采购管理制度和采购流程

采购管理制度和采购流程采购管理制度及操作流程一、制定目的及范围为提升公司采购工作的规范性与效率，降低采购成本，确保采购活动的透明性与公正性，特制定本采购管理制度。本制度适用于公司所有采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购等。二、采购原则采购应遵循公开、公平、公正的原则。所有采购物资应从信誉良好的供应商处获取，确保质量与价格的合理性。在采购过程中，所有相关人员必须遵循以下原则：严格按照预算执行，避免超预算采购。采购物资必须索取正规发票，以便后续财务核算。采购申购人与采购执行人不得为同一人，确保采购过程的独立性和公正性。三、采购流程1.一般采购流程为确保采购活动的顺畅与高效，设定以下步骤：采购申请申购人需向仓库确认库存情况并填写“申购单”，确保所申请物资在必要时具备条件。申购审批项目采购需提交预算审批，其他采购需经部门负责人批准后填写流转单，流转单中需详细列明采购物资及数量。询价各部门需负责询价，至少提供三家合格供应商的报价，确保价格的合理性与市场竞争性。核价在询价基础上，参考历史价格进行核价，并将核价结果填写至流转单中，以便后续审批。审批流转单需经过逐级审批，最终由公司负责人审核批准，确保每一环节的透明度与合规性。采购实施与验收入库审批通过后，采购人下单，待物资到货后，由相关人员进行验收，确保物资符合质量标准，并完成入库手续。报销所有采购物资必须在货物到达一个月内报销，逾期将不予受理，确保财务流程的高效与及时。2.特殊采购流程针对特定情况，设定以下特殊采购流程：集中计划采购办公用品由各部门在每月25日前提交流转单，由办公室统一进行采购，提升集中采购的效率与成本控制。零星采购针对金额较小且偶发的采购，采购人需在征得部门负责人同意后执行，简化审批流程。应急采购在紧急情况下，由应急处置小组进行采购，此类采购可不进行询价，需以最快的方式完成采购，确保应急需求得到满足。年度采购涉及定期需求的采购需提前编制年度预算，并向财务部报备，以便合理安排资金。四、备案所有采购完成后，采购人需将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份，一份交予财务部门审核，另一份存档，以备将来查阅和审计。五、采购纪律为确保采购活动的规范性，需明确采购人员的职责和行为规范：采购人职责采购人员需建立详细的供应商资料档案，进行市场调查，确保采购的物资质量达到公司标准。采购人员行为规范采购人员不得接受来自供应商的任何赠品或回扣，违者将受到公司纪律处分，确保采购过程的公正性和透明性。六、采购绩效管理为提升采购管理的科学性与有效性，需对采购活动的绩效进行评估。绩效评估可依据以下几个方面进行：采购效率评估采购周期的长短，分析采购流程中各环节的效率，寻找提升的空间。成本控制通过对比历史采购数据，分析采购成本的变化，确保在不影响质量的前提下，尽量降低采购成本。供应商管理对供应商的绩效进行评估，依据供应商的交货及时性、物资质量及服务水平进行打分，为后续的选择提供依据。七、流程的反馈与改进机制为了确保采购流程的持续优化，需建立反馈与改进机制：反馈渠道设定书面反馈渠道，鼓励采购人员在流程实施中提出改进建议，确保每个环节的可持续优化。定期审查采购管理制度需定期进行审查与更新，确保其适应公司发展的需要，及时根据市场变化进行调整。培训与宣传定期对相关人员进行采购管理制度的培训，确保所有员工了解并遵循采购流程，提高整体的执行效率