岗位说明书制作与发布规范

岗位说明书制作与发布规范TOC\o"1-2"\h\u5876第一章岗位说明书概述 4158331.1岗位说明书的定义 4296091.2岗位说明书的作用 491321.3岗位说明书的类型 527776第二章岗位说明书制作准备 5245452.1收集岗位信息 5212032.2分析岗位需求 5119472.3明确岗位说明书撰写原则 626955第三章岗位说明书撰写内容 6190413.1岗位基本信息 6168733.1.1岗位名称 6250633.1.2所属部门 6105903.1.3直接上级 6274153.1.4岗位性质 7292513.1.5工作地点 7311443.2岗位职责 7181573.2.1主要任务 7179673.2.2工作内容 779143.2.3工作要求 7118093.3任职资格 775393.3.1教育背景 7320093.3.2工作经验 721283.3.3专业技能 741763.3.4个人素质 7171573.4薪酬福利 7128613.4.1基本工资 8225913.4.2绩效奖金 8118133.4.3员工福利 8112313.4.4职业发展 828381第四章岗位说明书撰写规范 85284.1语言表达规范 8168704.1.1使用正式、规范的书面语言，保证表达清晰、准确、易懂。 8113324.1.2避免使用口语、俚语、网络用语等非正式表达方式。 8278984.1.3保持语言简洁，避免冗长、复杂的句子结构。 8294694.1.4在描述岗位职责、要求时，使用明确、具体的动词和名词，如“负责”、“执行”、“分析”等。 8288824.1.5避免使用模糊、抽象的词汇，如“较好”、“一般”等，尽量使用量化、具体的描述。 8195894.1.6在撰写过程中，注意保持一致性，避免前后矛盾。 8274974.2格式规范 8101054.2.1岗位说明书标题应简洁、明了，包含岗位名称、撰写单位及日期。 8238134.2.2正文部分采用宋体五号字体，行间距为1.5倍。 890554.2.3段落之间留出适当空隙，以保持整体版面整洁。 8283584.2.4使用目录，明确各章节标题及页码，方便查阅。 8304304.2.5标题层级应清晰，一级标题使用黑体小四字体，二级标题使用宋体五号加粗字体。 837394.2.6对于重要内容，可以使用加粗、斜体、下划线等格式进行强调。 8108894.3内容完整性要求 850504.3.1岗位职责 8117504.3.2岗位要求 9307444.3.3岗位待遇 9167824.3.4岗位晋升与发展 9221384.3.5岗位说明书修订 9183024.3.6岗位说明书生效与废止 96664第五章岗位说明书审核与修改 10212095.1审核流程 10295845.1.1提交初稿：岗位说明书编制完成后，由编制人提交至部门负责人。 10231925.1.2部门负责人审核：部门负责人对岗位说明书进行初步审核，主要包括岗位职责、任职资格、岗位说明书格式等方面。 1025305.1.3人力资源部门审核：人力资源部门对岗位说明书进行详细审核，保证岗位说明书内容符合公司战略发展需求，岗位职责明确，任职资格合理。 10202385.1.4反馈修改意见：人力资源部门将审核意见反馈给编制人，编制人根据反馈意见进行修改。 10178865.1.5再次提交审核：修改后的岗位说明书再次提交至部门负责人和人力资源部门进行审核。 1041295.1.6审核通过：岗位说明书经过审核，如无不妥之处，予以通过。 10246265.2修改原则 10293455.2.1保持岗位说明书结构完整：修改过程中，应保证岗位说明书各部分内容完整，包括岗位基本信息、岗位职责、任职资格等。 10178885.2.2明确岗位说明书内容：修改时，应保证岗位说明书内容清晰、具体，易于理解。 10136195.2.3符合公司战略发展需求：修改过程中，应充分考虑公司战略发展需求，保证岗位说明书内容与公司发展方向一致。 10209835.2.4合理设置任职资格：修改时，应保证任职资格设置合理，既能满足岗位需求，又能体现公司对人才的吸引力。 1024655.3修改注意事项 1036335.3.1注意语言规范：修改过程中，应保证语言严谨、规范，避免使用模糊不清的词语。 10157555.3.2保持一致性：修改时，应保证岗位说明书内容与公司相关政策、制度保持一致。 10310505.3.3注重细节：修改过程中，应注意细节问题，如错别字、标点符号等。 1196845.3.4及时沟通：在修改过程中，如遇到问题，应及时与部门负责人、人力资源部门沟通，保证问题得到及时解决。 1123855.3.5保留修改痕迹：修改过程中，应保留修改痕迹，以便于跟踪审核过程。 1119005第六章岗位说明书发布渠道 1144176.1内部发布 11314976.1.1企业内部网站 11114296.1.2内部邮件系统 1122146.1.3内部培训与会议 11105156.2外部发布 11219306.2.1企业官方网站 11257916.2.2招聘网站 12321636.2.3社交媒体平台 1247336.3发布注意事项 12244656.3.1保证信息准确性 1258566.3.2注意保护隐私 1243526.3.3适时更新 1239406.3.4注重互动与沟通 1210012第七章岗位说明书发布流程 12234837.1发布前的准备工作 12279567.1.1确定发布范围与对象 126997.1.2审核岗位说明书内容 1373007.1.3确定发布形式与渠道 13223967.1.4制定发布计划 1318677.2发布过程 13104077.2.1发送通知 13310827.2.2发布岗位说明书 13212577.2.3收集反馈意见 13253797.2.4解答疑问 1366257.3发布后的跟进与维护 13180997.3.1监控实施情况 13313687.3.2及时调整与更新 13265877.3.3定期评估与反馈 1477737.3.4建立长效机制 1429846第八章岗位说明书管理与维护 14258898.1岗位说明书更新频率 14226658.1.1岗位说明书更新原则 1449058.1.2岗位说明书更新频率 14145798.2岗位说明书存档管理 14189498.2.1存档原则 14177078.2.2存档方式 14265198.2.3存档周期 15102158.3岗位说明书修订与通知 1517118.3.1修订原则 1520178.3.2修订流程 15301108.3.3通知方式 1515005第九章岗位说明书培训与推广 15231469.1培训对象与内容 1587939.1.1培训对象 15147189.1.2培训内容 15144399.2培训方式与效果评估 16315079.2.1培训方式 1639789.2.2效果评估 16114279.3推广策略 16138379.3.1制定推广计划 16264009.3.2培训与宣传 16239739.3.3搭建交流平台 16183809.3.4落实责任制 1680379.3.5持续优化与改进 176369第十章岗位说明书相关问题处理 17928810.1常见问题解答 172878010.1.1岗位说明书编写不规范 173254710.1.2岗位职责与实际工作不符 173251810.1.3岗位说明书更新不及时 171099710.2投诉与反馈处理 182184010.2.1投诉渠道 183096310.2.2投诉处理流程 182416210.3应对突发情况的措施 182144410.3.1岗位空缺 183238710.3.2员工离职 181069310.3.3岗位调整 18第一章岗位说明书概述1.1岗位说明书的定义岗位说明书，亦称为职位说明书或工作说明书，是企业对某一特定岗位的职责、任务、资格要求、工作条件等方面进行全面、详细描述的文件。它既是企业人力资源管理的重要依据，也是员工了解岗位要求、明确工作目标的重要参考。1.2岗位说明书的作用岗位说明书在企业人力资源管理中具有以下作用：（1）明确岗位要求：通过岗位说明书，企业可以明确各岗位的工作职责、任务、任职资格等要求，为招聘、选拔、培训、评价员工提供依据。（2）促进员工成长：岗位说明书有助于员工了解企业对岗位的期望和要求，激发员工自我提升的积极性，实现个人职业发展。（3）提高工作效率：岗位说明书为员工提供了明确的工作目标和方法，有助于提高工作效率，降低工作成本。（4）规范企业管理：岗位说明书有助于企业规范管理，保证各项工作有序开展，提高企业整体竞争力。（5）保障员工权益：岗位说明书明确了岗位的职责和待遇，有助于保障员工的合法权益。1.3岗位说明书的类型根据不同的分类标准，岗位说明书可以分为以下几种类型：（1）按岗位性质分类：可分为管理岗位说明书、技术岗位说明书、操作岗位说明书等。（2）按企业类型分类：可分为生产型、销售型、服务型、研发型等企业岗位说明书。（3）按岗位级别分类：可分为高层管理岗位说明书、中层管理岗位说明书、基层管理岗位说明书等。（4）按工作内容分类：可分为综合型、专业型、职能型等岗位说明书。（5）按岗位特点分类：可分为全职岗位说明书、兼职岗位说明书、实习岗位说明书等。第二章岗位说明书制作准备2.1收集岗位信息岗位说明书制作的初始环节是对岗位信息的收集。以下是收集岗位信息的主要步骤：（1）查阅企业内部资料：包括组织结构图、部门职责、岗位设置等相关文件，以了解岗位的基本情况。（2）访谈相关人员：与岗位所在部门负责人、直接上级、前任或现任岗位员工进行访谈，获取关于岗位的具体信息。（3）收集外部资料：通过行业报告、竞争对手的招聘信息等途径，了解同行业类似岗位的特点和需求。（4）整理岗位信息：将收集到的信息进行整理、归类，形成完整的岗位信息库。2.2分析岗位需求在收集到岗位信息后，需要对岗位需求进行分析，以明确岗位的核心职责、任职资格等要素。以下为分析岗位需求的关键步骤：（1）明确岗位目标：根据企业战略目标和部门职责，确定岗位的具体目标。（2）梳理岗位职责：通过对岗位信息的整理，划分出岗位的主要职责和次要职责。（3）分析岗位任职资格：从教育背景、工作经验、技能要求等方面，明确岗位的任职资格。（4）评估岗位能力要求：结合岗位职责和任职资格，分析岗位所需具备的能力和素质。（5）确定岗位发展前景：了解行业趋势，预测岗位未来的发展方向。2.3明确岗位说明书撰写原则为保证岗位说明书的准确性和实用性，以下原则应在撰写过程中遵循：（1）简洁明了：岗位说明书应采用简洁、明了的语言，避免冗长、复杂的表述。（2）逻辑清晰：岗位说明书的内容应具有逻辑性，便于读者理解。（3）重点突出：在撰写过程中，要突出岗位的核心职责和任职资格，以便于招聘和选拔。（4）具体详细：对岗位职责、任职资格等要素的描述应具体、详细，便于操作。（5）适时更新：企业发展和岗位变动，及时更新岗位说明书，保证其与实际需求相符。（6）符合法律法规：撰写岗位说明书时，要遵循国家相关法律法规，保证岗位要求合法合规。第三章岗位说明书撰写内容3.1岗位基本信息3.1.1岗位名称明确岗位的具体名称，如“市场营销专员”、“人力资源主管”等。3.1.2所属部门注明该岗位所属的部门，如“销售部”、“人事部”等。3.1.3直接上级阐述该岗位的直接上级，如“销售经理”、“人事总监”等。3.1.4岗位性质说明该岗位的性质，如“全职”、“兼职”、“实习生”等。3.1.5工作地点注明该岗位的工作地点，如“北京市朝阳区”、“上海市浦东新区”等。3.2岗位职责3.2.1主要任务详细描述该岗位的主要任务和目标，如“负责公司产品线的市场推广工作”等。3.2.2工作内容具体阐述该岗位的工作内容，包括但不限于以下方面：负责区域内市场信息的收集、分析及竞争对手的研究；制定并执行市场推广计划，提升产品知名度和市场占有率；参与公司重大项目的谈判和签订；负责客户关系的维护及拓展。3.2.3工作要求明确该岗位的工作要求，如“具备较强的沟通能力和团队协作精神”等。3.3任职资格3.3.1教育背景说明该岗位所需的教育背景，如“本科及以上学历，市场营销相关专业”等。3.3.2工作经验阐述该岗位所需的工作经验，如“3年以上市场营销相关工作经验”等。3.3.3专业技能列举该岗位所需的专业技能，如“熟练掌握市场调研、数据分析等相关技能”等。3.3.4个人素质描述该岗位所需的个人素质，如“具备较强的责任心、执行力及抗压能力”等。3.4薪酬福利3.4.1基本工资说明该岗位的基本工资水平，如“月薪8000元”等。3.4.2绩效奖金阐述该岗位的绩效奖金制度，如“根据业绩表现，年终发放绩效奖金”等。3.4.3员工福利列举该岗位的员工福利，如“五险一金、带薪年假、节日福利”等。3.4.4职业发展说明该岗位在公司的职业发展前景，如“提供丰富的晋升机会和职业培训”等。第四章岗位说明书撰写规范4.1语言表达规范4.1.1使用正式、规范的书面语言，保证表达清晰、准确、易懂。4.1.2避免使用口语、俚语、网络用语等非正式表达方式。4.1.3保持语言简洁，避免冗长、复杂的句子结构。4.1.4在描述岗位职责、要求时，使用明确、具体的动词和名词，如“负责”、“执行”、“分析”等。4.1.5避免使用模糊、抽象的词汇，如“较好”、“一般”等，尽量使用量化、具体的描述。4.1.6在撰写过程中，注意保持一致性，避免前后矛盾。4.2格式规范4.2.1岗位说明书标题应简洁、明了，包含岗位名称、撰写单位及日期。4.2.2正文部分采用宋体五号字体，行间距为1.5倍。4.2.3段落之间留出适当空隙，以保持整体版面整洁。4.2.4使用目录，明确各章节标题及页码，方便查阅。4.2.5标题层级应清晰，一级标题使用黑体小四字体，二级标题使用宋体五号加粗字体。4.2.6对于重要内容，可以使用加粗、斜体、下划线等格式进行强调。4.3内容完整性要求4.3.1岗位职责明确阐述岗位的主要职责，包括但不限于以下内容：岗位主要任务工作范围工作目标工作流程4.3.2岗位要求详细描述岗位所需的专业技能、工作经验、学历要求等，包括以下方面：学历及专业背景工作经验技能要求个人素质4.3.3岗位待遇介绍岗位的薪酬待遇、福利政策等，包括以下内容：基本工资绩效奖金福利待遇培训与发展机会4.3.4岗位晋升与发展阐述岗位的晋升通道、职业发展路径等，包括以下方面：晋升条件晋升周期职业发展路径4.3.5岗位说明书修订明确岗位说明书修订的周期、修订程序及修订内容，包括以下方面：修订周期修订程序修订内容4.3.6岗位说明书生效与废止说明岗位说明书的生效时间、废止条件及替代文件，包括以下内容：生效时间废止条件替代文件第五章岗位说明书审核与修改5.1审核流程5.1.1提交初稿：岗位说明书编制完成后，由编制人提交至部门负责人。5.1.2部门负责人审核：部门负责人对岗位说明书进行初步审核，主要包括岗位职责、任职资格、岗位说明书格式等方面。5.1.3人力资源部门审核：人力资源部门对岗位说明书进行详细审核，保证岗位说明书内容符合公司战略发展需求，岗位职责明确，任职资格合理。5.1.4反馈修改意见：人力资源部门将审核意见反馈给编制人，编制人根据反馈意见进行修改。5.1.5再次提交审核：修改后的岗位说明书再次提交至部门负责人和人力资源部门进行审核。5.1.6审核通过：岗位说明书经过审核，如无不妥之处，予以通过。5.2修改原则5.2.1保持岗位说明书结构完整：修改过程中，应保证岗位说明书各部分内容完整，包括岗位基本信息、岗位职责、任职资格等。5.2.2明确岗位说明书内容：修改时，应保证岗位说明书内容清晰、具体，易于理解。5.2.3符合公司战略发展需求：修改过程中，应充分考虑公司战略发展需求，保证岗位说明书内容与公司发展方向一致。5.2.4合理设置任职资格：修改时，应保证任职资格设置合理，既能满足岗位需求，又能体现公司对人才的吸引力。5.3修改注意事项5.3.1注意语言规范：修改过程中，应保证语言严谨、规范，避免使用模糊不清的词语。5.3.2保持一致性：修改时，应保证岗位说明书内容与公司相关政策、制度保持一致。5.3.3注重细节：修改过程中，应注意细节问题，如错别字、标点符号等。5.3.4及时沟通：在修改过程中，如遇到问题，应及时与部门负责人、人力资源部门沟通，保证问题得到及时解决。5.3.5保留修改痕迹：修改过程中，应保留修改痕迹，以便于跟踪审核过程。第六章岗位说明书发布渠道6.1内部发布6.1.1企业内部网站企业内部网站是岗位说明书发布的重要渠道之一。通过内部网站发布岗位说明书，可以保证信息在企业内部快速、准确地传达。具体操作如下：在企业内部网站设立专门栏目，用于发布岗位说明书；按照岗位类别和部门进行分类，便于员工查找；定期更新岗位说明书，保证信息的时效性。6.1.2内部邮件系统内部邮件系统是另一种有效的内部发布渠道。通过邮件系统，可以将岗位说明书直接发送给相关部门及员工，具体操作如下：制定统一的邮件模板，包含岗位说明书的基本信息；邮件正文简要介绍岗位要求，附件中附上完整的岗位说明书；邮件发送给相关部门负责人及员工，并提醒关注。6.1.3内部培训与会议内部培训与会议是传播岗位说明书的重要途径。通过以下方式，可以提高岗位说明书的认知度：在培训课程中，针对岗位说明书进行讲解和解读；在会议中，针对岗位说明书的相关内容进行讨论；鼓励员工提问，解答员工关于岗位说明书的问题。6.2外部发布6.2.1企业官方网站企业官方网站是面向社会公众的重要渠道。在官方网站上发布岗位说明书，可以提高企业的招聘效果，具体操作如下：在官方网站设立招聘专栏，发布岗位说明书；优化网站搜索引擎，保证岗位说明书易于搜索；定期更新岗位说明书，吸引更多求职者关注。6.2.2招聘网站招聘网站是发布岗位说明书的重要外部渠道。以下为操作建议：选择知名招聘网站，如智联招聘、前程无忧等；按照网站要求，填写岗位说明书相关信息；定期更新岗位说明书，提高招聘效果。6.2.3社交媒体平台社交媒体平台是现代企业招聘的重要手段。以下为操作建议：选择适合的社交媒体平台，如公众号、微博等；发布岗位说明书，并附上联系方式；鼓励用户分享，扩大岗位说明书的影响力。6.3发布注意事项6.3.1保证信息准确性在发布岗位说明书时，应保证信息的准确性。对于岗位要求、薪资待遇等关键信息，要仔细核对，避免误导求职者。6.3.2注意保护隐私在发布岗位说明书时，要注意保护企业及员工的隐私。对于敏感信息，如员工姓名、联系方式等，应进行适当处理。6.3.3适时更新岗位说明书应根据企业实际情况适时更新，保证信息的时效性。对于已发布的岗位说明书，要定期检查，如有变动，及时更新。6.3.4注重互动与沟通在发布岗位说明书的过程中，要注重与求职者的互动与沟通。对于求职者的疑问，要及时回应，提供必要的帮助。第七章岗位说明书发布流程7.1发布前的准备工作7.1.1确定发布范围与对象为保证岗位说明书发布的有效性和针对性，需明确岗位说明书适用的部门、岗位及人员范围，并对发布对象进行细分，保证信息传递的准确性。7.1.2审核岗位说明书内容在发布前，应对岗位说明书内容进行严格审核，保证其符合公司发展战略、企业文化及岗位实际需求。审核内容包括但不限于岗位名称、岗位职责、岗位要求、薪酬福利等。7.1.3确定发布形式与渠道根据公司实际情况，选择合适的发布形式和渠道，如内部邮件、企业内部论坛、招聘网站等。同时需保证发布形式简洁明了，便于阅读和理解。7.1.4制定发布计划根据岗位说明书发布需求，制定详细的发布计划，明确发布时间、发布范围、发布对象等，保证发布工作有序进行。7.2发布过程7.2.1发送通知在发布岗位说明书前，向相关部门和人员发送通知，告知其发布时间、发布渠道及注意事项。7.2.2发布岗位说明书按照发布计划，将岗位说明书发布至指定渠道，保证发布内容准确无误。7.2.3收集反馈意见发布后，积极收集相关部门和人员的反馈意见，了解岗位说明书发布效果，为后续调整和改进提供依据。7.2.4解答疑问对发布过程中产生的疑问，及时进行解答，保证发布工作顺利进行。7.3发布后的跟进与维护7.3.1监控实施情况发布后，对岗位说明书实施情况进行持续监控，了解其在实际工作中的应用效果。7.3.2及时调整与更新根据监控结果，对岗位说明书进行及时调整和更新，以适应公司发展和岗位需求的变化。7.3.3定期评估与反馈定期对岗位说明书发布效果进行评估，收集反馈意见，不断优化发布流程，提高发布质量。7.3.4建立长效机制为保持岗位说明书的持续有效性，建立长效管理机制，保证岗位说明书发布与更新工作的持续进行。第八章岗位说明书管理与维护8.1岗位说明书更新频率8.1.1岗位说明书更新原则为保证岗位说明书与实际工作需求相符合，应遵循以下更新原则：a)定期更新：根据公司业务发展及组织结构调整情况，定期对岗位说明书进行审查和更新。b)动态调整：针对岗位实际工作内容变化，及时对岗位说明书进行调整。c)涉及重大调整时，需及时更新：如岗位职责、任职资格等关键信息发生重大变化时，应立即更新。8.1.2岗位说明书更新频率a)定期更新：每半年进行一次全面审查，根据实际情况进行更新。b)动态调整：根据实际工作需求，及时进行局部调整。8.2岗位说明书存档管理8.2.1存档原则a)完整性：保证岗位说明书存档内容的完整性，包括岗位说明书正文、修订记录等。b)安全性：对存档的岗位说明书进行加密处理，保证信息安全性。c)可追溯性：对每次修订的岗位说明书进行编号，便于追溯和查询。8.2.2存档方式a)电子存档：将岗位说明书电子版存档于公司内部服务器，便于查询和共享。b)纸质存档：将重要岗位说明书纸质版存档，以备不时之需。8.2.3存档周期a)岗位说明书电子版存档周期为5年。b)岗位说明书纸质版存档周期为10年。8.3岗位说明书修订与通知8.3.1修订原则a)修订内容需符合国家法律法规及公司规章制度。b)修订内容需与实际工作需求相符。c)修订过程中，涉及到的相关部门和人员需参与讨论和审核。8.3.2修订流程a)提出修订申请：由岗位所在部门或人力资源部门提出修订申请。b)审核修订内容：相关部门和人员对修订内容进行审核。c)发布修订版：经审核通过的修订版岗位说明书，由人力资源部门发布。d)通知相关人员：修订版岗位说明书发布后，应及时通知涉及到的岗位人员和相关管理人员。8.3.3通知方式a)邮件通知：通过公司内部邮件系统，将修订版岗位说明书发送给涉及到的岗位人员和相关管理人员。b)会议通知：在相关会议上，对修订版岗位说明书进行通报。c)张贴通知：在办公区域张贴修订版岗位说明书的通知，提醒相关人员查阅。第九章岗位说明书培训与推广9.1培训对象与内容9.1.1培训对象本培训计划主要针对以下对象：（1）公司内部人力资源管理人员；（2）各部门负责人及主管；（3）新入职员工；（4）需要了解岗位说明书的相关人员。9.1.2培训内容（1）岗位说明书的概念与重要性；（2）岗位说明书的基本结构及编写方法；（3）岗位说明书的核心要素及其定义；（4）岗位说明书在实际工作中的应用；（5）案例分析与讨论。9.2培训方式与效果评估9.2.1培训方式（1）线上培训：通过公司内部培训平台，提供视频、PPT、文档等培训资料；（2）线下培训：组织集中培训，邀请专业讲师进行授课；（3）实操演练：结合实际工作，进行岗位说明书编写实操演练；（4）互动交流：培训过程中设置提问、讨论环节，促进参训人员之间的交流与分享。9.2.2效果评估（1）培训结束后进行在线考试，检验参训人员对培训内容的掌握程度；（2）收集参训人员的反馈意见，了解培训效果及改进方向；（3）跟踪调查参训人员在实际工作中应用岗位说明书的情况，评估培训成果。9.3推广策略9.3.1制定推广计划根据公司实际情况，制定详细的推广计划，明确推广目标、时间节点、责任部门等。9.3.2培训与宣传（1）开展内部培训，提高员工对岗位说明书的认识；（2）制作宣传海报、推送文章等，扩大岗位说明书在公司内部的影响力。9.3.3搭建交流平台（1）设立岗位说明书编写交流群，方便员工沟通交流；（2）定期举办岗位说明书编写经验分享会，促进