机关管理的原理与方法（第三版）课件 第10章 办公自动化；第11章 机关管理的常用方法技术

机关管理的原理与方法（第三版）中国人民大学行政管理学系

组编赵国俊陈幽泓

编著21世纪公共行政系列教材

[本章要点]

本章概要介绍了办公自动化的基本概念和发展历程，重点介绍了办公自动化系统的基本模式、功能要求、基本应用、安全防护、技术支持，阐释了办公自动化系统效益评价的原理与方法。办公自动化221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）第10章20世纪40年代中期，也就是第二次世界大战结束前后开始，以计算机为代表的可以“自动化”处理信息的机器设备和工具，开始大规模进入管理领域，特别是机关事务管理领域。到20世纪70年代中后期，随着微型计算机和局域网技术、传真机、小型打印机等的发明和在办公室中的普及应用，办公自动化开始出现，20世纪80年代世界范围内出现办公自动化热潮。

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>自20世纪中期以来，随着社会经济的发展，信息的地位和作用日益重要。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。321世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.1办公自动化概述10.1.1办公自动化的背景与发展历程（1）办公自动化是一种机关管理的形态。（2）办公自动化以广泛应用智能化信息技术为形式特征。（3）依托信息资源进行管理是办公自动化的本质。

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>办公自动化是以信息技术广泛应用为特征的依托信息资源的机关管理形态。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。421世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.1办公自动化概述10.1.2办公自动化的概念1.办公自动化初创阶段：单机单功能为主的办公自动化2.办公自动化初级发展阶段：网络化协同作业的办公自动化3.办公自动化中高级发展阶段：机关公务处理的电子化

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>在我国，办公自动化始于20世纪80年代，发展到今天大致经历了以下三个阶段。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。521世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.1办公自动化概述10.1.3我国办公自动化发展概况

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这种机关公务处理的电子化是对办公自动化的创新发展，已经不是一般意义上的办公自动化了。这种差别主要表现在下列方面：（1）基本功能不同。（2）运作机制不同。（3）应用范围不同。（4）管理核心不同。（5）管理的根本理念不同。610.1办公自动化概述10.1.3我国办公自动化发展概况21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.2办公自动化系统10.2.1办公自动化系统的概念

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。721世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）>>>1.办公自动化系统办公自动化系统是指面向特定机关、支持其综合办公业务的集成化信息系统。>>>2.办公自动化系统构成要素办公自动化系统构成要素包括人员、事务、信息、机构、方法制度、信息技术与设备工具、环境等。>>>3.办公自动化系统的目标

机关办公自动化系统的目标是打破时间和地域的限制，创造一个集成的公务处理平台，使本机关和本组织系统（为行文方便，以下统称本机关）的所有工作人员协同工作，共享信息和知识。10.2办公自动化系统10.2.2办公自动化系统的基本模式

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>办公自动化系统的模式是指对办公自动化系统建设有理论指导意义的方法论。>>>目前，办公自动化系统比较成熟的模式主要有两种。821世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1.信息流模式所谓信息流模式，就是在办公自动化系统建设中以信息流程为核心进行设计规划。2.工作流模式所谓工作流模式，就是在办公自动化系统建设中以工作事务流程为核心进行设计规划。这种10.2办公自动化系统10.2.3办公自动化系统的层级

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>根据系统功能特点，办公自动化系统通常可以被划分为事务层、管理层、决策支持层三个功能层次，从低到高，对应于机关的三个层级。921世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1.事务层办公自动化系统2.管理层办公自动化系统3.决策支持层办公自动化系统

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。我国各级各类机关的办公自动化系统应当达到如下基本功能要求：1.良好的网络通信条件2.强大的文档信息处理能力3.多样化的共享方式和强大的共享能力4.优化的流程5.完备的安全特性1010.2办公自动化系统10.2.4办公自动化系统的基本功能要求21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。从目前我国的实际情况看，公文处理系统大致有三种类型，分别以公文拟制、机关内部公文流转以及机关之间公文传输的电子化为特色。1.以公文拟制电子化为特色的公文处理系统2.以机关内部公文流转电子化为特色的公文处理系统3.以机关之间公文传输电子化为特色的公文处理系统1110.3办公自动化系统的基本应用10.3.1公文处理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会议也是机关公务处理的重要手段，在办公自动化系统中，承担会议电子化职能的是视频会议系统。视频会议系统，是指两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，达到即时、互动的沟通，以完成会议目的的系统。视频会议系统是集通信、计算机技术、微电子技术于一体的远程异地通信方式，该系统是一种典型的图像通信。1210.3办公自动化系统的基本应用10.3.2视频会议21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这里所称的事务实际上是一种狭义的事务概念，指机关公务活动中处理公文、参加会议、调查研究、面洽访察、宣传演讲、信息查询、资料分析、统计汇总、规划设计、核查审定等活动之外的，并对这些活动的有效性发挥保障性作用的活动中的一部分。1.会议组织2.来信来访处置3.后勤服务1310.3办公自动化系统的基本应用

10.3.3事务处理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。办公自动化系统提供的日程管理实际上是一种对工作人员公务活动进行时间管理的工具。一般来说，日程管理包括电子日程表、任务安排等。电子日程表的主要功能是对工作的执行时间段做出安排，在办公自动化系统中，日程表可以用于：（1）活动安排，（2）会议安排，（3）例行活动管理，（4）其他辅助功能。1410.3办公自动化系统的基本应用10.3.4日程管理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这里所说的流程监控实际上就是对公务处理过程的监督和控制。流程监控是办公自动化系统的重要功能。办公自动化系统的流程监控分为在办事务的监控与已结案事务的监控两类。1510.3办公自动化系统的基本应用

10.3.5流程监控21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。传统的归档概念是将具有保存价值的文件集合（案卷）向档案部门移交的过程，但对于电子档案而言，现阶段需要在电子文件归档的同时，将相应的纸质文件进行归档，即“双套制”归档。电子档案检索系统的建设包括存储和查找两个方面，即存储具有检索意义的档案信息，并据此开展查找工作。1610.3办公自动化系统的基本应用

10.3.6档案管理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这里的信息服务是狭义的，主要指为满足机关内部公务处理过程中的情报信息需求而提供的服务。信息服务是办公自动化系统的核心功能之一，这部分功能可以进一步细分为电子公告、电子讨论、大事记和信息查询等。1710.3办公自动化系统的基本应用

10.3.7信息服务21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。决策支持系统(DSS)是20世纪80年代在管理信息系统(MIS)基础上迅速发展起来的。决策支持系统就是从数据库中找出必要的数据，并利用数学模型的功能，为用户生成所需信息的系统。决策支持系统是一个集成的机关信息化管理工具，在降低用户信息处理劳动强度的同时，突出了信息对领导决策的重要作用。1810.3办公自动化系统的基本应用10.3.8决策支持21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。专家系统是一种侧重开发利用特定领域中专家知识和经验的计算机程序，它能够运用知识进行推理，从事与专家水平相当的咨询工作。专家系统是以逻辑推理为手段，以知识为中心解决问题的。20世纪80年代末开始，决策支持系统与专家系统结合起来，形成了智能决策支持系统。1910.3办公自动化系统的基本应用10.3.9专家系统21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。信息资源管理系统是办公自动化系统的核心子系统，它从满足机关对信息资源管理的实际需要出发，以传统的手工管理流程为依据，以电子化网络化管理为基本实现方式。信息资源管理系统通常由电子信息资源库管理子系统、办公业务资源管理子系统和公众信息服务子系统三大模块组成。2010.3办公自动化系统的基本应用

10.3.10信息资源管理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。知识管理，就是对一个机关所拥有的和所能接触到的知识资源进行识别、获取、评价，从而充分有效地发挥其作用的管理过程。知识管理的核心是对知识的开发、管理与利用。（1）知识管理的基础设施（2）机关管理流程的重组（3）知识管理的方法（4）知识的获取和检索（5）知识的传递（6）知识的共享和评测2110.3办公自动化系统的基本应用10.3.11知识管理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1.影响办公自动化系统安全的因素2.办公自动化系统面临的主要安全威胁3.安全指标2210.4办公自动化系统的安全防护

10.4.1影响办公自动化系统安全的因素与系统安全指标21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>1.对策种类：行政措施、法律措施、软件保护措施、物理保护。>>>2.计算机安全监视技术：“防火墙”技术、自适应安全管理套件。>>>3.用户识别，这是一种由计算机验证回答用户身份是否合法的安全技术：记忆方法、钥匙或密磁卡方法、保密算法。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。2310.4.2办公自动化系统安全防护对策10.4办公自动化系统的安全防护21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）>>>4.终端识别也称回叫保护，在计算机通信网络中被广泛应用。>>>5.计算机安全加权措施计算机安全加权是指对用户、设备和数据文件授予不同级别的特权，以防止非法应用的措施与技术。>>>6.计算机数据加密与数字签名技术>>>7.计算机反病毒技术

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。数据是对事实、概念或指令的一种表达形式，可以以数字、文字、图形或声音等多种具体形态呈现。数据处理是对数据的采集、存储、检索、加工、变换和传输，可由人工或自动化装置进行。数据处理是办公自动化系统的核心，也是其最基本功能，系统需要通过数据处理进行信息管理。数据处理技术主要靠计算机软件系统实现。2410.5办公自动化系统的主要支持技术10.5.1数据处理技术21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。办公自动化系统中应用的文字处理技术具有文字的输入、编辑、加工、校对、检索、验证、纠错、排版以及存储打印等基本功能，需要以纸质书面方式批量输出文字时，还需要应用桌面印刷技术（即轻印刷）以及精密激光照排技术。2510.5办公自动化系统的主要支持技术10.5.2文字处理技术21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。多媒体技术是利用计算机对文本、图像、声音、动画、视频等多种信息进行综合处理、建立逻辑关系和实现人机交互的技术。办公自动化系统的常用多媒体技术包括：（1）音频技术，即音频采样、压缩、合成及处理、语音识别等；（2）视频技术，即视频数字化及处理技术；（3）图像技术，即图像处理、图像图形动态生成技术；（4）图像压缩技术，即图像压缩、动态视频压缩技术；（5）通信技术，即语音、视频、图像的传输技术等。2610.5办公自动化系统的主要支持技术10.5.3多媒体技术21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。计算机网络是将分散的计算机、终端、外围设备和数据站等通过通信线路互相连接在一起，按照网络协议进行数据通信，实现通信和资源共享的系统。计算机网络的最大特点就是可以实现计算机间的通信和计算机资源的共享按照其功能，计算机网络通常可以划分成通信子网和资源子网两部分。网络可以分为网际网和内部网，这就是目前被高度重视的Internet/Intranet模式。1.网际网(Internet)

2.内部网(Intranet)2710.5办公自动化系统的主要支持技术10.5.4计算机网络技术21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。智能化是当今办公自动化系统的另外一个基本特征。智能化是人工智能技术深度支持系统的基本功能，全面支持实施知识管理的组织机制，能够有效管理显性知识，深度挖掘隐性知识，揭示信息的价值和意义，达到组织内知识共享的目的。人工智能技术是研究人类智能和如何使机器具有人的智能行为的技术领域，通常利用计算机模拟人的思维、语言、记忆、推理、感知、学习等智能能力，以延伸人的感觉和大脑功能。2810.5办公自动化系统的主要支持技术10.5.5智能技术21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）群体协同工作是OA群件的特征和目标。群件系统大都包括一些典型的办公套件。办公自动化系统群体平台有这样一些特点：第一，它是基于Internet/Intranet的系统平台。第二，它是针对非结构化的分布式多媒体信息的管理和共享的系统平台。第三，它是强大的工作流软件系统开发平台。第四，它是提供可靠安全保障的系统平台。

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>20世纪末21世纪初以来，产品化的办公自动化系统通常以办公自动化群体平台，也称OA群件的方式出现并得到应用。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。2921世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.5办公自动化系统的主要支持技术10.5.6办公自动化系统群体平台从办公自动化建设与发展机制层面，强化效益观念和效益评价，对办公自动化的健康发展至关重要。实践证明，正确的办公自动化系统效益评价，是系统建设中界定一切“为”与“不为”以及怎样作为的重要依据，是系统运行有效性的重要保证，是系统完善发展的方向标和重要的动力来源。

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>所谓办公自动化系统的效益评价，就是以一定的指标和程序方法对待建或者已经建成并投入运行的办公自动化系统对机关管理职能实现所产生的实际效果和收益的分析与评定。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。3021世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.6办公自动化系统的效益评价

10.6.1办公自动化系统效益评价的基本价值1.定性指标所谓定性指标是指无法直接通过数据计算分析评价相关内容，而只能对评价对象性质和状态进行客观描述和分析来反映评价结果的指标。2.定量指标所谓定量指标是指可以准确数量定义、精准衡量数量状态的评价指标。

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>办公自动化系统的效益就是它对机关履行管理职能所产生的实际效果和收益。>>>评价办公自动化系统效益的指标有两类，一类是定性指标，另一类是定量指标，它们共同构成了办公自动化系统效益评价指标体系。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。3121世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.6办公自动化系统的效益评价

10.6.2办公自动化系统效益评价的主要指标1.与组织结构及其变化相适应2.支持工作岗位的流动与业务过程的多层面交互性3.支持知识型工作人员的工作方式

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>效益评价的目的是使办公自动化系统更加具有正面价值，因此，评价分析系统效益时，以下基本精神应贯彻始终：

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。3221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.6办公自动化系统的效益评价

10.6.3办公自动化系统效益评价的基本价值导向

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。办公自动化系统效益评价大致可以分为准备、评议、审定三个阶段。1.准备阶段（1）明确评价目标。（2）确定具体评价对象。（3）明确评价约束条件。（4）设计并确定评价方案。（5）组成评议机构。（6）落实资源条件。（7）公告。（8）接受申报。3310.6办公自动化系统的效益评价10.6.4办公自动化系统效益评价的程序与方法21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。2.评议阶段（9）采集数据信息。（10）数据信息整序处理。（11）对系统本身进行认定。（12）对成果效果与影响进行认定。（13）形成初步评议结果。3.审定阶段（14）初步评议结果的公示。（15）评议结果复审。（16）确定评议结果。（17）正式公布评议结果。3410.6办公自动化系统的效益评价10.6.4办公自动化系统效益评价的程序与方法21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）思考题1.办公自动化是在怎样的背景下形成的？2.什么是办公自动化？其主要特征是什么？3.我国办公自动化是怎样发展起来的？4.什么是办公自动化系统，其构成要素是什么？5.怎样理解办公自动化系统的目标？6.为办公自动化系统划分层级的意义是什么？划分的结果是怎样的？7.我国政府办公自动化系统应当达到的基本功能要求是什么？8.办公自动化系统具有标志性意义的基本应用有哪些？9.什么是办公自动化系统的安全？10.影响办公自动化系统安全的因素主要有哪些？11.进行办公自动化系统安全维护的主要措施有哪些？12.办公自动化系统需要哪些现代信息技术提供支持？13.办公自动化系统技术应用的基本特点是什么？14.办公自动化系统效益评价的重要性何在？15.评价办公自动化系统效益的指标体系有什么特点？为什么会有这样的特点？35机关管理的原理与方法（第三版）中国人民大学行政管理学系

组编赵国俊陈幽泓

编著21世纪公共行政系列教材

[本章要点]

本章介绍了工作简化技术、标准化技术、事务质量管理方法、流程图技术、决策表技术、质量分析图表技术、网络图与水平时间线条图技术等常用管理技术方法在机关管理领域中的应用要点。机关管理的常用方法技术3721世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）第11章

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。没有必要的多样性首先是产生质量隐患的温床。没有必要的多样性还是产生各种浪费现象，危害工作效率的根源之一。没有必要的多样性又是实现机关管理现代化的障碍。鉴于目前在机关事务活动中比较普遍地存在多样化泛滥的弊端，也就使旨在同多样化泛滥作斗争的工作简化成为客观的必需。3811.1工作简化11.1.1工作简化的必要性21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。机关事务活动中，其多样化发展超过客观需要的事物都可构成简化的对象，都需要化繁为简。根据对目前实际工作情况的调查与分析，以下两个方面尤应首先列入简化的对象范围中：（1）有关事物的种类与规格。（2）有关的工作过程与工作方法。3911.1工作简化11.1.2工作简化的主要对象21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。（1）简化必须真正在总体上带来方便和效益。（2）简化必须是合理的。（3）必须正确把握简化的时机。4011.1工作简化11.1.3工作简化的基本规则21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。（1）发现并确定简化的对象。（2）说明有关的具体事实。（3）认真观察分析事物。（4）创制新方案。（5）实验论证。（6）修改完善方案。（7）试行。（8）应用。4111.1工作简化11.1.4工作简化的过程与方法21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>1.特性(1)标准所针对的对象必须具有重复发生和使用的性质。(2)标准具有科学性和民主性。(3)标准的本质特征是统一。(4)标准具有特定的效用。(5)标准具有文件形式，标准文件以特定程序制定和颁布，各级各类标准均应由主管部门审批和发布。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。4211.2.1标准的特性、种类与级别11.2事务标准化

21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）>>>2.种类与级别（1）技术标准是对对象的技术特征加以规定或度量的标准。（2）经济标准是对对象的经济性能和经济价值加以规定或度量的标准。（3）管理标准则是指由管理机构为行使其职权而制定的具有管理功能的标准。

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>2.种类与级别根据适用领域和有效范围的不同，标准有不同的级别。其中由国际权威机构制定并为国际上承认和使用的为国际标准。各个国家或地区也根据社会经济文化等条件的不同，建立有不同级别的标准。我国的标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企（事）业标准四个等级。此外，国际标准指由国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）等权威性组织制定并为国际上承认和通用的标准。4311.2事务标准化11.2.1标准的特性、种类与级别21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。

机关事务标准化是指在机关事务活动领域内，针对其中具有重复发生和使用的一部分事物和概念制订科学统一的管理规范和技术规范，并予以贯彻实施和不断修订完善的全部活动过程。4411.2事务标准化11.2.2机关事务标准化的内容21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。事务标准化的形式是指标准化内容的存在方式，或者说是实现事务标准化的基本方法途径。1.统一化标准化实际上就是人们有意识地使有关事物和概念达到一定程度的统一的一种努力。2.通用化在互换性的基础上，尽可能扩大同一对象的使用范围的过程就是通用化。3.简化简化就是在一定范围内缩减对象类型数目，使多样化发展的规模得到控制，在特定时间内满足客观需要的标准化形式。4.组合化组合化是按一定原则，设计并形成一系列通用性强的单元，根据需要将其拼合成不同用途的整体的一种标准化形式。4511.2事务标准化11.2.3事务标准化的形式21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。(1)下达标准化项目计划。(2)组织标准制定工作组。(3)编制工作方案。(4)广泛调查、收集有关材料。(5)科学研究，试验论证。(6)编写标准草案征求意见稿。(7)广泛征求意见。(8)编写标准草案报审稿。(9)审查标准草案。(10)编写标准草案报批稿。(11)审批发布。4611.2事务标准化

11.2.4标准的制定与修订21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）人是事务活动的主体，因此，人对事务质量具有决定性意义。材料包括物质材料和信息材料。工作方法就是完成任务所采取的手段，包括解决问题的各种程序、途径、技能、技巧等，工作方法是创造质量的要素之一。设备工具的功能、性能，特别是是否具备稳定优良的使用性能，其可靠、安全、灵活、及时、有效的程度怎样，都影响着事务质量。影响事务质量的环境可分为三个层次：一是社会环境；二是本机关工作环境；三是具体微观的办公环境。

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>参与机关事务活动过程的人、机构、体制、物质材料、信息材料、资金、设备工具、方法、环境等因素都对事务质量有不同程度的影，其中尤以人、材料、工作方法、设备工具、环境诸因素更具决定性。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。4721世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）11.3事务质量管理方法11.3.1影响事务质量的因素

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。在对事务质量进行管理的过程中，必须确立这样的指导原则：（1）全面控制原则。（2）事前控制为主原则。（3）质量标准化原则。4811.3事务质量管理方法11.3.2事务质量管理的原则21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）11.3事务质量管理方法11.3.3事务质量管理的过程

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>质量管理过程就是一个发现问题、分析问题、解决问题的过程。可分为计划（plan）、实施（do）、检查（check）、处理（action）四个阶段，总计八个具体步骤。4921世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）>>第一步：发现问题，>>第二步：分析原因，>>第三步：找出关键性原因。>>第四步：制定纠正偏差的措施，>>第五步：执行对策，动手解决实际问题。>>第六步：检查效果，发现问题。>>第七步：总结经验，并将其纳入标准。>>第八步：总结教训，找出遗留问题，转入下一个循环。（1）有一个明确的质量方针和质量目标。（2）有确定的管理职责权限。（3）有足够和适当的人力资源和物质资源。（4）有作为质量保证体系运行依据的文件体系。（5）有确保能不断对质量保证体系进行有效审核和改进的机制。

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。>>>事务质量保证体系，也就是全面质量管理体系。>>>借鉴企业界的经验，我们在机关事务质量管理过程中可以从这几个方面入手构建事务质量保证体系。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。5021世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）11.3事务质量管理方法11.3.4事务质量保证体系

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1.流程图的级别与种类按其内容、制法、具体功能的不同，流程图可分为四个级别：

>>第一级流程图为代码图

>>第二级流程图为计算机程序流程图

>>第三级流程图为规划流程图

>>第四级流程图为系统流程图各等级流程图的具体种类有很多，比较常见的有程序流程图表、工作活动流程图、文件流程图、信息流程图、计算机程序图（表）、计算机编码图（表）等。5111.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。2.机关管理常用流程图(1)系统流程图(2)工作活动流程图(3)程序流程图(4)事务分析流程图(5)文件流程图5211.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。5311.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.机关管理常用流程图

系统流程图

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。5411.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.机关管理常用流程图

工作活动流程图

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。5511.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.机关管理常用流程图事务分析流程图

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。5611.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.机关管理常用流程图文件流程图

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1.绘制流程图的基本规则

绘制流程图并使其应用于机关管理实践，是一种创造性地分析问题、解决问题的过程，因此，绘制者可根据自己的风格及特定的需要，“自主”地实现这一过程，但有一些基本规则是需要遵循的。2.流程图的常用符号标记

为了使流程图所表达的内容能为他人准确、全面地理解，需要在绘制工作中使用通用、统一的流程图符号标记。目前，国际标准化组织（ISO）已有流程图符号方面的标准可作为绘制依据。5711.4流程图的绘制11.4.2流程图的绘制21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。决策表主要由条件、行动、规则三个部分组成。条件即作决策时要考虑的因素；行动即当有几种条件并存时所应采取的行动步骤；规则即特定条件的并存情况以及在这种情况下采取的步骤。5811.5决策表的绘制11.5.1决策表的结构21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。5911.5决策表的绘制11.5.2决策表的种类21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）按其形式划分，决策表有三大类：限定项目决策表的特点是，对条件和行动的叙述只有“是”与“不是”、“行动”或“不行动”，限定性很强。扩大项目决策表的特点是，不仅仅叙述“是”与“否”、“行动”或“不行动”，而且将所有情况都在相应项目中加以陈述说明，不存在“不行动”项目混合项目决策表的特点是，其中有些项目是限定项目，有些则是扩大项目。

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。6011.5决策表的绘制11.5.2决策表的种类21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）限定项目决策表简例R1R2R3C1业务内容在财务处权限范围内C2过去由财务处代为处理Y—NYNNA1径送财务处A2送机关领导批办X—X——X

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。6111.5决策表的绘制

11.5.3决策表绘制规则21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）（1）首先必须对决策的问题规定明确的界限；（2）决策表中必须列出所有可能的规则；（3）决策表中的规则必须在条件与行动之间建立起明确的对应关系；（4）决策表不宜太大；

2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。6211.6质量分析图表的绘制11.6.1排列图21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）排列图又称主要因素图、巴雷特图，其主要功用是可以从影响质量的诸因素中找出主要因素。在事务质量管理中，排列图可用于指明影响事务质量的主要因素，也可用于对照采取质量管理措施前后的质量状态，判定控