会计财务咨询系统的建置与导入

会计财务咨询系统的建置与导入

目录

2.1系统建置过程与方案2.2描述会计信息系统之工具2.3系统设计2.4数据库设计2.4SQL：关联式数据库查询语言图2.1新的系统需求系统需求降低成本改善顾客服务提升经营绩效配合经营策略更适切的决策讯息加强控管系统发展生命周期(systemsdevelopmentlifecycle，SDLC)

一、系统规划(systemsplanning)

二、系统分析(systemsanalysis)

三、系统设计(systemsdesign)

四、系统实施(systemsimplementation)

五、系统操作与维修(operationandmaintenance)

图2.2建立信息系统的过程规划实施系统操作与维修设计分析系统规划中初步提出的计划应分析下列三种可行性：

1.经济可行性：亦即要知道所提方案的成本与效益。2.技术可行性：分析该项作业的问题是不是能由信息科技解决。3.作业可行性：分析组织内的人力、财力与人员的态度等是否适合实施该方案。图2.3信息部门预算之主要成本项目1.硬件成本5.网络传输费用计算机及外围设备(如计算机机型、磁碟机、磁带机、列表机、终端机)购置、或租金、折旧费、保险费、维护费调制解调器、集讯机、路由机等之维护费、保险费、税捐、连线费用(以连线类型、应用、地点等计费)、顾问费2.软件成本6.用品耗材费用作业系统及其他系统软件、应用软件(租赁、折旧、维护费等)磁带、磁碟、微缩胶片、报表纸及其他办公室用品3.薪资与人事费用7.场地费用薪资(以人员、职务或小组区分，如系统分析师)、加班费、福利(税捐、保险费、休假及其他)、教育训练(为新软件、程序、应用系统之使用)、聘雇、资遣及调职费用办公室场地租金、电力、空调、水电4.办公室设备费用8.其他费用复印机、办公室系统、电话等(租赁、购置、租金、折旧、维修费等)差旅费、会议成本、教育训练、印刷费、邮资、电话、手册、杂志、书籍、顾问咨询费、外界服务、其他费用系统需求大致分成下列四项：

信息需求

首先要决定计算机作业所产生的报表是那些，可以在荧幕上查询的资料是那些，根据这些需求就能知道应输入那些资料，以及输入的资料需做那些处理。订出资讯需求就决定了计算机作业的输入资料、处理工作，以及输出信息的内容。组织需求

要确定为了配合计算机作业，原有的人力配置需作怎样的调整。控制需求

是指为了使计算机作业正确，并防止错误及舞弊，在系统设计时应注意的事项。硬设备需求

初步确定这套信息系统需要多大的计算机硬件网络设备，设备采用什么系统架构，以及需要那些计算机软件。

系统分析出来的各种方案可能有自建系统(buildin-housesystems)或购买套装软件(purchasecommercialsoftwarepackages)。若外购软件则设计阶段时需针对不足或不合用部分增加设计「客制程序」或称「外挂程序」。

图2.4系统建置过程与方案规划分析自建购买自建系统商用套装软件(如ERP系统)客制程序实施图2.5使用者同意后的雏型即正式实施实施系统雏型设计分析规划图2.6信息系统建立各阶段所产生的文件系统实施系统开发系统设计系统分析可行性研究设计阶段

项目计划规格逻辑设计规格技术设计规格产生文件可行性研究报告系统需求书系统规格系统说明书描述会计信息系统之工具

系统分析师在了解分析现况及设计新程序新制度时，须用到一些工具以描述现行制度及新制度，这些工具包括：

1.文件流程图，2.资料流图，

3.系统流程图，4.程序流程图，

5.决策逻辑表，6.档案或记录格式图，

7.资料方格图。

图2.7常用文件流程图符号发票单一表单文件32发票1三联发票A暂时交易性档案，未来仍会进一步处理者用以存放信息的文件，例如日记帐、分类帐则左边以黑实，以与输入被处理的文件，如支票、发票、订单、出货单等有所区分永久档案N表示数宇依数字顺序排列归档。以发票为例，依销货发票号码排列N人工作业图2.8销售收款文件流程图销售业务人员开始开立发票32发票1N客户1应收帐款会计发票3缴款单2应收款款分类帐1入帐更新应收帐款明细分类帐日记簿N2出纳收款员来自客户背书公司账户名称并编写缴款单321N客户2支票图2.9资料流图符号或

(圆形)(圆角长方形)

或(两平行线)(三边长方形)(方形)(箭头)外部个体(externalentity)资料流向(dataflow)处理(process)资料储存处(datastore)代表与系统有关的其他外界机构、单位或个人表示资料或表报的流向表示资料或表报的处理表示储存资料档或表报的地方图2.10资料流图(一阶)

1.0计算加班工时员工加班时数档案现场负责人4.0计算员工旷工时数请假单档案员工旷工时数2.0审核请假员工底薪5.0计算员工薪资员工旷工时数档案员工旷工记录薪资记录档案薪工单人事总务长3.0计算各种请假时数加班卡未核准请假单员工加班时数代扣所得税及保险费工时卡薪工单各种请假时数员工已核准请假单员工请假记录员工加班记录员工津贴员工基本资料档案薪资※

表示须再分解(decompose)图2.11资料流图(二阶)

※

表示须再分解(decompose)5.1计算时薪员工加班时数档案5.2计算应加金额应扣金额5.3计算应扣金额员工底薪5.4计算全薪员工旷工时数档案员工旷工记录5.5扣除半薪代扣所得税及保险费员工时薪各种请假时数全薪员工加班记录应加金额员工基本资料档案薪工单薪资记录档案图2.12DataStore定义之例子薪资记录档案员工编号姓名加班津贴奖金请假扣薪旷工扣薪代扣所得税代扣保险费日期员工资料实作日数底薪应加金额应扣金额实发金额加班时数加班费职务津贴伙食津贴车辆保养夜点费其余津贴绩效奖金全勤奖金图2.13处理逻辑说明之例释5.1计算时薪

REPEATGET员工底薪FROM员工基本料档案将员工底薪除以30天而得到日薪将日薪除以8小时而得到时薪

UNTIL所有的员工基本资料档案都读完送出各员工时薪5.2.1计算加班费

REPEATGET员工时薪

GET员工加班记录FROM员工加班时数档案将甲种加班时数乘上员工时薪乘上2倍而得到甲种加班费将乙种加班时数乘上员工时薪乘上1.66倍而得到乙种加班费将丙种加班时数乘上员工时薪乘上1.33倍而得到丙种加班费将丁种加班时数乘上员工时薪乘上1倍而得到丁种加班费将甲乙丙丁四种加班费相加而得加班费送出加班费

UNTIL每个员工的加班费都算出5.2.2计算奖金

REPEATIF员工没有全勤THEN

不发全勤奖金

ENDIF

将绩效奖金与全勤奖金相加而得奖金

一些流程图经常使用到的符号支票开立销货发票打印采购单文件单据(Document)：任何书面单据，如支票、或销货发票。人工处理程序(ManualProcess)：任何人工作业，如开立销货发票或编制银行调节表。处理(Process)：任何作业，无论以人工、机械、或计算机执行均属之。通常和人工处理符号交互运用。但通常是指计算机处理程序。排列顺序不与主机连线，而是离线储存(Offlinestorage)，例如挂在架上的磁带。一些流程图经常使用到的符号按日期归档开始(结束)A流程线(Flowlines)：指示单据流向的线条，除非以箭头表示其他方向，否则不是向下就是向右。注解(Annotation)：用以评注或说明，如按序归档（或按日期，字母…等等）。表示程序的开始或结束。连结点(Connector)：转出或进入流程图的另一部份。用以避免过多的流程线交叉，转出及转入或连结，通常以字母或阿拉伯数字表示。顾客转页连结点(Offpageconnector)：表示转入或转出流程图项目的来源或终止点。一些流程图经常使用到的符号自客户处收取现金否是存量低于安全存量?输入／输出(Input/Output)：用以代替转页连结点，表示转入或转出流程图的资料。决策(Decision)：表明是否之决策所引起的选择行动。打孔纸带显示器存储器磁碟在线储存磁带打孔卡片图2.14应付帐款系统流程图供应商应付帐款主档应付帐款档待采购订货档供应商历史档待收货采购单据待付款凭单档传票交易档会计总帐作业业报表编制作业成本控制作业应付帐款作业输入发票批次总数验收单N应付帐款承办员执行来自订货作业验收单供应商发票显示错误及例外人工审核并加总审校资料凭单汇总表验收单供应商发票付款凭单显示错误及例外更新应付帐款核准付款图2.15程序流程图例释测试是否符合条件不符合符合执行A执行B2.选择型执行A执行B1.简单顺序型AB测试条件是否符合符合A执行A3.循环型B不符合图2.16决策逻辑表图(a)由流程图编制决策逻辑表打印发票打印捡货单否是否是存量＞订货量AB信用等级AAA？订单处理123条件信用等级AAA？YN-订货量＜存量Y-N动作打印仓库捡货单X打印发票X至A执行程序X至B执行程序X图2.16决策逻辑表IFHOURS＞40THENG_PAY＝40

WAGE

＋1.5

WAGE

(HOURS－40)ELSEGPAY＝HOURS

WAGE,

：：图(b)由计算机程序编制决策逻辑表薪资处理12条件HOURS＞40YN动作计算包括加班费的薪水总额X计算薪资总额X图2.17资料格式图记录长度(R.L)=62区段长度(B.L)=6200区段目数(B.F)=100日期ˍˍˍˍˍˍˍ设计师ˍˍˍˍˍˍ系统：应付帐款

发票号码AN

厂商代号AN

开票日期N

金额N(二位小数)

付款期限N折扣天数N

折扣%N

折扣额N(二位小数)

实际付款日期N

支票账号N12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849505152535455565758596061626364图2.18资料方格图档案资料项薪资异动档薪资主档员工编号ˇˇ员工姓名

ˇ薪资率ˇˇ身份证号码

ˇ图2.19交易处理的基本工作基本活动说明记录交易事件更新主档

打印报表或文件处理查询记录交易事件的重要属性，如销售单、订货单的资料。许多交易处理需要建立并维护一套主档(masterfile)，以储存与该交易有关企业个体之永久性或历史性资料。譬如说，计算员工的薪水，必须知道其工资率、扣缴项目等。这些资料均存在一员工主档中。在进行交易处理时，必须确定主档中的资料为最新的。报表或文件是交易处理工作的产出，一般有定期性报表与突发性报表两种。将交易资料集合起来，随意因工作需要，调取任何一笔交易记录供人使用。系统设计

一、输入设计二、交易处理时机三、资料档的种类与储存媒体之决定

图2.20计算机化交易事件记录方法之举例说明交易交易记录方法说明拜访客户时所接之订单人工记录由销货员填具订单。电话订购由终端机键入由销货员接电话时当场由键盘输入。采购人工记录或由终端机键入可由人工填具采购单，或由采购员由终端机键入。乙存存款

人工记录或由终端机键入客户自行填具存款单，而行员由终端机键入，或客户自行由存款机键入。航空班机订位终端机键入直接由终端机键入。输入设计

(一)表单设计(documentdesign)原则(二)画面设计(screendesign)

(三)选择输入装置(四)代码设计(五)输入资料核验

代码设计(一)代码设计方法

1.依顺序编号(sequentialcode)

2.区段编号(blockcode)

3.依类别编号(classificationcode)

4.代码中各码分别代表不同项目(Hierarchical)

5.记忆代码(MnemonicCode)

(二)代码中加检查码

图2.21常见的资料核验方法遗漏检验该输入之资料却为空白的情况合格的资料长度资料长度不符资料种类检验例如该是数字资料，检查是否包含文字或特殊符号范围或合理度检验该资料是否在预期之范围内，如库存量为负数则不合理不合理的代号如检查输入之会计科目编号，是否在编号范围内核验测试说明与原先储存的资料比较如将客户退款资料与应收帐款主档中之余额相比较图2.22e化交易处理之方式e化交易处理方式资料准备资料处理与编表整批处理批次批次实时键入整批处理实时批次实时处理实时实时图2.23三种交易处理方式之比较系统类型特性优点缺点整批处理待交易事件累积一批后，才一并输入计算机处理之节省计算机的作业时间，提高作业能量成本最低无法提供最新资料资料键入工作易形成工作瓶颈实时键入整批处理交易事件发生后，资料立刻键入计算机暂存，作整批处理资料随时键入，不致造成工作瓶颈对原始资料而言，计算机可以随时提供最新资料成本较高对汇总性资料而言，计算机无法提供最新资料实时处理交易事件发生后，立刻输入资料，立刻处理，立刻显现处理结果资料随时键入，不致造成工作瓶颈使用者可以在短期间内知道处理结果，有最新资料成本最高需要较新技术E-R模型设计法

一、决定个体二、决定关系三、决定属性四、决定键值栏位

图2.24销货发票发票号码：

发票日期：

客户信用等级：客户编号：运货日期： 客用赊销额度：客户名称： 销货总额：客户地址： 营业税：销货单号码： 付款条件：序号品号 品名／规格单位数量单价 金额 备注

图2.25部分订单系统E-R模式图业务人员ll处理接洽MllllllMllMl下订单顾客MMMMNN欠产生收到应收帐款产生发票包含MM产品提供供应商被采购采购单接受图2.26个体属性释例顾客名称电话号码付款条件顾客账号住址信用额度目前余额l欠M应收帐款发票号码顾客编号日期交易金额余额图2.27键值释例lMMlMlMllllMNMMlMlMlNlN员工编号业务员处理接洽客户账号订单号码订单产生销货发票号码销货发票包含产生下收到应收帐款发票号码欠顾客产品编号产品提供接受被采购采购单采购单号码供应商供应商编号资料未正规化之问题(一)新增一笔记录所产生的问题

(二)删除一笔记录所产生的问题

(三)异动一笔记录所产生的问题

正规化法

(一)第一正规化格式(firstnormalform)若一笔纪录没有包括重覆的数据项，则为第一次正规化格式