做账实操-应付款管理制度

会计实操文库做账实操-应付款管理制度一、总则1.目的为规范公司应付款项的管理，确保应付款的准确核算、合理支付以及良好的供应商合作关系，防范财务风险，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司因采购商品、接受劳务、工程建设等经营活动所产生的各项应付款项，包括应付账款、应付票据、预收账款等。二、应付款管理职责分工1.采购部门（或业务经办部门）负责与供应商进行业务洽谈，签订采购合同或服务协议等，明确付款方式、付款期限、结算条件等应付款相关条款，确保条款清晰合理且符合公司利益及实际经营需求。对采购业务或接受服务的执行情况进行跟踪，核实货物的验收、劳务的完成情况等，及时向财务部门提交相关的入库单、验收报告等证明文件，为应付款的确认和支付提供依据。协助财务部门处理与供应商之间的往来对账工作，解答供应商关于付款进度等方面的疑问，维护良好的供应商关系。2.财务部门负责应付款项的核算工作，依据有效的合同、发票、入库单等原始凭证，按照会计准则要求，准确、及时地进行账务处理，建立健全应付款台账，详细记录每笔应付款的发生时间、供应商名称、金额、账龄、到期日等关键信息。对应付款项进行统筹管理，根据公司资金状况和合同约定，制定合理的付款计划，安排资金支付，确保在不影响公司信用的前提下，充分利用付款期限，优化资金使用效率。定期与采购部门及供应商进行对账工作，核对账目金额是否一致，及时发现并处理对账差异，确保账账相符、账实相符。负责审核应付款支付申请，检查支付凭证的完整性、支付金额的准确性以及是否符合合同约定等情况，防范付款风险。三、应付款的确认与核算1.确认原则应严格按照会计准则规定的权责发生制原则确认应付款项。当公司已取得商品或接受劳务，且相关的经济利益很可能流入公司、相关的成本能够可靠计量时，财务部门应确认相应的应付款项。2.核算依据采购部门在完成采购业务后，应及时将采购合同、发票、入库单、验收报告等资料传递给财务部门。财务部门依据这些原始凭证，对应付款项进行准确的账务核算，根据业务性质分别计入应付账款、应付票据等相应科目。对于暂估入账的情况，如货物已验收入库但发票未到，财务部门应按照合同约定价格或近期同类商品的采购价格等合理估计应付款金额进行暂估入账，待收到发票后再进行相应的调整。四、应付款的台账建立与管理1.台账内容财务部门应建立专门的应付款台账，以每一个供应商为单位，详细记录各项应付款的具体信息，包括但不限于业务发生日期、合同编号、金额、已付金额、未付金额、账龄、预计付款日期、付款条件等内容，便于随时查询和跟踪应付款的动态变化情况。2.台账更新应付款台账要及时更新，随着业务的开展，如新增应付款、支付款项、调整金额等情况发生时，财务部门应立即在台账中进行相应的记录修改，确保台账信息的准确性和时效性。五、应付款的支付管理1.付款计划制定财务部门结合公司资金状况、合同约定的付款期限以及各供应商的重要性等因素，每月（或定期）制定应付款的付款计划，明确各笔应付款的预计支付时间、支付金额等内容，付款计划需经公司相关领导审批通过后实施。2.付款申请与审批当应付款项到期需要支付时，由采购部门（或业务经办部门）根据实际情况填写付款申请单，注明供应商名称、付款事由、金额、付款方式等信息，并附上相关的合同、发票、验收报告等证明文件，提交给财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，重点检查支付金额是否准确、是否符合合同约定的付款条件、支付凭证是否齐全等情况，审核通过后按照公司规定的审批流程，报相关领导审批，审批通过后方可进行支付操作。3.支付方式选择根据合同约定和实际情况，合理选择支付方式，如银行转账、商业汇票等，确保支付安全、便捷，同时要遵循公司的资金管理和财务管理相关规定。六、应付款的对账与核对1.内部对账财务部门定期与采购部门（或业务经办部门）进行应付款的内部对账工作，核对双方记录的应付款金额、业务进展等情况是否一致，对于不一致的地方，要及时查明原因并进行调整，确保内部信息沟通顺畅，数据准确一致。2.外部对账至少每年（或按合同约定周期）与供应商进行一次全面的对账工作，向供应商发送对账函，要求供应商核对并确认应付款金额，对于供应商反馈的对账差异，要认真查找原因，及时沟通处理，确保公司与供应商之间的账目清晰、准确。七、应付款的账龄分析与风险监控1.账龄分析财务部门定期对应付款项进行账龄分析，按照账龄区间（如030天、3160天、6190天等）统计各区间的应付款金额及占比情况，通过账龄分析了解应付款的分布情况，评估公司对供应商的付款及时性以及可能存在的潜在风险。2.风险监控根据账龄分析结果以及供应商的合作情况、市场动态等因素，对应付款项进行风险监控，对于账龄过长、存在逾期风险或者可能影响公司与供应商合作关系的应付款情况，及时向公司管理层汇报，并协同采购部门采取相应的措施，如与供应商协商调整付款计划等，防范可能出现的供应中断、信誉受损等风险。八、监督与考核1.监督机制公司内部审计部门定期对应付款管理制度的执行情况进行审计检查，检查内容涵盖应付款的确认、核算、支付、对账及风险监控等各个环节，对发现的问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.考核措施将应付款管理相关指标（如应付款周转率、逾期付款次数、对账差异率等）纳入对采购部门、财务部门等相关部门及人员的绩效考核体系，对严格遵守制度、有效管理应付款、维护良好供应商关系的部门和个人给予奖励，对因工作失误导致逾期付款、对账不清、出现财务风险等情况的部门和个人进行相应的处罚。九、附则1.解释权本制度由公司财务部门负责解释。2.生效日期本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，可根据实际情况适时修订完善。会计做账流程一、建账1.根据企业所属行业、规模以及核算要求，选择适用的会计准则，如企业会计准则、小企业会计准则等。2.确定会计科目体系，涵盖资产、负债、所有者权益、成本、损益等五大类科目，依据企业业务特点，细化设置明细科目，例如制造业需细分原材料、生产成本等科目，服务业则侧重于服务收入、服务成本相关科目。3.建立账簿，包括总账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、明细账（如往来明细账、存货明细账、固定资产明细账等），可以选择手工记账或借助财务软件创建电子账簿，手工记账时需准备规范的账页格式，按序编号登录，财务软件记账则要完成系统初始化设置，录入企业基本信息、科目期初余额等。二、日常账务处理1.原始凭证审核业务发生后，获取相关原始凭证，如采购业务的发票、入库单，销售业务的发货单、销项，费用支出的报销单、发票等，对原始凭证真实性、合法性、完整性进行审核，检查凭证内容是否填写规范、签章是否齐全、金额计算是否准确，不符要求的及时退回更正补充。对于外来原始凭证，特别留意发票真伪查验，可通过税务部门官方平台查询，确保凭证有效，避免税务风险。2.记账凭证编制依据审核无误的原始凭证，按照复式记账原理，确定每笔业务应借记、贷记的会计科目及金额，编制记账凭证，摘要简明扼要反映业务内容，如“采购办公用品支付现金”“收到客户货款存入银行”等，记账凭证编号连续，附件张数准确填写原始凭证数量。不同业务类型账务处理示例：采购原材料，若为一般纳税人，取得增值税专用发票，价款10,000元，增值税税额1,300元，款项已付，材料入库：借：原材料10,000应交税费应交增值税（进项税额）1,300贷：银行存款11,300销售产品，售价20,000元（含税，税率13%），货物已发出，款项未收：不含税销售额=20,000÷(1+13%)≈17,699.12元增值税销项税额=17,699.12×13%≈2,300.88元借：应收账款20,000贷：主营业务收入17,699.12应交税费应交增值税（销项税额）2,300.88计提当月职工薪酬，生产工人工资8,000元，管理人员工资4,000元：借：生产成本8,000管理费用4,000贷：应付职工薪酬12,0003.记账凭证审核与登录账簿对编制好的记账凭证，由专人进行审核，重点审核科目运用是否正确、借贷金额是否相等、摘要是否清晰，审核无误后签字盖章确认。根据审核后的记账凭证，将业务记录登录到相应账簿，按日期顺序逐笔登录总账，依据明细科目分别登录明细账，做到账账相符，如现金日记账、银行存款日记账每日按业务发生时序记录收支，确保资金流清晰准确；往来明细账详细登录客户、供应商的每笔债权债务变动；存货明细账实时反映原材料、库存商品的收发存情况。登录账簿时，使用蓝黑墨水钢笔书写，数字规范、摘要完整，按规定方法更正错账，如划线更正法、红字更正法、补充登录法。三、期末处理1.账项调整期末需对一些应计未计、预提待摊等跨期业务进行调整，确保会计信息反映当期真实财务状况与经营成果。常见调整事项：计提固定资产折旧，若固定资产原值50,000元，预计使用年限5年，净残值2,500元，采用直线法，每月折旧额=(50,0002,500)÷5÷12=791.67元：借：制造费用（生产用固定资产）或管理费用（管理用固定资产）791.67贷：累计折旧791.67分摊长期待摊费用，如年初支付一年房租12,000元：每月分摊房租=12,000÷12=1,000元借：管理费用1,000贷：长期待摊费用1,000确认本期应负担但未支付的利息费用，若借款合同约定年利率6%，本月应计利息500元：借：财务费用500贷：应付利息5002.结账完成账项调整后，进行结账操作，对各损益类科目进行结转，将收入类科目余额结转至“本年利润”贷方，成本、费用类科目余额结转至“本年利润”借方，计算出当期净利润（或净亏损）。示例：结转主营业务收入50,000元：借：主营业务收入50,000贷：本年利润50,000结转主营业务成本30,000元、管理费用8,000元、财务费用1,000元：借：本年利润39,000贷：主营业务成本30,000管理费用8,000财务费用1,000结账后，损益类科目无余额，“本年利润”科目余额反映当期盈亏，可进一步结转至“利润分配未分配利润”科目，为后续利润分配做准备，同时对总账、明细账进行月结，划通栏单红线（本月合计）、通栏双红线（本年累计），注明期末余额，便于下期记账与查账。四、财务报表编制1.根据总账、明细账期末余额及发生额，编制资产负债表、利润表、现金流量表等主要财务报表。资产负债表：依据“资产=负债+所有者权益”平衡原理，将资产类科目余额列示在左边，负债、所有者权益类科目余额列示在右边，反映企业特定日期财务状况，如货币资金项目根据现金日记账、银行存款日记账期末余额合计填列，应收账款项目按应收账款明细账借方余额减去坏账准备后的净额填列。利润表：按照“收入成本费用=利润”逻辑，将当期主营业务收入、其他业务收入等收入项目列示在上部，主营业务成本、管理费用等成本费用项目列示在下部，计算得出净利润，反映企业一定期间经营成果，各项目金额根据损益类科目结转前发生额填列。现金流量表：以现金及现金等价物为基础，分类反映企业经