询价采购工作的基本流程

询价采购工作的基本流程一、制定目的及范围为了提高采购工作的效率和透明度，确保采购过程的规范化和可操作性，制定本流程。该流程适用于各类采购活动，包括但不限于项目采购、年度采购、零星采购和应急采购。通过明确每个环节的职责与操作方法，确保采购工作能够顺利进行，降低采购成本，提升采购质量。二、采购原则在执行询价采购工作时，需要遵循以下原则，以确保过程的公正性和有效性：1.公正性：采购过程应保持公开、公正的态度，确保所有相关方都有平等的机会参与。2.质量优先：采购物资的质量应作为首要考虑因素，确保满足项目需求。3.成本控制：在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，寻求性价比高的供应商。4.合规性：所有采购行为应符合相关法律法规，确保采购的合法性和规范性。三、采购流程设计在进行询价采购工作时，整个流程可以分为几个主要环节，每个环节都包含具体的步骤和操作方法。1.采购申请阶段在这一阶段，申购人需要提出采购需求。具体步骤包括：需求确认：申购人与相关部门沟通，确认所需物资的具体规格、数量及预算。填写申购单：根据确认的需求，申购人填写“申购单”，并附上必要的支持材料。库存查询：申购人需先查询仓库库存情况，以避免重复采购。2.申购审批阶段一旦申购单填写完成，需进入审批流程。步骤包括：部门审批：申购单需经过部门负责人审核，确认需求的合理性和预算的合规性。预算审批：对于项目采购，须提交项目预算进行审批，确保资金使用的有效性。3.询价阶段经过审批后，进入询价环节，各部门需积极收集供应商的报价信息，具体步骤如下：选择供应商：根据以往经验和市场调查，选择至少三家合适的供应商进行询价。发送询价函：向选定的供应商发送询价函，明确询价内容和回复时间。收集报价：在规定的时间内收集供应商的报价，并进行整理。4.核价阶段收集到报价后，需要对报价进行核对和分析，以确保价格的合理性。步骤包括：价格比较：对不同供应商的报价进行对比，分析其价格构成及合理性。参考历史数据：参考以往采购记录，确保报价符合市场行情。5.审批阶段在核价完成后，需提交审批。步骤包括：填写流转单：根据核价结果，填写流转单，附上报价和核价分析。逐级审批：流转单需逐级提交相关人员审批，确保信息有效传递和监督。6.采购实施与验收阶段审批通过后，进入采购实施阶段。步骤包括：下单采购：采购人根据审批结果，向选定的供应商下单，确认交货时间和方式。物资到货：物资到达后，相关人员需进行验收，确认数量和质量。入库处理：验收合格的物资需及时入库，更新库存记录。7.报销阶段完成采购后，需进行资金的报销处理。步骤包括：准备报销材料：采购人需准备好采购单、流转单、入库单及发票等相关材料。提交报销申请：在规定时间内向财务部门提交报销申请，确保资金及时到位。四、特殊采购流程对于一些特殊情况的采购，需采取不同的流程：集中计划采购：各部门需在每月25日前提交需求，由专人统一采购，确保资源的合理利用。零星采购：适用于小额、偶发性采购，需经部门负责人同意后执行。应急采购：针对紧急情况的采购，可由应急小组直接进行，无需经过询价环节。年度采购：涉及长期性需求的采购，需提前编制预算并报备。五、备案与文档管理所有采购活动完成后，需进行相关文档的备案与存档。步骤包括：文档整理：将所有采购相关的文档进行整理，包括采购单、流转单、验收单及发票等。存档管理：将整理好的文档复印两份，交由财务审核并存档备查。六、采购纪律与责任在整个采购过程中，需要明确各参与人员的职责与行为规范，以确保采购工作的顺利进行：采购人职责：负责建立供应商资料档案，进行市场调查，确保采购物资的质量与经济性。行为规范：采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，确保采购过程的公正性，一经发现，严肃处理。七、流程反馈与改进机制为了确保采购流程的持续优化，需建立反馈与改进机制。步骤包括：定期评估：对采购流程进行定期评估，收集各方反馈，分析流程中存在的问题。流程优化：根据评估