应用文写作基础知识

应用文写作基础知识

应用文写作基础知识1

应用文的种类繁多，可以从不同的角度划分成不同的类别。

一、按其处理事情的性质划分

可以分为公务类应用文和私务类应用文。

公务类应用文是指为处理国家和集体的事务而写作和使用的应用文，即通常

所说的公文。

私务类应用文是指为处理个人的事务而写作和使用的应用文，即通常所说的

个人日常应用文书。

二、按表达方式划分

有记叙文、说明文、议论文。

记叙文是以记叙为主要表达方式的应用文;说明文是以说明为主要表达方式

的应用文;议论文是以议论为主要表达方式的应用文。

三、按使用领域划分

（一）行政类应用文

行政类应用文包括国家行政机关公文和日常行政公文。

1.国家行政机关公文

国家行政机关公文是指国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》

中所规定的命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批

复、意见、函、会议纪要十三类十三种公文。国家机关公文是国家机关、社会团

体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指

导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息。公文制作比较

严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文

处理办法，区分每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确

保其使用效率。

2.日常行政机关公文

日常行政机关公文是指上述国家法定的行政机关公文以外的一些事务文件。

是指简报、计划、总结、调查报告、规章制度，介绍信、证明信等用来处理单位

内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文。它们的行文格式不像公文那

样严格，制作也比较自由。E常事务公文不具有法定的权威，一般不单独行文，

如有必要，需另行备文，按法定公文处理，否则只作为参考材料。有些日常事务

公文还可在报刊上发表。

（二）专业工作应用文

专业工作应用文是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要

而专门形成和使用的应用文。由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的

差异。这样，在长期的工作实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的应用文，

称为专业工作应用文。专业应用文除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的

专业特点，外行人是不能写好的，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市

场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等;司

法部门常用的起诉书、判决书、证词、辩护词、立案报告、破案报告;文教部门

常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例;医务工作常用的病历、处方、

护理日志、诊断证明书、死亡报告;外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、

备忘录、国际公约、联合公报等等。

在各类应用文中，专业工作应用文涉及的面最广，发展最快。随着社会经济

的发展和科学技术的进步，社会分工会越来越细，为适应工作需要随事立体的应

用写作新形式，也将会不断增多。

（三）日常生活应用文

日常生活应用文主要指个人用来处理日常生活事务和礼仪的应用文，如书

信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记。日常生活应用文与个人的日常

生活、人际交往活动关系密切，使用范围很广。日常生活应用文虽然也有一定的

格式，但不十分严格，写作较灵活自由。

以上只是从大的方面来划分。如果进一步，还可根据行文方向、内容性质或

其他管理文件的标准来划分。

应用文写作基础知识2

一、【结构】

1.结构的含义

结构是指—内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料所进行的有

机组合和编排，又称谋篇布局。_的结构具有两重含义；一是宏观结构，即_

的总体构思、大体框架;二是微观结构，即对—的层次、段落、开头、结尾、过

渡、照应和主次的具体设计。

作用：

①使—言之有体。“体”指体裁。应用文在长期的写作实践过程中，大都形

成了比较固定的结构形态，也叫程式。

②使一言之有序。合理安排结构，就是根据一定的思路，将零散的材料组织

起来，使之条理清楚，成为一个有机的整体。

①层次与段落。层次是—中作者表达主题的阶段和次序，是—内容展开的次

序。层次体现了事物发展的阶段，是问题的各个侧面和作者思维的过程，乂称为

“意义段”、“逻辑段”、“章”、“节”等。段落，又称“自然段”，是组成

_、表达思想最基本、相对独立的最小单位。段落的形式是层次的再分割，是—

意思的间歇或转换，以换行为为标志。两者有明显的区别，层次侧重于内容的划

分，段落侧重于文字形式的表现。有时一个段落恰好是一个层次，有时几个段落

表现一个层次或一个段落内有几个层次。安排层次有两种模式：

(1)纵式，即思路纵向展开的结构方式。具体有两种类型：时间顺序式和逻

辑顺序式。前者是按照事物的生产流程、事情或事件的发展过程或时间的先后顺

序安排层次。需要注意的是，采用这种结构方式，不能事无巨细地记流水账，要

抓住事物发展的关键环节。逻辑顺序关系是按照事理内在的逻辑顺序安排层次。

这种逻辑关系表现为：现象一一本质，原因一一结果，宏观一一微观，个别一一

般等。按照这样的关系先后为序、环环相扣、层层递进地安排结构，就是逻辑顺

序。

(2)横式，即思维横向发展的结构方式。表现在形式上，它是把整体划分为

若干相对的层次，各层次之间互不交织、平等并列，从不同方面和角度共同揭示

了事物的整体面貌和主旨，或按照空间方位的变换，或按照材料的不同性质和类

型，或按照问题的不同侧面等。这种结构形式，在应用写作中运用很广泛，述职

报告、调查报告、总结等均可采用。

②过渡与照应。过渡是指层次与段落之间的衔接与转换，在一中起着承上启

下、穿针引线的作用。照应是指—内容的前后呼应和关照，可以使—结构周密严

谨，浑然一体，还能使某些关键内容得到强调，突出主题。

一般情况下，当内容由总到分或由分到总时、意思转换时以及表达方式变化

时，需要安排过渡。过渡的形式有段落、句子或词语飞如上下文空隙大，转折也

很大，常用过渡段连结。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特

此如下通告”、“现将有关事项告知如下”、“为此，特制定本条例”等作过渡。

在意思转折不大的情况下，多用关联词，如“因为”、“所以“、“但是”等作

为过渡词。

在应用文中，常用的照应方法有：

(1)首尾照应，即在—的结尾处，把开头交待的事或提出的问题再次提起，

有的进一步加以概括、归纳、补充，如论文、总结、调查报告等。

(2)文题照应，即指在行文中时时照应标题，对主题加以强调、提示。如大

多数公文标题中都包含着“事由”，—内容自然要与标题相照应。

(3)文中照应，即—自身前后内容间的照应，如某些细节和问题在行文中不

断被提起，这样能强化印象，更好地实现作者的表达意图。

③开头与结尾。开头是全篇—的第一步，可以起到统领全篇，展开全文的作

用。结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写

作目的。

常见的开头方式有：

(1)目的式。就是将写作的目的和意义直接说明。一些公文常用这种方式，

常用介词“为”、“为了”领起。

(2)根据式。就是开头阐明撰文的根据，或引据政策法令和规定指示，或引

述全文，或引据事实和道理，常用“根据”、“按照”、“遵照”等领起下文。

应用文写作基础知识3

一、判断题

1、标题中不能出现阿拉伯数字如“度全市国税工作总结表彰大会开幕词”。

(0)

2、公文附件的形式可以是附表、附图和文字。（1

3、公文的成文日期应用汉字书写。

4、在13种公文中，上行文包括报告、通报、通知、请示、意见、函。0

5、公文写作是代表一级机关立言，是“经国之大业”，。“政事之先务”

（1）

6、任何公文的标题都必须三要素俱全，请示也不能例（0）外。

7、应用文以实际应用为目的，写作时要采用惯用的格式。1

8、公文的主送机关（即主耍受文机关）应当使用全称或规范化的简称、统

称.1

9、公文的成文日期通常排列在正文后的右下角（右空四字）“零”写为“0二。

用汉字书写。（1）10、公文的结构层次序数第一层为“一”、第二层为“（一）”、

第三层为“1.”,第四层“（1）”。111、通知、通报、报告、请示、意见、函

等文种属于税收事务文书。（0）

12、述职报告、讲话稿、总结、简报等文种属于常用行政公文。0

13、述职报告是指领导定期向选举或任命机构以及本单位的职工干部所作的

工作汇报。0

14、述职报告要围绕岗位职责和工作目标讲述自己的工作，尤其要体现个人

作用，不能写成工作总结。（1）15、述职报告要突出重点，对影响全局、有创

造性、有开拓性的特色工作重点着笔，力求详尽具体，而对日常性、一般性工作

的表述则尽量简洁，略作介绍即可。1

16、我们常说的讲话要得体，指的就是讲话要符合讲话者的身份、习惯、风

格和讲话场合的要求。117、讲话稿开头的总的要求是：要能充分调动听众的注

意力，并能引出主体内容。1

18、领导讲话要把握现场的气氛和场合，见什么人讲什么话。（0）

19、演讲稿语言生动要求使用叙述、议论、描写、说明、表达方式。（0）

20、在演讲中借用名人名言会给人故弄玄虚的感觉。（1）

21、撰写竞选演讲稿一定要充分展示自己。为了取得良好的效果，既要注意

内容的客观性，又要开展合理的想象，对某些材料进行典型的艺术加工。0

22、制定工作计划与方案，要明确“做什么”“怎样做”的问题。1

23、工作要点不属于“计划与方案”的范畴。（0）

24、制定计划首先耍考虑计划的可行性，即符合下情，其次还耍考虑计划的

政策性，即符合上级精神。025、总结是单位（或个人）对过去一定阶段所做工

作或开展活动进行全面、系统的分析、研究和评价。126、总结是一种比较灵活

的应用文体，它既是机关单位内部的工作公文，又可以作为新闻媒体的经验性通

讯报道，还可以写成研究规律的论文。（1）

27、无论观点如何，只要材料典型，总结的质量便高。（0）

28、写总结是探索规律的，要有个性，主次分明，突出重点。（1）

29、写个人总结，要重在写明担负的工作责任，不一定（0）要写出个人的

工作感受。（D

30、工作简报语言要简洁明了，力求一个“简”字。35、调查报告的写作，

要求“用事实说话”。调查报告。的写作，要求“用事实说话”（1）

31、事实胜于雄辩。调查报告是用事实说话，只要详尽而具体地列举大量各

种各样的事实，就能将话说好，说出令人信服的道理。（0）

32、会议纪要是具有纪实性和指导性的事务文书。（）

33、在十三种行政公文中，使用频率最高的公文是通知,（1）

34、通告是政府或有关单位用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公

文。(0)

35、通报的写作，一定要注意概括情况与典型情况相结合，特别突出现在情

况，历史情况则可有可无。036、适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或

情况的公文文种称为通报。(1)

37、通报和通知一样，一般都属于下行文，但通报有时也可用于上行和平行。

(0)

38、表彰性通报、批评性通报的标题务必准确概括、恰(1)当表述被表彰

者的先进事迹或被批评者的错误行为。44、请示是主动向上级机关请求指示、批

准的公文，文中一定要有请求事项。1

39、请示有时由于正文内容己经说明清楚，也可不采用结尾词语，自然结尾。

(0)

40、请示要坚持“一文一事”的原则，切忌“一文数事”。(1)

41、“报告”和“请示”虽是两种性质、用途不同的文种，但在实际工作中

有时却可以互用。(0)42、请示的内容集中单一，一文一事，其结构也比较固

定；而报告涉及内容较为广泛，结构比较灵活。143、意见是对重要问题提出见

解和处埋办法的公文，具有指导性和针对性的特点，因此只能向卜行文。公文主

旨，是指确定公文的主要意旨、意图，即每篇公文中行文目的和基本思想观点、

意图。它贯穿于全文的全部内容，集中地表现了对客观事物的感受、认识和理解。

()

44、公文决定具有“法规”和“规章”作用，绝不能与国家宪法、法律相悖。

(1)

45、决定的事项应明确而具体，用语要准确，内容要得当，表述要谦恭有礼。

(0)

46、向不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项，用请示行文。0

47、凡是向不相隶属的机关（无论是高级别、低级别还是相同级别行文一律

使用函。55、决定一般分为指挥性决定和知照性决定。（1）

二、单项选择

1、公文写作中所采用的论证方法，主要有例证法、（c）、因果法。A论述

法b分析法c对比法实证法

2、下列分析不正确的一项是（b）a“职务转正考核述职报告”采用单标题,

一目了然b述职报告要使用双标题述职人的姓名字不出现在题目中c标题中可以

采用阿拉伯数字

3、演讲稿在选材上要求（a）a精练、生动b层次分明c衔接恰当d安排有

序

4、写好一篇调查报告的决定性基础是（c）a大量占有材料b用典型材料阐

明观点c认真分析研究材料d注意表达方式

5、写作调查报告，在表达方式上，要做到（d）a只叙不议b只议不叙c议

多叙少d叙议结合6、《国家行政机关公文处理办法》规定的行政公文中，除某

种公文外，应当加盖印章。这某种公文指的是（b）a通知b会议纪要c通报d

通告

7、转发性通知不能转发（b）a上级机关的公文b下级机关的公文c同级机

关的公文d不相隶属机关的公文

8、适用于在一定范围内公布社会各方面应当遵守或者底知的事项的公文叫

（d）a公告b通报c决定d通告

9、有篇通报第一部分概述了5月份税收收入完成和增长的情况，第二部份

具体分析了收入增长的原因，并提出了卜一步确保实现收入目标的具体要求和工

作措施。这篇通报是（c）a表扬性通报b批评性通报c情况通报d知照性通报

10、某项工作的审批权本属于上级机关，需例行请求批准的手续。这种请求

批准的请示公文的行文时间应在（a）a工作开始之前b工作结束之后c工作开

始后被领导发现之时d工作取得经验或出现问题之中

11、报告这一公文对所写内容和所用语言要求严格，非常讲究，不能随意而

行。它所表达的内容和使用的语言都是（c）a宣传性的b论说性的c陈述性的d

指令性的

12、下列要素中不属于公文标题范畴的是（b）a单位b要点c内容d文种

13、下列关于行政机关公文成文日期的书写哪项是正确的（b）a7月8日b

二00三年七月八日c二00三年壹月五日d二00三年四月

14、公文正文的内容必须符合（c）a上级的需要b为人民服务的精神c便

于执行和检查的原则d时事政治

15、下列标题中有错误的一个是（c）a国家税务总局关于全面加强税收执

法监督工作的决定b_市国家税务局关于5月份税收收入情况的通报c_区国家

日兑务局建设，程规划许可证的函d国家税务总局关于在全国税务系统进一步推

行岗位责任制的意见

16、规范性公文的规范性表现在（a）a规范性的行文和格式b文件结构的

周密有效c文件的文字条理清楚d文件的语言简约不繁

17、起着上情下达、下情上传、左右沟通、交流经验作用的公文文种是（c）

a总结b计划c简报d调查报告

18、对未来一定时期工作作出打算和安排的公文文种是（d）a简报b总结c

调查报告d计划19、有段述职报告在谈“精心组织税收业务工作”时，提出了

以打好“四大战役”为主线、精心组织实施税收工作大合唱的构想：一是科技兴

正兑战役；二是依法治税战役；三是促产增税战役；四是文明办税战役。从以上四

点可以看出这段文字论述过程的主要特点是（c）a中心突出，事实典型b论据

有力，逻辑严密c层次清楚，条理分明d由浅入深，语言简洁

20、某述职报告最后写道：“以上报告，请领导和同志们评议，欢迎对我的

工作多提宝贵意见，并借此机会向一贯关心、支持和帮助我的各位领导、各位同

志表示诚挚的谢”这个结尾所采用的是（意。b）a总结归纳式结尾b谦逊式结

尾c表决心式结尾d综合使用以上三式结尾

21、写讲话稿时，把总论点分为几个分论点，每一个部分阐述一个分论点，

分论点与分论点之间成平行关系。这样安排主体结构的写作方法叫（c）a递进

式b螺旋式c并列式d交叉结网式

22、对工作实践进行全面、深刻概括，找出经验和教训的公文文种是（a）a

总结b简报c计划d方案23、总结写作要做到（c）a材料统领观点b观点支撑

材料c观点与材料统一d观点与材料平分24、题为《度工作总结》正文在宏观

上分为五个方面：一、主要成绩；二、基本做法；三、主要经验；四、存在的问

题；五、工作打算，即“成绩一一情况一一经验一一问题一一打算”。这是常见

的一种程序化的写法，其结构叫做（c）a条文式结构b比较式结构c五段式结

构d总分式结构25、简报的语言要用（b）a口头语言b书面语言c模糊语言d

新潮语言28、下列各字中不属于简报写作要求的是（c）a新b简c快d多

26、在例文《—市国家税务局关于度工作的报告》中有“为搞好税收宣传，

提高公民纳税的意识，我们精心组织了一年一度的'税收宣传月’活动”的话。

它使用了（c）a祈使式强调b复指式强调c前置式强调d后置式

27、强调《关于表彰—先进集体和先进个人的（c）》a通知b通报c决定d

通告

28、《—区国家税务局关于申请建设工程规划许可证的（a）》a函b意见c

请小d报告

三、多项选择题

1、公文生效的标志是ada印章b文件头c发文字号d领导签署

2、撰写公文选择文种的依据是（abed）a工作关系b行文目的c职权范围d

政策法规

3、公文的标题在实际运用中可以有（abed）形式。a发文机关+事由+文

种b发文机关+文种c事由+文种d文种

4、与一般_相比，机关应用文的特点是（abd）a时效性b实用性c形象性

d程式性

5、公文的主要特点有（abed）a作者的法定性b体式的规范性c制发的程

序性d作用的权威性6、常用的总结分类主要有（bed）a长期总结b单位总结c

个人总结d专题总结

7、下列公文属于或部分属于平行文的是（abc）a意见b函c通知d决定

8、述职报告的导言包括（ab）a任职介绍b任职评价c任职说明d任职描

述

9、写作述职报告个性鲜明要求（abc）a突出个性b展示个人风格和魅力c

不要千人一面d相同的岗位述职报告大体相同

10、对“在我们共同探讨税文化这个主题的时候，我们早已相识，因为我们

同是共和国国土上和蓝天下的纳税义务人”分析正确的是（ab）a开门见山式的

开头，直接切入主题b用语亲切，与听众沟通感情c采用了简要介绍法d以问候

语作为开场白

11、比赛演讲稿的写作要求一般是（abed）a把握论说性b把握表演性c把

握感染性d把握互动性12、计划的特点主要有（abc）a指导性b执行性c预见

性d激励性

13、《XX国税分局关于开展整顿和规范税收秩序专项检查的实施方案》包

括开展活动的指导思想、组织

领导、检查对象、检查内容、检查时间、检查步骤、检查要求等。从这个提

纲看，该项实施方案具有较强的（ae）a针对性b综合性c宏观性d适应性e可

操作性

14、各类总结的写作要求主要是（abed）a注意分析，总结规律b一分为二,

事实求是详略得当，c重点突出d条理清楚，用语确切

15、调查报告是为了工作需要和特定目的而撰写的，有鲜明的特点，主要包

括（bee）a反映的内容广泛b针对性强c用事实说明d政策的灵活性大e揭示

规律性

16、写作调查报告的步骤要求，一般认为有（abed）a确定主题b拟定提纲

c占有资料d叙议结合17、通知事项是通知正文的主体内容，包括什么事情和具

体要求等。这部分常见的结构形式有（abe）a分条列项式归纳式b条表综合式c

纵横交错式d篇段合一式

18、通报的主体，也即是其主要内容，它通常由（be）构成。a形势b情况

c分析d号召19^请示的正文包括（abd）a请示缘由b请示事项c请示日期d

请示结语

20、拟写报告，要克服的是（ae）a流于形式，言之无物b篇幅规范，不长

不短c内容繁杂，言不及义21、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，

它具有（abc）的特点。a行文的多向性b内容的广泛性c功能的多样化d语言

的个性化

22、下列事项中，可以用函来处理的有（ad）a、X县人事局拟撰文请求县

财政局拨给补干考试办公费b、X县纪委拟向地委汇报重大案件查处情况c、X

市教委拟向所属学校公布初中毕业统考时间及要求d、

A县工商局委托B县工商局协助调查A县个体户张X在B县营业状况

23、下列文种属于行政公文的是（ace）a通告b总结c请示d讲话稿e批

复

24、公文按行文方向分，可以分为上行文、平行文、下行文。意见属于（abc）

a上行文b平行文c下行文

25、在以汇报成绩和经验为主的报告中，介绍工作经验时，要具体要求写清

（acd）a、取得成绩的原因b、创造的经济价值c、介绍行之有效的办法d、总

结带有规律性的体会

四、简答题

1、现行公文的种类有哪些？现行公文有12种：（1）命令（令）（2）决定

（3）通告（4）公告（6）通报

（5）通知（8）请示（7）报告（9）批复（10）函（11）意见（12）会议纪

要。

2、什么叫上行文？它包括哪些文种？答：下级机关向上级机关报送的文件

叫上行文。它包括报告、请示，有时也用“意见”、“函”e

3、什么叫平行文？它包括哪些文种？答：平行文是指平级或不相隶属机关

之间递送的公文。包括“函”，有时也用“意见”、“通知”。

4、什么叫下行文？它包括哪些文种？答：下行文是指上级机关向下级机关

发送的文件。包括命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、意见，

有时也用“函”

5、通知有哪些种类？

6、通报正文主体部分应如何写？（见217页）

7、报告的正文部分包括哪些内容？（见230页）

8、请示的正文部分包括哪些内容？（见244页）

9、报告与请示的不同点是什么？（2）答：报告与请示的不同点有（1）目

的作用不同；（3）行文时限不同。内容结构不同；

10、函的写作，应该注意什么？（见265页）

11、述职报告的写作耍求是什么？（见16页）

12、个人总结的写作要求是什么？（见120页）

13、述职报告的标题有哪些不同写法？14、述职报告的写作要求是什么？

（P16）

14、计划的正文一般写哪些内容？答：计划正文部分的内容主要包括开头、

主体、结尾三部分。开头简要说明制订计划的指导思想、目的、依据等；主体写

目标和任务、办法与措施、时间的安排；结尾提出完成计划的要求和希望。

应用文写作基础知识4

公文的概念：公文是国家机关，社会团体及企事业单位在公务活动中，为行

使法定职权而制作的文件。它能够跨越时间，空间的限制，有效地传递公务活动

所需要的信息。因而行政公文虽然数量不多，但却是应用文中的一个主要门类。

一、决定

决定的适用范围

决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容，它是一种带有制约，规

范，指导作用的卜行文，对于卜级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力，

是一种兼具领导性与规定性的公文。决定以机关名义发布，以国家行政机关为例,

按照有关法律，决定的发布机关是国务院，国务院各部委，以及县级以上（含县

级）地方各级人民政府；乡，民族乡，镇人民政府也可以发布决定。决定适用于对

重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关

不适当的决定事项。

决定的写法

决定的格式主要由标题，正文，签署和日期组成。1,标题决定的标题应当

精炼地反映决定的主要内容，通常要求写全项标题，即发文机关，事由和文种。

2,正文决定的正文，应具体表达决定原由及对具体事项或行动的意见，要求，

方法，措施等内容。具体写法有两种:宣告性决定，因其内容相对简单，篇幅又

较短小，所以，常按〃决定原由〃，〃决定内容〃的顺序作篇段合一的方法来进行表

述。指挥性和表彰性决定，因其内容相对复杂，所以，常采用二部式结构表述：

第一部分是开头，阐明决定的原由；第二部分是主体，阐明对有关事项或行动的

意见，要求，方法，措施等内容，可按一定逻辑顺序分条列项进行表述;有时也

可采用小标题的方式来表述。3,签署及日期决定的签署与其他行政公文一样，

在正文的右下方签上发文机关及成文日期，其中，如果是需要明确通过决定的时

间及会议，则可将二者写在标题的下方。撰写决定的注意事项:第一，要注意决

定的必要性。第二，要注意决定的正确性。

二、通知

通知的适用范围??在机关，团体和企事业中，作为通用公文的〃通知〃是应用

范围广，使用频率高的一个文种。通知适用于批转下级机关相关的公文，转发上

级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者

执行的事项，任免人员。通知的适用范围广，从公布国家的政策法令，到基层单

位的事务告知，无论是党，政，军机关，群众团体，还是企事业单位，上至中央,

下至地方，单位无论大小都可以使用通知这种公文形式。由于通知的限定性小，

机动性，灵活性大，所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时，常常考虑

用通知来发文。通知均以机关名义发布。

通知的写法与撰写注意事项??通知的写作格式由标题，受文单位，正文，签

署和日期几部分组成。标题常用的写法有两种:一种是发文机关，事由，文种三

要素俱全，另一种标题是只有发文事由和文种两要素，受文单位即被通知对象或

主送单位，一般是单位，有时也可是个人。通知的正文多用祈使语句，适当配以

说明语句，而且口气坚定，不容置疑。签署和日期通知的正文结束后还要将发文

机关名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章。

撰写通知的注意事项：

第一，要认真仔细。第二，被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位

可以是一个，

可以是几个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。如使

用〃省政府有关部门〃一类略称，所附发文单位则应写明〃有关部门〃的名称，以避

免发文不全，贻误工作。

三、报告

报告的适用范围

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告从

性质上看是一种陈述性的公文;从行文关系上看，是一种典型的上行文。

报告的特点第一，已然性。第二，总结性。第三，陈述性。

报告的种类

报告，按其呈报要求可分为呈报性报告，呈转性和呈复性报告。报告，按其

内容可分为综合报告和专题报告，工作报告和情况报告，以及调查报告。

报告的写法与撰写注意事项

报告的写法?报告由标题，主送机关，正文，落款及日期四部分组成。1,标

题一般由规范化的〃三要素〃的写法即发文机关，报告内容和报告组成，也可以由

事由和文种组成，省略其发文单位。2,主送单位主送机关写在正文前第一行。3,

正文报告的正文一般也分为开头，主体和结尾三部分组成。正文的开头，一般是

简要说明报告的目的或有关情况，有时是对报告的情况作简要概括。采用的方式

常用说明式或概括式。

正文的主体应集中反映报告的核心内容。其具体写法，因报告种类不同而略

有差异。综合性报告及呈报性报告，专题报告，因是汇报工作，按其内容基本上

是采用顺叙法。呈转性报告，因其主要目的是反映对具体问题的意见，所以其内

容安排亦采取顺叙法，正文的结尾，一般的报告多无特殊的结尾，汇报完毕，即

告结束。结尾常用语是〃以上报告，如有不妥，请指正。〃呈转性报告，其结尾比

较固定，常用语是〃以上报告，如无不妥，请批转XXX,XXX贯彻执行。〃

落款及日期如果标题是〃两要素〃的写法，或者即使标题是〃三要素〃写法，为

了郑重起见，则先落款即发文单位全称，再写成文的日期。

撰写报告应注意的事项：

第一，要注意明确写作目的。一是根据目的确定报告的具体种类，二是根据

目的选择典型材料和重点内容。第二，报告的材料应确实，可靠。第三，报告里

的观点要正确。第四，文字要简练。

四、请示

请示的适用范围

请示适用于向上级机关请求指示，批准。请示从行文关系看，它是一种典型

的上行文，从性质上看是期复性公文。上级机关收到请示后，应当及时给予指示,

批复。请示一般以机关的名义发出，在国家行政机关中，为了明确行政领导负责

制，重要的请示，比如涉及有关全国或者一个地区，一个方面工作的方针，政策,

计划和重大行政措施等事项的请不，也可以由机关的止职行政领导签署发出。

请示的特点：

第一，行文关系具有固定性。请示的行文不能超越法定的隶属关系，而且一

般是逐级行文。第二，行文的内容具有单一性。凡较规范的请示，都是具有这种

单一性的，即一篇请示的公文只写一件事或一个问题，亦即所谓的〃一文一事〃，

〃一事一请示〃。这样做的原因是由行政管理权限及行文效果所决定的。第三，行

文目的鲜明性。这主要表现在两个方面:一是对请示事项或何题所持的意见是非

常明确的;二是对上级机关的有关请求也同样是非常明确的。在这里，一切的含

糊其辞都是不允许的

请示与报告的区别

第一，行文目的不同。请示用于向上级请求指示或批准某些事项，待上级明

确审批意见

后再开展或结束工作，在请示中可以向上级明确提出务必予以答复的要求；

报告却不能请求指示或批准，更不能要求必须复文。第二，两个文种的作用不同。

请示对工作起到启始或中续作用;报告则起到汇报工作，反映情况供上级了解或

参考的作用。第三，两个文种的形成时间不同。请示只能在事前，报告则在事后

或事情进行当中形成。四、请示的写法请示由标题，主送单位，正文，签署及日

期组成。1,标题请示的标题由请示单位的法定名称，事由（请示事项）和文种（请

示）组成。标题中的事由必须是请示的主要内容的精炼概括，一般为请示事项或

问题的名目。2,主送单位即请示单位的直接上级机关。如有双重隶属关系时，

则应主送能够直接批复的隶属上级，另者则以〃抄报〃处理，即主送单位只能是一

个。不要轻易越级行文，如因特殊需要，必须越级行文时，应在报送更高的隶属

上级机关的同时、抄报被越过的直接隶属的上级机关。3,正文请示的正文包括

请示缘由，请示事项及请示批准的希望或要求。请示缘由部分应简明扼要地写出

导致提出请示事项或问题的主要情况，也是构成原因的主要理由。第二部分的请

小事项是全文的重点，明确提出请不的事项或问题以及相应的具体意见。最后一

部分是向上级机关提出请求批准的希望或要求，常用语有〃妥否，请批准〃〃以上

请示，可妥，请指示〃等，如果是呈转性请示，结尾时常写〃以上请示，如同意，

请批转XXXX地执行〃等。以上内容，视繁简程度，可分别作一段或若干段安

排。

4,签署及时间请示全文之后要写上请示单位的全称和请示正式签发的时间，

完整的年，月，日。

请示撰写的注意事项

第一，必须做到〃一文一事一请示〃。

第二，撰写请示事项时，意见要具体明确，决不能含混不清，不知可否。

第三，凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者，应事先商同有关单位，或

在请示中加以说明;不能在主送的同时抄给下级机关。

第四，一定要把请示与报告区分开来，不能混用，亦不能写成〃请示报告〃。

五、批复

批复的适用范围

批复，是上级机关根据有关的方针，政策和法律法规，依据自身的职权，针

对下级机关的请示事项所作书面形式的答复。批复表达了领导机关对下级机关要

开展某项工作或者处置某种事项所持的态度，或指示性意见。因此，批复具有强

制约束力和严肃郑重性，并有很强的针对性和结论性，受文者必须贯彻执行。

批复适用于答复下级机关的请示事项。

批复是专门针对下级机关的请示而发的，一般是〃一请示一批复〃，不涉及请

示以外的其他事项。它属于指示性下行文。

批复的用途

主要是通过对请示事项的具体答复或指示，实行对下级单位的具体指导，对

全局工作及时协调。

三、批复与批示同属于上级机关发往下级机关的指导性公文，但它们有明显

的区别。批复是专门答复下级机关请示事项的，内容具有明显的指导性，属于被

动发文;批示是上级机关对某些问题或某项工作发表的指导性意见，其内容常常

有较强的针对性和参考作用，属主动发文。

四、批复的写法与撰写注意事项

1、标题批复的标题一般都是规范的“三要素”的写法，即由发文单位的全称,

事由和文种构成，也有的批复的标题由事由和文种构成。

2、主送单位批复的主送单位即原请示单位，换言之即答复是谁的请示，主

送单位就应

该是谁，若带有普遍指导意义的，需要发给下级机关，则用〃抄送〃的形式。

另外，标题中如有请示单位的，则不必再写主送单位。3、正文批复的正文一般

都很简短，因为它不像通知和指示那样详细阐述道理或意义，也不必像请示那样

充分说明理由，而是答复问题。正文一般由〃引语〃和〃答复意见〃两部分组成。4、

落款及时间批复因具有通知和指示的性质，所以文中要写发文机关名称和成文具

体时间；如果标题中己有发文机关名称，正文后也不再落款而只写成文日期。但

无论是哪一种都必须加盖发文机关公章，以示严肃性。撰写批复的注意事项

第一，针对性和真实性。写批复意见必须依照党和国家的方针，政策，针对

所请示的问题，并核实请示原由的真实性，实事求是地给予明确答复。第二，明

确性和具体性。写批复，意见要明确，不可模棱两可，意见还应尽量具体，以利

下级机关执行。第三，及时性和一致性。批复是答复请示事项的公文，对请示事

项的答复，一定要及时，以免误事。凡请示事项涉及到其他部门或地区的问题，

批复前要尽快与其协商，取得一致意见，然后写成批复意见，以利于下级机关的

实施。第四，正确使用〃批复〃与〃答复函〃两个文种。批复是一种针对〃请示〃而发

的卜行文，作者必须是受文机关的上级领导或指导机关，否则不能使用这一文种。

六、函

函的适用范围

函，也称公函，是商洽性公文。各级各类机关在开展工作中经常需要与平行

或不相隶属的机关进行联系，以便更好地协调工作事项,这种联系常用〃函〃进行。

函，国家机关，企事业单位都可以使用。它是公文中运用最为灵活的一个文种。

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事

项。

函与批复的区别：

首先，可以从概念上加以界定。函是用来相互商洽工作，询问和答复问题，

向有关主管部门请求批准的。批复是专门用来答复请示事项的。其次，从作用与

行文关系上来区分。批复的作用仅限于有隶属关系或业务主管关系的上级对所管

辖的机关单位行文，准与不准的态度鲜明，往往具有通知和指示的性质，它只能

是下行文。而函的答复更多为平级行文，并只是商洽性，联系与咨询的答复，一

般情况都是平行文。

请示函与请示的区别：

公文处理中，平行单位之间请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生，

虽然它们都有请示的性质，但它们也有明显的区别，主要有以下两点:第一，请

示是上行文，函是平行文。第二，请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导

与被领导的关系，函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系。

函的写法

函的一般格式主要包括:标题，主送单位，正文，落款与时间。

标题函的标题是全要素标题，即包括发文单位，事由及文种。其中事由应是

对止文主要内容的标准而精炼的概括。

正文函的正文是文件的主要部分。强调就事论事，应直陈其事。第一部分是

叙述事项，第二部分说明希望和要求。去函的正文先写商洽，请求，询问或告知

的事项，然后提出希望，请求或要求。最后明确提出〃以上意见可否，请函复〃，

〃敬请函复〃，〃特此函告〃等。〃事项〃部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写

什么，应简单扼要，又要交待清楚。〃要求〃部分可多可少，如果事项很简单，而

且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成;如果事项复杂些，或要求多些可

以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一

级，要求的‘口气都是谦和的。复函正文的一般结构是:先引述来函，可引来函的

文件名称，发文字号，主要内容。如〃贵厂X字X号文悉〃这样的格式，也可以直

接写〃电悉〃〃函悉〃，

然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意

见，态度要鲜明。复函的结尾一般可写上〃此复〃〃特此函复〃等话语。在复函中要

针对来函中提出的问题予以答复：同意或不同意，同意将怎么办;不同意是什么原

因或应该怎么办，不应该怎么办等。文中用语应言简意赅。

落款与日期函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并要加盖公章。

七、会议纪要

会议纪要的适用范围和种类

会议纪要也是一种比较重要的法定公文。为了体现民主莫中制的原则，各级

机关，人民团体，企事业单位的公务活动经常采用会议形式，这就使以记录会议

情况和议定事项的会议纪要具有较高的使用频率。会议纪要适用于记载，传达会

议情况和议定事项。会议纪要是一种特殊文种，主要用于传达会议的主要精神和

要求，与会单位共同遵守执行的事项，以沟通情况，交流经验，统一认识，指导

工作。它是在归纳，整理会议记录及其他有关会议材料的基础上，按照会议的宗

旨和要求，针对会议讨论研究的工作事项和问题综合整理而形成，它既可以反映

会议的基本情况，主要精神和中心内容，也能够用以解决问题，统一协调各方面

的步调，还可以向上级机关汇报会议情况。例如《XX大学思想政治教育工作座

谈会会议纪要》。

会议纪要的种类

会议纪要从本身反映的内容和性质及作用来看，大体可分为三种:第一类，

指令性会议纪要。第二类，通报性会议纪要。第三类，座谈会纪要。三、会议纪

要的写法与撰写注意事项

会议纪要的格式一般包括标题，时间，正文等项。

标题会议纪要的标题有两种写法:其一是单标题，其二是双标题，这里有两

个语言结构，前一个是主标题，概括会议的主题，后一个是副标题，说明会议的

名称及所用文种。

时间会议纪要的时间，一般是会议纪要形成的时间，有时也可以写会议结束

的时间。会议纪要的时间一般写在标题下方的居中位置，并且首尾加圆括号。

正文会议纪要正文一般包括开头，主体和结尾三部分。

开头部分用简练的文字写出会议概况:介绍召集会议的单位，会议的目的，

开会的时间，地点，会期，参加人员，会议的议程和进行情况等。主体部分主要

写会议内容，即会议研究的问题，讨论的意见及所形成的结果。这部分的表述方

式比较灵活多样，可以加写序号按问题的顺序逐一表述，也可以直接以小标题形

式表述，还可以按内容性质加序号分若干部分表述。

结尾部分有两种写法。一种是提出希望，号召，要求有关单位认真贯彻会议

精神，努力完成会上提出的各项任务;另一种是不另写结尾，正文的主体部分结

束就是全文的结尾，一般工作会议纪要常常采用这种写法。

撰写会议纪要应注意的事项:

第一、要真实，准确地概括会议内容，尤其是会议的议决事项。会议纪要，

既要忠实于会议的实际内容，乂要作好归纳整理工作，不能随主观意图增减或更

改会议的内容，而必须做到真实，准确地表达会议内容。第二、要突出反映会议

的重点内容，这主要是指重点反映会议所讨论的问题及形成的统一意见，即会议

明确和解决的问题。第三，会议纪要的写作要及时，否则拖延时间过长，会给人

〃时过境迁〃之感，影响公文的效果。

应用文写作基础知识5

能力目标：

正确理解应用文写作知识，并会具体运用写作知识进行写作实践。

教学设计：

通过具体的实例讲解应用文写作基础知识

导入：

“博士”寻驴

从前，有一位老先生，号称学富五车、才高八斗，方圆百十里地享有很高的

声望，人称“博士”，他也因此得意洋洋、自视很高。这一天，家人来向他报告:

家里一头最精壮的黑驴莫名其妙地丢失了，而眼下正是田里、家里活儿最多、最

需要牲口的时候，请老爷赶紧想办法或者找回黑驴、或者重买一头新驴。当时一

头正值壮年的驴也还很值几个钱，于是有好事者提醒博士说，还是先写个寻驴启

事，也许还能找回来呢!博士连连点头称是。于是磨墨铺纸，提笔运腕，一张寻

驴启事一气呵成，墨迹未干就赶紧让家人拿出去，张贴在闹市口了。

可是，转眼几天过去了，一点黑驴的消息也没有，博士决定亲自到街头去看

一看、听一听，了解了解关于黑驴的消息。来到闹市口，自己写的启事还在，还

真有不少人在围观，博士混入人群，心下得意，想听听大家的说法。只听得有好

事者止摇头晃脑地给大家念着：”……，我中华古国、历史悠久，文化灿烂、民

风淳朴、文明教化，……盘古开天……，唐宗……，宋祖……”"什么嘛!什么

嘛！”“什么意思!瞎耽误工夫！”围观的人没等好事者念完，就已连连唾弃着地

四下散去。原来，“博士”真不愧为博士，一个寻驴启事洋洋洒洒上万字下去，

还没提到•个驴字，难怪他等了好几天没有任何消息呢!原来大家还没等他讲到

驴就早己不耐烦读下去了！

那么，到底什么是应用文呢？

关于应用文的概念，1979年上海辞书出版社出版的《辞海》的解释是：应

用文是人们在日常生活、工作和学习中所应用的简易通俗文字，包括书信、公文、

契约、启事、条据等。定义很简单，但没能概括出应用文的本质特征，仅仅指出

应用文的“简易通俗”，这才只是应用文的一些方面，而不是全部特征。

根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》中对公文的定义，

推广开来，应用文的定义应为：应用文是机关团体、企事业单位以及人民群众在

日常工作、生产和生活中办理公务以及个人事务时，交流情况、沟通信息，具有

直接实用价值和惯用格式的一种书面交际工具。这个定义规定了应用文的本质特

征，使它明显区别于其他文体，又涵盖了应用文的基本特性,

应用文的起源至迟可以追溯到殷商社会晚期，也就是距今3000多年前，可

以说我国有初步定型文字的最初年代也就伴随着有了应用文的使用。殷墟出土的

甲骨卜辞，商周时期的钟鼎文，《周易》中的卦、爻辞等，都是应用文的原始形

态。所以，如果说，神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则是应用文的“祖

先”了。

应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个

人。比如，科研单位的人员，需要用学术论文;政府机关指导工作，需要用公文;

工商企业经营，需要用合同;打官司，需要用诉状;即使个人今天生病了、不能上

课，也需要用到请假条;……0相对于其它文体来说，应用文的使用频率要高得

多：许多人可以一辈子不写小说、剧本、诗歌、散文，但他在工作、生活、学习

中却免不了要写应用文，小到写张请假条，大到计划、总结、论文等。正如叶圣

陶先生所说的那样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和

学习中实用的而且非写得既通顺又扎实不可。”

可以这么说，应用文使用的广泛，己经到了无所不在的程度。今天在中国特

色的社会主义市场经济条件下，应用文是任何企事业单位和个人日常工作、生活

中不可缺少的一个重要工具。

应用文同别的文体比较，有共性，也有个性。共性是他们都是对客观事物的

反映，都要谋篇布局、用词造句、使用标点符号，讲究条理性、逻辑性，同样使

用叙述、说明、议论等表达方式，要求准确、鲜明、生动的文风。具体表现在以

下几方面。

教学内容：

第一节应用文的主题

应用文写作基础知识既有与一般文体写作的共通之处，更多的是其在写作知

识运用上的独特性，只有掌握其独特性，才能正确、规范地写好应用文体。

主题先行性

一、主题的特点主题单一性

主题显露性

应用文的主题就是解决问题的方法、建议。其主题是十分明确直接的，主题

的确立大多不是写作者有感而发，而是应客观实际的需要，为解决实际问题而产

生的，由此可以说应用文主题就是解决问题的具体方法。因此应用文的主题具有

以下特点：

文学作品的主题是从生活中、从已获取的材料中提炼出来的，往往反对主题

先行。而应用文主题的确立与文学作品主题的确立不同，其主题确立在全文写作

之前，所谓“意在笔先因为应用文总是先产生了具体问题而后产生写作的需

求，而解决这一问题的方法、结论往往也产生在—写作之前;同时执笔者的写作

行为往往也是被动的，是应解决问题而动笔，写作的过程更是确切地体现主题。

如《国务院关于同意黑龙江省调整哈尔滨市部分行政区划的批复》一文就是为答

复《调整哈尔滨市部分行政区划的请示》而写的—，表示同意请示提出的请求事

项而作，主题一定是确立在写作之前。

一般说文学作品的主题具有其复杂性，对主题的理解更呈多元化。然而应用

文的主题则必须单一、明确，读者对主题的理解不允许多元，而要求理解上的同

一性，这样才利于统一认识，更有利于问题的解决。如：《关于当代青年消费问

题的调查报告》一文就消费观念、消费现状、消费趋势和消费结构等四个方面，

展开调查，尽管涉及面广，材料较丰富，但一紧紧围绕“当代青年消费”这一中

心，内容集中，一题一议，主题单一、明确。

文学作品的主题要求含蓄、曲折，令人回味。而应用文写作就不同，要求直

截了当地点明主题，表明态度，提出解决问题的措施和办法，对—所涉及的各类

问题，必须有明确的观点立场，应该怎么做，解决什么问题，达到什么目的，都

要明确地表达出来。

标题显旨

二、主题的表现方法开头点旨

结尾点旨

应用文主题的表达要做到明确、显露。那么怎么才能做到主题从—中显露出

来呢?下面就给大家介绍几种表现方法：

标题显旨，就是在—的标题中直接点明主题。如《三季度物价水平再次转降,

出口增速趋于稳定》，这篇经济活动分析报告的标题就直接点明了主题，让人一

看就大致明白了—的主要内容，主题十分显露。这不失为是一种使主题显现的好

方法。

这种方式是在—的开头或每一段落的开头用简短的语句陈述主题，使主题凸

现出来。如《经济形势展望》一开头就指出：“展望，经济回升的势头还比较微

弱，促进经济的持续向好仍然需要克服许多困难。”开宗明义，点明主题。再如

《靠名牌赢得市场一一关于深圳市飞亚达（集团）股份有限公司的调查》一文在

“启示：现代企业必须重视实施名牌战略”的小标题下，分三