金蝶K3 WISE采购管理操作流程

金蝶K3WISE采购管理操作流程一、制定目的及范围为了提升公司采购管理的效率，确保采购流程的规范化与透明化，特制定本操作流程。该流程适用于所有采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购等，旨在提高采购的执行效率，降低采购成本，确保采购质量。二、采购原则采购应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑物资的质量与价格，优选合适的供应商。所有采购须自正规渠道获取，并要求开具发票。各部门需指派专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以确保流程的公正性。三、采购流程1.采购申请阶段在进行采购之前，申购人需了解仓库库存情况，并填写“采购申请单”。采购申请单应详细列明所需物品、数量及预算。此阶段的关键在于准确的需求确认，确保所申请的物资符合实际需要。2.审核与审批采购申请单填写完成后，需提交至部门负责人进行审核。审核通过后，部门负责人需在申请单上签字，方可进入下一步的询价阶段。部门负责人应关注物资的必要性及预算的合理性。3.询价阶段经审核的采购申请单进入询价环节。负责询价的人员需联系至少三家合格供应商，获取报价。询价过程需记录报价信息并对各个报价进行对比分析，以确保选择到性价比最佳的供应商。4.核价与审批在完成询价后，需进行核价。核价的依据包括历史采购价格、市场行情及供应商报价。核价结果需填写在采购申请单中，再次提交给部门负责人审批。审批通过后，方可继续下一步的采购实施。5.采购实施经过审批的采购申请，采购人需与选定的供应商签订采购合同，明确采购的条款、价格及交货时间等。采购人应在合同中仔细审阅条款，确保自身权益得到保障。合同签署后，采购人可进行下单，等待物资到货。6.验收与入库物资到货后，相关人员需对物资进行验收，检查物资的数量、质量是否符合合同要求。验收合格后，需填写验收单，并将物资入库。物资入库时，需更新库存管理系统中的库存信息，以确保数据的准确性。7.付款与报销物资验收合格后，采购人需根据合同约定进行付款。付款时需准备相应的发票、验收单及采购申请单等资料，提交给财务部门进行审核。所有采购物资的报销需在物资到货后一个月内完成，逾期不予受理。四、特殊采购流程1.集中计划采购针对办公用品等常规物资，各部门需在每月25日前提交流转单，由办公室统一进行集中采购。此方式能有效减少采购频率，降低采购成本。2.零星采购对于金额较小或偶发性的采购，采购人需在征得部门负责人同意后，可直接进行采购。此类采购的流程相对简化，但仍需遵循基本的采购原则。3.应急采购在紧急情况下，需进行应急采购时，由应急处置小组负责。此类采购流程可不进行询价，需尽快完成采购，确保公司正常运作。4.年度采购涉及定期需求的采购，需提前编制年度采购计划。各个部门需在预算制定时，将预计需求和预算金额报送至财务部门进行备案。五、备案管理完成采购后，采购人应将采购申请单、验收单、发票及相关合同复印两份。一份交由财务部门审核，另一份存档以备日后查阅。此环节有助于加强对采购活动的跟踪与管理。六、采购纪律采购人员在采购过程中需严格遵循纪律，建立完整的供应商资料档案，进行市场调查，确保所采购物资的质量。采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，违者将面临严肃处理，以确保采购的公正性与透明性。七、反馈与改进机制为确保采购流程的高效实施，公司将定期对采购流程进行反馈与评估。部门负责人及采购人员可针对流程中存在的问题提出改进建议，确保流程的不断优化与完善。反馈意见应记录在案，并根据实际情况进行调整，确保采购流程与时俱进。八、总结金蝶K3WISE采购管理操作流程的制定，旨在提高采购管理的效率，保障采购的合规性与透明度。通过明确