《行政秘书学》 课件 第6章 角色定位与职业规划；第7章 职业修养与职场心态

行政秘书学

行政秘书学21世纪公共行政系列教材唐钧/主编中国人民大学行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第6章角色定位与职业规划第7章职业修养与职场心态第8章行政秘书与领导的关系第9章行政秘书的职业风险及防范第三篇做人与职业素养第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第3编做人与职业素养

第6章角色定位与职业规划

6.1行政秘书的角色认知

行政秘书在工作中，由于时间、场合、情景、环境和条件的不同，将扮演不同的角色，它需要通过扮演各种不同的具体角色才能完成。行政秘书的角色最终实现与他所担负的工作任务有直接的关系。6.1.1行政秘书角色的内涵第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.1.2行政秘书角色的特点定位从属性工作辅助性任务多重性第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.1.2行政秘书角色的特点1.定位从属性行政秘书职业定位的从属性，是由自身地位所决定的。行政秘书的产生是由于领导工作的需要，没有领导就没有行政秘书，行政秘书是依附于领导而存在的。行政秘书的首要职能是为领导服务，领导的活动决定了秘书活动的基本范围和利益指向，行政秘书必须从属于领导。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.1.2行政秘书角色的特点2.工作辅助性行政秘书工作具有辅助性的特点，秘书本身只能按照领导的指示和意图来处理问题、办理事务，绝不能超出自己的职责范围擅自替领导做主、发号施令。一些高级秘书有参谋的职能，但是即使在充当领导参谋时，也只不过为领导的决策提供各种参考意见和启发思路而已，绝对不能代替领导做决策，更不能以领导自居。

第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.1.2行政秘书角色的特点

3.任务多重性

行政秘书职责的多样性决定了任务的多重性，其工作内容包括文书处理、文稿起草、公务接待、调查研究、收集信息、会务组织、协调沟通、信息保密等。在具体工作中，行政秘书又扮演着领导助手、参谋、代理人等角色。因此，任务的多重性要求行政秘书在实际工作中及时调整好自己在不同场合中的角色，履行相应的职责。

第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.1.3行政秘书权力与角色关系1.角色权力分类

2.权力决定角色的特征第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.1.3行政秘书权力与角色关系1.角色权力分类行政秘书权力的种类可分为以下三种：（1）职位权力，硬性决定角色（2）机会性权力，柔性决定角色（3）个人影响力，弹性决定角色第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.1.3行政秘书权力与角色关系2.权力决定角色的特征（1）行政秘书权力有伸缩性（2）行政秘书权力不具有强制性（3）行政秘书权力具有广泛性（4）行政秘书权力具有隐蔽性

第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.1助手1.助手的含义2.助手角色的定位3.助手的六大能力与素质

6.2行政秘书的角色分类第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.1助手1.助手的含义

行政秘书是协助领导处理政务，直接在领导的授权下处理机关中发生的公务的人员。行政秘书需要承担领导决策和管理中的绝大部分具体事务，节省领导的时间和精力，使领导能够集中精力考虑大政方针和全局性问题。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.1助手2.助手角色的定位

行政秘书的助手角色主要反映在行政秘书的办文、办会、办事等方面。领导的助手需要承担以下七个方面的工作：（1）办理文书（2）安排领导会务（3）信息沟通（4）后勤保障（5）管理办公用品（6）管理档案（7）安排领导的活动第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.1助手

3.助手的六大能力与素质

（1）文书处理与撰写能力（2）事务活动管理能力（3）会议管理能力（4）信息收集能力（5）项目管理能力（6）服从和服务意识第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.2参谋1.参谋的含义2.参谋的角色定位3.参谋的三大能力与素养第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.2参谋

1.参谋的含义

行政秘书的参谋角色有两方面的含义：一是指一种行为过程，参与策划与谋略，即为追求一定目标的服务对象争取最佳目标效果而出谋划策，也就是常说的出主意、提建议。换言之，参谋就是为决策者在决策过程中提出谋划和建议的一种智力辅助性社会活动。二是指从事智力辅助性参谋咨询活动的主体。行政秘书的参谋角色主要体现在两方面：一是行政秘书为领导办文、办事、办会中，出主意、想办法、提供可行性方案和拾遗补缺等，能有效延展领导的思路，拓宽领导的思维领域；二是行政秘书的创造性和创新性的作用，主要通过文字工作、信息工作、咨询服务性工作等来体现。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.2参谋

2.参谋的角色定位参谋的角色定位主要是为领导提供智力支持，在整个决策周期中都发挥重要的作用，主要表现在以下六大方面：（1）辅助决策（2）政策研究（3）参与方案制订（4）协助政策方案的实施（5）参与政策方案的评估（6）政策方案的终止第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.2参谋

3.参谋的三大能力与素养（1）善于进谏的能力（3）冷静沉着的素质（2）信息处理能力第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.3代理人1.代理人的含义2.代理人的角色定位3.代理人的七大能力与素养第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.3代理人

1.代理人的含义

行政秘书的高级职能要求其能够在某些场合代表领导，根据领导授予的权力自主办事和行使权力。当然，并不是所有的秘书都能够扮演代理人的角色。通常在政府部门中只有领导的贴身秘书或者办公室秘书长在特定情况下能够代表领导；而在企业中，只有董事长及经理的高级秘书才能够在适当的场合扮演代理人的角色。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.3代理人

2.代理人的角色定位行政秘书作为领导的代理人，需要承担以下五方面的任务：（1）对外代表单位（2）代表领导开展公关（3）代表领导综合协调关系（4）代表领导办理业务（5）代表领导出席活动第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.2.3代理人

3.代理人的七大能力与素养行政秘书作为领导的代理人，是行政秘书最高层次的角色，因此除了具备其他角色所需的能力外，还需要一定的领导能力。行政秘书作为领导代理人的能力需要从以下六个方面重点加强：（1）良好的沟通协调能力（2）处事果断、办事高效的能力（3）责任与风险承担的能力（4）自如的社交能力（5）学习能力（6）内外兼修的个人素养第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.1行政秘书职业的障碍1.潜在的年龄界限2.缺乏专业技能3.易被新人代替

6.3行政秘书的职业规划第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.1行政秘书职业的障碍

1.潜在的年龄界限

虽然有人从事行政秘书一生，但行政秘书这一职业具有年轻化的趋势。行政秘书是单位的“门面”，很多单位要求行政秘书的形象有朝气，以更好地代表本单位。一些招聘行政秘书的信息中，经常能看到对年龄的要求。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.1行政秘书职业的障碍

2.缺乏专业技能现代社会对行政秘书的要求在不断地提高，但行政秘书掌握的大多是处理日常事务及人员沟通等通用技能，专业知识背景也大多是文科类，如中文、行政管理等专业，因此难以成为行政秘书的核心优势，一旦寻求转行，难度较大。此外，长期从事行政秘书的工作无法积累其他领域的知识和技能，表现出行政秘书优势与能力退化的趋势。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.1行政秘书职业的障碍

3.易被新人代替

行政秘书若不注重知识积累及专业提高，可能使自身在社会竞争中失去优势。新人辈出是社会的必然，对于每一位行政秘书来说，如果不积极提高自己的综合能力和做好长期角色发展规划，很容易被新人替代。第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.2职业规划的影响因素1.能力拓展是职业规划的坚实基础2.领导对秘书职业规划的影响3.修养提升是内在根基第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.2职业规划的影响因素

1.能力拓展是职业规划的坚实基础

（1）个人能力影响本职工作（2）个人能力影响晋升第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.2职业规划的影响因素2.领导对秘书职业规划的影响

需注意以下两个前提条件：（1）与领导同命运（2）能力素养得到领导的认可领导对行政秘书职业发展的影响主要表现为以下三种情况：（1）由行政秘书直接晋升为管理者（2）工作平级调动（3）行政秘书被排挤辞退第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.2职业规划的影响因素3.修养提升是内在根基（1）人格修养是职业发展的基础（2）才学修养是职业发展的基本条件之一（3）政治思想修养是政府部门职业发展的保障（4）道德修养是职业发展的前提第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.3职业规划的步骤与方向1.由初级能力向高级能力方向发展2.专业化发展方向3.晋升为管理人员第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.3职业规划的步骤与方向1.由初级能力向高级能力方向发展这里重点介绍行政秘书需要的中高级能力：（1）项目管理能力（2）知识管理能力（3）人际交往能力（4）公关能力（5）时间管理能力第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.3职业规划的步骤与方向

2.专业化发展方向对于一些不喜欢秘书职业或者想转行的行政秘书，其职业规划应向专业的领域发展。行政秘书在做好本职工作的基础上，应积极主动学习新领域的知识，充实自身的专业技能和知识储备。例如可通过考试等方式取得专业岗位的资格证书，为以后的发展做好铺垫。目前社会上比较紧缺的人才和热门的发展方向需要的资格认证有：（1）注册会计师资格证（2）律师资格证（3）人力资源管理师证（4）公共营养师第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材6.3.3职业规划的步骤与方向

3.晋升为管理人员一些行政秘书能够晋升到办公室主任甚至更高的管理岗位，行政秘书成为管理人员有很大的优势。与岗位特点相关，秘书容易得到提拔。秘书一般属于办公厅或办公室的编制，这个综合办公室本就是行政运转的枢纽机关，是行政信息的聚会点。而秘书服务的对象是领导，在我国权力集中制的背景下，领导往往就是权力中心、决策中心。因此，行政秘书成为管理者是具有很大优势的。第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材关键术语行政秘书的职务权力行政秘书的角色分类行政秘书的职业发展第3编第6章行政秘书学21世纪公共行政系列教材复习思考题行政秘书的角色权力来源行政秘书的角色分类行政秘书的职业发展途径

行政秘书学

行政秘书学21世纪公共行政系列教材唐钧/主编中国人民大学行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第6章角色定位与职业规划第7章职业修养与职场心态第8章行政秘书与领导的关系第9章行政秘书的职业风险及防范第三篇做人与职业素养第3编第7章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第3编做人与职业素养

第7章职业修养与职场心态

7.1行政秘书的职业修养

行政秘书的职业修养主要是指行政秘书在工作中应该具备的修为和素养。7.1.1职业修养的含义第3编第7章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.1.2职业修养的内容1.良好的职业习惯2.良好的才学修养3.高尚的道德品质第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.1.2职业修养的内容

1.良好的职业习惯（1）耐心细致（2）谦虚谨慎（3）严守机密第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.1.2职业修养的内容

2.良好的才学修养（1）文学修养（2）智能修养（3）政治理论修养第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.1.2职业修养的内容

3.高尚的道德品质（1）忠于职守（2）节俭自制（3）正直诚信第3编第7章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”7.1.3职业修养的作用1.有利于行政秘书业务的开展社区社区管理社区管理体制

2.有利于行政秘书个人能力的提高3.有利于行政秘书人际关系的培养4.有利于行政秘书职业生涯的发展

职场心态指的是个人在职业生涯的各个阶段，对工作、人际关系和自身等方面的心理状态。第3编第7章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.1职场心态的含义

7.2行政秘书的职场心态第3编第7章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素1.职场情绪2.职场兴趣3.职场性格4.职业意志第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素1．职场情绪职场情绪是指职场中个体的情感较强烈、带冲动性的外部表现。它是一种高度扩散的兴奋或抑制状态，是人的主观心理对客观事物的直接心理反应。情绪是复杂的心理现象，它与个人的需要是否得到满足及满足的程度直接相关。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素1．职场情绪（1）行政秘书应具备的职场情绪。行政秘书应具备积极稳定的职场情绪，表现在工作中是对工作热情，全身心地投入工作，并能够在工作中获得成就感和满足感。行政秘书的积极情绪可以明显地提高秘书的工作效率，极大地激发秘书的工作热情，显著地增强秘书的参与意识和创造精神。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素1．职场情绪（2）行政秘书情绪的影响因素。行政秘书的情绪受到多种因素的影响：

1）个人能力

2）领导情绪和态度3）人际关系第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素2.职业兴趣心理学将兴趣定义为人们对一定的对象所持的积极探索的心理倾向。一个人对某事物感兴趣，就会对它优先产生注意，并力求认识它的规律。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素2.职业兴趣（1）行政秘书的职业兴趣秘书的职业兴趣通常表现在以下几个方面：1）对秘书专业知识的兴趣；2）对秘书工作经验的兴趣；3）对行政秘书工作新技术、新设备的兴趣，努力掌握办公自动化技术，了解办公手段的最新发展动态；4）对行政秘书工作效果的兴趣，关注领导、各部门、人民群众对行政秘书工作的评价，努力改进工作方法。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素2.职业兴趣（2）行政秘书的业余兴趣行政秘书除了具有职业兴趣之外，还要培养工作以外的业余兴趣。虽然业余兴趣对秘书的工作没有直接的影响，但是业余兴趣可以帮助行政秘书调节身心，克服工作中的困难，克服某些重复的公式化工作带来的枯燥感和厌倦心理，同时扩大交际面，从而间接地对行政秘书的工作产生良好影响。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素3.职场性格行政秘书的职场性格是指行政秘书对现实的态度和行为方式中稳定的、独特的心理特征的总和。职场性格与行政秘书的职场心态和职业发展有密切联系。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素3.职场性格（1）性格与职业类型霍兰德将个体类型划分为常规型、社会型、企业型、实际型、调研型和艺术型六种人格类型。一般而言，适合秘书工作的人格类型为常规型，即尊重权威与规章，喜欢按计划办事，细心、有条理，较为谨慎和保守。如果担任秘书职位的个体不具备这类性格特点，就需要有意识地培养符合秘书工作的性格。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素3.职场性格（2）行政秘书职业性格的功能

1）影响秘书的工作绩效2）影响秘书的工作配置第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素3.职场性格（3）行政秘书应具备的性格特征

1）勤勉主动2）踏实稳重3）坚忍坚强第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素4.职业意志职业意志是指在职业发展的各个阶段自觉地确定目的，并根据既定目的来支配自己的行为，克服困难，排除干扰，从而实现既定目的的心理过程。第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.2.2职场心态四要素4.职业意志（1）自觉性（2）坚忍性（3）自制性第3编第7章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.衡量当前阶段性心理状态2.维系持久有效的工作状态7.2.3职业心态的作用3.支持职业生涯的长远发展第3编第7章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.3.1消极的职场心态1.消极职场心态的表现2.消极职场心态的来源

7.3职场心态的调整第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.3.1消极的职场心态1.消极职场心态的表现行政秘书的消极职场心态主要表现在以下四个方面：（1）自卑（2）焦虑（3）倦怠（4）丧失独立性第2编第5章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.3.1消极的职场心态2.消极职场心态的来源（1）社会压力（2）工作环境（3）工作能力（4）职业修养与自身角色不匹配第3编第7章行政秘书学21世纪公共行政系列教材7.3.