Oracle财务系统应付账款模块操作手册(一)

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GML财务系统用户操作手册

应付账款模块（AP）

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GMLAccountingPayablesSolution(CN)24Mar.08.doc

GML_应付关键用户培训材料(CN)24MarO8.ppt

GML_应付最终用户培训材料(CN)_25MarO8.ppt

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族森哲

发票业务处理

Oracle应付账款模块中常用的发票类型主要为标准、预付款、借项通知单、贷项通知单和费用报表等。

标准发票

业务描述

标准发票适用于如下业务：商品采购发票、非商品采购发票、商品类供应商押金、促销员押金、代收

业务和摇摇车业务。

本节为Oracle应付模块应付发票的基本操作，是后续章节的基础，请相关人员熟练掌握本节的操作。

操作过程

发票录入

职责：应付会计

路径:〉发票批

1.在发票批上点击鼠标左键两次，“发票批”界面打开。

录入发票批名，建议批名命名规则为“录入人姓名拼音缩写-年月日”，如王静2008年4月1日录入

的发票批，批名为:WJ-080401o

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庭春哲

2.在“发票”窗口中选择“标准”发票类型。

3.在“供应商”下拉列表中选择供应商名称，供应商编号系统会自动默认出来。

注释：

选择供应商时可在查找栏输入供应商名称的关键字，前后再加上通配符“治”，如，要查找供应商：湖

南中粮可口可乐饮料有限公司，可输入查找条件：％可口％,点击查找，在弹出的供应商名称列表中用

光标指定符合条件的供应商，然后点击“确定”按钮。

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庭春哲

o发・(GML_OUJ<(MMA他080401

批技刎总颉实际总颊

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活动。)，1四霰览(Q)分配(Q)累购订单▼匹配包)

4.在“地点”下拉列表中选择供应商地点。

5.输入“发票日期”，或通过选择［TAB］键接受应付款管理系统的默认值：当日。

6.输入“发票编号”：

注释：

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族森哲

应付款管理系统不允许为同一供应商输入重复的发票编号。如果有原始发票实际编号的，直接采用原

始发票实际编号作为发票编号；如果没有原始发票实际编号的，则建议采用如下规则手工编号：发票

批名-2位流水号，如王静在发票批“町-080401”中输入的第一张发票的发票编号为：WJ-080401-01

7.输入发票的“发票额”和“摘要”。

8.在“分配集”下拉列表中选择发票的分配集（可选操作）。

注释：

选择分配集后，应付款管理系统会自动将分配集上定义的会计科目作为此发票的分配行科目。

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庭春哲

(GML_OU_K0O1)-WJ080401

批控制总项实际总桢

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已入住否

点击确定

活动61四ffi»(Q)分配(D)呆购订单-匹配(M)

9.在描述性弹性域中录入发票头上的现金流量类别。

10.其他信息如无需更改，可直接采用系统默认值。

注释：GL日期决定了该发票入账期间，系统默认的是当前口期。如果在下月初补录上月的发票，则

应洛GL日期修改为上月的日期。例：4月1日补录3月31日的发票，则应将GL日期改为"l-MaL2008”

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庭春哲

o发票《GML_OU_K001)・WJ・080401

批控副总领!

国GML

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如无需更改，可直接

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-已付金⑥「皮溪伏密一审杜伏;5一

0.00状毒年过审批

已人住麻一循定审批人

11.点击“分配”按钮，进入发票“分配”界面。“分配”界面中的“编号”、“类型”、“账户”

由系统自动默认，手工输入“金额”和“摘要”。

注释：由于在发票头上选择了“分配集”，因此分配行的“账户”会由系统自动默认。如果在发票头

上没有选择“分配集”，则需要手工输入分配行的“账户”。

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庭春哲

12.如果行项目上的现金流量类别与头上指定的现金流量类别不一致，则需要在行的描述性弹性域中

指定行项目的现金流量类别。录入完毕后保存，然后关闭分配界面，返回到发票界面，再录入下

一条应付发票。

发票验证

职责：应付主管

路径:）发票批〉发票

13.验证发票。用应付主管的职责进入“发票批”，查找到需要验证的发票，点击“活动”按钮，进

入“发票活动”窗口，勾选“验证”复选框，点击“确定”按钮。

注释：发票在进行“验证”前，除发票类型信息不能更改以外，其他信息如供应商、日期、发票编号、

金额、摘要和账户等信息均可以更改，而一旦验证了发票，则发票的各项信息都不允许修改，如果发

现发票有误，只能采取取消发票，再录入一张正确的发票的方法进行更正。

勾选“验

证”复选框

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庭春哲

O发雪(GML_OU_K001)・WJ・U80401

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点击确定

2000.00

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活动(D1(A)收览(0)分配(D)果典订单匹配(M)

创建会计分录

职责：应付主管

路径:＞发票批》发票

14.为发票创建会计分录。发票验证后，如需要立即查看发票的会计分录，可再次点击“活动”按钮,

进入“发票活动”窗口，勾选“创建会计科FI”复选框，点击“确定”按钮。

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庭春哲

15.查看发票会计分录。点击菜单栏“工具”项下的“查看会计科目”键，可查询到此发票对应的会

计分录。

除Oracle应用产品GMLUAT环境

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接春哲

借项通知单

业务描述

借项通知单适用丁商品类供应商的扣点业务。

操作过程

职责：应付会计

路径：》发票批

1.录入发票头信息。查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“借项通知单”，发票金额必须为

负数，其他信息的录入方法同标准发票。

2.录入发票分配行信息。点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入负数“金额”、“账户”、

“摘要”和现金流量类别等信息，保存。

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庭春哲

3.验证发票，创建会计科目。

操作过程同标准发票。

4.查看会计分录。可以看到借/贷项通知单的会计分录，其负数金额是通过转换借贷来实现的，金额

是正数，而不是负数。

O发票(GMLOUK001)-WJ-080401

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庭春哲

贷项通知单

业务描述

贷项通知单适用丁GML的代付业务。

操作过程

职责：应付会计

路径：》发票批

1.录入发票头信息。查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“贷项通知单”，发票金额必须为

负数，其他信息的录入方法同标准发票。

2.录入发票分配行信息。点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入负数“金额”、“账户”、

“摘要”和现金流量类别等信息，保存。

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庭春哲

3.验证发票后，创建会计科目。

操作过程同标准发票。

4.查看会计分录。可以看到借/贷项通知单的会计分录，其负数金额是通过转换借贷来实现的，金额

是正数，而不是负数。

O发票(GMLOUK001)-WJ-080401

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庭春哲

预付款发票

业务描述

预付款发票适用丁如下业务：商品类供应商预付款、非商品类供应商的预付款、现采员的现金支票借

支以及员工借支和备用金借支业务。

供应商预付款申请后，应付会计根据已批准的预付款申请单据，在应付模决录入预付款发票。将来收

到供应商发票后，由财务确认是否需要冲销预付款，如需冲销，则在应付模块中录入标准发票核销原

预付款发票

员工向公司借支现金时，也应先录入预付款发票，以后再用费用报表发票来核销预付款发票。如果有

余就退回，则应录入•张标准类型的虚拟发票来核销预付发票。

操作过程

预付款录入

职责：应付会计

路径：》发票批

1.录入发票头信息。查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“预付款”，其他信息的录入方法

同标准发票。

注释：“预付款类型”默认为“临时”，对于一般预付款/借支发票，取默认值；对于备用金借支发

票，需要将其更改为“永久”。

O友烹(GML_OU_K001)♦WJ080401

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类型供应商偿也商骗号地点发票日期发票墉号发票币种发票颉(］分配案播英

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庭春哲

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活动(D1⑥|於览9)||分配①))［采婀盯单I匹配(M)

2,录入发票分配行信息。点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入“金额”、“摘要”和现金

流量类别等信息。

注释：预付款发票的分配行账户由系统根据对应供应商地点下定义的预付款科目自动带出，但可修

改。

3.验证发票后，创建会计科目

操作过程同标准发票。

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庭春哲

4.查看会计分录

O发菜(GML_OU_KOOD-WJ.080401

5.支付预付款发票。预付款发票验证通过后，由应付会计在付款工作台进行支付操作。付款操作步

骤参见“付款业务处理”。注意：对预付款发票只能进行全额支付。

怏速|农行东匕支行4823快速付款标识

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已入帐麻一

活动⑴.

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已支付过的预付款发票的状态变为“可用”，只有此状态的预付款发票才可用来核销发票。

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接春哲

O我孽(GMLJDU_K001)-WJ-080401

批发利总前

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预付款核销

职责：应付会计

路径：》发票批

1.查找或录入发票。

注释：如果有已经录入好的、可以进行付款的发票，则可直接将此发票查找出来进行核销。如果供应

商的发票还没有录入，则需先录入一张标准发票，然后再核销。

在录入供应商的标准发票时，如果该供应商有可用的预付款发票，则系统会自动提示信息“预付款可

用于核销供应商的发票”，以提醒操作人员不要忘记核销预付款。

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庭春哲

O次雪(GML_OU_K001)•W>080401

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2GMLS

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活动(T).1⑥辑览(Q)分配(Q)呆则订单▼匹配口)

该提示不会影响发票的录入，点击“确定”可继续录入发票信息。

发票录入完毕后，由应付主管进行验证和创建会计科目。

2.核销预付款。点击“活动”按钮，打开“发票活动”窗口，勾选“核销/撤消核销预付款”复选框,

点击“确定”。

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庭春哲

O度宗(GML_OU_KQ01)・WJ080401

进入核销界面。界面的上半部分显示的是可用于核销的预付款发票的信息。将“核销”的勾打上，并

输入要核销的金额，该金额不能超过预付款发票可用余额。

输入完毕，点击右下角“核销/撤消核销”按钮，进行核销。

核销完毕后，上核销的预付款发票的信息将显示在该界面的下半部分。

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庭春哲

3.撤消核销。如果要撤消对预付款发票的核销，可将“撤消核销”的勾打上，再点击“核销/撤消核

销”按钮。

4.重新验证发票并创建会计分录。核销完预付款的发票需要重新验证和创建会计分录。

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庭春哲

操作过程同标准发票。

5.查看会计分录。会计可通过查看生成的会计分录来验证账户的正确性，事件编号为1的账户行，

是标准发票生成会计分录，编号为2的是核销发票生成的会计分录“将光标点到相应的账户行上,

则该账户的性质会反映在右下角的“事件类型”中。

费用报表

业务描述

费用报表发票主要适用于员工的一般费用报销业务，即员工在差旅、办公等过程中发生的费用的报销

业务。

操作过程

职责：应付会计

路径：＞发票批

1.录入发票头信息。查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“费用报表”，其他信息的录入方

法同标准发票。

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族族哲

2.录入发票分配行信息。点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入“金额”、“账户”、“摘

要”和现金流量类别等信息，保存。

o分配（GML_OU_KOO1>M08O4O1-O5.KOO191300或群

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3.验证发票，创建会计科目。

操作过程同标准发票。

4.查看会计分录。

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族森哲

(OMLOUK001)-W>080401

退回借支款业务

业务描述

适用于员工在进行费用报销时，员工的预借款大于实际的费用支出需要退回余款的业务处理。

操作过程

1.员工借支时，在系统中录入一张预付款发票，操作步骤见“预付款录入”

2.员工发生实际费用支出后，按照一般费用报销流程处理，在系统中录入一张费用报表发票，并核

销预付款发票。操作步骤参见“费用报表”和“预付款核销”。

3.如果有余款需要退回，则需要再录入一张该员工的“标准”类型的虚拟发票，分配借方账户为“备

用金/借支-AP/AR中转”，并用该发票核销剩余的可用预付款发票，操作步骤参见“标准发票”

和“预付款核销”。

4.之后，再在应收模块录入杂项收款，借方科目为“银行存款”，贷方科目为“备用金/借支-AP/AR

中转”，操作步骤见《GML_应收模块操作手册》

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庭春哲

付款业务处理

本章主要介绍如何在应付模块处理付款业务。应付模块的付款类型有：人工、快速、和成批付款。

注：只有通过验证的发票才可进行付款。

单一付款

业务描述

会计利用此功能对验证通过的发票进行逐笔付款/退款的操作。

操作过程

付款录入

职责：应付会计

路径：付款录入〉付款

1.进入付款操作界面。在付款上点击鼠标左键两次，“付款”界面打开＜

2.录入付款头信息。选择付款类型，选择银行账户和单据，系统自动产生单据编号，输入付款日期,

选择供应商名称和地点。

注释：“人工”类型的单一付款可以支付一个供应商不同地点的发票；“快速”类型单一付款只能支

付同一个供应商地点的发票。

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庭春哲

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已入帐No

3.选择发票。点击“输入/调整发票”按钮，进入“选择发票”界面。选择要付款的发票编号，输入

付款金额。

注释：可通过修改付款金额对一张发票进行全额或部分支付，也可一次支付多张发票。在选择完一张

要付款的发票后，将光标放到下一行，可选择另一张发票进行合并支付。

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庭春哲

O卡秋(GMLOUJCOOI)

收蚊人名称

K001.段30.防中电可

付献演（］

点击保存按钮，完成付款。

O付秋(GML_OU_K001)::：

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4.创建会计分录。点击“活动”按钮，进入“付款活动”窗口，勾选“创建会计科目”复选框，点

击“确定”按钮。

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庭春哲

o付”(GML_OU_KOQ1)

类型银行联户3。付款活动怅户F

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