离职手续与归档制度

离职手续与归档制度第一章总则为规范企业离职手续与归档流程，保障员工离职过程的合法、公正和高效，确保企业信息的安全与保密，特订立本制度。第二章适用范围本制度适用于全部企业员工的离职手续与归档，包含合同停止、辞职、离岗调离、退休等不同离职情况。第三章离职申请第一节提交离职申请员工如需离职，应提前30天以书面形式向直接上级提出离职申请，并抄送人力资源部。离职申请书应包含离职理由、估计离职日期等基本信息，并由员工本人亲笔签字。第二节直接上级审批直接上级应在5个工作日内对离职申请进行审批，并将审批结果及时通知员工和人力资源部。假如直接上级未能定时完成审批，员工可以向人力资源部进行申诉。第三节人力资源部审核人力资源部在接到离职申请后，应在5个工作日内审核离职申请。人力资源部应确认离职申请的合法性及真实性，并对员工的离职事项进行了解和登记。第四节离职弥补员工依法享受离职弥补，依照国家相关法律法规和企业制度执行。离职弥补包含工资结算、年假结算、社会保险和住房公积金等福利待遇的结算。第四章离职手续办理第一节办理离职手续的部门离职手续的重要责任部门为人力资源部，帮助办理的部门包含财务部、IT部门、行政部、安全保卫部等。各部门依照要求及时供应离职所需资料和帮助办理。第二节交接班离职员工应与接替者进行充分的交接班工作，确保工作连续性和信息流畅。交接班内容包含工作任务、工作进展、项目文件、工作流程等，需有书面记录。第三节资产归还离职员工应在离职前进行资产清查并归还，包含办公设备、工作工具、钥匙等。资产归还应有相关部门确实认，并签订资产归还清单。第四节员工信息处理人力资源部在接到离职员工申请后，应尽快停止离职员工的系统账号权限。离职员工的个人信息应在离职后的一年内进行归档，严格保护信息安全和保密。第五章归档管理第一节归档时间员工离职后，企业应将其相关档案归档管理，时间如下：员工档案：永久归档；劳动合同：5年归档；离职手续资料：5年归档。第二节归档内容员工档案应包含但不限于个人信息、职业发展档案、培训记录、绩效评估等。劳动合同应包含原始合同、续签合同、解除合同及解除协议等相关文件。离职手续资料应包含离职申请、离职审批、离职弥补及相关补助的相关文件。第三节归档管理责任部门人力资源部负责员工档案的归档和管理，并定期进行档案整理与备份。各部门负责将离职员工的相关资料及时归档交人力资源部。第六章处理离职风险第一节保密知识交接离职员工涉及商业秘密、专有技术等保密知识的，应提前与接替者进行知识交接工作。知识交接应签订保密协议，并对接替人员进行保密教育。第二节离职员工禁止行为离职员工离职后应严格遵守保密协议，不得泄露和利用企业机密信息。离职员工离职1年内不得加入与企业业务有直接竞争关系的企业或机构。第三节离职后的追偿假如离职员工在离职后利用企业机密信息从事不正当竞争行为，企业有权追偿。企业有权采取法律手段追究离职员工的法律责任。第七章附则第一节监督与检查企业内部设立监察部门，负责对离职手续与归档制度的执行情况进行监督和检查。员工可以向监察部门举报离职手续与归档制度的违法行为。第二节制度宣传与培训企业应定期组织离职手续与归档制度的宣传和培训，确保员工对制度内容和要求的了解和遵守。新入职员工应在入职培训中接受离职手续与归档制度的培训。第三节制度修订对于离职手续与归档制度的修订，应征求相关部门和员工的看法，并经企业领导层审批。修订后的制度应及时进行