行政助理日常工作流程作业指导书VIP

行政助理日常工作流程作业指导书TOC\o"1-2"\h\u24787第一章行政管理基础 387001.1行政助理的角色与职责 391881.1.1角色定位 360031.1.2主要职责 3134781.2行政管理制度与规范 426511.2.1行政管理制度 46391.2.2行政管理规范 427318第二章文件管理 5191612.1文件归档与整理 5102.1.1归档原则 5163452.1.2归档流程 54412.1.3整理要求 566262.2文件借阅与保管 5212432.2.1借阅原则 546492.2.2借阅流程 519532.2.3保管要求 6304342.3电子文件管理 6164052.3.1电子文件分类 6199132.3.2电子文件归档 677292.3.3电子文件保管 624607第三章会议管理 6250503.1会议筹备与组织 690323.1.1确定会议主题与目标 6295833.1.2制定会议议程 6193803.1.3准备会议资料 651913.1.4会议场地布置 79553.1.5会前通知与提醒 7259313.2会议记录与整理 7201033.2.1记录会议内容 7204753.2.2整理会议记录 780193.2.3分发会议纪要 7216613.3会议后续跟进 7121563.3.1落实会议决议 7165403.3.2反馈会议成果 7128533.3.3持续改进会议管理 74078第四章通讯管理 8150804.1内部通讯录维护 867754.1.1目的 849974.1.2职责 8301064.1.3工作流程 8272094.2外部通讯协调 8295424.2.1目的 8150444.2.2职责 8133014.2.3工作流程 8133644.3通讯费用管理 989514.3.1目的 9121254.3.2职责 9190844.3.3工作流程 96286第五章资产管理 9281065.1办公设备采购与维护 957545.1.1采购流程 9124615.1.2维护流程 10156155.2办公用品领用与报销 10595.2.1领用流程 10212765.2.2报销流程 10177055.3资产盘点与清理 10116845.3.1盘点流程 10318095.3.2清理流程 1027755第六章采购管理 11274806.1采购需求收集与审批 1156366.1.1需求收集 1178306.1.2需求审批 11118516.2供应商选择与评估 11310706.2.1供应商选择 1116066.2.2供应商评估 11161536.3采购合同签订与执行 12143836.3.1采购合同签订 12234696.3.2采购合同执行 126305第七章费用报销 12124007.1报销流程与规范 12282107.1.1报销申请 1245557.1.2报销审核 1228357.1.3报销规范 12171377.2报销单据审核与审批 131007.2.1审核要点 13267107.2.2审批流程 1385347.3报销款项支付与跟进 13283557.3.1支付流程 13318417.3.2跟进与反馈 135189第八章车辆管理 13253608.1车辆调度与使用 13269448.1.1车辆调度原则 1374658.1.2车辆使用流程 1349768.1.3车辆使用注意事项 1426348.2车辆维修与保养 14106548.2.1车辆维修 14197558.2.2车辆保养 14302918.3车辆费用报销与监控 14138598.3.1车辆费用报销 1483998.3.2车辆费用监控 143747第九章人力资源支持 15304789.1员工入职与离职手续 15137659.1.1入职手续 15104059.1.2离职手续 15159109.2员工档案管理 154339.2.1档案收集与归档 15326659.2.2档案查询与借阅 15282189.2.3档案保密与保管 15254679.3员工培训与考核 1545359.3.1培训计划与实施 16104239.3.2培训记录与归档 16234399.3.3员工考核 161197第十章安全管理 16225610.1办公区域安全管理 162883310.1.1环境检查 161752310.1.2火灾预防 161212610.1.3节能减排 162531610.2紧急处理 171361610.2.1报告 172320710.2.2应急处置 171135810.2.3调查与处理 172747610.3安全教育与培训 172529410.3.1安全意识培养 171158310.3.2安全技能培训 17447710.3.3安全制度与法规教育 18第一章行政管理基础1.1行政助理的角色与职责1.1.1角色定位行政助理作为企业或组织中的关键岗位，承担着协助领导、协调各部门、处理日常行政事务等重要职责。行政助理需具备良好的沟通协调能力、组织能力和执行力，以保证公司各项行政工作的顺利进行。1.1.2主要职责（1）协助领导处理日常事务，提供决策支持；（2）协调各部门之间的沟通与协作，保证工作高效运转；（3）负责公司内部文件、资料、档案的管理与归档；（4）组织、策划公司各类活动，如会议、培训、团建等；（5）负责公司办公用品、设备、设施的管理与维护；（6）协助完成公司各项行政事务，如员工入职、离职手续办理等；（7）负责公司内部安全和环境卫生工作；（8）其他临时性工作。1.2行政管理制度与规范1.2.1行政管理制度行政管理制度是企业或组织为保证行政工作高效、有序进行而制定的一系列规章制度。主要包括以下内容：（1）公司内部行政管理规定；（2）办公用品采购、领用及报废制度；（3）员工考勤管理制度；（4）会议管理制度；（5）文件资料管理制度；（6）内部安全管理制度；（7）环境卫生管理制度；（8）其他相关制度。1.2.2行政管理规范行政管理规范是企业或组织在行政工作中应遵循的行为准则。以下为行政管理规范的主要内容：（1）遵守国家法律法规，严格执行公司内部规章制度；（2）严谨、高效、务实的工作态度，注重细节；（3）积极主动，勇于承担责任，具备团队合作精神；（4）尊重他人，友好相处，树立良好的人际关系；（5）注重保密，不泄露公司内部信息；（6）爱护公共财产，节约使用资源；（7）保持办公环境整洁、卫生；（8）其他相关规范。第二章文件管理2.1文件归档与整理2.1.1归档原则文件归档应遵循完整性、准确性、及时性和安全性原则。保证文件齐全、信息准确，按时归档，同时保障文件安全。2.1.2归档流程（1）收集文件：行政助理需定期收集各部门产生的文件，包括纸质文件和电子文件。（2）分类整理：根据文件性质、内容、时间等因素进行分类整理。（3）编制归档目录：按照归档要求，编制文件归档目录，包括文件名称、编号、日期、类别等。（4）归档入库：将整理好的文件按照归档目录顺序放入档案柜或电子档案系统。2.1.3整理要求（1）文件装订：保证文件整洁、完整，装订牢固。（2）文件排序：按照归档目录顺序排列文件，便于查找。（3）文件标识：在文件封面上标注文件名称、编号、日期等，便于识别。2.2文件借阅与保管2.2.1借阅原则文件借阅应遵循先借后还、按时归还、爱护文件的原则。保证文件安全、完整，便于查找。2.2.2借阅流程（1）借阅申请：员工需填写《文件借阅申请表》，注明借阅原因、用途、期限等。（2）审批：行政助理审批借阅申请，对符合条件的予以批准。（3）借阅：员工凭审批通过的《文件借阅申请表》到档案室领取文件。（4）归还：员工应在规定期限内归还文件，如有特殊原因，需提前申请延期。2.2.3保管要求（1）档案室：保持档案室清洁、干燥、通风，避免阳光直射、潮湿、虫蛀等因素。（2）文件柜：保证文件柜牢固、密封，防止文件丢失、损坏。（3）定期检查：行政助理需定期检查文件保管情况，发觉问题及时处理。2.3电子文件管理2.3.1电子文件分类电子文件分为内部文件和外部文件。内部文件包括公司内部产生的文件，外部文件包括与公司业务相关的文件。2.3.2电子文件归档（1）收集电子文件：行政助理需定期收集各部门产生的电子文件。（2）分类整理：根据文件性质、内容、时间等因素进行分类整理。（3）归档入库：将整理好的电子文件按照归档目录顺序存入电子档案系统。2.3.3电子文件保管（1）备份：定期备份电子文件，保证数据安全。（2）权限管理：设置电子文件访问权限，保证文件安全。（3）定期检查：行政助理需定期检查电子文件保管情况，发觉问题及时处理。第三章会议管理3.1会议筹备与组织3.1.1确定会议主题与目标了解会议背景，明确会议主题；根据会议主题制定会议目标，保证会议成果具有实际意义。3.1.2制定会议议程根据会议目标，制定会议议程，明确会议流程；确定会议时间、地点、参会人员及邀请嘉宾；将议程提前通知参会人员，以便做好会前准备。3.1.3准备会议资料整理会议相关资料，包括会议通知、会议议程、会议记录表等；提前将会议资料分发给参会人员，保证参会人员了解会议内容。3.1.4会议场地布置根据会议议程，提前安排会议场地，保证场地满足会议需求；准备会议所需设备，如投影仪、音响、话筒等；布置会场，保持整洁，营造良好的会议氛围。3.1.5会前通知与提醒在会议前一日，向参会人员发送提醒信息，保证参会人员按时参加；保证参会人员了解会议时间、地点、议程等信息。3.2会议记录与整理3.2.1记录会议内容指派专人对会议内容进行记录，保证会议记录完整、准确；记录会议发言、讨论、决议等内容，便于后续跟进。3.2.2整理会议记录会后及时整理会议记录，将会议内容整理成书面材料；保证会议记录格式规范，内容清晰，便于查阅。3.2.3分发会议纪要将整理好的会议记录分发给参会人员，便于大家对会议内容进行回顾；保证会议纪要发送给相关部门或人员，以便于工作衔接。3.3会议后续跟进3.3.1落实会议决议根据会议纪要，跟踪落实会议决议，保证各项工作顺利进行；对未完成的事项进行跟踪督促，保证按时完成。3.3.2反馈会议成果对会议成果进行总结，形成书面报告；向领导汇报会议成果，便于领导了解会议效果。3.3.3持续改进会议管理对会议筹备、组织、记录、跟进等环节进行总结，查找不足；根据总结，不断改进会议管理工作，提高会议效果。第四章通讯管理4.1内部通讯录维护4.1.1目的内部通讯录维护旨在保证公司内部通讯信息的准确性和及时更新，便于员工之间的有效沟通与协作。4.1.2职责行政助理负责内部通讯录的维护工作，包括新增、修改、删除通讯信息。4.1.3工作流程（1）收集员工通讯信息：新入职员工填写《员工通讯信息表》，包括姓名、部门、职位、联系电话、邮箱等。（2）审核通讯信息：行政助理对提交的通讯信息进行审核，保证信息的准确性。（3）更新通讯录：将审核通过的通讯信息录入内部通讯录，并根据实际情况进行定期更新。（4）发布通讯录：将更新后的通讯录通过内部邮件或企业内部平台发布，便于员工查询和使用。（5）处理变更申请：员工通讯信息发生变化时，及时处理变更申请，更新通讯录。4.2外部通讯协调4.2.1目的外部通讯协调旨在保证公司与外部单位、客户、合作伙伴之间的通讯渠道畅通，提高沟通效率。4.2.2职责行政助理负责外部通讯协调工作，包括建立、维护、更新外部通讯录，以及处理外部通讯事务。4.2.3工作流程（1）建立外部通讯录：收集与公司有业务往来的外部单位、客户、合作伙伴的通讯信息，建立外部通讯录。（2）维护外部通讯录：定期更新外部通讯录，保证信息的准确性。（3）协调外部通讯：根据公司业务需求，协助各部门与外部单位、客户、合作伙伴进行通讯协调，保证沟通畅通。（4）处理紧急事务：遇到紧急情况，及时协助处理，保证公司利益不受损失。4.3通讯费用管理4.3.1目的通讯费用管理旨在合理控制通讯成本，提高通讯效率，保证公司通讯费用在预算范围内。4.3.2职责行政助理负责通讯费用管理工作，包括通讯费用预算编制、报销审核、统计分析等。4.3.3工作流程（1）预算编制：根据公司业务需求，结合历史数据，编制年度通讯费用预算。（2）费用报销：员工因公发生的通讯费用，按照公司规定提交报销申请。（3）审核报销：行政助理对报销申请进行审核，保证费用的合理性和合规性。（4）报销支付：审核通过后，及时办理报销支付手续。（5）统计分析：定期对通讯费用进行统计分析，为公司决策提供依据。（6）成本控制：针对通讯费用异常情况，及时采取措施进行调整，保证通讯费用在预算范围内。第五章资产管理5.1办公设备采购与维护5.1.1采购流程（1）根据部门需求，制定办公设备采购计划，明确设备名称、型号、数量等；（2）向采购部门提交采购申请，并按照采购程序进行审批；（3）审批通过后，与供应商进行沟通，了解设备价格、功能、售后服务等信息；（4）根据供应商报价，进行比价，选择性价比高的供应商；（5）签订采购合同，并按照合同约定进行设备交付及验收；（6）对验收合格的设备进行资产登记，保证设备信息准确无误。5.1.2维护流程（1）定期对办公设备进行检查、维护，保证设备正常运行；（2）发觉设备故障时，及时联系维修人员进行维修；（3）对设备进行定期保养，提高设备使用寿命；（4）建立设备维修档案，记录设备维修情况，便于后续跟踪管理。5.2办公用品领用与报销5.2.1领用流程（1）根据部门需求，制定办公用品领用计划，明确用品名称、数量等；（2）员工向行政部门提交领用申请，并经部门负责人审批；（3）行政部门根据审批结果，发放办公用品；（4）领用人员对领用的办公用品进行签字确认。5.2.2报销流程（1）员工在购买办公用品后，需填写报销单，附上购物发票；（2）报销单需经部门负责人审批；（3）行政部门根据审批结果，进行报销；（4）报销完成后，将报销单及发票存档备查。5.3资产盘点与清理5.3.1盘点流程（1）制定资产盘点计划，明确盘点时间、范围等；（2）成立盘点小组，明确各成员职责；（3）盘点小组对固定资产进行实地盘点，记录设备名称、型号、数量等信息；（4）将盘点结果与资产登记信息进行核对，保证数据准确无误；（5）对盘点过程中发觉的问题进行处理，如设备损坏、丢失等。5.3.2清理流程（1）根据资产盘点结果，对不再使用的办公设备进行清理；（2）对清理的设备进行评估，确定设备残值；（3）与财务部门沟通，进行设备报废或出售处理；（4）对清理过程进行记录，便于后续跟踪管理。第六章采购管理6.1采购需求收集与审批6.1.1需求收集行政助理应按照以下流程进行采购需求的收集：（1）与各部门沟通：定期与各部门进行沟通，了解其采购需求，包括物品名称、数量、规格、质量要求等。（2）整理需求清单：将各部门的需求进行整理，形成详细的采购需求清单。（3）预算审核：对采购需求清单进行预算审核，保证需求合理、预算充足。6.1.2需求审批（1）提交审批：将整理好的采购需求清单提交至相关部门或领导进行审批。（2）审批通过：审批通过后，行政助理应根据审批意见对采购需求进行调整。（3）审批未通过：若审批未通过，行政助理应与相关部门或领导沟通，了解原因，并根据反馈重新整理采购需求。6.2供应商选择与评估6.2.1供应商选择（1）搜集供应商信息：通过多种渠道搜集供应商信息，包括企业资质、信誉、产品品质、价格等。（2）筛选供应商：根据采购需求，对搜集到的供应商进行筛选，初步确定合作对象。（3）比价谈判：与筛选出的供应商进行比价谈判，争取最优的合作条件。6.2.2供应商评估（1）评估指标：制定供应商评估指标，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等。（2）评估流程：按照评估指标，对供应商进行综合评估。（3）评估结果：根据评估结果，确定优秀供应商，并建立合作关系。6.3采购合同签订与执行6.3.1采购合同签订（1）草拟合同：根据采购需求、供应商评估结果和谈判内容，草拟采购合同。（2）审批合同：将草拟的采购合同提交至相关部门或领导进行审批。（3）签订合同：审批通过后，与供应商正式签订采购合同。6.3.2采购合同执行（1）跟踪进度：关注供应商的生产进度，保证按时交付货物。（2）验收货物：对供应商交付的货物进行验收，保证货物质量符合要求。（3）支付货款：验收合格后，按照合同约定支付货款。（4）售后服务：与供应商保持沟通，了解售后服务情况，及时处理相关问题。第七章费用报销7.1报销流程与规范7.1.1报销申请（1）员工在发生费用后，应及时填写《费用报销单》，详细记录费用发生的时间、地点、事由、金额等信息。（2）报销单应附上相关发票、收据等原始凭证，保证凭证的真实性、完整性和合规性。（3）员工需在报销单上签名确认，并对所报销费用的真实性、合规性负责。7.1.2报销审核（1）行政助理收到报销单后，应对报销单及所附凭证进行初步审核，检查是否符合公司费用报销规定。（2）对不符合规定的报销单，行政助理应退回给员工，并说明原因。（3）对符合规定的报销单，行政助理应将其提交给财务部门进行进一步审核。7.1.3报销规范（1）费用报销应遵循公平、合理、节约的原则。（2）员工报销的费用不得超过实际发生金额。（3）报销单上的项目应与实际发生费用相符，不得虚报冒领。7.2报销单据审核与审批7.2.1审核要点（1）行政助理在审核报销单时，重点关注以下内容：（1）报销单填写是否完整、规范；（2）发票、收据等原始凭证是否真实、合规；（3）报销金额是否合理，是否符合公司规定。7.2.2审批流程（1）行政助理将审核通过的报销单提交给财务部门。（2）财务部门对报销单进行再次审核，确认无误后，提交给公司领导审批。（3）公司领导审批通过后，财务部门将报销款项划拨至员工工资卡。7.3报销款项支付与跟进7.3.1支付流程（1）财务部门在收到审批通过的报销单后，应及时支付报销款项。（2）支付报销款项时，财务部门应保证金额准确无误。7.3.2跟进与反馈（1）行政助理应关注报销款项的支付进度，保证员工及时收到报销款项。（2）如有异常情况，行政助理应与财务部门沟通，及时解决问题。（3）员工收到报销款项后，应向行政助理进行反馈，确认款项已收到。第八章车辆管理8.1车辆调度与使用8.1.1车辆调度原则为保证公司车辆的高效利用，遵循以下调度原则：（1）按照工作需要和实际需求进行合理调度；（2）优先保障公司重要活动和紧急任务；（3）合理分配车辆使用时间，提高使用效率；（4）遵循节能环保原则，降低车辆能耗。8.1.2车辆使用流程（1）用车申请：用车人需提前向车辆管理部门提交用车申请，包括用车时间、目的地、用车人数等信息；（2）车辆分配：车辆管理部门根据用车申请，合理分配车辆及驾驶员；（3）车辆使用：用车人在规定时间内使用车辆，并遵守交通规则，保证行车安全；（4）车辆归还：用车结束后，将车辆归还至车辆管理部门，并填写车辆使用记录。8.1.3车辆使用注意事项（1）用车人需爱护车辆，保持车辆整洁；（2）遵守交通法规，保证行车安全；（3）不得私自将车辆借给他人使用；（4）如有特殊情况，需及时与车辆管理部门沟通。8.2车辆维修与保养8.2.1车辆维修（1）车辆发生故障时，用车人应及时向车辆管理部门报告；（2）车辆管理部门安排专业维修人员进行维修；（3）维修完成后，车辆管理部门对维修情况进行记录，并通知用车人。8.2.2车辆保养（1）车辆管理部门定期对车辆进行保养，保证车辆功能良好；（2）保养过程中，发觉故障及时进行维修；（3）保养完成后，车辆管理部门对保养情况进行记录。8.3车辆费用报销与监控8.3.1车辆费用报销（1）用车人按照实际发生的车辆费用，向财务部门提交报销申请；（2）财务部门对报销申请进行审核，保证费用合规；（3）报销完成后，财务部门对报销情况进行记录。8.3.2车辆费用监控（1）车辆管理部门定期对车辆费用进行统计和分析，掌握车辆使用成本；（2）发觉异常费用，及时进行核查和处理；（3）通过监控车辆费用，提高车辆使用效益，降低运营成本。第九章人力资源支持9.1员工入职与离职手续9.1.1入职手续（1）收集入职员工的相关资料，包括身份证、学历证明、职业资格证书等。（2）填写入职登记表，记录员工基本信息、岗位信息、合同期限等。（3）为员工办理入职手续，包括签订劳动合同、缴纳社保、公积金等。（4）安排新员工参加公司培训，了解公司文化、规章制度等。（5）为员工分配工号、邮箱、办公设备等，保证其顺利开展工作。9.1.2离职手续（1）接收员工离职申请，了解离职原因，做好记录。（2）与员工沟通，确认离职日期、工资结算等事项。（3）办理离职手续，包括劳动合同解除、社保公积金转移等。（4）整理离职员工档案，归档保存。（5）对离职员工进行离职面谈，了解其在公司的工作经历和感受，为后续人力资源调整提供参考。9.2员工档案管理9.2.1档案收集与归档（1）负责收集员工入职、离职、培训等档案资料。（2）对档案进行分类、整理、编号，保证档案完整、准确。（3）建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理。9.2.2档案查询与借阅（1）为员工提供档案查询服务，保证档案信息的及时更新。（2）建立档案借阅制度，规范档案借阅流程，保证档案安全。（3）定期对档案进行审查，保证档案的真实性、完整性和准确性。9.2.3档案保密与保管（1）加强档案保密意识，保证档案信息不外泄。（2）建立健全档案保管制度，保证档案的安全、完整。（3）定期对档案库房进行安全检查，保证档案库房的安全。9.3员工培训与考核9.3.1培训计划与实施（1）根据公司战略发展和员工需求，制定年度培训计划。（2）组织内外部培训资源，保证培训内容的针对性和实用性。（3）实施培训计划，跟踪培训效果，对培训成果进行评估。9.3.2培训记录与归档（1）记录员工培训情况，包括培训课程、培训时间、培训效果等。（2）将培训记录归档，作为员工晋升、薪酬调整等依据。9.3.3员工考核（1）制定员工考核制度，明确考核指标、考核周期等。（2）组织员工进行自