咖啡馆供应商合同档案维护规则

咖啡馆供应商合同档案维护规则合同编号：__________咖啡馆供应商合同档案维护规则甲方（供货方）：__________地址：__________联系电话：__________乙方（采购方）：__________地址：__________联系电话：__________鉴于甲方为乙方提供咖啡馆所需的各种产品，为了保障双方的合法权益，经甲乙双方友好协商，特订立本合同，以便共同遵守。一、合同档案的种类和内容1.1合同档案包括原合同文件、补充协议、往来函件、验收报告、付款凭证、售后服务记录等。1.2合同档案应详细记录合同的订立、履行、变更和解除等过程的相关信息。二、合同档案的归档要求2.1甲方应按照乙方提供的档案分类及编号规则，及时、准确地将相关合同档案归档。2.2归档的合同档案应确保字迹清晰、资料完整、排序规范。2.3归档的合同档案应使用统一的档案袋，并在档案袋上注明合同编号、合同名称、归档日期等信息。2.4甲方应指定专人负责合同档案的归档工作，确保档案的安全、保密。三、合同档案的查询和借阅3.1乙方有权按照规定的程序查询、借阅归档的合同档案。3.2查询、借阅合同档案时，应填写《合同档案查询申请表》，经甲方审核同意后，方可进行。3.3借阅合同档案时，应确保档案的完整、完好，不得污损、涂改、撕毁。3.4借阅合同档案应在甲方指定的场所进行，不得将档案带出室外。3.5借阅合同档案的期限一般为一个月，如需延长，应提前向甲方申请。四、合同档案的保管和销毁4.1甲方应妥善保管合同档案，确保档案的安全、保密。4.2甲方应定期对合同档案进行清理、整理，去除无效、过时的档案。4.3合同档案的销毁应按照乙方的要求进行，确保涉及商业秘密的档案得到妥善处理。4.4甲方应建立合同档案的统计和报告制度，定期向乙方报告合同档案的保管、使用情况。五、违约责任5.1甲方未按照本规则归档、保管合同档案，导致档案遗失、损坏的，应承担相应的违约责任。5.2乙方未按照本规则查询、借阅合同档案，导致档案污损、涂改、撕毁的，应承担相应的违约责任。5.3甲乙双方应共同遵守本规则，如发生争议，应友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院起诉。六、其他6.1本规则自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。6.2本规则一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（供货方）：__________乙方（采购方）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.咖啡馆供应商合同2.供应商资质证明文件3.产品目录及价格表4.质量检验报告5.付款凭证6.售后服务记录7.往来函件8.补充协议9.合同档案查询申请表10.合同档案归档规则二、违约行为及认定：1.甲方未按照本规则归档、保管合同档案，导致档案遗失、损坏。2.甲方提供的产品不符合合同约定的质量标准。3.甲方未按照约定的时间、数量提供产品。4.乙方未按照本规则查询、借阅合同档案，导致档案污损、涂改、撕毁。5.乙方未按照约定的时间、数量支付款项。三、法律名词及解释：1.合同档案：指与合同有关的各类文件、资料，包括原合同文件、补充协议、往来函件等。2.归档：指将合同档案按照规定的分类和编号规则进行整理、存放。3.违约行为：指合同一方或双方未履行合同约定的义务。4.违约责任：指违约方根据合同约定和法律规定承担的赔偿责任。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：甲方未按照约定时间提供产品。解决办法：乙方可以与甲方协商延长时间，或者按照合同约定追究甲方违约责任。2.问题：乙方未按照约定时间支付款项。解决办法：甲方可以与乙方协商延期支付，或者按照合同约定追究乙方违约责任。3.问题：甲方提供的产品不符合质量标准。解决办法：乙方可以要求甲方更换或修复产品，或者按照合同约定追究甲方违约责任。4.问题：合同档案遗失或损坏。解决办法：甲乙双方应立即协商处理，必要时可以请求公安机关调查，责任方承担相应责任。五、所有应用场景：1.咖啡馆供应商与咖啡馆之间就产品供应达成一致，需明确双方权利义务。