的差异男性：情绪稳定，自信，善决断，临危不惧……女性：推理能力较差，好嫉妒…...2025/1/11秘书与助理培训6种豆得豆，种瓜得瓜种下思想，收获行动种下行动，收获习惯种下习惯，收获性格种下性格，收获前途2025/1/11秘书与助理培训7把握机会，发展自己全面了解你的企业提高你的技能抓住变革机会2025/1/11秘书与助理培训8人才发展所需的三种能力专业技能策略技能行为技能策略技能行为技能专业技能职务技能要求2025/1/11秘书与助理培训9案例分析一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！2025/1/11秘书与助理培训10秘书的角色定位地位的从属性作用的辅助性2025/1/11秘书与助理培训11IfyouareGeneralManager,

你认为作为秘书五点最重要的要求是什么？2025/1/11秘书与助理培训12计划与时间的管理Failtoplanisplanningtofail

不做计划就等于为失败做计划“仅仅忙碌是不够的，问题在于我们在忙些什么？”－－－梭罗2025/1/11秘书与助理培训13计划与时间管理理解时间管理的意义了解紧要与重要的概念向文件管理要时间收集与处理信息2025/1/11秘书与助理培训14时钟＋罗盘N2025/1/11秘书与助理培训15紧要与重要ⅠⅡⅢⅣ重要紧要%OFTIME2025/1/11秘书与助理培训16影响时间的十项因素！桌面杂乱无章/找不到东西缺乏优先/目标优先顺序不明确/危机管理贪多嚼不烂无效授权缺乏自律/拖延电话打扰不速之客不会说“不”会议2025/1/11秘书与助理培训174Ｄ原则Doitnow马上就做Doitlater以后再做Delegate授权Don’tdoit不做2025/1/11秘书与助理培训18整理你的办公室保持你的办公桌整洁，仅把正在处理的工作放在手边。注意每天整理，而不要留到明天早上。建立一套文件系统，适应你自已、你的经理和你的业务；每过几个月就回顾这个系统。定期检查你的文件，仅仅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。为无法正确归档的文件，设立一个“其它”文件夹。2025/1/11秘书与助理培训19计划的杠杆原理帕累托原理巅峰期每天十五分钟2025/1/11秘书与助理培训20大脑图2025/1/11秘书与助理培训21接听/拔打电话TakingPhoneCalls学会使用“转接”功能学会说“是”，当对方问及“现在是否不方便接听”记住自己的承诺，给对方回电话不要问一些细节性的问题，除非你真的需要运用4D原则MakingPhoneCalls确认你已经准备好了，把要讨论的事写下来，很清楚、简洁地表达自己的意图集中起来拔打电话不要把困难或紧急的电话放在最后介绍你自己利用等待的时间2025/1/11秘书与助理培训22管理其他人的时间同事珍惜、尊重他人的时间团队工作，确定合理的工作期限及跟进方法遵守对时间的承诺有效地管理项目进展确保你明确地表达了你的目的到他的办公室去有效地沟通经理熟悉经理的工作习惯并努力适应让经理了解你的工作状况让经理授权给你守时一次带几件事找经理时间是最民主的有效地沟通2025/1/11秘书与助理培训23信息的收集与处理时间上－4D原则形式上－二次加工内容上－收与放渠道上－多元化2025/1/11秘书与助理培训24沟通?!2025/1/11秘书与助理培训25沟通模式

TheCommunicationModel发送者Sender接收者Receiver沟通渠道ChannelofCommunication过滤Filters2025/1/11秘书与助理培训26TheSpokenWord“IknowthatyouthinkyouunderstoodwhatIsaidtoyou,butwhatyouthinkyouheardmesayisnotwhatIwasactuallysaying,andwhatIactuallysaidisnotquitewhatImeanttosay.”“我知道你以为你理解我对你说的话，但你认为你听到的我说的话并不是我实际说的话，其实，我实际说的并不是我真正想说的.”2025/1/11秘书与助理培训27这是什么？

Whatisthis?2025/1/11秘书与助理培训28凹？凸？

Concave?orConvex?2025/1/11秘书与助理培训29沟通有什么用对个人的好处对企业的好处2025/1/11秘书与助理培训30沟通对个人的好处能理解他人、善解人意沟通能力是个人能力的体现是创造和谐的人际关系环境的前提条件从旁人的经验与习惯中吸取智慧减少重复劳动，提高效率避免无胃的争执激发他人对你的理念与建议产生兴趣2025/1/11秘书与助理培训31沟通对企业的好处是企业顺利运行的前条件企业生产效率的提高创造良好的人际关系气氛，对企业的生存和发展是相当重要的有助于化解随着企业的扩张而带来企业内多文化并存而引发的人际冲突2025/1/11秘书与助理培训32沟通之道2025/1/11秘书与助理培训33身体语言身体姿势目光接触面部表情手势动作接触人体空间2025/1/11秘书与助理培训34倾听的意义有效的倾听听好的技巧2025/1/11秘书与助理培训35封闭式问题：Didyou…?Areyou…?Canyou…?开放式问题：Howmany…?Whenareyou…?Whereareyou…?2025/1/11秘书与助理培训36建议与要求2025/1/11秘书与助理培训37听想回应2025/1/11秘书与助理培训38Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.2025/1/11秘书与助理培训39有效解决问题的方法2025/1/11秘书与助理培训40解决问题中的常见错误Pitfalls过多地依赖于经验，而不是事实还未考虑成熟，就直接寻求答案关注于症状，而不是原因指责他人，而不是寻求系统的原因Relayingon“expertopinion”insteadoffactsJumpingtosolutionprematurelyFocusingonsymptomsratherthancausesBlamingpeopleinsteadofthesystem2025/1/11秘书与助理培训41查明问题

“问题的确定是解决问题的一半”－－－CharlesF.Kettering描述症状20％症状80％隐藏的原因2025/1/11

42确定可能的原因

“在这个小小的地球上意见比瘟疫或地震带来的麻烦更多”

－－－Voltaire利用5－ＷＡＹ寻求原因为什么零件尺寸出现误差？因为刀具磨损，引起尺寸误差。为什么刀具会出现磨损现象？因为使用时间较长，而未发现。为什么会没有发现？因为没有定期检查。为什么没有定期检查？因为没有相应的程序和规定。零件关键尺寸超差2025/1/11秘书与助理培训43计划并实施永久性措施、在可能的地方加强防范

“如果你觉得可能会出错，那么一定会发生”－－－Murphy’slaw制定详细的行动计划：FAILSAFE失效保障2025/1/11秘书与助