设备物资及相关服务采购管理工作简介

设备与实验室管理处20xx-05设备物资及相关服务采购管理

工作简介基本概念和工作原则采购方式的分类采购基本工作流程特别提醒注意事项汇报提纲一、基本概念和工作原则1、基本概念和工作原则“设备物资及相关服务”的范畴

设备：指仪器设备、家具、被服、成品软件、低值耐

用品等物资：指贵金属、试剂耗材、生物制剂、实验气体等

实验材料服务：指针对已有设备提供的加工、改造、维修、维

保、拆装、转运等服务1、基本概念和工作原则采购工作的基本原则和要求工作要求：规范有序、便捷高效、性价合理、公正廉洁基本原则：无预算或预算经费未落实的，原则上不能实施采购设备安装场地、配套条件未落实的，一般不能实施采购购置小客车应先取得学校公务车编制指标单价50万元以上的通用仪器设备和单价100万元以上的专用仪器设备需提前一个年度向教育部、财政部申报预算二、采购方式的分类2、采购方式的分类政府集中采购属于《政府集中采购目录》内的设备，需委托中央国家机关政府采购中心实施政府集采，不包括教学科研用途的设备学校组织采购分散采购：主要通过设备处网上竞价系统进行采购

适用于：1000元≤单价＜20万元；以及：

单价＜1000元，但10000元≤批量金额＜20万元统一采购：适用于：单价或批量金额≥20万元用户自行采购

适用于：单项＜1000元，且批量金额＜10000元政府集中采购目录（我校适用部分）目录项目备注台式计算机不包括图形工作站便携式计算机不包括移动工作站计算机软件指非定制的通用商业软件，不包括行业专用软件服务器10万元以下的系统集成项目除外计算机网络设备指单项或批量金额在1万元以上的网络交换机、网络路由器、网络存储设备、网络安全产品，10万元以下的系统集成项目除外复印机不包括印刷机视频会议系统及会议室音频系统指单项或批量金额在20万元以上的视频会议多点控制器（MCU）、视频会议终端、视频会议系统管理平台、录播服务器、中控系统、会议室音频设备、信号处理设备、会议室视频显示设备、图像采集系统多功能一体机指单项或批量金额在5万元以上的多功能一体机打印设备指喷墨打印机、激光打印机、热式打印机，不包括针式打印机和条码专用打印机扫描仪指平板式扫描仪、高速文档扫描仪、书刊扫描仪和胶片扫描仪，不包括档案、工程专用的大幅面扫描仪投影仪指单项或批量金额在5万元以上的投影仪乘用车指轿车、越野车、商务车、皮卡，包含新能源汽车客车指小型客车、大中型客车，包含新能源汽车三、采购基本工作流程3、采购基本工作流程经费落实后再进行采购设备论证－单价或批量20万元以上（专项经费须项目整体论证）实施采购－网上竞价、快速采购、招投标（价格界限参见后文）合同签订－国内采购合同，进口货物购销协议书+外贸合同免税申办－进口设备（一般要求货值1万元美元以上）预付货款－进口设备（国内设备一般不允许预付，特殊情况须申请）到货验收－设备收货、开箱验货、安装调试（有问题要及时报告）支付货款－国内设备付款（90%＋10％）；进口设备尾款（20％）资产登记－凡以学校经费购置的设备，均需办理固定资产登记财务冲账－预付款设备办理借款冲账，其它凭全额发票付款报账采购程序单价或批量总价（M），单位：万元办理单位相关管理系统M＜2020≤M＜100M≥100专项经费其它经费所有经费论证必要性论证√√√设备处采购计划科设备论证管理系统可行性论证√√√采购网上竞价√√设备处合同管理科网上竞价系统快速采购√招标中心快速采购系统招标采购√招投标管理系统签订国内采购合同视需要视需要√√设备处合同管理科合同跟踪管理系统供货供货、验货√√√√供应商、用户单位安装、调试√√√√用户单位、供应商验收自行验收√√用户单位专家验收√√设备处合同管理科支付货款√√√√核算中心财务管理系统固定资产登记√√√√设备处设备管理科资产管理系统财务报账√√√√核算中心财务管理系统国内设备物资的采购方式和基本流程采购程序单价或批量总价（M），单位：万元办理单位相关管理系统M＜2020≤M＜100M≥100专项经费其它经费所有经费论证必要性论证√√√设备处采购计划科设备论证管理系统可行性论证√√√进口产品论证√采购网上竞价√√设备处合同管理科网上竞价系统快速采购√招标中心快速采购系统招标采购√招投标管理系统合同签订购销协议√√√√设备处合同管理科合同跟踪管理系统签订外贸合同√√√√设备处合同管理科中大进出口公司申办免税√√√√预付货款√√√√核算中心中大进出口公司财务管理系统供货供货、验货√√√√供应商、用户单位、中大进出口公司合同跟踪管理系统安装、调试√√√√用户单位、供应商验收自行验收√√用户单位专家验收√√设备处合同管理科支付尾款√√√√中大进出口公司合同跟踪管理系统外贸结算√√√√固定资产登记√√√√设备处设备管理科资产管理系统财务冲账√√√√核算中心财务管理系统进口设备物资的采购方式和基本流程网上竞价管理系统设备论证管理系统合同跟踪管理系统设备论证管理系统设备论证流程采购计划科设备论证所需材料1、《中山大学贵重仪器设备购置申请表》或《中山大学批量设备购置申请表》2、《中山大学贵重仪器设备安装场地和使用条件说明及落实情况承诺书》（简化版）或《中山大学贵重仪器设备安装场地和使用条件说明及落实情况承诺书》（单台设备）3、《货物类招标采购参数表》或Word文档的技术指标文件，及技术指标的产品说明书4、《集中采购计划填报表》或《政府采购计划填报表》5、《单价200万元（含）以上贵重设备购置论证提纲》6、项目相关的其他材料（必要时提供）采购计划科网上竞价管理系统所有人在报价截止前看不到全部供应商信息

如果用户选择最低报价，系统自动完成审批竞价结果完全对外公开，接受各方监督质疑系统日志记录所有操作信息，防止篡改数据合同管理科关于分散采购方式竞价类分散采购（打印竞价类验收单）1、定型设备，品牌、型号确定2、成品软件（非定制软件），国产软件需提供软件著作权登记证书非竞价类分散采购（打印非竞价类验收单）

1、类型：家具、实验家具、窗帘、门禁、监控、定制设备等2、家具类总价＜2万元，直接填写非竞价类申购单

3、其他类总价＜2万元，提供《货比三家/单一来源谈判记录表》；2万元≤总价＜20万元，除谈判记录表外，还需提供用户需求（需求规范可在设备处主页下载）、三家供应商报价单。审批后，填写非竞价类申购单注意：组装电脑按竞价类方式采购网上竞价采购注意事项注意事项1.明确品牌、型号竞价不同于招标，用户应明确拟购置设备的品牌、型号等。组装电脑应写明各部件的品牌、型号、规格等。2.设备规格是否填写规范不要简单拷贝网页参数，各个参数、清单之间应用序号和逗号/分号来分隔。不要从头到尾一句到底，让供应商来帮你断句，可能导致报价不准确。如果有非标配的部件，“是否标配”应填写“否”。3.审批原则按综合评定的最低价原则。4.供应商无法供货或者货物有问题对该申购单做“退选”处理，写明退选理由；供应商回复后，职能部门会根据情况做进一步处理。5.设备参数填写有误设备初选前，用户随时可以自行取消该申购单并重新填写。6.非免税进口实验材料非免税进口实验材料不通过网上竞价系统采购。进口协议书的签订协议书签订流程协议书签订依据用户按范本草拟进口货物购销协议书①招标结果（快速采购、招投标）②网上竞价结果电子版提交设备处审核反馈用户修改意见合同签订①签订订购合同②申报免税③供应商发货④中大外贸清关送货、用户收货合同管理科合同资料的提交进口设备的注意事项招标采购中山大学进口货物购销协议书（一式六份）中文产品彩页及简介（一式三份）网上竞价采购中山大学进口货物购销协议书（一式六份）中文产品彩页及简介（一式三份）加盖公司公章的营业执照副本复印件一份法人代表授权书一份注意：1、若产品彩页为自行制作的彩页打印版，须加盖设备生产商及外贸合同卖方骑缝章，并交由用户签字。2、配置清单应有中文对应，并且须列明具体数量和单位。3、甲方“用户单位负责人”是指专项经费负责人；学院主管该经费、项目的院长；科研经费的经费负责人。甲方联系人：是指后续合同跟进、办理免税等工作的单位办事人员4、加了水印的PDF版中山大学进口货物购销协双面打印进口设备免税申办流程1.学校与中标公司签订进口货物购销协议书4.用户单位提交免税申请报告3.外贸公司与供货商或厂家签订外贸合同（15天）2.设备处与外贸公司签订委托代理进口协议书5.设备处、外贸公司制作免税申报材料（15天）6.设备处向广州海关申报免税7.广州海关批出免税证明（15个工作日）8.用户单位请款给外贸公司（7天）9.外贸公司向供货商或厂家付款10.供货商或厂家发货至广州口岸11.外贸公司报关提货送用户单位12.海关三年监管13.开箱清点货物1.设备科研用途：不可照搬说明书；结合课题或实验说明设备提供的环境或测量分析数据达到的XXX科研目的。2.功能与原理：设备的组成部分及其作用；说明设备运用XXX原理，测量XXX数据，得出XXX结果。合同管理科合同跟踪管理系统国内合同的签订国内合同（通用货物类）签订流程合同签订依据用户按范本草拟合同①招标结果（快速采购、招投标）②网上竞价结果③商务谈判审核结果电子版提交设备处审核反馈用户修改意见合同签订①签订国内合同②供应商发货③用户收货合同管理科维保合同的签订仪器设备维保合同签订流程合同签订依据用户按范本草拟合同①招标结果（快速采购、招投标）②商务谈判审核结果电子版提交设备处审核反馈用户修改意见合同签订①签订维保合同②按合同条款执行合同管理验材料采购及合同签订实验材料国内采购1.总价<5000元:凭发票及清单直接报账2.5000元≤总价＜2万元:按范本草拟合同，用户单位审核，单位签字盖章后到设备处加盖合同印章3.2万元≤总价＜20万元：用户按范本拟好电子版合同发送至设备处审核，双方签字盖章后到设备处加盖合同印章。实验材料进口采购

按进口设备采购流程合同管理科合同签订流程实验材料国内采购1、合同初稿2、是否安全管制类或贵金属类3、是否达到2万元4、发送至设备处合同管理科（gnhtgl@）审核5、3个工作日内给予审核意见6、供应商法定代表人或经授权的委托代理人签字，加盖单位公章7、5千以上2万以下项目负责人在用户单位负责人签字，单位负责人在委托代理人签字，加盖单位公章；2万以上项目负责人签字，加盖单位公章；设备处技术安全科(sbcjak@)或设备管理科审核用户单位审核8、合同管理科盖章是是否否实验材料国内采购注意事项注意事项1.是否属于实验材料范围适用范围：实验材料——实验室使用的玻璃器皿、药品及试剂、生物制品及其他（如实验动物、贵重金属、实验气体、无固定品牌型号的电子零配件）等。办公用品、附加增值了测试服务类的实验材料、具有独立的功能的设备或子模块、可办理固定资产的设备物资不在此范畴。2.是否特殊监管类材料药品、试剂类及实验气体等实验材料的采购需经设备处技术安全科审核同意才可采购；贵金属类实验材料需经设备处设备管理科审核同意方可采购。3.是否在自行采购之列同一经费、同一年度、同一品目的实验材料的自行采购累计不能超过20万，否则需做好预算按统一采购（招标）进行。4.是否符合常规程序不采用合同范本条款、异地（非校内）放置地点、鱼类、树苗及其他有别于正常材料的实验材料的采购需要提交说明进行审核5.是否填写规范合同需填写规范、完整，确保内容无误设备验收流程合同管理科安装调试好的设备应及时验收（90天内完成安装调试和验收）低于20万不签订合同的，打印验收单并签字确认低于20万并已签订合同，填写《中山大学分散采购设备物资验收表》（含政府集采以及其它签订非实验材料合同的设备物资）大于等于20万，填写《中山大学统一采购设备物资验收表》，需用户、供货商、专家、设备处四方参与验收规范准确填写验收表中的各项内容设备验收注意事项四、特别提醒注意事项2016年7月1日起施行《中央行政单位通用办公设备家具配置标准》的规定通用办公设备、家具：指普遍适用于中央行政单位，满足办公基本需要的设备、家具，不含专业类设备、家具采购原则：配置办公家具应当充分考虑办公布局，符合简朴实用和经典耐用要求不得配置豪华家具，不得使用名贵木材1、通用办公设备、家具的采购中央行政单位通用办公设备配置标准表资产品目数量上限（台）价格上限（元）最低使用年限（年）性能要求台式计算机（含预装正版操作系统软件）结合单位办公网络布置以及保密管理的规定合理配置。涉密单位台式计算机配置数量上限为单位编制内实有人数的150%；非涉密单位台式计算机配置数量上限为单位编制内实有人数的100%。50006按照《中华人民共和国政府采购法》的规定，配置具有较强安全性、稳定性、兼容性，且能耗低、维修便利的设备，不得配置高端设备便携式计算机（含预装正版操作系统软件）便携式计算机配置数量上限为单位编制内实有人数的50%。外勤单位可增加便携式计算机数量，同时酌情减少相应数量的台式计算机。70006打印机A4黑白单位A3和A4打印机的配置数量上限按单位编制内实有人数的80%计算，由单位根据工作需要选择配置A3或A4打印机。其中，A3打印机配置数量上限按单位编制内实有人数的15%计算。原则上不配备彩色打印机，确有需要的，经单位资产管理部门负责人同意后根据工作需要合理配置，配置数量上限按单位编制内实有人数的3%计算。12006彩色2000A3黑白76006彩色150006票据打印机根据机构职能和工作需要合理配置30006复印机编制内实有人数在100人以内的单位，每20人可以配置1台复印机，不足20人的按20人计算；编制内实有人数在100人以上的单位，超出100人的部分每30人可以配置1台复印机，不足30人的按30人计算。350006年或复印30万张纸一体机/传真机配置数量上限按单位编制内实有人数的30%计算30006扫描仪配置数量上限按单位编制内实有人数的5%计算40006碎纸机配置数量上限按单位编制内实有人数的5%计算10006投影仪编制内实有人数在100人以内的单位，每20人可以配置1台投影仪，不足20人的按20人计算；编制内实有人数在100人以上的单位，超出100人的部分每30人可以配置1台投影仪，不足30人的按30人计算。100006中央行政单位通用办公家具配置标准表资产品目数量上限（套、件、组）价格上限（元）最低使用年限（年）性能要求办公桌1套/人司

局

级：4500

处级及以下：300015充分考虑办公布局，符合简朴实用、经典耐用要求，不得配置豪华家具，不得使用名贵木材办公椅司

局

级：1500

处级及以下：800沙发三人沙发视办公室使用面积，每个处级及以下办公室可以配置1个三人沙发或2个单人沙发，司局级办公室可以配置1个三人沙发和2个单人沙发300015单人沙发1500茶几大茶几视办公室使用面积，每个办公室可以选择配置1个大茶几或者1个小茶几100015小茶几800桌前椅1个/办公室80015书柜司局级：2组/人200015处级及以下：1组/人120015文件柜1组/人司

局

级：2000

处级及以下：100020更衣柜1组/办公室司

局

级：2000

处级及以下：100015保密柜根据保密规定和工作需要合理配置300020茶水柜1组/办公室150020会议桌视会议室使用面积情况配置会议室使用面积在50（含）平方米以下：1600元/平方米；50-100（含）平方米：1200元/平方米；100平方米以上：1000元/平方米20会议椅视会议室使用面积情况配置80015备注1.配置具有组合功能的办公家具，价格不得高于各单项资产的价格之和。2.价格上限中的价格指单件家具的价格。2、进口设备物资相关注意事项

个人不得用学校经费自行从境外采购进口设备物资原则上，凡以学校经费采购进口设备物资，无论办理进口免税与否，都必须通过学校规定的方式和程序进行采购须由学校指定的外贸代理公司办理货物进口和付款业务，个人不得私自从境外直接购买和支付货款具体工作规定和流程可咨询设备处合同管理科

联系电话：， QQ群：免费借用供应商的进口仪器设备，必须事先按规定程序报批和登记备案原则上不允许校内单位或个人向仪器供应商免费借用进口仪器设备（租用除外），以免给学校带来法律风险确有需要的，应先报设备处审核批准和登记备案严禁将新购的进口设备替代借用设备退还给供应商！2、进口设备物资相关注意事项接受境外捐赠的实验材料、特殊物品（微生物、人体组织、生物制品、血液及其制品）应按程序办理相关手续用户应提前向所在单位报告，说明捐赠物资的中英文名称、类别、成份、来源、数量、性状（毒性，生物安全等级，是否易燃易爆等）、用途等情况单位审核同意后，以单位名义通过学校OA系统报设备处审核、备案设备处审核通过后，将协助办理校内相关手续和必要材料，以及向出入境检验检疫部门申报等2、进口设备物资相关注意事项重视到货签收设备到货时，应安排专人到现场签收。签收前应仔细核对货物装箱清单和实际到货情况，确保一致认真开箱验货国内设备：部分需供应商到场验货和安装的设备，供应商和使用单位必须双方同时在场方可开箱验货进口设备：供应商、外贸公司、使用单位必须三方同时在场方可开箱验货，任何一方不得独立开箱验货如出现品牌、型号、数量不符等情况，应详细记录并由参与各方签名确认，立即报告设备处进行处理3、设备到货后的注意事项妥善保管到货后暂未能开箱安装的设备

设备到货后，原则上应在90天内完成安装调试和验收工作如设备因场地等原因无法及时开箱验货或安装调试，使用单位应做好设备保管工作加强安保措施，不得将设备放置于无人值守的公共空间，防止设备损坏或丢失事件发生对有特殊保管要求（如存放温度、湿度等）的设备，应按照要求将设备放置于符合条件的实验室中保管3、设备到货后的注意事项及时安装调试设备和组织验收，尽快清理设备预付款设备经安装调试能够正常工作后，应及时组织验收工作，如不能在90天内验收，需给出合理说明设备通过验收后，应及时办理付款、外贸结算（进口设备）、固定资产报增、预付款冲账等事项对超过1年未冲销预付款的经费项目，学校将采取锁账等处理措施，超过2年未冲销预付款的设备，向校领导汇报设备情况场地条件未落实到货无法安装、预付款超过1年未到货设备向校领导汇报情况贵重仪器设备管理综合考核中，预付款存量是减分项3、设备到货后的注意事项海关对免税进口设备有3年的监管期监管期内，免税进口设备不得擅自转让