GBT29490-2013知识产权管理体系全套手册、程序文件与管理制度

知识产权管理体系全套手册、程序文件、管理制度序号文件编号文件名称1文件控制程序2外来文件和记录文件控制程序3法律法规和其他要求控制程序4管理评审控制程序5人力资源管理控制程序6知识产权信息资源控制程序7知识产权获取控制程序8知识产权维护控制程序9知识产权实施、许可和转让控制程序知识产权风险管理控制程序知识产权法律纠纷处理控制程序涉外贸易知识产权保护控制程序合同管理控制程序保密管理程序立项知识产权控制程序研究开发知识产权控制程序采购知识产权控制程序生产过程知识产权控制程序销售和售后知识产权控制程序内部审核控制程序知识产权检索控制程序序号文件编号文件名称1知识产权管理总则2专利管理制度3商标管理制度4企业著作权管理制度5商业秘密管理制度6知识产权奖罚制度7知识产权应急方案8知识产权管理绩效考核办法9标准要求与体系文件对照说明第1页共34页受控秘密XXX股份有限公司 施第2页共34页新版发行第3页共34页HYPERLINK\l"bookmark2"0.1前言 4HYPERLINK\l"bookmark3"0.2颁布令 HYPERLINK\l"bookmark4"0.3企业简介 6HYPERLINK\l"bookmark5" 7HYPERLINK\l"bookmark6" HYPERLINK\l"bookmark7" 9HYPERLINK\l"bookmark8" 9HYPERLINK\l"bookmark9" 9HYPERLINK\l"bookmark10" 9HYPERLINK\l"bookmark11" 9HYPERLINK\l"bookmark12" 9HYPERLINK\l"bookmark13"2规范性引用文件 9HYPERLINK\l"bookmark14" HYPERLINK\l"bookmark15"4知识产权管理体系 HYPERLINK\l"bookmark16" 12HYPERLINK\l"bookmark17" 12HYPERLINK\l"bookmark18" 12HYPERLINK\l"bookmark19"4.2.2文件控制 HYPERLINK\l"bookmark20"4.2.3知识产权手册 HYPERLINK\l"bookmark21"4.2.4外来文件与记录文件 13HYPERLINK\l"bookmark22"5管理职责 HYPERLINK\l"bookmark23"5.1管理承诺 HYPERLINK\l"bookmark24"5.2知识产权方针 HYPERLINK\l"bookmark25" HYPERLINK\l"bookmark26"5.3.1知识产权管理体系策划 HYPERLINK\l"bookmark27"5.3.2知识产权目标 HYPERLINK\l"bookmark28" HYPERLINK\l"bookmark29"5.4职责、权限和沟通 HYPERLINK\l"bookmark30"5.4.1管理者代表 HYPERLINK\l"bookmark31"5.4.2机构 HYPERLINK\l"bookmark32"5.4.3内部沟通 HYPERLINK\l"bookmark33"5.5管理评审 HYPERLINK\l"bookmark34"5.5.1评审要求 HYPERLINK\l"bookmark35"5.5.2评审输入 HYPERLINK\l"bookmark36"5.5.3评审输出 HYPERLINK\l"bookmark37"6资源管理 HYPERLINK\l"bookmark38"6.1人力资源 HYPERLINK\l"bookmark39"6.1.1知识产权工作人员 HYPERLINK\l"bookmark40"6.1.2教育与培训 HYPERLINK\l"bookmark41"6.1.3人事合同 HYPERLINK\l"bookmark42" HYPERLINK\l"bookmark43" HYPERLINK\l"bookmark44"6.1.6激励 HYPERLINK\l"bookmark45"6.2基础设施 第4页共34页HYPERLINK\l"bookmark46"HYPERLINK\l"bookmark47"6.3财务资源 HYPERLINK\l"bookmark48"6.4信息资源 HYPERLINK\l"bookmark49"7基础管理 HYPERLINK\l"bookmark50" HYPERLINK\l"bookmark51"7.2维护 HYPERLINK\l"bookmark52"7.3运用 HYPERLINK\l"bookmark53"7.3.1实施、许可和转让 HYPERLINK\l"bookmark54" HYPERLINK\l"bookmark55"7.3.3企业重组 HYPERLINK\l"bookmark56"7.3.4标准化 HYPERLINK\l"bookmark57"7.3.5联盟及相关组织 HYPERLINK\l"bookmark58"7.4保护 HYPERLINK\l"bookmark59"7.4.1风险管理 HYPERLINK\l"bookmark60"7.4.2争议处理 HYPERLINK\l"bookmark61"7.4.3涉外贸易 HYPERLINK\l"bookmark62"7.5合同管理 HYPERLINK\l"bookmark63" HYPERLINK\l"bookmark64"8实施和运行 HYPERLINK\l"bookmark65"8.1立项 HYPERLINK\l"bookmark66"8.2研究开发 HYPERLINK\l"bookmark67"8.3采购 HYPERLINK\l"bookmark68"8.4生产 HYPERLINK\l"bookmark69"8.5销售和售后 HYPERLINK\l"bookmark70"9审核和改进 HYPERLINK\l"bookmark71"9.1总则 HYPERLINK\l"bookmark72"9.2内部审核 HYPERLINK\l"bookmark73"9.3分析与改进 HYPERLINK\l"bookmark74"附录1知识产权管理体系受控文件清单 HYPERLINK\l"bookmark75"附录2知识产权管理体系记录文件清单 HYPERLINK\l"bookmark76"附录3知识产权管理职能结构图 31HYPERLINK\l"bookmark77"附录4知识产权管理职能角色分配表 HYPERLINK\l"bookmark78"附录5各部门知识产权工作职责 XXX股份有限公司知识产权管理手册0.1前言随着知识产权在经济发展和国际贸易中的作用越来越大，世界各个国家都对知识产权工作给予了高度重视，尤其是发达国家，将创造、应用和管理知识产权作为维护和增强国家竞争优势的重要工具，企业尤其是跨国公司也是如此，知识产权已成为市场竞争力的核心要素。企业是自主创新的主体，更是知识产权创造、运用、管理和保护的主体，提高企业的知识产权管理工作水平是增强自主创新能力的重要保证。本管理手册是依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》,结合企业的特点及实际，遵守“可行、实效、系统、准确、简明”的原则编写。希望公司员工能认真学习，理解执行，做好知识产权管理工作，提高知识产权创造、管理、运用和保护水平，满足标准要求。XXX股份有限公司知识产权管理手册依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》标准，并结合公司实际情况编制而成。本《知识产权管理手册》阐述了公司的知识产权方针、目标和知识产权纲领性文件，是公司知识产权管理体系及一切知识产权活动必须遵循的纲领性文件和基本行为准则。对内是规范本公司的知识产权保证的要求，对外则是公司知识产权保证能力的证实文件。实施企业知识产权管理是企业获得持续发展的关键，是提升企业市场竞争力的保证。所有从事知识产权职能活动的人员必须认真学习“以科技创新促进企业升级发展以知识产权保护行业先进优势”的知识产权管理方针，并以此为己任，在自己的工作中监控、保护知识产权。该手册适用于本公司产品的生产和服务活动。本《知识产权管理手册》由管理者代表组织本公司相关部门有关人员进行编写，管理者代表审核，总经理批准。本手册一经颁布，立即生效，要求公司各部门、全体员工严格贯彻执行。特此颁布!XXX股份有限公司是一家专注于汽车辅助制动系统产品的研发、生产、销售为一体的国家高新技术企业，是中国XXX产业的创立者和开拓者，是我国XXX行业的龙头企业及行业标准的主要制订者。公司产品在国内XXX市场的占有率达到40%左右。公司获得国家19项发明专利、30项实用新型专利，产品技术水平已达到国际先进水平。规格40多个品种，适合与8~12米车型匹配安装的XXX;公司产品已经完成国内主要车桥、变速箱制造商的产品匹配认证，并向国内主要大型客车制造商批量供货。同时，为不断满足大型车辆对辅助制动的要求，公司在国内率先开发出2500Nm和4000Nm的XXX,广泛应用于高档豪华客车和中重型载重车，目前正在与一汽、二汽、陕西重汽等卡车制造商及宇通、金龙等主要客车制造商进行技术论证及匹配验证。公司产品质量在全国同行业中处于领先地位，率先通过了QS9000、IS09001、IATF16949质量体系认证。在规模、技术、销售网络和管理上，公司与同行业其他企业相比具有显著的竞争优势。第8页共34页知识产权方针：以科技创新促进企业升级发展以知识产权保护行业先进优势知识产权长期目标：1、建立完善的知识产权管理体系；2、优化知识产权布局，提升公司知识产权的进攻和防御能力，通过知识产权管理逐步提升公司核心竞争力。知识产权3-5年目标：1、建立完善的知识产权管理体系并切实执行；2、逐步提高自主知识产权水平，增加知识产权拥有量；3、依托公司核心技术，提升知识产权创造和运用能力，实现以知识产权带动企业重大战略产业升级。知识产权年度目标：(详见年度目标分解)总经理：XXX股份有限公司知识产权管理手册为贯彻执行GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》及相关法律法规要求，保证知识产权管理体系持续有效运行，特任命XXX同志为公司知识产权管理者代表，全面负责知识产权管理体系的运行及持续改善事宜，具体职责如下：a)贯彻总经理制定的管理方针，确保按GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》的要求建立、实施和保持管理体系；b)主持管理体系内部审核，向总经理报告管理体系运行绩效和改进的需求；c)确保全体员工对知识产权方针和目标的认知；d)确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；e)确保知识产权外部沟通的有效性。1.1总则本手册按GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》的要求，通过知识产权管理体系的策划、实施、检查、改进，规范企业的知识产权工作。1.2内容本手册包括了GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》的全部要求以及体系所需过程的相互作用。包括企业知识产权管理体系、管理职责、资源管理、基础管理、实施和运行、审核和改进。1.3目的贯彻GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》的全部要求以及体系所需过程的相互作用。包括企业知识产权管理体系、管理职责、资源管理、基础管理、实施和运行、审核和改进。1.4范围本手册适用于企业内部和外部经营活动全过程。本手册涉及评价企业是否满足GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》标准和有关法律法规要求的评价体系。1.5应用公司知识产权活动涉及GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》全部条款内容，不涉及的以《知识产权管理适用性声明》为准。下列文件对于文件，本手册的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T19000-2008质量管理体系基础和术语GB/T21374-2008知识产权文献与信息基本词汇本手册采用GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》中的术语和定义。主要术语和定义3.1知识产权intellectualproperty—在科学技术、文学艺术等领域中，发明者、创造者等对自己的创造性劳动成果依法享有的专有权，其范围包括专利、商标、著作权及相关权、集成电路布图设计、地理标志、植物新品种、商业秘密、传统知识、遗传资源以及民间文艺等。[GB/T21374-2008,术语和定义3.1.1]3.2过程process将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动。[GB/T19000-2008,定义3.4.1]3.3产品product过程的结果。注1:有下列四种通用的产品类别：——服务(如运输);——软件(如计算机程序、字典);——硬件(如发动机机械零件);——流程性材料(如润滑油)。许多产品由分属于不同产品类别的成分构成，其属性是服务、软件、硬件或流程性材料取决于产品的主导成分。例如：产品“汽车”是由硬件(如轮胎)、流程性材料(如：燃料、冷却液)、软件(如：发动机控制软件、驾驶员手册)和服务(如销售人员所做的操作说明)所组成。注2:服务通常是无形的，并且是在供方和顾客接触面上需要完成至少一项活动的结果。服务的提供可涉及，例如：——在顾客提供的有形产品(如需要维修的汽车)上所完成的活动；——在顾客提供的无形产品(如为准备纳税申报单所需的损益表)上所完成的活动；——无形产品的交付(如知识传授方面的信息提供);——为顾客创造氛围(如在宾馆和饭店)。软件由信息组成，通常是无形产品，并可以方法、报告或程序的形式存在。硬件通常是有形产品，其量具有计数的特性。流程性材料通常是有形产品，其量具有连续的特性。硬件和流程性材料经常被称为货物。[GB/T19000-2008,定义3.4.2]3.4体系system相互关联或相互作用的一组要素。[GB/T19000-2008,定义3.2.1]建立方针和标并实现这些目标的体系。注：一个组织的管理体系可包括若干个不同的管理体系，如质量管理体系、财务管理体系或环境管理体系。[GB/T19000-2008,定义3.2.2]3.6知识产权方针intellectualpropertypolicy知识产权工作的宗旨和方向。3.7知识产权手册intellectualpropertymanual规定知识产权管理体系的文件。XXX股份有限公司知识产权管理手册4.1总体要求最高管理者组织各职能部门，按照GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》的要求建立、实施和保持知识产权管理体系，编制、完善管理手册、程序文件及其他管理、技术标准，并加以实施并持续改进，保持其有效性。4.2文件要求4.2.1总则体系部组织公司相关职能部门，依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》标准的要求，制定并报最高管理者核准后实施，管理体系文件包括：a)知识产权方针和目标；b)知识产权管理手册；c)本标准要求形成文件的程序和记录。体系文件结构：文件级别一级文件(知识产权管理手册)描述公司知识产权方针、目标，知识产权机构设置、职责和权限，程序文件或对程序文件的引用，知识产权管理体系过程之间相互关系二级文件(程序文件)对知识产权获取、维护、运用和保护过程进行控制(规定何人于何时在什么地方做什么事)三级文件(指导文件)具体某项作业的标准或规范，具体的作业管理办法、制(说明如何做)四级文件(记录文件)知识产权活动形成的记录(证明作业已符合要求)1)文件的规定应与公司实际运作保持一致。随着管理体系的变化及方针、目标的变化，应及时修改管理体系文件，必要时进行评审与更新，并再次批准，确保符合性、适宜性和有效性；2)管理体系文件(含图纸等)以书面形式存在，也可以电子文件存在。4.2.2文件控制体系部负责管理体系文件归口管理，依据管理体系要求，编制《文件控制程序》,对管理体系文件的编制、评审、批准、标识、发放、使用、更改、再次批准、回收和作废等过程活动进行管a)文件发布前由相应授权人得到批准，以确保文件是充分与适宜的，文件批准权限问题，参XXX股份有限公司知识产权管理手册照公司相关规定，修订后再发布前要重新审核和批准。b)文件中的相关要求明确.c)文件的管理应根据文件类别及秘密级别的不同分别进行管理；d)规定文件的编号规则和管理要求，确保文件保持清晰、易于识别、取用和阅读。e)撤回或销毁作废文件时，若需保留失效文件时，需予以相应标记，加盖“作废文件”章。本条款支持文件：《IPCX-001文件控制程序》4.2.3知识产权手册体系部组织公司相关职能部门，依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，编制、实施并保持公司的知识产权管理手册。其包括下列内容：a)总经理批准的知识产权管理手册发布令、管理者代表任命书；b)企业概况；c)知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；d)知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用；e)知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。f)公司知识产权管理体系职能结构图；g)公司知识产权管理体系职能分配表；h)知识产权管理体系受控文件、记录文件清单。4.2.4外来文件与记录文件体系部为公司记录控制的归口管理部门，各部门遵照执行。公司各部门在知识产权管理体系运行过程中，按照《外来文件和记录控制程序》执行，程序应规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置所需的控制。外来文件和知识产权管理体系记录文件应满足下列要求：a)对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理，确保其来源与取得时间可识b)建立、保持和维护记录文件，以证实知识产权管理体系符合本标准要求，并有效运行；c)外来文件与记录文件完整，明确保管方式和保管期限。本条款支持文件：《IPCX-002外来文件和记录控制程序》5.1管理承诺最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，应通过以下活动，实现对建立、实施知识产权管理体系并持续改进其有效性的承诺：a)贯彻国家有关知识产权管理工作的方针、政策、法令、法规，制定并批准公司的知识产权方针，并使之在全体员工中理解贯彻；b)确保制定公司的知识产权目标，并批准实施。确保各部门分解展开本部门的知识产权目标；c)建立和健全各级知识产权管理责任，落实职能，就知识产权管理的有关事宜予以授权，并确保有效沟通；d)确保资源的配备。执行第6章的要求。e)每年按计划的间隔时间主持管理评审，确保公司知识产权管理体系持续的适宜性、充分性5.2知识产权方针最高管理者应批准、发布企业知识产权方针，并确保方针都满足以下条件：a)符合相关法律法规和政策的要求；b)与企业的经营发展情况相适应；c)在企业内部得到有效运行；d)对方针的持续性、适宜性评审应在管理评审会议上进行，必要时进行修改；e)形成文件，付诸实施，并予以保持；f)通过培训、教育、宣传等方式，向全体员工宣贯知识产权方针，使之正确理解并坚决执g)方针由总经理批准，发布实施。5.3策划5.3.1知识产权管理体系策划知识产权管理体系策划是公司知识产权管理活动的重要组成部分，主要目的是实现公司的管理目标，并确定满足管理目标所需的过程和资源。知识产权管理体系策划工作应由最高管理者组织进行。应确保：a)公司应识别并理解相关方的需求及所涉及的知识产权种类及其作用，如专利权、商标权、b)对知识产权管理体系进行策划时，要满足知识产权方针的要求；c)依据知识产权方针将知识产权目标分解为可以落实的具体目标，由相关部门负责实施，实施过程中形成的文件应可追溯，以实现对企业生产经营活动中各环节知识产权获取、维护、运用和保护活动得到有效运行和控制；d)公司应按GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》标准的要求，建立知识产权管理XXX股份有限公司知识产权管理手册机构和相应的管理程序，规范工作职责，使之形成文件加以实施和保持，并持续改进。e)定期开展检查、分析、评价，确保持续改进，对已出现和潜在的不符合知识产权管理要求的问题，采取纠正和预防措施，对体系进行及时调整、修订和完善，促进知识产权目标的实现。5.3.2知识产权目标最高管理者应依据公司知识产权管理方针，在公司的相关职能和层次上分别制定公司的知识产权管理目标，并确保：a)知识产权目标应分解到各职能部门，并形成文件。部门指标应力求量化可以测量，以便对管理体系绩效进行评价和持续改进；b)知识产权目标应与知识产权方针保持一致，内容应包括对持续改进的承诺；c)对知识产权目标应实施动态管理，各职能部门定期对本部门目标实施情况进行检查、考核评价。5.3.3法律法规和其他要求依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，制定知识产权法律法规和其他要求相关的控制程序，由最高管理者批准，并实施并保持：a)知识产权部负责建立并保持知识产权相关法律法规和其他要求的收集渠道，包括：——报刊、书籍、杂志等公共出版物提供的有关信息；——互联网提供的有关信息；——各级政府部门发布的有关文件和信息；——行业发布的有关文件和信息；——专门的信息服务机构提供的有关信息等。b)知识产权部负责组织相关部门和人员，识别法律、法规的适用性、有效性，编制法律、法规和其他要求的清单，并对法律法规和其他要求的合规性进行评价，及时更新法律、法规和其他要求清单。c)知识产权部负责公司执行的法律、法规和其他要求、合规性评价结果等信息的传递，将其传达给公司员工，以保证在使用处获得有效版本文件；本条款支持文件：《IPCX-003法律法规和其他要求控制程序》5.4职责、权限和沟通5.4.1管理者代表最高管理者应在企业最高管理层中指定一名成员，使其具有以下方面的职责和权限：a)贯彻总经理制定的管理方针，确保按GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》的要求建立、实施和有保持管理体系：b)主持管理体系内部审核，向总经理报告管理体系运行业绩和改进的需求；c)确保全体员工对知识产权方针和目标的认知和理解；d)知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；e)确保与管理体系有关事宜的外部沟通联络的有效性。5.4.2机构公司成立知识产权部，配备专业的专职工作人员，负责落实总体工作，具有以下方面的职责a)制定企业知识产权发展规划；b)建立知识产权管理绩效评价体系；c)参与监督和考核其他相关管理机构；d)负责企业知识产权的日常管理工作。其他管理机构配备兼职人员负责落实与本机构相关的知识产权工作。知识产权管理体系组织机构图，见附录3。知识产权管理体系职能分配表，见附录4。各部门知识产权工作职责，见附录5。5.4.3内部沟通最高管理者应确保知识产权部作为公司内部沟通与外部信息交流的归口部门，建立公司定期会议、汇报制度、工作总结、行政公文、电话、传真、宣传、拜访等等沟通机制和渠道，规定各部门沟通与信息交流有关的要求，并对公司内、外部沟通效果和过程进行监督、检查和考核，对存在的问题组织相关职能部门讨论改进。5.5管理评审5.5.1评审要求最高管理者应按策划的时间间隔评审公司管理体系，以确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。评审应包括评价管理体系改进的机会和变更的需要，包括管理方针和管理目标。管理评审采用多种形式，以专门会议形式进行，也可结合公司经营分析会议、战略评估会议进行。体系部协助最高管理者策划具体的管理评审，以专门会议形式开展时，则提前策划形成书面文件，并通知各部门参加管理评审会议并发言，最高管理者对管理体系现状的适宜性、充分性、有效性作出结论。体系部应保持管理评审的记录(见4.2.4)。XXX股份有限公司知识产权管理手册5.5.2评审输入a)知识产权方针的适宜性、有效性；c)体系(内、外部)审核结果；e)企业知识产权基本情况及风险评估信息；g)预防和纠正措施的实施情况，如对知识i)可能影响管理体系正常运行各方面出现的变化，如体制、法律法规、政策的变化等；j)资源需求。5.5.3评审输出a)对管理方针及管理目标改进建议；6.1人力资源6.1.1知识产权工作人员人力资源部对从事知识产权相关工作的人员，提供教育、培训求，包括规定相应的技能和经验要求，以使其胜任相应的工作。知6.1.2教育与培训c)对职能部门负责人，主要业务骨干的知识产权教育，根据自身特点和知识产权管理工作的实际需要，灵活实施，合理设置培训教育内容。d)新入职员工应当开展知识产权知识的宣传普及工作，以提高新入职员工的知识产权意识。e)通过培训等方式确保中、高层管理人员具有一定的知识产权意识。g)组织对研发部等与知识产权关系密切的岗位人员进行知识产权培训，确保具备相应的知识产权业务技能。h)保持员工教育、培训、技能和经验的所有记录。本条款支持文件：《IPCX-005人力资源管理控制程序》6.1.3人事合同人力资源部负责编制建立相关的制度、规范，加以实施，做到：公司应在劳动合同中明确员工的知识产权保护责任、权利和义务，约定知识产权权属、保密条款；明确发明创造人员享有的权利和负有的义务；必要时应约定竞业限制和补偿条款。本条款支持文件：《IPCX-005人力资源管理控制程序》6.1.4入职人力资源部负责编制建立相关的制度、规范，加以实施，做到：a)了解新进员工已有的知识产权权利义务，避免侵害他人知识产权，进行适当的知识产权背景调查和沟通，以及入职知识产权培训；b)对于研究开发等与知识产权关系密切的岗位，应要求新入职员工签署知识产权声明文件，明确期保密责任和义务。本条款支持文件：《IPCX-005人力资源管理控制程序》6.1.5离职人力资源部负责编制建立相关的制度、规范，加以实施，做到：a)对离职的员工进行相应的知识产权事项提醒；b)涉及核心知识产权的员工离职时，应签署离职知识产权协议或执行竞业限制协议。本条款支持文件：《IPCX-005人力资源管理控制程序》6.1.6激励人力资源部负责编制建立相关的制度、规范，加以实施，做到：a)明确员工知识产权创造、保护和运用的奖励和报酬；b)明确员工造成知识产权损失的责任。本条款支持文件：《IPGL-08知识产权奖罚制度》6.2基础设施XXX股份有限公司知识产权管理手册公司依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，根据需要配备相关资源，以确保知识产权管理体系的运行：a)软硬件设备，如知识产权管理软件、数据库、计算机和网络设施等；b)办公场所。公司依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，应设立知识产权经常性预算费用，以确保知识产权管理体系的运行：a)用于知识产权申请、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训等事项；b)用于知识产权管理机构运行；c)用于知识产权激励；d)当公司近两年持续发生知识产权诉讼案件时，可设立知识产权风险准备金，提高公司防御知识产权风险的能力，提供知识产权保护和弥补因本公司不可预见风险带来的损失。6.4信息资源公司依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：a)公司知识产权信息包括内部信息和外部信息，其收集和维护由知识产权部归口管理；——内部信息包括：专利、商标、版权、商业秘密、专有技术、许可证贸易等各类知识产权——外部信息包括：国家和各级政府有关知识产权的法律、法规和政策措施，国内外相关专利文献、商标注册等信息，相关专业期刊、图书、杂志等出版物记载的相关技术信息，竞争对手及其产品技术信息等。b)根据公司的产品、行业等情况识别信息的需求。c)识别并获得内部和外部的信息来源，建立信息收集渠道，及时获取所属领域、竞争对手的知识产权信息。d)对所获得信息进行分类筛选和分析加工，转换为对公司有用的知识，并传达给相关人员。e)评估使用信息所获得的收益，以便对信息和知识的管理进行改进。f)在对外信息发布之前进行相应审批。g)当收集积累的知识产权信息数量多到不便于日常管理、调阅、加工分析时，可以建立知识产权信息数据库，并有效维护和及时更新。本条款支持文件：《IPCX-006知识产权信息资源控制程序》XXX股份有限公司知识产权管理手册7.1获取公司依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，编制形成知识产权获取相关的控制程序，由知识产权部负责对以下方面所需的控制：a)公司根据知识产权目标，制定知识产权创造和取得的年度工作计划，明确所需要的知识产权的种类(如专利、商标、著作权等)及创造和取得的方式和途径；b)在知识产权获取前进行必要的检索和分析；c)保持知识产权获取记录；d)保障发明创造人员的署名权。本条款支持文件：《IPCX-007知识产权获取控制程序》7.2维护公司依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，编制形成知识产权维护相关的控制程序，由知识产权部负责对以下方面所需的控制：a)对公司拥有的知识产权按照性质、价值等进行分类，建立分类管理档案，进行日常维护；b)建立知识产权评估相关制度，由知识产权部与技术、市场部对拥有的各类知识产权进行价值评估，以便对放弃或维护该知识产权做出决策；c)知识产权权属变更时，根据公司相关制度，对变更及时办理相关手续；d)对知识产权权属放弃时，应明确审批程序和权限，办理手续，由知识产权部备案；e)建立知识产权分级管理机制，由综合部配备专职人员进行有效的监管和日常维护。本条款支持文件：《IPCX-008知识产权7.3运用7.3.1实施、许可和转让公司依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，编制形成知识产权实施、许可、转让相关的控制程序，以规定以下方面所需的控制：a)促进和监控知识产权的实施，必要时评估知识产权对企业的贡献；b)在知识产权实施、许可和转让前，应分别制定调查方案，并进行评估。本条款支持文件：《IPCX-009知识产权实施、许可和转让控制程序》7.3.2投融资在公司进行投资融资活动前，确认知识产权资产情况，应对相关知识产权开展尽职调查，进行风险和价值评估。在境外投资前，应针对目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，进行风险分析。知识产权管理手册7.3.3企业重缎份有限公7.3.4标准化b)牵头制定标准时，组织形成标准工作组的知识产权政策和工作程序。7.3.5联盟及相关组织a)参与知识产权联盟或其他组织前，应了解其知识产权政策，评估参与利弊；7.4保护7.4.1风险管理7.4.2争议处理公司依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，编制形成知识产权争议处理相a)及时发现和监控知识产权被侵犯的情况，适时运用行政和司法途径保护知识产权；XXX股份有限公司知识产权管理手册的争议解决方式。本条款支持文件：《IPCX-011知识产权法律纠纷处理控制程序》7.4.3涉外贸易市场部，在涉外贸易过程中，负责控制如下知识产权相关工作：a)产品出口前，应调查出口地的知识产权法律、政策及其执行情况，了解行业相关诉讼，分析可能涉及的他人知识产权，进行风险评估；b)产品出口前，应适时在出口地进行知识产权申请、注册和登记；c)对涉及知识产权的产品出口可采取相应的边境保护措施。本条款支持文件：《IPCX-012涉外贸易知识产权保护控制程序》7.5合同管理知识产权部负责对公司经营中签署的涉及知识产权内容合同进行规范的管理，明确知识产权权属、权利、义务条款，在合同签订前进行评审，并形成记录，以避免因知识产权问题遭受损失。a)合同主要包括公司与合作方的合同(如委外加工合同等),知识产权运用合同(如许可合同、转让合同等),产品贸易合同(如销售合同、展销会、进出口合同等),知识产权委托合同(如检索与分析、申请、诉讼、管理咨询等);b)公司签订对外合同或合同变更前，应当对合同中有关知识产权条款进行法律审查，根据合同的内容和性质，明确相应的知识产权权属和双方权利义务条款，并形成记录；c)知识产权委外业务应签订书面合同，对权属、保密等进行约定，包括：检索与分析、预警、申请、诉讼、侵权调查与鉴定、管理咨询等；d)在进行委托研发或合作研发时，应签订书面合同，约定知识产权权属、许可及利益分配、后续改进的权属和使用等；e)承担涉及国家重大专项等政府类科技项目时，应了解项目相关的知识产权管理规定，并按照要求进行管理。7.6保密公司依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，编制形成知识产权保密相关的控制程序，明确知识产权权属、权利、义务条款，由相关部门负责在秘密确认前进行评审，秘密确认后进行跟踪检查，以避免泄密遭受损失。a)明确涉密人员，设定保密等级和接触权限；b)明确可能造成知识产权流失的设备，规定使用目的、人员和方式；c)明确涉密信息，规定保密等级、期限和传递、保存及销毁的要求；XXX股份有限公司知识产权管理手册d)明确涉密区域，规定客户及参访人员活动范围等。本条款支持文件：《IPCX-014保密管理程序》研发部负责立项阶段的知识产权管理工作，包括：a)项目立项前要进行知识产权的检索调查，分析该项目所涉及的知识产权信息，包括各关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息等；b)通过知识产权分析及市场调研相结合，明确该产品潜在的合作伙伴和竞争对手；c)进行知识产权风险评估，并将评估结果、防范预案作为项目立项与整体预算的依据，避免d)编制立项报告(如新产品开发立项报告),立项报告内容应包括：对项目领域的科技文献、专利文献进行检索，对该技术领域的现有技术发展，知识产权和竞争对手状况进行分析；本条款支持文件：《IPCX-015立项知识产权控制程序》8.2研究开发研发部负责研究开发阶段的知识产权管理工作，包括：a)对该领域的知识产权信息、相关文献及其他公开信息进行检索，对项目的技术发展状况、知识产权状况和竞争对手状况等进行分析；b)在检索分析的基础上，制定知识产权规划；c)跟踪与监控研究开发活动中的知识产权，适时调整研究开发策略和内容，合理利用他人知识产权，规避侵权风险；d)督促研究人员及时报告研究开发成果；e)及时对研究开发成果进行评估和确认，明确保护方式和权益归属，适时形成知识产权；f)保留研究开发活动中形成的记录，并实施有效的管理。本条款支持文件：《IPCX-016研究开发知识产权控制程序》8.3采购公司对原材料、设备等采购活动加强知识产权管理，包括：a)在采购涉及知识产权的产品过程中，收集相关知识产权信息，以避免采购知识产权侵权产品，必要时应要求供方提供知识产权权属证明；b)做好供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料的管理和保密工作；XXX股份有限公司知识产权管理手册c)在采购合同中应明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等。本条款支持文件：《IPCX-017采购知识产权控制程序》8.4生产生产过程的知识产权应进行有效管理，对涉及知识产权的内容提交知识产权部组织评估，采取保护措施。生产阶段的知识产权管理包括：a)及时评估、确认生产过程中涉及产品与工艺方法的技术改进与创新、合理化建议、阶段性发明创造等成果，明确保护方式，适时形成知识产权；b)在委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作的过程中，在加工、生产合同中应设立知识产权条款，明确双方知识产权义务，界定权属、保密责任、许可使用范围、侵权责任承担等，必要时，应要求供方提供知识产权许可证明；c)保留生产活动中形成的记录，并实施有效的管理。本条款支持文件：《IPCX-018生产过程知识产权控制程序》8.5销售和售后销售和售后阶段的知识产权管理包括：a)产品销售前，市场部会同知识产权部对产品所涉及的知识产权状况进行全面审查和分析，制定知识产权保护和风险规避方案；b)在产品宣传、销售、会展等商业活动前制定知识产权保护或风险规避方案；c)市场部负责产品销售市场监控，一旦发现同类产品涉嫌侵犯公司知识产权，应进行重点信息收集，掌握对方侵权证据，积极采取维权措施，确保侵权行为能得到及时有效的制止和处理，建立和保持相关记录；d)产品升级或市场环境发生变化时，及时进行跟踪调查，调整知识产权策略和风险规避方案，适时形成新的知识产权。本条款支持文件：《IPCX-019销售和售后知识产权控制程序》9.1总则管理者代表应策划并实施以下方面所需的监视、测量、分析和改进过程：a)为确保业务过程中产品、软硬件设施设备符合知识产权有关要求；b)为确保知识产权管理体系的适宜性；c)为持续改进知识产权管理体系的有效性。XXX股份有限公司知识产权管理手册d)公司各部门按规定的职责，策划并实施监视、测量、分析和持续改进过程。按《IPCX-020内部审核控制程序》要求执行。9.2内部审核体系部依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》要求，定期进行内部审核，以确保其知识产权管理体系符合本标准的要求。审核结果作为管理评审的输入材料。a)体系部负责制定内部评审计划，报管理者代表审批后实施，并定期进行内部评价。b)内部审核人员应符合相应的资质要求。c)内部评审程序：(1)制定内部评审计划，包括评价目的、范围、准则、方法等。(2)评价准备，成立评审组，进行文件准备。(3)实施评审。(4)分析评审结果，编制评审报告，提出改进措施并跟踪验证。9.3分析与改进a)体系部制定和落实改进措施。b)改进措施的制定主要依据评审小组出具的评估数据及评估报告、公司知识产权方针、目标的贯彻情况、管理评审、审核结果、相关方提出的问题、不合格发现、纠正和预防措施的实施情况，包括针对日常体系过程检查发现的不合格而采取的改进措施的实施情况。c)体系部根据以上信息反映的问题，确定责任部门。由责任部门对问题进行原因分析，与知识产权部配合制定和落实改进措施，并实施改进。各相关部门负责本部门纠正和预防措施的实施，体系部负责跟踪和验证。改进活动应符合PDCA循环；一般步骤是：收集有关数据；数据整理分析；分析结果反馈；提出改进建议；建议确认和批准；实施改进建议；验证改进效果。各部门实施纠正措施和预防措施及其他适用的措施，实现改进目标。d)体系部追踪验证改进措施，以促进知识产权管理体系的持续改进。本条款支持文件：《IPCX-020内部审核控制程序》第27页共34页归口部门管理手册(一级文件)1知识产权管理手册程序文件(二级文件)1文件控制程序2外来文件和记录控制程序3法律法规和其他要求控制程序知识产权部4管理评审控制程序5人力资源管理控制程序人力资源部6知识产权信息资源控制程序知识产权部7知识产权获取控制程序知识产权部8知识产权维护控制程序知识产权部9知识产权实施、许可和转让控制程序知识产权部知识产权风险管理控制程序知识产权部知识产权法律纠纷处理控制程序知识产权部涉外贸易知识产权保护控制程序市场部合同管理控制程序知识产权部保密管理程序知识产权部立项知识产权控制程序研究开发知识产权控制程序生产过程知识产权控制程序生产部销售和售后知识产权控制程序市场部内部审核控制程序知识产权检索控制程序知识产权部制度、指导文件(三级文件)1知识产权管理总则知识产权部2专利管理制度知识产权部3商标管理制度知识产权部4企业著作权管理制度知识产权部5商业秘密管理制度知识产权部6知识产权奖罚制度人力资源部7知识产权应急方案知识产权部8知识产权部9标准要求与体系文件对照说明知识产权部第28页共34页保存部门11电子件22电子件33电子件44电子件55电子件66电子件77知识产权部电子件88知识产权部电子件长期9管理评审计划9电子件管理评审报告0电子件1知识产权部电子件培训工作计划2人力资源部电子件3人力资源部电子件知识产权奖励台账4人力资源部电子件知识产权奖励表5人力资源部电子件知识产权费用预算表6财务部电子件知识产权检索申请表7知识产权部电子件知识产权检索报告8知识产权部电子件知识产权申请审批表9知识产权部电子件知识产权管理台帐0知识产权部电子件长期知识产权变更、放弃申报审批表5知识产权部电子件第29页共34页XXX股份有限公司知识产权管理手册保存部门知识产权有效性评估报告6知识产权部电子件知识产权纠纷记录台账7知识产权部电子件输出国(地区)法律法规状况报告8知识产权部电子件知识产权海关备案记录9知识产权部电子件0知识产权部电子件立项报告1电子件立项知识产权状况分析报告2电子件研发项目知识产权规划3电子件4电子件知识产权评估报告5知识产权部电子件知识产权风险评估报告6知识产权部电子件内部审核计划7电子件内部审核检查表8电子件内部审核矫正通知单9电子件内部审核报告0电子件各部门知识产权工作职责1人力资源部电子件内部联系单2知识产权部电子件技术交底书3电子件4电子件5知识产权部电子件6知识产权部电子件知识产权信息收集渠道列表7知识产权部电子件第30页共34页XXX股份有限公司知识产权管理手册保存部门知识产权信息汇总表8知识产权部电子件长期知识产权信息分析报告9知识产权部电子件对外信息发布审查报告0知识产权部电子件知识产权获取工作计划表1知识产权部电子件2知识产权部电子件知识产权实施监控记录3知识产权部电子件发明创造奖申请表4人力资源部电子件发明创造奖评分表5人力资源部电子件知识产权尽职调查表7知识产权部电子件被侵权法律纠纷评估报告8知识产权部电子件被控侵权法律纠纷评估报告9知识产权部电子件知识产权海关备案评估表0知识产权部电子件项目合作伙伴或竞争对手清单1销售部电子件2人力资源部电子件企业相关方及其知识产权需求调查表3知识产权部电子件4电子件5电子件6知识产权部电子件7知识产权部电子件8知识产权部电子件9知识产权部电子件0知识产权部电子件第31页共34页XXX股份有限公司知识产权管理手册保存部门1知识产权部电子件知识产权管理软硬件设备清单2知识产权部电子件3知识产权部电子件必要专利信息披露表4知识产权部电子件必要专利实施许可声明表5知识产权部电子件6知识产权部电子件5知识产权部电子件绩效考核奖惩表6知识产权部电子件7市场部电子件8知识产权部电子件9人力资源部电子件0知识产权部电子件1知识产权部电子件项目市场调研信息2市场部电子件第32页共34页人力资源部人力资源部研发部质量部(体系)生产部采购部财务部市场部知识产权部管理者代表总经理第33页共34页体系部行政部人力研发部生产部采购部市场部财务部▲△△△△△△△△△4.2.1总则△△▲△△△△△△△4.2.2文件控制△△▲△△△△△△△△△▲△△△△△△△△△▲△△△△△△△5.1管理承诺▲△△△△△△△△△5.2知识产权方针△△△▲△△△△△△5.3策划5.3.1知识产权管理体系策划△△△▲△△△△△△△△△▲△△△△△△5.3.3法律和其他要求△△△▲△△△△△△5.4.1管理者代表△▲△5.4.2机构△△△▲△△△△△△△▲△△△△△△△△5.5管理评审5.5.1评审要求▲△△△△△△△△△5.5.2评审输入▲△△△△△△△△△5.5.3评审输出▲△△△△△△△△△6.1.1知识产权工作人员△△△▲6.1.2教育与培训△△△△▲△△△△△6.1.3人事合同△△△▲△△△△△6.1.4入职△△△▲△△△△△6.1.5离职△△△▲△△△△△6.1.6激励△△△△▲△△△△△△△▲△△△△△△△△▲△▲△△7.1获取△▲△△△7.2维护△▲△△△△7.3运用7.3.1实施、许可和转让△▲△△△第34页共34页XXX股份有限公司知识产权管理手册总经理体系部行政部研发部生产部采购部市场部财务部7.3.2投融资△▲△△▲△▲△△△△▲△△△△7.4保护△▲△△△△▲△△△△7.4.3涉外贸易△△▲△▲△△△△△△△▲△△△△△△8.1立项△△▲△△▲△△▲△△▲△△▲9.1总则△▲△△△△△△△△▲△△△△△△△△▲△△△△△△△注1:▲归口部门；△相关部门。第35页共34页部门5.5管理评审(1)确保知识产权管理体系实施运行并持续改进；(2)制定知识产权方针、目标；(3)建立和健全各级知识产权工作职责；(4)确保知识产权管理所需各项资源的配备；(5)主持管理评审。(1)贯彻总经理制定的知识产权方针、目标；(2)确保知识产权管理体系实施运行并持续改进；(3)主持管理体系内部审核；(4)向总经理报告管理体系运行绩效和改进的需求；(5)确保全体员工对知识产权方针和目标的认知和理解；(6)知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；4.2.1总则4.2.2文件控制(1)贯彻实施公司知识产权方针，完成分解目标；(2-1)知识产权体系的文件控制管理；(2-2)组织开展知识产权管理内部审核工作；(2-3)协助总经理开展管理评审；(3)对知识产权管理体系进行策划，确保持续改进；知识产权部划5.4.2机构7.2维护7.3.2投融资7.3.5联盟及相关组织7.6保密(1)贯彻实施公司知识产权方针，完成分解目标；(2)对知识产权管理体系进行策划，确保持续改进；(3)制定企业知识产权年度发展规划；(4)建立知识产权管理绩效评价体系，监督和考核其他相关管理机构；(5)负责企业知识产权的日常管理工作；(6)定期收集加工相关法律法规和知识产权信息；(7)负责企业对外信息发布之前的审批工作；(8)负责公司合同有关知识产权条款审查；(9)负责公司保密工作的规划、开展和监督；(10)负责知识产权管理所需软硬件设备及办公场所管理；(11)开展本部门的保密工作。6.1.1知识产权工作人员6.1.2教育与培训6.1.3人事合同(1)贯彻实施公司知识产权方针，完成分解目标；(2)制定知识产权工作人员岗位说明书；(3)开展知识产权教育培训工作；(4)负责人事合同的管理；(5)对入职、离职人员进行适当的知识产权管理；(6)负责知识产权相关的奖罚执行；(1)贯彻实施公司知识产权方针，完成分解目标；第36页共34页XXX股份有限公司知识产权管理手册部门(2)设立知识产权工作专项经费预算及预算执行的记录；(3)投融资活动前，提请知识产权部进行知识产权尽职调查；8.1立项(1)贯彻实施公司知识产权方针，完成分解目标；(2)立项阶段知识产权管理；(3)研发阶段知识产权管理；(1)贯彻实施公司知识产权方针，完成分解目标；(2)收集供应商相关资质资料，确认合格供应商；(3)采购合同、委托加工采购合同的知识产权管理；(4)采购信息的登记、管理和保密工作；(1)贯彻实施公司知识产权方针，完成分解目标；(2)负责对技术改造和创新的提案的汇报；(3)委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作合同的知识产权管理；(4)保留生产活动记录；市场部7.4.3涉外贸易8.5销售和售后(1)贯彻实施公司知识产权方针，完成分解目标；(2-1)在商业活动前制定知识产权保护或风险规避方案；(2-2)负责销售市场监控，定期汇报知识产权被侵权情况；(2-3)产品升级或市场环境变化时的跟踪调查并汇报；(3)涉外贸易的知识产权管理；受控秘密5修订履历1新版发行4术语及定义5.1.3三级文件(作业规范类文件)5.1.5各类文件编号、版次规则如下文件类别1一级文件知识产权管理手册2二级文件知识产权管理程序文件3管理类、作业规范类(规章制度、操作指导等)XXX股份有限公司文件控制程序4四级文件文件代码标准代码流水号版本/改次编号：>版本编号：A、B、C、D..…依此类推；改次编号：0、1、2、3、4、5依此类推5.2文件的编写2适用范围3术语与定义(即统计分析)和资料存档。引用文件或表单用“《》号要求如下：图形定义说明常规流程判定当换页或一个过程引用另一过程时使用流向过程与过程间流转的方向，表示"至"的意思7相关记录使用部门相关部门归档部门5.3文件的管理：5.3.1管理系统手册、程序文件、工作指示文件的管理编制《文件目录》或《受控文件清单》对程序文件和工作指示文件分别管理，文件发布、新增发布前要经过审核和批准，填写《文件会审单》,审核通过后发行；修订后再发布前重新审核和批准，填写《文件更改单》,审核通过后再发行；文件的发行通过填写《文件发放回收登记表》发行，并同时起草下发知识产权管理文件，通知企业知识产权管理体系覆盖的所有部门从即日起执行；一、二、三级文件的任何修改都做改版处理。文件作废需通过《文件处理审批单》审批后执行，纸质作废文件需加盖”作废文件”章由文控中心保管，电子件作废需在文件名上加注“作废”字样。内部文件制订、修改、审批、批准权限如下：文件级别审核1一级文件(管理手册)管理者代表管理者代表2二级文件(程序文件)各部门管理者代表3三级文件(制度文件)各部门管理者代表7四级文件(记录文件)各部门5.3.2记录类文件的管理记录文件的管理参考《IPCX-002外来文件和记录控制程序》,表单由《记录文件清单》和《记录清单台账》进行管理。5.3.3外来文件的管理1)外来文件以原文件名称和编号为索引，不再另行编号，编制《外来文件记录清单》,记录文件名名称、编号、修订或实施日期、收集日期、文件来源、主要执行部门等进行管理。2)外来文件均以电子文件的形式进行发放，如有纸档原稿文件交由文控中心保管。3)主要执行部门应及时关注外来文件更新状态，并收集最新版本，纸档文件加盖“作废文件”印章，按作废文件处理。5.3.4电子文件的管理由电脑操作员用其他分区的硬盘备份存档(网管设置权限),备份盘作好防尘、防磁、防毒、防静电等工作，根据情况按日期或类型进行识别检索，并定期对电脑进行杀毒、升级和维护，确保文件不丢失，电子文件保管人员应将文件设置密码保护，或设成只读，定期复查，未经授权人许可，任何人不得进行拷贝和外传，如需更新电子文件，则将旧文件直接删除，保留最新版本文件(如有需要可自行设置旧版本文件夹，隔离保存)。5.3.5文件的储存与保管1)所有文件可以用纸档或电子档保存，电子档保存要备份；2)失效文件的保存期限a.一、二级、三级文件保存五年以上；b.四级文件保存三年以上；5.3.6文件的保密管理1)密级及范围：公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级：a.专利技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；b.公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；c.公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议(涉及公司重要信息的),员工工资性收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级；d.公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。2)保密期限：一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保密期限为3年。具体管理参见《IPCX-014保密管理程序》7相关记录使用部门相关部门归档部门1各部门2各部门3各部门4各部门5各部门6各部门NGNGNGNGAA损毁/受控秘密4修订履历1新版发行1.1对公司涉及的知识产权相关外来文件和记录文件进行管理控制，明确相关文件的标识、贮存、保护、检4术语及定义4.1记录：根据公司体系文件规定实施的活动或服务中所产生的记录，以作为本公司体系运行有效性的客观5.1各相关部门：本部门使用表单的制定，并负责本部门产生的记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保5.2体系部：负责公司各类管理体系表单、记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存，以及过期记录的5.3管理者代表：表单制定、修改、废止的核准，包括记录管理的监督。6.1表单制定和修改6.1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。6.2表单的登记、发行6.2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。6.3记录填写要求1)记录应字迹清晰，易于辨认，对于表格中重要的和追溯性栏目(如合同号、日期等),填写时不准2)记录因书写错误修改时，可用双横线将错误内容划掉，重新书写正确内容，对于重要的和具有追溯3)记录中不需要填写的项目或栏目可以"/"划6.4.1记录填写完毕后，必要时由填写人的直接上级确认6.4.3各部门负责对本部门产生的记录进行收6.4.4记录一般以时间先后的顺序，根据实际情况按相应的时间期限(周、月、季、年)收集，填写《记录清单台帐》,以记录名称或编码分类标识(记录名称、保存期限等),编目、装订成册进行归档保存。跟随文件资料的记录表单(如合同评审单)等，随文件资料一起归档，不单独装订成册。6.5记录归档、存储和保管6.5.1体系部负责将各部门装订成册的记录汇总归档保存。6.5.2记录保管场所应避免潮湿，需防止记录变质、损坏和丢失。6.5.3记录的保管方式可以是多元化的。如电子记录、扫描存档等。6.6记录查询、借阅6.6.1因工作需要查询记录时不得损坏、涂改记录，应保证记录的完整性和真实性。6.6.2借阅原则：在持有部门现场查阅记录，若需要复印应先征得记录保管人员的同意。6.6.3合同或客户明确要求时，相关记录应提供给客户或其代表在定期内评估。6.7记录保存期限应注意以下要求6.7.1顾客要求记录的保存期限：客户重要质量记录保存按照客户要求的期限执行。6.7.2合同文件，顾客要求及更改文件、采购订单和修改该文件的保存期限至少为该产品或服务提供后12个月。6.7.3审核结果记录(认证机构审核、管理评审、内部审核)保存三年以上。6.7.4其他记录的保存期限具体依据《记录清单台帐》的规定实施。6.8记录的销毁6.8.1超过保存期限的记录，由保管责任人申请，经部门经理审批后自行销毁。6.8.2如是统一交由体系部保管的记录，过期后由体系部统一整理和销毁。6.9外来记录6.9.1外来文件(包含但不限于以下文件):(1)行政决定、司法判决、律师函等诉讼类外来文件。(2)国际标准、国家标准、行业标准等标准类外来文件。(3)与公司知识产权管理相关的法律，行政及地方法规、规章政策、办法、条例等规范性法律文件。包含但不限于以下文件：1)国家颁布的有关知识产权法律、法规；2)我国签订的国际条约；3)各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策；4)其他相关方所提出的要求。6.9.2外来记录应按记录性质由权责部门进行收集并交体系中心归口保存管理，对接收的外部记录，按提供部门或记录名称由体系中心分类管理，填写《法律法规及其他要求一览表》(例外情况：知识产权获取过程中的外来文件填写《知识产权管理台帐》,收集的外来知识产权信息填写《知识产权信息汇总表》),标明文件来源和获取时间，并依其性质确定保管方式和保存期限，并保存。使用部门相关部门归档部门1各执行部门21各执行部门3各执行部门4知识产权管理台帐各执行部门5知识产权信息汇总表各执行部门不适用。适用ANGA受控秘密3修订履历1新版发行1.1对公司涉及的知识产权管理有关的法律法规及其他要求进行管理控制，特制定本程序。2适用范围2.1适用于本公司知识产权管理相关法律法规及其他要求的管理控制，包括知识产权法律法规、行业或集团3参考文件3.1GB/T29490-2013《企业知4术语及定义4.1外来法律法规文件(包含但不限于以下文件)1)国家颁布的有关知识产权法律法规(如专利法、商标法等);2)涉及知识产权的相关法规(如计算机软件保护条例);3)我国签订的国际条约(如专利合作条约);4)各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策；5)其他相关方所提出的要求。5.1知识产权部：全面负责法律法规及其他要求的识别、获取、渠道管理、及时更新和传达等管理作业。6程序内容6.1法律法规等外来文件的收集、管理6.1.1知识产权部通过以下途径获取外来文1)从专业报纸、杂志获取。2)关注政府(国家、省、市各级)、部门(如科技局、知识产权局等)、行业官方网站或通过本地相关3)从知识产权代理机构等专业机构获取。6.1.2选择与确定适应性1)根据公司需要，选择与社会责任有关的法律、法规及其他要求，并确认其适应性。2)根据国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，确定其对公司生产经营的适应性。6.1.5涉密文件的存档保管依据IPCX-014《保密管理程序》进行。6.2档案管理6.2.1此类档案的管理由知识产权部根据档案性质分类管理。6.2.2任何人不得擅自在此类正式文件上随意加以标记或任意书写任何文字、符号；如需在文件上做标示、6.2.4档案的借阅1)应将文件有序整理，方便借阅。2)凡借阅档案，必须办理借阅登记，填写《文件借阅表》,原则上在指定地点查阅。3)如需借出档案，一般不得超过一周时间，如需延长必须重新办理借阅登记。归还档案时，办理注销借4)档案资料必须妥善保管，未经同意，不得复制或转借。5)借阅机密文件，需文件责任部门经理、知识产权部经理及行政副总批准；借阅秘密文件需知识产权部6)外部单位(第三方机构)查阅者，需总经理批准，办理手续方可查阅，一般情况下不借出。使用部门相关部门归档部门1知识产权信息收集渠道列表知识产权部各部门知识产权部2知识产权部各部门知识产权部3知识产权部各部门知识产权部9流程图受控秘密4修订履历1新版发行2适用范围3术语及定义3.1管理评审：内部管理体系评审，以确定管理体系的适宜性、有效性。4.1体系部：负责本控制程序的制定、修订，并经管理者代表审核、总经理4.2管理者代表：负责制定管理评审计划并报总经理批准。4.3总经理：负责组织定期召开管理评审会议。5.1制定管理评审计划资料的准备等。经总经理审批后，由体系部在实施管理评审前两周向各相关部门和人员发放.5.2管理评审相关内容(1)知识产权方针的适宜性、有效性；(2)管理目标的完成情况及新一轮目标分解计划；(3)知识产权管理程序改进建议；(4)资源需求；(5)企业经营目标、策略及新产品、新业务规划；(6)企业知识产权基本情况及风险评估信息；(7)技术、标准发展趋势；(8)体系(内、外部)前期审核结果；(9)以往管理评估及内审评估的跟踪措施实施情况及有效性；(10)体系运行问题经验采集表(11)绩效考核情况5.3评审会议组织5.3.1由总经理或其指定代理人主持，各部门经理或主管参加.(1)管理者代表作管理体系建立和运行情况报告或年度分析报告；(2)各职能部门汇报本年度管理情况和/或目标实现情况；(3)研究分析提交的书面评审资料；(4)提出管理评审结论的意见。5.4制定管理评审报告(1)评审的目的和范围、时间、参加评审的人员和组织；(2)评审计划的实施情况、评审的依据和内容(3)存在的问题及评审结论：a)管理方针和目标的改进建议b)体系文件符合性、适宜性和体系运行有效性的评价5.5纠正及预防措施(1)提出的待改进项目，体系部在会议后一周内向有关部门发出《内部审核矫正通知单》,有关部门应制定(2)由相关部门组织实施纠正和预防措施，并按时完成；(3)由管理评审引起的体系文件更改，按《IPCX-001文件控制程序》要求执行。(4)管理者代表指定人员对纠正及预防措施实施效果和完成时间进行检查、评价和记录，对存在的问题，5.6将评审相关资料归档整理，按《IPCX-002外来文件和记录控制程序》要求保存.6参考文件6.1IPCX-001文件控制程序序号表格编号使用部门相关部门归档部门1管理评审计划管理者代表各部门2管理评审报告管理者代表各部门3各部门各部门4内部审核矫正通知单各部门5内部审核报告各部门6绩效考核奖惩表知识产权部各部门知识产权部7企业知识产权基本情况及风险评估信息汇总/知识产权部各部门知识产权部 ANGANG受控秘密3修订履历1新版发行对承担公司知识产权管理职责的人员规定相应岗位的能力要求，并进行培训以满2适用范围3.1人力资源部3.1.2负责公司知识产权培训计划的制定及监督实施。3.1.3负责对公司不同层次的人员按业务领域和岗位要求进行知识产权教育培训。3.1.4负责与员工签订有关知识产权的劳动合同，合同中应当明确约定知识产权权属、保密、发明人权3.1.5负责对入职人员进行适当的知识产权背景调查。3.1.6负责对离职员工进行相应的知识产权事项提醒。3.1.7负责编制相关文件，明确员工知识产权创造、保护和运用的奖励和报酬，明确员工造成知识产权3.2知识产权管理者代表/总经理4术语及定义无5.1人才需求5.1.2、人力资源部从教育、培训、技能和经历等5.2入职招聘5.2.1、入职招聘员工需填写《入职知识产权背景调查表》,进行有相关知识产权背景调查；对与知识产权位还应当明确与知识产权相关的权利和义务；对于涉密人员还要补充签署《保密协议》,协议里约定5.3员工培训人力资源部制定《知识产权年度培训计划》,根据培训计划组织相关人员培训，培训按照知识产权工作5.4员工离职产权事项提醒；核心涉密人员离职，必须签订《保密协议》,核心涉密人员界定依据人力资源部制定的《涉6参考文件6.1GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》6.2IPCX-014保密管理程序XXX股份有限公司人力资资源管理控制程序7相关记录使用部门相关部门归档部门1各部门各部门人力资源部2培训工作计划人力资源部各部门人力资源部3人力资源部各部门人力资源部4人力资源部各部门人力资源部5人力资源部各部门人力资源部6人力资源部各部门人力资源部7人力资源部各部门人力资源部8人力资源部各部门人力资源部受控秘密4修订履历1新版发行1.1对公司涉及的知识产权信息资源进行控制，确保公司对知识产权信息的获取和利用及对外信息发布的有4.1.1内部信息：专利、商标、版权、商业秘密、专有技术、许可证贸易等各类知识产权信息。4.1.2外部信息：国家和各级政府有关知识产权的法律、法规和政策措施，国内外相关专利文献、商标注册等信息，相关专业期刊、图书、杂志等出版物记载的相关技术信5.1知识产权部5.1.1负责本控制程序的修订与完善，5.3其他部门6程序内容6.1建立及维护信息收集渠道6.2信息检索6.2.1所属领域知识产权信息检索知识产权部每月定期根据《知识产权信息收集渠道列表》开展检索。并的“所属领域”对有关所属领域进行知识产权信息的检索，检索范围包括专利、版权及商标等；并将检6.2.2竞争对手知识产权信息检索6.2.3信息分类筛选及分析加工将上诉信息检索产生的所有信息文件逐一进行筛选，挑选出重点的知识产权或竞争对6.3信息有效利用(1)科研项目立项、产品研究开发计划、规避设计等；(2)技术分析、市场分析、行业及竞争对手分析；(3)知识产权评估、侵权风险识别及预警机制；(4)文件、制度的变更，以及管理体系的调整、改进；(5)资源需求、规划等方面评估与决策；(6)管理评审输入，以及改进措施；(7)其他工作的持续改进。6.4对外发布信息管理6.4.1对外发布信息工作部署开展对外信息发布管理工作前，由知识产权部起草下发《知识产权管理文件理体系覆盖的所有部门从即日起按照《知识产权信息资源控制程序》的6.4要求开展对外信息发布工作。1)任何个人和部门在对外信息发布之前，必须经过审核通过方可发布。2)业务申请人需将对外发布的信息方案连同《对外信息发布审查报告》提交到知识产权部门进行审查。1)知识产权部对发布方案中涉及到的公司有关知识产权方面的技术、工艺、新产品等是否泄漏公司的商2)知识产权部审查内容还应该包括发布以上的信息是否侵权、是否涉及虚假宣传等，并填写审查意见。1)知识产权部根据审查意见对外信息发布内容，包括广告宣传、研发产品，财务审计等信息无异议