公司物资申请采购合同管理流程

##一、目的为了规范公司物资采购、合同管理流程，提高采购效率，保证物资质量，降低采购成本，特制定本流程。##二、适用范围本流程适用于公司所有物资的采购、合同管理。##三、职责分工1.需求部门：负责提出物资需求计划，并对物资的规格、型号、数量等进行详细描述。2.采购部门：负责根据需求计划进行采购，并与供应商进行谈判、签订合同。3.财务部门：负责对采购合同进行审核，并根据合同约定支付款项。4.仓库部门：负责对采购物资进行验收、入库、保管和发放。##四、物资申请流程1.需求部门提出物资需求：填写《物资需求申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量等信息，并提交给部门负责人审批。2.部门负责人审批：部门负责人对《物资需求申请表》进行审核，确认需求的合理性和必要性。3.分管领导审批：如果需求金额超过[X]元，或者属于重要物资，需求部门负责人需将《物资需求申请表》提交给分管领导审批。4.采购部门采购：采购部门根据审批后的《物资需求申请表》进行采购。如果属于紧急物资，采购部门应尽快采购；如果属于非紧急物资，采购部门应按照采购计划进行采购。5.物资验收：采购物资到达后，需求部门和仓库部门应共同对物资进行验收，确认物资的规格、型号、数量等是否与《物资需求申请表》相符，质量是否合格。如发现问题，应及时与供应商联系，要求退换或赔偿。6.入库：验收合格的物资，应由仓库部门办理入库手续，填写《入库单》，并将物资存放在指定的仓库。7.领用：需求部门需要领用物资时，应填写《领料单》，经部门负责人审批后，到仓库领取物资。仓库部门应严格按照《领料单》发放物资，确保物资的发放与需求相符。##五、采购流程1.确定采购需求：需求部门提出物资采购需求，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货期等。2.制定采购计划：采购部门根据采购需求，制定采购计划，包括采购方式、采购渠道、供应商选择标准等。3.供应商选择：采购部门根据采购计划，对供应商进行调查、评估和选择，确定合适的供应商。4.谈判和签订合同：采购部门与供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量保证等条款，签订采购合同。5.采购执行：采购部门按照采购合同的要求，组织采购物资的采购、运输、验收等工作。6.付款：根据采购合同的约定，财务部门向供应商支付采购款项。##六、合同管理流程1.合同签订前的准备：在签订合同前，应对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查和评估，确保合同的合法性、真实性和有效性。2.合同谈判和起草：在签订合同前，应对合同的主要条款进行谈判和协商，达成一致意见后，由专业人员起草合同文本。3.合同审核：合同签订前，应由公司的法律、财务等部门对合同进行审核，确保合同的内容符合法律法规的规定，不存在法律风险。4.合同签订：合同审核通过后，应由公司的法定代表人或授权代表与合同对方签订合同。合同签订后，应及时将合同原件交给公司的档案管理部门存档。5.合同履行：合同签订后，应按照合同的约定履行合同义务。如发生合同变更、解除、终止等情况，应按照合同的约定办理相关手续。6.合同纠纷处理：在合同履行过程中，如发生合同纠纷，应及时采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。7.合同评估：合同履行完毕后，应对合同的履行情况进行评估，总结经验教训，为今后的合同签订和履行提供参考。##七、注意事项1.严格按照流程操作：物资申请、采购、合同管理流程是公司规范管理的重要手段，各部门和人员应严格按照流程操作，确保流程的顺畅和高效。2.加强沟通协调：物资申请、采购、合同管理涉及多个部门和人员，应加强沟通协调，确保信息的及时传递和问题的及时解决。3.确保物资质量：物资质量是保证公司生产经营活动正常进行的重要前提，采购部门应严格按照质量要求进行采购，确保物资的质量符合标准。4.控制采购成本：采购成本是影响公司经济效益的重要因素，采购部门应在保证物资质量的前提下，通过优化采购方案、降低采购价格等方式，控制采购成本。5.加强合同管理：合同是公司与供应商之间的法律