电子政务教程（第三版）课件 第5章 政府内部的电子化公务处理

第5章

政府内部的电子化公务处理政府的办公自动化系统的特征与应用领域政府决策支持系统的功能与运行管理政府信息资源管理系统的重要地位与运行机制政府知识管理系统的特征与功能政府各主要类型的电子化专用公务处理系统的特点政府公务处理系统的集成应用与发展5.1政府通用事务处理的电子化——办公自动化只要是政府部门，就需要处理一部分对政府机关而言普遍存在的通用事务，对这些事务的处理为政府部门职能的实现提供了基本条件。电子政务需要实现，也比较容易实现这部分的通用事务处理的电子化，这方面的电子化实际上主要是办公自动化。办公自动化可以说是电子政务的一种初级形式。办公自动化始于20世纪70年代中期，它是发达国家为解决办公业务量急剧增加的问题而发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是使人们利用先进的科学技术，借助各种信息通信设备完成对部分办公业务的高速处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。随着政府信息化的发展，企业信息化的成功应用经验逐渐引入政府之中，其中包括办公自动化系统的应用。办公自动化系统，主要是指利用先进的科学技术将办公人员和计算机技术、网络技术、现代化办公用品等先进设备结合起来，构成人机信息处理系统。现代办公自动化系统在传统办公自动化系统基础上已扩展为一个多功能的信息处理平台。通过它，不仅可以全面实现从手工办公到无纸办公的过渡，以网上办公方式代替传统手工方式，更重要的是以信息交流、知识管理为核心，可实现政府信息的网上共享和交流，协同完成工作事务，并尽可能充分利用各种信息资源，提高政府工作人员的工作效率和工作质量。需要特别说明的是，办公自动化是电子政务的初级形式，也是电子政务全面发展的基础。但是，电子政务绝不等同于办公自动化。办公自动化只是电子政务的“初级阶段”，办公自动化系统只是电子政务系统的基本组成部分，它所实现的功能，只是电子政务最初级的功能。5.1.1政府办公自动化系统的功能模式政府办公自动化是一门综合了多种技术的新型学科，它的技术基础主要是计算机技术、通信技术和其他综合技术。办公自动化的模式可分为三种，即事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统。5.1.2政府办公自动化系统建设的目标办公自动化系统就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。政府办公自动化系统建设的目标是：通过建立内部通信和信息发布平台，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅，实现信息共享。实现收、发文管理，文件管理等办公活动的无纸化和工作流自动化。实现文档管理自动化。实现综合事务处理与管理的自动化。5.1.3政府办公自动化系统的特点与功能

政府办公自动化系统一般都具有以下几个方面的特点：在使用对象上，办公自动化系统的定位比较广泛。在功能范围上，较为完整的办公自动化系统不仅包括传统的公文处理，还会包括文档资料管理，各种行政事务处理功能，日常办公管理功能，以及辅助领导决策的功能。在信息内容上，办公自动化系统不仅可以管理事务管理信息，而且可以和具体的业务系统相结合，直接对业务信息进行管理，同时兼顾到了决策信息的管理。在表现形式上，办公自动化系统建立在Internet基础之上，以Web端作为普通客户端，通过Web端让普通用户直接接触各种各样的信息，同时这种开发模型也具备了相当的灵活性、安全性。5.1.3政府办公自动化系统的特点与功能办公自动化系统具体包括以下功能：提供电子邮件服务。具有强大的数据信息处理能力。具备多种共享方式和强大共享能力。优化政府工作流程。具有完备的安全特性。5.1.4我国政府办公自动化系统应用中存在的主要问题存在重硬件、轻软件，重理论、轻应用，重技术、轻管理等认识上的误区。部分政府部门往往将建设重点放在系统的搭建方面，而忽略了系统搭建后的应用，以致应用系统难以达到最佳的应用水平，发挥不出应有的实际应用效果。建立系统时贪大求全，把大量的资金盲目投到购置一流的设备上，从而使软件系统的应用开发往往出现资金不足的现象；而更多的应用软件系统虽然建立了，却又不重视对它们的应用和推广。5.1.4我国政府办公自动化系统应用中存在的主要问题缺乏交流的氛围和环境，全国缺乏统一的协调机构，指导力量和力度不足，使有些部门处于半自流的状态。由于交流不足，低水平的重复设计、重复开发普遍化，许多部门都在不断地重复这样的过程，做同样的事，走同样的路，犯同样的错误。在文档、流程、管理、监督等方面尚缺乏统一的技术标准和规范。5.2政府通用管理活动的电子化相同的机构性质和使命，不仅使所有政府部门都需要处理一部分通用的事务，而且相当一部分管理职能活动也具有一定的通用性质。比如，不管政府部门承担的具体职能是什么，组织、计划、决策、指挥、协调、控制等基本管理职能活动都是普遍存在的。这部分具有通用性的管理职能活动也可以且应当实现电子化。目前，这方面的电子化比较集中地体现在政府核心管理职能——决策职能的电子化方面，以及使政府基本管理职能活动获得充分信息支持的电子化方面。它们通常是以政府决策支持系统、专家系统、政府信息资源管理系统和政府知识管理系统的方式呈现的。5.2.1政府决策支持系统决策是政府管理职能活动的核心，在一定的意义上，政府管理就是决策。在电子政务建设与发展过程中，为政府决策提供支持是一个非常重要的追求，决策支持系统的建设始终受到了特别的重视。决策支持系统就是以数据仓库为依托，并利用数学模型的功能，为用户决策活动生成所需信息的系统。决策支持系统主要是以模型库系统为主体，通过定量分析进行辅助决策。5.2.1.1决策支持系统的特点是支持而非取代决策者，强调的是决策效果而非效率。辅助决策者解决半结构化或非结构化的问题。允许用户试探几种不同的决策方案。具备决策支持模型的管理功能。把数学模型或分析技术与数据存储和检索功能结合起来。系统具备友好的人机交互界面，易于为非计算机专业人员使用。系统具备良好的适应能力，有较高的灵活性、适应性，可以满足不同环境和用户的需求。5.2.1.2决策支持系统在政府管理中的应用决策支持系统作为一种新兴的信息技术，能够为政府提供各种决策信息以及各种问题的解决方案，从而减轻了管理者从事低层次信息处理和分析的负担，使得他们专注于最需要决策智慧和经验的工作，因此提高了决策的质量和效率。电子政府决策支持系统是一个集成的政府信息化管理工具，它从政府机构处理日常事务的办公自动化系统、多级政府数据统计分析和政务信息发布的角度出发，以通用化的政府工作流程为依据，通过高度抽象和概括的方式构建出电子政务信息化工作平台的软件体系和应用模型。电子政府决策支持系统在降低用户信息处理的劳动强度的同时，突出了信息对领导决策的重要作用。5.2.1.2决策支持系统在政府管理中的应用决策支持系统作为政府机关办公决策服务体系的有机组成部分，其主要任务是：直接为政府领导的日常办公提供有效服务；建立政府系统电子信息枢纽，通过广泛收集和加工处理各类信息，使领导全面及时地掌握各方面的动态；为领导提供高效、安全、灵便的指挥调度手段。系统建成后，政府机关将能更加有效地发挥参谋、助手和服务的作用。通过对电子信息资源的科学化管理，高效率、高质量地为各级政府实施宏观管理与科学决策提供智能化支持，充分发挥系统网络在自动化处理日常政务和事务方面的作用。5.2.1.3政府决策支持系统的组件数据库系统模型管理系统知识管理系统用户界面子系统用户5.2.1.4常用政府决策支持系统的结构政府决策支持系统从建立政府数据仓库着手，利用先进的联机分析处理技术和数据挖掘技术为各级政府机关提供综合分析、时间趋势分析、预警分析等辅助决策信息，给各级政府的决策提供科学的依据。决策支持系统由原始数据层、数据仓库层、数据集市层及前端展示层四大部分构成。5.2.1.5政府决策支持系统的功能特色实用的政府决策支持系统大都具有鲜明的功能特色：个性化页面生成系统强劲的数据维护支持能力多维分析工具5.2.1.6政府决策支持系统的运行机制智囊系统利用信息系统提供的信息，制定各种可行的决策方案。智囊系统通过电子政务系统提供的平台将决策方案上报给决策系统(一般由负有决策责任的领导担任)。决策系统将根据信息系统生成的决策信息来确定最优的决策方案，并生成必要的决策指令。决策系统通过电子政务平台把决策指令下发给决策执行系统和监督系统。在监督系统的监督下，由决策执行系统负责贯彻执行决策指令。决策指令的执行情况和结果将通过信息系统反馈给智囊系统。智囊系统将根据具体情况向决策系统提供反馈信息或决策修正方案。决策系统针对反馈信息或修正方案确定新的决策，并下发执行。5.2.2专家系统政府部门建立的专家系统基本上也是服务于政府管理决策的。专家系统是一个智能计算机程序系统，其内部包含有相当于某个领域专家水平的大量知识与经验，能够运用知识进行推理，解决与专家水平相当的咨询工作。也就是说，专家系统是一种模拟专家决策能力的计算机系统。专家系统以逻辑推理为手段，以知识为中心解决问题。传统的专家系统有固定的组成结构，包括：知识库，储存专家用以解决问题的知识。推理机，用以控制推理过程。使用者接口，提供使用者与专家系统的接口。解释机，提供使用者友善的解释说明及咨询功能。知识获取接口，提供编辑、增删知识库功能。工作记忆区，储存推理过程中的事实。5.2.3政府信息资源管理系统政府信息资源是一切产生于政府内部，或虽然产生于政府外部但对政府活动有直接影响的信息资源的总称。信息资源管理就是分配和监控系统资源的使用状态，有效地对这些不同的信息资源进行管理，提高政府机关资源的利用率，降低资源消耗，节约内部办公成本。电子政务给我们带来了新的政府信息资源及其管理方式，使政府信息资源管理活动直接架设于各种新型信息系统和信息资源网上，并在此基础上不断发展和完善。5.2.3.1信息资源管理系统的结构电子信息资源库管理子系统办公业务资源管理子系统公众信息服务子系统5.2.3.2信息资源管理系统的解决方案分布式处理信息采集与交换信息管理信息内容发布与利用安全维护5.2.4政府知识管理系统5.2.4.1政府知识管理的内容政府知识管理，简单地说，就是对政府组织所拥有的和所能接触到的知识资源进行识别、获取、评价，从而充分有效地发挥其作用的过程。5.2.4.2政府知识管理的目的增加政府组织整体知识的存量与价值；应用知识以提升管理与服务创新的绩效以及政府组织整体对外的竞争力；促进政府组织内部的知识流通，提升成员获取知识的效率；指导政府组织知识创新的方向；协助政府组织发展核心能力；有效发挥政府组织内个体成员的知识能力并开发其潜能；提升政府组织个体与整体的知识学习能力；形成有利于知识创新的政府组织文化与价值观。5.2.4.3政府知识管理的客观必要性政府作为公共行政管理组织，其自身也存在知识管理的问题。政府的知识管理就是政府对其所拥有的知识资源进行管理的过程，电子政务的重要内容和重要功能之一，就是实现这种管理。政府知识管理的目的是更好地为公民服务，把促进国家和社会的发展作为政府一切活动的根本出发点。政府的重要职能是向企业和个人提供服务，对国民经济的各个环节实施有效的监控。未来的社会是信息化的社会、知识化的社会。未来的政府，无论其组织结构还是其管理职能都将发生巨大的变化，知识管理将成为政府管理的重要职能甚至是主要职能。5.2.4.4政府知识管理系统的基本构成政府知识管理系统由以下六个方面的内容构成：知识管理的基础措施。政府部门业务流程的优化。知识管理的方法。知识的获取和检索。知识的传递。知识的共享和评测。5.2.4.5政府知识管理系统的基本管理职能政府知识管理系统应该具备四种基本管理职能：外化知识、内化知识中介认知过程5.2.4.6政府知识管理系统的组织政府在组织知识管理系统时，首先要服从知识管理的目标，即能够将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，使他们能够作出最好的决策。只有达到了这个目标，才能成为真正的知识管理系统。群件工具和互联网络是知识管理系统最基本的组件。另外，由于知识管理系统并没有一个特定的具体模式，一个组织所要汲取的知识的类型应该视具体情况而定。

政府知识管理系统组织工作活动的主要内容包括：清晰界定政府各部门的管理职能和运作程序，并向全社会明示；建立政府内部网络，并使其成为全社会的一种信息源；组织内部知识的编码化；与企事业单位、大专院校、科研单位、军队等建立信息交流和共享机制，政府信息及时向公民公开；在组织内部设立知识主管或学习主管。5.2.4.7政府知识管理平台建设第一，知识积累、交流、共享。知识积累是实施知识管理的基础，知识共享才能使知识创造价值，知识交流是使知识体现其价值的关键环节。第二，在使用中管理知识。知识管理不仅体现在对已形成的知识进行管理，更多的是体现在知识产生过程中以及知识创新中的管理。第三，自下而上的知识管理。政府部门的知识主要是自下而上流动的，直接与社会公众接触的那一层政府部门的知识管理水平决定了整个政府职能部门知识管理的成败。5.2.4.7政府知识管理平台建设政府知识管理平台融合了强大的消息平台、自动工作流程、组织设计、公文流转、行政审批、分析决策等功能，为政府提供及时、安全、跨多组织的、更具优势的知识管理平台系统，为提高政府工作效率，提升政府信息化应用水平，建立更加完善的电子政务系统打下了良好的基础。5.3政府业务处理与管理活动的电子化每一个政府机关都有法律规定的职能范围，都必须通过对特定业务的处理与管理履行自己的法定职能。如各级地方税务局要负责地方各种税(费)的征收管理工作；各级教育行政部门(教育部，教育厅、教育局)要分别负责国家和地方的教育事业管理。这部分职能活动实际上是政府的业务处理与管理活动，这些活动的电子化通常是通过电子化业务处理系统，也就是各种专用公务处理系统实现的。5.3.1电子化专用公务处理系统概要与电子化通用公务处理系统不同，电子化专用公务处理系统是适应专门公务活动需要、满足特定需求的公务处理系统。由于这些系统是为特定的业务部门与业务工作量身定制的，因而大都开发成本较高，后续维护成本高，专门性强。

根据公务处理系统覆盖范围不同，专用电子化公务处理系统可以分为专门机关系统、专门部门系统、专项业务系统、专项功能系统四类。5.3.2专用公务处理系统应用举要为了更加进一步认识专用公务处理系统及其应用方面的特点，下面简要介绍几个在政府机关中比较常见的专用公务处理系统。专门机关电子化公务处理系统示例：××市公安派出所信息管理系统专门部门电子化公务处理系统示例：政府财政管理信息系统领域内专项业务电子化处理系统示例：政府人事管理系统跨领域专项业务电子化处理系统示例：城市应急指挥系统专项功能电子化公务处理系统示例：×市政府机关办公业务资源系统5.4政府专用公务处理系统与通用公务根据专用公务处理系统与通用公务处理系统各子系统功能模块之间的耦合度不同，其集成方式可以分为以下三种情况：第一种情况：用户界面的集成。第二种情况：应用系统层面的集成。第三种情况：数据层面的集成。本章小结本章介绍了电子政务应用的重要方面——政府机关内部电子化公务处理的基本面貌，对旨在实现通用公务处理电子化的办公自动化系统、决策支持系统、专家系统、信息资源管理系统、知识管理系统，以及旨在实现专门公务处理电子化的电子化专用公务处理系统的基本功能、主要特征、建设与应用状况等进行了分析评介，对政府内部电子化公务处理系统的集成应用与发展情况进行了简要的分析。电子化公务处理

政府通用事务处理