建设项目档案管理

建设项目档案管理培训提纲

绪言建设项目档案管理工作建设项目档案的作用生产(运行)、维护、改扩建的重要依据建设项目质量管理的重要内容和质量问题追朔的重要凭证项目竣工的重要内容项目管理、稽查、评价的重要基础

第一章、项目档案管理

基础知识

一、

基本建设项目档案管理涉及

的基本概念1、建设项目文件材料、基建档案、科技资料

基建档案：是直接记述和反映基本建设活动的，归档保存的建设项目文件材料。建设项目文件材料：是记录和反映基本建设活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。科技资料：是指为了工作参考的目的搜集来的，对科技活动具有参考作用的科技文献材料。

2.

基本建设项目档案、基本建设项目竣工档案资料

基本建设项目档案:是指在整个建设项目从酝酿、决策、勘测、计划、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式和载体的文件材料。项目竣工档案：是指经过整理、编制、汇总、鉴定，满足项目竣工验收要求的整套基本建设项目档案。1.

建设项目、单位工程、单项工程建设项目constructionproject：指建筑、安装等形成资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的建设目标。单项工程uniteofproject：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程subunitofproject：是指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能发挥能力或工程效益的工程。

二、

基本建设工作程序

(一)前期工作（立项报批）阶段1）、规划任务是以国家经济建设的战略目标和方针任务意见技术经济政策为依据。在制定区域、部门规划时，以自然资源、建设布局市场预测前提，提出建设项目，初步分析投资效果，综合平衡后，填写项目建议书。形成项目建议书和审批文件。2）、可行性研究

在工程上马前,在进行深入细致调查研究,科学预测和技术经济论证的基础上,对项目技术先进性,经济合理性.建设可能性进行研究.以现代科学成果以最少投资取得最佳经济效益的有限手段.也是领导部门决策的重要依据.

形成以下材料:原始基础材料:区域气象材料,地质勘察材料、水文材料；与有关方面的来往文件：土地执照，有关建设来往文件；与有关方面的合同与协议书：技术委托合同、勘测设计合同。可行性研究报告。编制设计任务书：设计任务书是确定基本建设规模，编制设计文件的重要依据，是研究审查基本建设必要性和可能性重要依据，是确定工程项目、建设规模、建设依据、技术布局、技术进度等根本问题的重要文件。3）、选择建设地点

厂址选择要根据建设方针和工业布局的要求进行。形成：收集、调研性的材料、选址依据性的原始材料、水文、地质报告书，选址报告、审批文件。(二)设计阶段4）、编制设计文件

基本建设设计工作是论证建设项目经济合理性和技术可能性的重要工作，设计文件是基本建设项目列入年度计划和组织施工的主要依据。建设项目的设计任务书和选点报告经上级批准后。主管部门就应及时指定和委托设计部门编制设计文件。我国设计程序通常分为：初步设计:初步设计形成区域地形图、勘测报告及附图、总平面草图、主要建筑物草图、简要说明书、计算书、工程概算。技术设计：总平面图、土方计划书、建筑设计图、结构设计图、设备施工安装图、工程总概算、工程预算。施工图设计：形成施工详图、各部细节结构图、施工大样图、施工说明书、施工组织设计文件。

5）、安排年度基本建设计划

须按发展国民经济中长期和年度计划进行。基本建设须有初步设计和总概算，经综合平衡后进行。(三)施工阶段

6）、工程施工形成各种施工准备、施工记录（隐蔽工程记录、施工日志）、原材料实验、更改通知单各种技术会议记录、质量事故报告、质量评定、记录和报告、交工验收、竣工图等四、竣工阶段

7）试生产（运行）8）竣工验收竣工验收鉴定书、竣工验收会议材料、各专项验收文件材料会议材料9）固定资产交付使用

二、基本建设项目的内容和特点基建档案的内容主要有：1、

立项审批文件2、

设计文件3、

工程管理文件4、

施工文件5、

生产技术准备文件6、

工艺设备文件7、

涉外文件基本建设档案的特点

1、

成套性2、

专业性3、

现实性

三、基本建设项目档案工作的性质和管理原则

建设项目档案工作管理的性质

1、建设项目档案工作是一项以项目管理为主要内容的专业性服务性工作。

2、建设项目工作是实现工程建设科学管理的技术基础工作。

建设项目管理的管理原则

建设项目档案工作要按照集中统一管理的原则，保证项目档案的完整、准确、系统、安全，实现项目档案的有效利用。

第二章、国家、省关于基本建设项目的档案的法规、文件、标准法律、法规

《档案法》《云南省档案条例》《科学技术档案工作条例》《建筑工程质量管理条例》

管理规定

国家重点建设项目档案管理登记办法（档发字[1997]15号）云南省重点建设项目档案管理登记（云档联发[1997]第5号）基本建设项目档案资料管理暂行办法（国档发[1988]4号）建设项目（工程）竣工验收办法（计建设[1990]1215号）重大建设项目档案验收办法（档发[2006]2号）建设项目（工程）档案竣工验收办法（国档发[1992]8号）城市建设档案归属与流向的暂行规定（档发（1987）20号）业务技术文件标准

国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822－２００２）编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定（82）建施字50号）技术制图（ＧＢ１０６０９－89）

第三章、基本建设项目文件材料及项目档案管理

一、科技文件材料的形成管理

基建科技文件材料的形成科技文件的标准化科技文件材料的编号科技文件材料发放管理科技文件材料的更改保证科技文件材料完整、准确、规范的管理措施

科技文件材料的基本类型（一）

图样材料建筑图样：初步设计图样、技术设计图样、施工图设计图样总平面图、结构图、大样图机械图样：总图、装配图、零件图、系统图按照制图方法：科技文件材料的基本类型（二）平面图、立面图、剖面图按照图样形式：原图、白图、底图、复制图（蓝图、复制图、印刷图）文字材料技术文件其他形式技术文件目录、明细表、现场记录表格、质量评定表格、材料检测表格等非纸质科技文件材料胶片、磁性载文件材料“模拟”电子科技文件材料“数字”基本建设文件材料的形成

及成套性项目立项准备阶段设计阶段施工阶段竣工阶段科技文件材料的标准化实现科技文件材料标准化的意义涉及科技文件材料的具体内容：

1、图样幅面

2、图样标题栏

3、图样绘制的技术要求

4、文字材料编写要求

5、目录、表格材料的规格科技文件的编号编号的方法：1、项目结构编号法产品隶属分类法工程结构分类法

2、分类编号法基本建设文件材料的运行管理建立有关制度明确职责并采取相关控制措施做好容易遗失文件的控制管理“四参加”

基本建设文件材料的更改（竣工图的编制）更改的原因更改的类型适应性更改完善性的更改勘误补漏的更改更改的权限和程序更改的权限更改审批程序竣工图编制竣工图编制的意义竣工图编制的责任竣工图编制的原则规定原施工图转化为竣工图。照图施工，没有变动的由施工单位加盖竣工章，并作必要签署，原施工图即转化为竣工图。原施工图通过更改作为竣工图。凡在施工中有一般性设计变更，能够用原图作为竣工图的，可由施工单位在原施工图上更改，加盖竣工章，即为竣工图。重新绘制改变后的竣工图竣工图编制的组织清理设计变更和施工记录对应实际情况检查，必要时进行行实际测量。按照“谁施工、谁竣工”，组织责任施工单位、监理单位人员学习，明确竣工图编制的范围、深度和要求。保证图物相符，数据准确，签署完备。字体、线条和竣工章的签署。；图样和字迹材料的要求。相关标注的要求竣工图编制的方法：杠改或划改图形的更改（1）图形的更改（2）三、科技文件材料的积累科技文件材料形成、积累的职责和要求科技文件材料的积累的方式

项目文件材料积累职责要求明确项目文件材料积累的职责项目文件材料积累范围确保积累的质量完善积累的条件项目文件材料积累的方式科技人员个人积累专兼职档案员积累科技档案人员代为积累四、项目文件材料的鉴别、整理、立卷与归档项目文件材料完整性鉴别科技文件材料的完整性鉴别科技文件材料完整性的方法：确定科技活动的范围分析科技活动的具体程序分析本单位在科技活动中地位判定项目文件材料准确性

的标准科技文件材料应当同它所反映的对象相一致同一科技项目之间在内容上应当一致项目文件材料与政务材料区分内容原则整体原则职能原则项目文件整理立卷《科技档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》组卷的原则

遵循项目文件材料的形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。组卷的要求项目文件材料必须准确项目文件材料齐全、完整项目文件材料应当原件归档书写和字迹材料符合耐久性要求项目文件材料组卷的方法按结构组卷按专业组卷按阶段组卷

几类建设项目文件材料分类整理立卷方法说明一般工业民用建设项目水电建设项目公路建设项目组卷特殊情况的说明1

直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。2引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。3

一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。4底图以张为单位单独保存和管理。5

设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。卷内文件材料及案卷的排列1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。3、案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。4、案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图样材料的整理蓝图底图两种科技档案立卷的方式装订的方式不装订的方式建设项目档案案卷的编目页号的编制卷内目录的编制卷内备考表的编制案卷封面及卷脊的编制项目档案案卷题名的构成项目名称组件、部件、阶段、专业名称文件材料名称项目文件材料归档建设项目文件材料归档制度的内容归档范围归档时间归档份数归档手续和要求划定建设项目档案归档范围的

基本方法分析研究本单位基建活动的范围和内容掌握本单位的基本职能活动依据国家、行业有关规定判定科技文件材料有无保存价值，确定是否列入归档范围国家文件、标准明确的基建文件材料归档范围基本建设项目档案资料管理暂行办法（国档发[1988]4号）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）行业规定归档时间按项目归档按阶段归档按子项归档按时间归档随时归档归档份数一般一套几套归档要求和手续归档的职责归档文件的质量要求案卷质量要求归档手续四、基本建设文件材料的管理措施1）与项目建设同步开展档案工作。2）加强宣传，建立责任保证体系和管理网络。3）建立健全制度，保证正常工作秩序。4）实施“三纳入”、“四参加”，加强监管。5）利用经济手段，促进工作开展。6）应用经济手段，保证工作顺利进行。档案工作与项目建设“三同步”

项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生文件材料的管理；在合同中明确对文件材料编制、整理及提交的具体要求。

在检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案工作情况。

竣工验收时，同时验收工程档案。基本建设档案工作“三纳入”档案工作纳入基本建设工作程序。档案工作纳入工作计划。档案工作纳入有关单位和有关人员的职责范围。

基本建设档案人员“四参加”参加项目档案验收（含竣工验收、竣工验收）参加开箱验收参加科研验收参加有关会议五、基本建设档案的汇总、编制审查、归档、移交1）

建设项目档案分类基本建设分类方案水电基本建设档案分类、整理公路基本建设档案分类、整理工程设计项目档案使用性质—项目分类法流域—项目分类法

单位基本建设项目档案分类：专业性质—项目分类法厂区综合生产性项目辅助生产性项目办公、生活性项目

2）

项目档案的汇总、编制

根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则及项目实际情况，制定统一的项目档案分类方案。依据分类对全部档案进行统一的分类编号。对全部档案清点编目，并编制项目档案案卷目录及档案编制情况说明。

3）基本建设档案的审查、归档、移交

3）项目档案的审查、归档和移交项目档案审查：由竣工文件编制方、监理单位、质监单位进行审查。各施工单位应在项目实体完工后三个月内向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档。项目档案应在项目竣工验收