某连锁超市ERP系统采购管理需求详细涉及用户手册

目录

ERP系统采购管理概述....................................................................4

1.1.采购业务流程示意图.........................................................................................................................................4

1.2.业务流程描述.....................................................................................................................................................5

1.2.1.供应商管理........................................................................5

1.2.2,采购订货与到货....................................................................5

1.2.3,采购检验入库......................................................................6

1.2.4.发票匹配..........................................................................6

1.2.5.采购业账务处理....................................................................6

1.3.名词解释..............................................................................................................................................................7

供应商信息管理..........................................................................8

2.1.供应商信息维护描述..........................................................................................................................................8

2.1.1,供应商编码规则....................................................................9

2.1.2.供应商分类规则...................................................................10

2.1.3,供应商税信息.....................................................................11

2.2.新增供应商信息流程.......................................................................................................................................12

2.2.1.供应商档案维护流程示意图.........................................................12

2.2.2.岗位职责描述.....................................................................12

2.3.创建新地址名册信息........................................................................................................................................13

2.3.1.业务介绍.........................................................................13

2.3.2.系统操作说明.....................................................................13

2.4.创建供应商主文档信息....................................................................................................................................15

2.4.1.业务介绍.........................................................................15

2.4.2.系统操作说明.....................................................................16

2.5.指定其他公司为代理受款人...........................................................................................................................21

2.6.集团供应商结构设置.......................................................................................................................................22

2.7.含多个税率供应商税信息设置.............................................................................................................................24

2.8.创建供应商商品价格信息...............................................................................................................................25

2.8.1.业务介绍.........................................................................25

2.8.2.系统操作说明.....................................................................25

2.9.创建供应商商品路径信息..............................................................................................................................26

2.9.1.业务介绍.........................................................................26

2.9.2.系统操作说明.....................................................................27

常规采购订货流程.......................................................................28

3.1.业务概述...............................................................................................................................28

3.1.1,流程示意图.......................................................................28

3.1.2.业务流程描述.....................................................................28

3.1.3,相关岗位职责描述.................................................................30

3.2.系统流程配置说明.........................................................................30

3.2.1.系统操作流程图...................................................................30

3.2.2,单据活动规则.....................................................................32

3.3.系统流程操作说明.........................................................................33

3.3.1.下达采购订单.....................................................................33

3.3.2.打印采购订单.....................................................................36

3.3.3.打印采购到货单...................................................................37

3.3.4,采购退货.........................................................................39

4.含商检测采购流程.......................................................................41

4.1.业务概述...................................................................................41

4.1.1,流程示意图......................................................................41

4.1.2,业务流程描述.....................................................................41

4.1.3.相关岗位职责描述.................................................................43

4.2.系统流程配置说明..........................................................................43

4.2.1.系统操作流程图...................................................................43

4.2.2.供应商/项目商检路径定义..........................................................44

4.3.系统流程操作说明..........................................................................45

4.3.1,采购订单管理.....................................................................45

4.3.2.采购到货入库.....................................................................46

4.3.3.商检路径查询.....................................................................47

4.3.4.商检领用.........................................................................49

4.3.5,商检合格入库.....................................................................50

5.直运采购流程...........................................................................53

5.；.业务概述...................................................................................................................................................53

5.1.1.流程示意图.......................................................................53

5.1.2,业务流程描述.....................................................................53

5.1.3.相关岗位职责描述.................................................................54

5.2.系统流程配置说明...................................................................................................................................55

5.2.1.系统操作流程图...................................................................55

5.2.2.业务控制点.......................................................................57

5.2.3,单据活动规则.....................................................................57

5.3.系统操作说明..............................................................................58

5.3.1,下达直运销售订单SD......................................................................................................................58

5.3.2.直运订单财务审批.................................................................60

5.3.3.下达直运采购订单OD.....................................................................................................................61

5.3.4,直运采购收货确认.................................................................64

5.3.5,打印财务附件....................................................................68

6.服务及劳务采购流程.....................................................................71

6.1.业务概述..............................................................................71

6.1.1,流程示意图.......................................................................71

6.1.2.业务流程描述.....................................................................72

6.1.3,相关岗位职责描述.................................................................73

6.2.系统操作说明........................................................................73

6.2.1.新增费用项目.....................................................................73

6.2.2,录入费用订单.....................................................................76

6.2.3.两单匹配.........................................................................79

3.2.4查看凭证...........................................................................83

7.发票匹配处理流程..........................................................................84

7.1.业务概述..............................................................................84

7.2.相关岗位职责描述......................................................................84

7.3.系统操作说明..........................................................................85

7.3.1,发票数量/金额与订单一致..........................................................85

73.2.发票数量与订单一致，金额不一致...................................................88

7.3.3,更改税率.........................................................................93

7.3.4.匹配删除.........................................................................95

文档说明

本文档作为公司采购业务在JDEnterpriseOne系统的应用而出。在本档

中，对采购业务的目标流程、系统设计、应用流程，以及对相关岗位的定义及操

作进行详细描述说明。

本文档主要应用于采购业务相关部门内部员工规范日常操作规范使用，也

可以作为相关人员的内部培训教材使用。

1.ERP系统采购管理概述

某某省公司采购业务按采购商品类划分，主要有4种采购业务：国外进品

商品采购、国内商品采购、包装物料采购、服务及劳务采购。

相关业务归属职能部门如下表所示:

采购业务应用范围职能部门

国外进商品采购红酒、保健品等采购部

国内商品采购白酒、茶、副食品等采购部

包装物料采购包装物、其他物料企划部

服务及劳务采购加工费、非库存商品采购财务部

公司采购业务包括供应商管理，采购订货与到货、采购检验入库收货、发票

匹配、入账处理5部分应用组成。

LL采购业务流程示意图

采购业务示意图如下图所示:

采购业务流程示意图

供应商管理订货与到货收货入张

ORACLE

L2.业务流程描述

1.2.1,供应商管理

由采购部负责进行采购寻源与供应商评估，当供应商通过评审流程后,

即可纳入到公司合格供应商名录。

为了后续采购流程能够正常应用，首先需要在ERP系统中建立供应商地

址号以及档案信息，同时建立该供应商的商品目录。

1.2.2.采购订货与到货

采购职能部门根据订货计划向供应商订货，需要在ERP系统中下达采购

订单并打印，经过审批流程后，将采购订单转供应商作为订购依据。

供应商按照采购订单安排物流送货后，反馈采购业务人员，采购业务人

员打印《采购到货单》通知公司物流部准备收货。

1.2.3,采购检验入库

商品送至仓库后，仓库保管负责清单点收货，并在ERP系统中收货确认，

需要检验的商品进入检验路径，经过检验后确认入库；不需要检验的商品直

接确认入库。

1.2.4.发票匹配

业务人员根据账期并办理付款审批流程，并接收供应商发票。

采购部设置内勤专员，进行采购订单、采购入库单、采购发票核对，并

在ERP系统中进行三单匹配操作，完成估价回冲处理，并生成供应商应付账

款记录。

1.2.5,采购业账务处理

1.采购入库入账处理：

采购收货确认后，系统自动完成入库账务处理，生成凭证如下：

借：库存商品

贷：暂估应付款

2.发票匹配入库处理

采购发票匹配后，记录自动生成应付完成账务处理，生成凭证如下：

借：暂估应付款

贷：应付账款

L3.名词解释

订货数量/金额：

指下达在采购订单中的数量/金额。

通常情况下系统预置查询与统计，订货金额为采购成本金额，即不含税

金额。

采购到货数量/金额：

指采购订单已入库记录的数量/金额。到货数量/金额，根据是否已开发票,

可以分为已结数量/金额和未结数量/金额。

通常情况下系统预置查询与统计，采购到货金额为采购成本金额，即不

含税金额。

采购未结数量：

指采购订单已入库，但没有完成发票处理的数量。

采购未结金额：

指采购订单己入库，但没有进行发票处理的金额，采购未结金额即为估

价入库成本，在财务系统中将计入暂估应付科目。

采购已结数量：

指采购订单已完成发票处理的数量。

采购己结金额：

指采购订单已完成发票处理的金额。采购结金额可能与订单未结金额存

在差异。

暂估/回冲业务:

根据财务制度规定，需要根据采购发票确认正式采购入库。仓库确认

入库，财务核算视同“暂估入库工

后续收到采购发票，根据发票数量、金额确认正式采购成本，以及应

付账款，同时财务将暂估入库作“回冲处理”。

2.供应商信息管理

2.L供应商信息维护描述

供应商信息ERP系统重要的基础档案之一，主要应月于采购管理模块、财

务应付款管理等功能模块相关业务。从公司与供应商首次签订相关协议或合同

开始，就要对供应商的基础信息与各项业务规则进行规范、分类与记录，为与之

相关ERP系统流程奠定基础。

因此，供应商信息管理主要包括：供应商基础信息、供应商商品名录信息。

供应商基础信息管理内容包括：

•在ERP系统中建立供应商档案所需的编码原则与分类方式；

•供应商名称、地址、联系方式等基础业务信息；

・供应商税信息；

供应商开票信息、付款及账务处理相关信息;

供应商商品名录信息内容包括：

某某省公司每新增一个供应商，都需要与该供应商签订合作协议，确定双方

合作范围、相关交易业务规则与结算方式，即建立起该供应商商品名录信息。供

应商商品名录信息具体包括：

1、供货商品与价格管理

某某省公司主要采购的价格策略是与供应商签订相关合作协议，并在协议

中确定相关交易的价格信息。如果需要调价或促销，则以补充协议方式进行修订。

因此，需要采购部门指定专门的岗位，在ERP系统中维护供应商价格信息，

以便于处理采购相关流程时，进行系统应用与控制。

2、商品采购路径管理

某某省公司采购相关业务根据业务流程以及相关入账规则的差异，主要分

为国内采购与国外采购两大类。以及根据不同类商品，到货、检验的要求不同，

采购流程也会有所差别，因此依据不同商品，区别不同的采购流程，即设置商品

采购路径。

2.1.1.供应商编码规则

某某省公司供应商编码格式采用5位数字类型：

结构为：[2][XXXX]：

第一段：供应商识别标识为“2"，【1位】。

第二段：流水号，【4位】

2.1.2,供应商分类规则

类别代码供应商类别明细

1类别码1烟类

2类别码1茶类

3类别码1包装物类

4类别码1办公用品类

5类别码1保健品类

6类别码1白酒类

7类别码1红酒类

8类别码1综合类

注:不使用供应商商品交叉码。

2.1.3,供应商税信息

某某省公司商品采购价格均为不含税价，因此需要设置供应商税信息。当前

所经营的商品有两种税率：

税项税率描述

增值税17%普通货品采购进项税

增值税13%

2.2.新增供应商信息流程

2.2.1.供应商档案维护流程示意图

某某省公司现阶段，商品采购由采购部负责，物料包装物由企划部负责采购。

新增供应商档案流程

申请部门信息部采购部内勤

开始

供应商信息维4维护地址名4维护供应商

护申请单册《息主文件信息

维护供应商路

径信息

结束，

2.2.2.岗位职责描述

1.供应商信息维护申请

相关部门确认新增供应商后，首先需要填写《供应商信息维护申请表》，由

申请部门负责人审批签字后，转信息部专岗在系统中维护供应商主文件。

（附：《供应商信息维护申请表》）

2.供应商主文件维护

信息部专岗，根据《供应商信息维护申请表》，在ERP系统中创建：

新供应商地址信息、联系方式与联系人信息;

供应商主件信息。

3.供应商商品名录信息

信息部专岗创建完成新增供应商信息后，通知采购部内勤，为该供应商创建

商品名录信息：

/根据供应商协议，创建商品价格信息；

,根据公司规则确认是否创建采购路径信息；

2.3.创建新地址名册信息

2.3.1.业务介绍

在创建供应商主文件之前，首先要在地址名册中为该供应商增加一个搜索

类型为“V”的地址号，名册中的地址号即为按供应商编码，地址名册中主要维

护以下内容：

・供应商编码、名称(全称)、所属经营单位(100)；

•确定启用应付款管理：

•供应商类别信息；

2.3.2.系统操作说明

供应商的地址名册信息在“基础数据-＞地址名册修订”模块中操作。

第一步，在搜索类型中属于点击查找，查看供应商最大流水号，点击

“增加”，输入供应商基本信息，如下图所示:

地址名册修订-地址处理

复％a)WMt(Q)为用a>行(B)傕台(B)XX(D

哈日X四口跄

字①名称显示电话

除类25显示地址

记录601-690•/690caIQI

I

□窝字母行业9«m

号名称犬更号

□20678国并君北有限公司V370322592638306

□206794统部林炎易有限公司V110108587717165

□20680徐州红杉树商案有限公司V320300067670332

020681厚工坊酒it有时公司V44140205048594X

020682广州市李叶非花商勿发展有限公司V440100068697289

020683济网回E畅想科技有限公切V370102760048357

020684昆期麻玛生榭科技有限公司V530103592012944

E20685古贝爵笫团脩恁有限公司V371428720711142

吧20686青岛华监主机电设普育眼公司01V

回20RA7泸州老疸向国情楼0生俏堡有阳公司Va7ia(ms4”rmax

□20688上海晶丸留爆有限公司V310109588672464

□20689山东景芝奥厂消售整公司V370784706357255

20690才惊二睇头芍北股份有限公司V110224738200877

口20691青B若水云天品饮文化笞1野1限公司V370202587833369

020692厥中(青上)烟草机械有B艮公司7000V37021271803199X

020693青岛啤酒股馆有限公句V370202163615667

020694胄品啤盾股份有限公司皆出If旃分公司V370202163615667

020695四JII红井若11有限公司V510198587584390

20696茶圳市广纳包装制品R限公司V440300661007488

第二步，进入地址名册修订界面，录入供应商基本信息，如下图所示:

地址XJW修订・她M名册修订

地址处四奶堆名H1修订

o«<£>上一下一工反co

QXO区)田R

地址号|220082

这坪达顺K；1•地址名用

字四名临*i.CL^SAsi]

长地址与I

杭号I

按索类中*|俄欣”

经3单位ioo必o,冬山#maKWStnz也"«外可

说明:

•地址号：供应商编码

•字母名称：供应商名称

•搜索类型：V

•经营单位：100

第三步，选择“选项卡-3”，应付账款标识为“Y”,如下图所示:

送择送啖卡：3•附加1▼

应收席Y/N

雇员组批准匚用户码

子帐潜僖码

应收帐/应付帐净鳍R二否

O雇员Y/N

其他个人税号

口存在人力资源管理记录

免税证书

个人/公司码II公用实体

2.4.创建供应商主文档信息

2.4.1.业务介绍

在地址名册中启用应付款标识后，就可以创建供应商主文件信息了，在供应

商主文件信息中，主要维护以下内容：

L供应商付款条款与付款人：某某公司暂不需要设置付款条款。

2.总账冲销码，用于指定应付账款入账科目。

3.供应商税信息：

供应商税信息只涉及增值税进项税设置，税说明码为“V”；

/税率信息为V17、V13两种，如果供应商包含2种税率，默认税率信息为

V17,13税率商品在采购发票匹配时，手工修改税率。

4.供应商其他信息

/银行账号：记录供应商开账行信息，一般情况下为付款行信息；

/联系地址、联系人信息；

2.4.2.系统操作说明

2.4.2.1.创建供应商主文件

供应商主文件修订在“基础数据->供应商主文件修订”模块中操作，搜索类

型填“V”，输入供应商地址号点击查找，如下图所示：

JDEDWARDSENTERPRISEONE

9供应商主文件修订•供应商主文件处理

送好也)查找Q)用加匕)S»J<Y)«»(0)关用行®报告©工具①

nxa□fc

勾选供应商记录后，点击“选择”后，进入修订界面，如下图所示:

供应育主文件修订•供应育王文件修订(DQ

2.4.2.2.设置总账冲销码

选择“总账分配”页签，总帐冲销设置为“CNY”，如下图所示:

供应商主文件修订-供应商主文件修订

夬应商主文件处理供店对主文件修订

W；・(L>««£>±-T-XAa>

laX□EEJft

忸应篇号[22*082-♦一

长地址号

凭证京购1京购？2*分超机信息EDIttB

总帏冷晌皿

模理日记腺"据类2!唐也旬

M省费用峥户

2.4.2.3.设置供应商税信息

选择“税信息填”页签，税说明码设置为“V”，税率、区设置“V17/13"，如

下图所示:

锹由商主文件修订•锹岭勺工文件修订

依1S扁主文仲依UP央电府文”Mil

・■(Q)*，a)w»(£)上一T-XM(D

□X口CDm8

(ttffiWM22OO«2

俵地址V

VtiA的码■|CtG8T欣网

M*4Z.17

小人［j»/*•“

演与

Mfbt■人域R

程，帆娱

21g分比OO“

2.4.2.4.设置供应商银行账号

第一步，在供应商主文件修订界面下，点击“屏幕”，点击“银行账号”，如

下图所示：

伙核商主文M修订-供应商主文外修订

供应宿主文件处理供成向主文件终订

事定g)*“&》R¥⑹

BXS

OTW(F)(Ctrl>Alt»F)I

可玄鬲.FormU2UUUZ

银行保户

长地址号人M录

N他侑鹿

供龙而超hl根

北证来曲1】页日翻例搐111DR.•以

地如名册修订

1比处18方M/月限刎#/处”

受个博行

地区值卷(G)

存户士现在昭晶结惚空门—a*/4ac/

■掩注挤

嗫日土里识别号4*抬一城门关RiH刈V4O7/

的AM5ft位

金甑〃*位

发送方法〃"，刖，

第二步，进入银行账号添加界面，点击增加，如下图所示:

第三步，进入银行账户的编辑界面，在“银行账号”一栏添加银行开户行名

称，在“说明”一栏添加银行账户，如图所示：

供应商主文件修订•按地址谖署银行帐户

B定取芾&)»»(£)XACD

0X目叁

地址售|220082I4*0公司

记烫类空

。供应商c客户©酗咻汇票，自动借记。自哪款付款人

银行信息

慑行转侏号

爆锦号11I

控触《1位

国际银行帐号

说明

支票帐户或信蓄旅户

SWIFT码

■考嘴单号

银行地址号

国客代码-爆行

2.4.2.5.设置供应商联系人信息

在供应商主文件修订界面下，点击“屏幕”选择“人名录”，如下图所示:

供应商主文件修订-供应育王文件修订

供应商主