公司档案管理制度（31篇）

公司档案管理制度（31篇）

公司档案管理制度（精选31篇）

公司档案管理制度篇1

第一章总则

第一条为充分发挥.城房地产集团有限公司（以下简称公司）项

目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用，确保项目档案

资料的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》

等有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本制度。

第二条项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项

目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术

文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设（施工）监理资料、声

像资料等六个部分组成。

第三条综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门，负责

项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理

部、前期管理部负责工程前期文件的收集、整理、归档工作；项目工

程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设（施工）

监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。

第四条本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照

执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章档案的分类

第五条建设工程前期文件资料

(一)可行性研究资料

1、项目建议书及批复；

2、可行性研究报告及批复；

3、项目评估意见；

4、环境影响报告书(表)；

5、设计任务书、计划任务书；

6、选址意见书。

(二)基础、设计、施工前准备资料

1、基础资料

(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察

记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明；

(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记

录；

(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。

2、设计文件

(1)初步设计文件资料：总平面图、平面图、立面图、剖面图、

设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计；

(2)技术设计:建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样，说

明书、工程预算、计算书、材料表等；

(3)施工设计：施工图、施工说明、设计计算书、施工预算；

（4）经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。

3、施工准备资料

（1）征用土地批准文件及红线图；

（2）拆迂文件、补偿安置协议书；

（3）环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、

城建档案等部门审查意见书及认可文件资料；

（4）水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书；

（5）建设工程规划（规划用地）许可证（附图、附件），施工许可证;

（6）工程项目参加单位（设计、勘察、施工、监理单位）工程项目

材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监

督委托书等。

第六条施工技术文件资料

（一）开工报告,停工、复工报告；

（二）施工组织设计、施工方案；

（三）图纸会审纪要；

（四）工程技术、质量、安全措施交底；

（五）工程定位放线、测量记录、验线记录；

（六）土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩

承载试验记录、桩位竣工总平面图；

（七）地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录;

（八）基础、主体中间验收记录，构件吊装记录；

（九）混凝土施工日记；

（十）技术复核记录；

（十一）隐蔽工程验收记录（包括安装工程）；

（十二）工程沉降观测、变形观察记录：

（十三）主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告；

（十四）构件合格证；

（十五）砂浆、混凝土试块试验报告；

（十六）水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录;

（十七）工程变更设计联系单；

（十八）混凝土缺陷修补记录、补强记录；

（十九）工程质量事故及处理材料；

（二十）其他特种记录（沉井、沉箱等）：

（二十一）单位工程竣工验收记录；

（二十二）单位工程质量综合评定表；

（二十三）分项、分部工程质量评定表：

（二十四）竣工报告；

（二十五）交工睑收材料；

（二十六）设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料；

（二十七）施工技术总结，工程监理总结，工程试运行记录；

（二十八）工程绫工验收会议纪要、备案表；

（二十九）工程质量监督报告；

（三十）工程质量保修书；

（三十一）工程决算、决算审计。

第七条竣工图文件

（一）建筑安装工程

1、各类建筑、结构专业图；

2、各类电气专业图；

3、电信专业图；

4、煤气专业图；

5、各类给、排水工程专业图；

6、供热、冷专业图；

7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。

（二）地下管线工程

1、总平面图；

2、纵断面图、横断面图、结点详图；

3、构筑物结构图；

4、各种管线特征点图；

5、管网综合图。

第八条竣工测量文件资料

（一）综合性资料

1、竣工测量（地形、地下管线）技术资料；

2、竣工测量施测方案；

3、竣工测量技术总结及测量精度分析；，

4、竣工测量所用仪器的各种检测资衿。

（二）控制资料

1、管线控制，加密控制点的观察手簿

2、光电测距记录；

3、水准观测手簿；

4、平面、立面求算值的计算书；

5、控制点分布略图、成果表。

（三）地形测量资料

1、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图；

2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。

第九条建设（施工）监理资料

（一）由施工单位提供的施工组织设计（施工方案）报审表；

（二）监理规划、监理细则；

（三）监理通知、不合格工程项目通知；

（四）工程延期、费用索赔审批表；

（五）工程部分暂停报告；

（六）工程移交证书。

第十条声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶

段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方

案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部（全貌）、重大技术和工艺

施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。

第三章档案的收集和归档

第十一条在项目建设过程中，综合管理部、前期管理部、项目

工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整

理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐

全，加以整理，以确保资料的完整

第十二条有关人员在收集、整理档案资料时，应按城建档案技

术标准严格把好质量关。

第十三条档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须

图物相符，做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手

续完备。

第十四条凡由易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成的文

件资料应附复印件C

第十五条档案文件资料不得用易褪色的书写材料（红色墨水、

纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔）书写、绘制。

第十六条照片（含底片）和声像材料,要求图像清晰，声音清楚，

解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案（软

盘、光盘等）应符合国家有关标准。

第十七条在整理档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门进行

重新制作：

（一）一张图纸上改动部分超过图面35%或改绘后致使图面混乱、

模糊、分辨不清的图（表）；

（二）使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和

有霉变的图纸或资料；

（三）结构、工艺、平面位置（或局部）改变，无法在原图上通过修

改来反映的;

（四）管线平面位置变动（长度超过总长的五分之一，线位平移超

过2m）,构造形式改变，断面尺寸变化，竖向位置变动等；

（五）未按施工图位置施工的管线工程。

第十八条所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为

70ram_50ram,内容有：编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日

期。签字要求填写清楚、齐全，不得代签。

第十九条有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档

案资料须两套以上,原则以工程合同规定为准。

第四章档案的组卷和移交

第二十条组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套

性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。

第二十一条项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结

构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保

顺序组卷;项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验

收文件组卷。

第二十二条施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、

检测实验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图

样在后。文字装订、图纸不装订。

第二十三条案卷文字材料要用线绳三孔装订；图纸统一折叠成

四号图纸规格：297mm21omm0

第二十四条案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背；编

写案卷页号，页号位置是文件资料正面右下角，双面书写文件资料背

面为左下角。

第二十五条项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为

31omm_220mm。厚度分别为20ram,30ram,40ram,50ram等四种。

第二十六条项目档案数量一般为两套。一套由公司留存；另一

套报送城建档案馆C

第二十七条在项目完成综合验收后6个月内，综合管理部应主

动与当地政府城建部门联系，办理项目档案移交手续。并配合城建档

案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷,入库等工作。

第二十八条移交项目档案时应如实填写《移交书》，《移交书》

等相关文件资料均应归入公司文书档案。

第五章附则

第二十九条本制度由综合管理部负责解释和修订。

公司档案管理制度篇2

第一条为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据

《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律

和行政法规，制定本办法。

第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以

下统称单位）管理会计档案适用本办法。

第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中

接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文

字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、

传输和存储的电子会计档案。

第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定

全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。

县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行

政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督

和指导。

第五条单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案

的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全

防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构（以下统称单位档案

管理机构）负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管

理条件的机构代为管理会计档案。

第六条下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其

他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报

告；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳

税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁

清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会

计档案。

第八条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的

电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形

成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电

子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、

财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程

序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子

会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与

相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外

事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重

要保存价值的会计档案。

第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会

计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，

可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第十条单位的会计机构或会计人员所属机构（以下统称单位会

计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计

资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第十一条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会

计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需

要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保

管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳

人员不得兼管会计档案。

第十二条单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制

会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交

时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国

家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平

台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的

准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十三条单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会

计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据

国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确俣借

入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十四条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期俣管

期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表

执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相

符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，

并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应

当重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销

毁。

第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组

织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计

档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已

保管期限和销毁时间等内容。

（二）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、

档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上

签署意见。

（三）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管

理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案

销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档

案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由

单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监

销。

第十九条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未

了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子

会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、

会计档案销毁清册而会计档案保管清册中列明。

第二十条单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终

止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有

关规定处置。

第二十一条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立

后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档

案。

单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中

一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制

与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出

由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位

保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其

中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单

位保存，并按照规定办理交接手续。

第二十二条单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散

的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后

原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十三条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移

交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并

按照规定办理交接手续。

第二十四条单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计

档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移

交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期

限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容

逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，

交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档

案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计

档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、

完整、可用和安全C

第二十五条单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传

输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十六条单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面

委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十七条违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政

府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》

《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十八条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案

管理规定，不适用本办法。

第二十九条不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单

位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用

和鉴定销毁等参照本办法执行。

第三十条各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部

门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院

各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据本办法制定具

体实施办法。

第三十一条本办法由财政部、国家档案局负责解释，自20_年

1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会

计档案管理办法》（财会字（1998）32号）同时废止。

附表：1.企业前其他组织会计档案保管期限表

2•财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限

表

公司档案管理制度篇3

第一章总则

第一条为了加强各级党和国家机关、人民团体（以下统称机关）

档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为

各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档

案工作条例》等法律法规，制定本规定。

第二条本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的,

对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历

史记录。

第三条机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业

的重要组成部分。

机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、

促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法

权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

第四条机关档案工作实行统一领导、分级管理。

国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组

织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和

检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负

责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政

区域内机关档案工作的监督、指导和检查。

档案行政管理部门履行检查职责时，乂进入相关场所检查，询

问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。

中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案

行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指

导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领

导、分级管理原贝h

第五条机关的全部档案应当集中、统一管理。

机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于

检索、利用和开发C

第六条机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入

整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步

实施、同步发展。

档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作

经费，档案信

息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度

财政预算。

第二章机构和人员

第七条机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅

（室）（或承担该职能的其他综合办事机构，下同）及相关部门负责人

组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大

事务和重要事项。

第八条机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机

构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门°档案工作负责部

门的名称应当反映档案工作属性。

经同级档案行政管理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟

的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构,

对相应机关的档案进行集中管理。

第九条机关档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称机关

档案部门）应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担

机关档案业务工作c机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应

部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案

部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。

县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，

配备适当数量的专（兼）职档案工作人员。

第十条机关档案工作的基本任务是：

（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案

工作规章制度，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档

案行政管理部门备案；

（二）制定并组织实施档案工作发展规划或计划；

（三）对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和

指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导；

（四）负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府

信息公开工作；

（五）负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息

一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范

管理；

（六）接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告

制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案；

（七）负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣

传、教育活动；

（八）对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表

彰奖励建议;对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建

议。

第十一条机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任

务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安

全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检

查。

机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、

纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工

作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）规定。

第十二条档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、

遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。

档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等

相关知识背景，并定期参加业务培训。

不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识

和技能培训。

第十三条档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好

交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法

规执行。

第三章基础设施

第十四条机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用

房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、

服务器机房等。

档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据

载体类型分区设置C

县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，

可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。

第十五条档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》

执行。

阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案

与非涉密档案分区阅览的需要。

档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积

按（档案存量年增长量存放年限）60m²；/万卷（或10万件）测算。

档案数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面积按15m²；

测算。

整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面

积应当满足业务开展需要。

第十六条档案用房宜集中布置，自成一区。

档案办公用房选址应当便于档案库房管理.档案库房选址应当

防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。

档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置

在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配可室、

车库等可能危及档案安全的用房。

第十七条档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》

（JGJ67）规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆是筑

设计规范》（JGJ25）规定。

档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以

外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布

置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。

第十八条档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节

柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃

门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用

品等配备应当满足工作需要。

档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准

值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于

8kN/m²；或按档案装载情况相应增加。

第十九条档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报

警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热

媒的采暖系统。

保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时

可配备通风换气、空气净化设备。

第二十条档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载

体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭

火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。

第二十一条档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、

防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频

监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用

房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。

第二十二条机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满

足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的

基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、

漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其

他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施

设备应当符合本规定第五章要求。

县级或形成档案数量较少的机关按照本规定第十九条至第二十

二条配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信

息化工作的基本需求。

第四章管理要求

第一节一般规定

第二十三条机关档案包括：

（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；

（三）照片、录音、录像等音像档案；

（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

（六）其他档案C

前款（一）（二）（三）项包含传统载体档案和电子档案两种形式。

电子档案与传统载体档案具有同等效力。

第二十四条机关全部档案构成一个全宗。机关隶属关系、名称

发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的，维持原全宗不变。

机关应当建立并定期完善全宗卷。全宗卷应当包含全宗背景、

档案状况、工作制度、管理记录等内容，编制要求按照《全宗卷规

范》(DA/T12)执行c

第二十五条机关档案管理应当做到收集齐全完整，整理规范有

序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。

涉及国家秘密档案的管理应当符合保密管理的相关规定。

第二节形成与收集

第二十六条机关履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成

归档文件材料。机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合

要求的归档文件材料。

文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的

记录载体和记录方式。

归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内

容完整。

第二十七条机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件

材料，交本部门指定人员保管。下列文件材料应当纳入收集范围。

机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；机关设立临时机构

处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材

料；机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；

机关所属机构撤销形成的归档文件材料;机关向社会和个人征集的、

与机关有关文件材料等。

第二十八条机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案俣管

期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构

或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。

文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关

主要职能活动和基本历史面貌。人事、会计文件材料的归档范围和

档案保管期限从其专门规定。

机关所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查

同意后施行。

第二十九条文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围

和文书档案保管期限规定》制定执行。

会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理

办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2)、《建设项目

档案管理规范》(DA/T28)及《国家电子政务工程建设项目档案管理

暂行办法》规定。

照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》

(GB/T11821)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)规定。

其他门类档案攻集范围按照国家相关规定执行。

第三十条电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应

当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理

规范》(GB/T18894).《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46).

《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）.《录音录像类电子档案

元数据方案》（DA/T63）等规定。

第三节整理与归档

第三十一条机关应当按照本规定第二十三条制定统一的档案分

类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应，

便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保持一致，

不得随意变动。

机关档案分类方案一般采用年度、机构（问题）、保管期限等分

类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。

第三十二条机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律，俣持

文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步

推进卷件融合管理C

文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以

件（张）等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以

卷为单位进行整理,其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整

理。整理方法分别按照相应要求执行。

第三十三条机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代

单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案

基本属性。档号结构应当符合《档号编制规则》（DA/T13）.《归档

文件整理规则》（DA/T22）和《数字档案室建设指南》要求，不同载

体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

机关档案门类宜按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计

(KU)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音(LY)、录像(L_)、业务数据(SJ)、

公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物档案(S'M)

设置一级门类代码，按照科研(KJ&KY)、基建(KJ&JJ)、设备(KJ&SB)

设置科技档案二级门类代码。专业档案按照相关规定设置二级门类

代码。

第三十四条机关档案应当编制检索工具，满足手工检索和计算

机检索需要。

机关档案应当按照《档案著录规则》(DA/T18)进行著录。传统

载体照片、录音、录像档案和实物档案应当详细著录背景、人物、

来源等信息。档案著录应当与目录编制、元数据收集等工作和要求

协调对应。

第三十五条机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第

二年6月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统

的，应当随办随归c归档时间有特殊规定的，从其规定。

归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。机

关档案实现随办随归的，还应当按规定履行登记手续，记录电子文

件归档过程元数据c任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己

有或拒绝归档°

第三十六条归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸

质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子

印章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实

体盖章。

满足本规定第五章规定且不具有永久保存价值或其他重要价值

的电子文件，以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以

仅以电子形式进行归档。

第四节保管与保护

第三十七条机关应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储

和保管。档案存储加保管应当确保实体安全和信息安全。

机关应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发

事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。

第三十八条机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害

生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿

度应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。

档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

第三十九条档案工作人员应当监测和记录库房温湿度，根据需

要采取措施调节；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；

定期清扫除尘，保持库房清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。

第四十条机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、

对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进

行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账0

第四十一条档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、

复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整，尽量

维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进

行复制备份，做出修复说明。

第四十二条机关应当为档案工作人员配备劳动保护用品，避免

档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

第五节鉴定与销毁

第四十三条机关应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处

置。鉴定工作应当在档案工作协调机制下进行，由办公厅（室）负责

人主持，档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开

展，必要时可邀请相关领域专家参与。

鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案,

应当重新划定保管期限并做出标注;对确无保存价值的档案，应当按

规定予以销毁。

第四十四条经鉴定可以销毁的档案，应当按照以下程序销毁。

（一）机关档案部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、

文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁

时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准；

（二）机关分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）负责人、档

案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务

部门经办人在档案销毁清册上签署意见；

（三）机关档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同

派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容

进行清点核对;在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。

销毁清册应当永久保存。

第四十五条档案销毁应当在指定场所进行。

电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离

线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻

底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在

管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。

涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

第六节利用与开发

第四十六条机关应当积极开展档案利用工作，建立健全档案利

用制度，根据档案妁密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、

范围和审批手续。机关保管的档案对外提供利用的，需经本单位负

责人批准。

利用档案应当履行查阅手续，进行档案查阅登记和利用效果反

馈记录。档案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。

第四十七条机关应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》

等有关规定，及时向同级国家综合档案馆提供主动公开的政府信息

文件资料。

第四十八条机关应当积极推进档案信息开发工作，采取编制全

宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集，以及

举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式，发挥档案价值。

全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷管理。

第四十九条机关应当积极采用数据分析、文本挖掘等新方法，

扩展档案开发的力度和深度。

第七节统计与移交

第五十条机关应当建立完善统计工作，对所保管档案情况、档

案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交

进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情

况、档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。

统计结果应当真实、准确、完整，支持以可视化方式显示，便

于统计分析。

第五十一条机关应当编制档案工作情况统计年报，汇总分析当

年档案工作情况形成年度报告，报送同级档案行政管理部门、上级

档案部门。

机关应当加强对档案工作变化情况的分析，为决策提供参考。

第五十二条机关应当按照国家规定定期向同级国家综合档案馆

移交档案。移交档案时，应当同时移交检索工具、编研成果。传统

载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交。

机关向国家综合档案馆移交前，应当按照相关规定做好移交档

案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。

第五十三条电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案

馆移交，也可按本规定第五十二条与相应的纸质文件或缩微胶片同

步移交。

电子档案移交可以采用在线移交或离线移交。在线移交应当通

过档案行政管理部门指定的电子档案接收系统和专用网络，不得通

过未设置安全可靠措施的互联网移交。

电子档案移交后，机关继续留存的，应当按照档案管理的要求

进行管理。

第五十四条机关撤销或合并的，档案移交按照下列办法进行。

（一）撤销机关的档案，应当由有关主管机关代管或按照规定向

同级国家综合档案馆移交；

（二）撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案不得分散，

可由其中一个机关代管或向同级国家综合档案馆移交；

（三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关,

其档案应当移交给合并后的机关代管或向司级国家综合档案馆移交；

（四）机关所属机构撤销的，其档案由主管机关代管，属于国家

综合档案馆接收范围的可按照规定向同级国家综合档案馆移交。

第五章信息化建设

第五十五条机关应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化

工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。

机关档案信息化工作应当与机关信息化建设、档案馆信息化建

设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。

第五十六条机关应当开展数字档案室建设，统筹传统载体档案

数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。数字档案室建设按照

《数字档案室建设指南》执行。

第五十七条机关应当建立档案数字化常态机制，有序开展档案

数字化工作。

档案数字化应当符合真实性管理要求，数字化过程的元数据应

当收集齐全，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统

一管理。

第五十八条纸质档案数字化按照《纸质档案数字化规范》

(DA/T31)执行，录音录像档案数字化按照《录音录像档案数字化规

范》(DA/T62)执行c其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。

机关应当积极实施纸质档案数字复制件的全文识别，将现有图

像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。

第五十九条机关应当开展室藏传统载体档案目录数据库建设，

数据库质量符合《档案著录规则》(DA/T18)等标准规范要求。

各门类传统载体档案目录数据应当与相应数字化元数据、电子

档案管理系统相应元数据库融合管理。

第六十条机关应当建立电子文件归档与电子档案管理制度，按

照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)确定的职责与

分工开展电子文件归档与电子档案管理工作。

第六十一条机关配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、

安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的管理需要并

适当冗余、方便扩展。

机关档案部门应当配置独立的专业服务器和专用存储设备。服

务器和存储设备应当满足高效、可用、可扩展等要求。

机关在电子政务云或自建私有云上建设电子档案管理系统的，

其计算资源、存储资源和安全防范等应当满足电子文件和电子档案

管理要求。不得使用电子政务云之外的其他公有云存储管理电子文

件、电子档案。

第六十二条机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子

文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形

成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。

电子档案管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案真

实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。电子档案管理系统基本

功能和可选功能应当参照《数字档案室建设指南》、《数字档案室

建设评价办法》、《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194)

以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。

电子档案管理系统等级保护不得低于二级标准，分级保护等级

应当与电子档案最高密级相适应。使用电子政务云服务的，应当与

电子政务云管理机构明确安全管理责任。

第六十三条电子档案的文件格式和质量应当符合标准要求，元

数据应当齐全完整，满足长期保存和同级国家综合档案馆进馆要求。

第六十四条机关应当为电子档案安全存储配置在线存储系统。

在线存储系统应当实施容错技术方案，定期扫描、诊断存储设备。

第六十五条机关应当制定电子档案备份方案和策略，采用磁带、

一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。

具备条件的，应当对电子档案进行近线备份和容灾备份。

机关应当根据需要制定电子档案转换与迁移方案和策略，转换

与迁移活动应当记入电子档案管理过程元数据。

第六十六条机关应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件

归档与电子档案管理的安全保密工作，采取有效措施严防信息篡改、

丢失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案

管理应当严格遵守保密规定。

第六章奖励与处罚

第六十七条有下列情形之一的，由县级以上档案行政管理部门

单独或联合有关部门，或由本单位给予表彰奖励。

（一）档案收集、整理、移交做出显著成绩的；

（二）档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）档案利用、开发取得突出效果的；

（四）档案学理论研究、档案科研做出重要贡献的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的；

（六）从事专（兼）职档案工作满15年的。

第六十八条有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门

责令限期改正；情节严重的，由有关主管部门对机关直接负责的主管

人员和直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）机关未统一管理机关档案或未按规定形成、收集档案的；

（二）机关未按规定设置档案工作机构或未指定档案工作负责部

门，未按要求配备专（兼）职档案工作人员的；

（三）将机关应当归档的文件材料据为己有，拒绝移交机关档案

部门的；

（四）档案管理不符合档案安全保护要求的；

（五）拒不按照国家规定向国家综合档案馆移交档案的；

（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失

的；档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成

档案损失的。

第七章附则

第六十九条本规定由国家档案局负责解释。事业单位、《社会

团体登记管理条例》界定的社会团体司参照执行。

第七十条本规定自20_年1月1日起施行。

公司档案管理制度篇4

第一章总则

第一条为加强zz石油（集团）工贸有限公司油品调运分公司（以

下简称“油品调运分公司”或“公司”）会计资料档案的科学管理，

保证会计资料的完整安全，更好地服务于公司的各项经营活动，根

据《会计法》、《中华人民共和国国档案法》和《zz石油（集团）工

贸有限公司会计档案管理办法》，并结合公司实际，特制定本制度。

第二条本制度所指的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计

报表以及其他会计核算资料等四部分。

第三条本制度适用于公司财务资产部、Ing站、永平站、榆炼

站。

第二章组织机构及职责

第四条公司财务资产部门负责会计档案的日常管理及保管工作。

第五条公司机关综合办公室为公司所有会计档案的最终归档部

门。

第三章会计档案管理范围

第六条会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及

其他会计核算资料等四部分。

（一）会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇

总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证

汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（二）会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、

现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

（三）会计报表主要有财务指标快报及月、季、年度会计报表（包

括资产负债表、损益表、财务情况说明书等）。

（四）经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定

资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会

计档案销毁清册等、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计

数据、程序文件及其他会计核算资料等由财务资产部门进行保管。

第四章会计档案的整理立卷

第七条每月的会计资料，在次月15日前整理立卷或装订成用。

第八条会计年度终了后，应采用“三统一”的办法对会计资料

进行整理立卷。

（一）分类标准统一：一般将财务会计资料分成一类账簿，二类

凭证，三类报表，四类文字资料及其他；

（二）档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列

统一；

（三）管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案

目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料

按年度排序汇编装订成册。

第九条会计凭证的立卷

(一)按月立卷：次月将装订成册的凭证，统一登记至会计档案

保管清册。

(二)凭证装订

1.会计凭证装订前的准备工作：

(1)分类整理，按顺序排列，检查日教、编号是否齐全；

(2)摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针)，对大的

张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅

保持数字完整；

(3)整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查

明原因，再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资和奖金发放

单是否随附齐全；

(4)记账凭证上有关人员(如复核、记账、制单等)的签字和印章

是否齐全；

(5)按凭证号码的顺序归集(如按上、中、下旬汇总归集)，根据

集团装订标准确定装订成册的本数。

2.会计凭证装订时的要求：

(1)用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部

位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证

封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保

持尽可能大的显露面，以便于事后查阅;

(2)凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于

所附记账凭证；

(3)装订凭证厚度一般1.5厘米，以保证装订牢固，美观大方。

3.会计凭证装订后的注意事项：

(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主

管人员和装订人员签章；

(2)在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭

证种类编号，以便于调阅；一般每月装订一次，装订好的凭证按年度

分月妥善保管归档；

(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、

月份、起止日期、号码、装订人签章等。

第十条会计账簿的立卷

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它

账簿应按年整理立卷。基本要求是：

(一)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写

“结转下年”字样，不填其它内容；

(二)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户

是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；

(三)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面一账簿启用表一

账户目录f按本账簿页数顺序装订账页f会计账簿装订封底；

(四)保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和

撤掉账夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册；

（五）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得

混装，应按同类业务、同类账页装订在一起；

（六）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、

加空白纸的现象；

（七）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章；

（八）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿

名称和编号。

第十一条会计报表的装订

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册,

年度终了统一立卷保管。

会计报表装订要求：

（一）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页

数，上边和左边对齐压平，防止折角；如有损坏部位，应对其修补后,

完整无缺地装订；

（二）会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、

各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

第十二条其他会计核算资料的立卷

会计核算其他会计核算资料应按时整理立卷，要求如下：

（一）分类整理，按顺序排列，检查资料是否齐全；

（二）整理检查资料顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺失要

查明原因。

第五章会计档案的归档

第十三条当年的会计档案在会计年度终了后，由财务资产部门

保管一年，期满后于次年1月10号前移交公司综合办公室统一归档。

移交过程中，需财务资产部门会计档案管理人员与综合办公室档案

管理人员进行移

交，由财务资产部门负责人、综合办公室主任负责监督移交。

移交过程中需填写《会计档案移交单》（一式两份），一份交予财务

资产部门会计档案管理人员保管，一份交予综合办公室档案管理人

员保管。

第十四条会计档案的保管

会计档案必须进行科学管理，要做好防潮、防霉、防虫蛀、防

盗、防火、防磁等工作，确保会计档案的安全。

第十五条机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，

由原档案管理人员编制会计档案移交清单，将全部案卷逐一移交，

接管人员逐一接收C

第六章会计档案的借阅使用

第十六条财务资产部门应建立会计档案清单和借阅登记册。

第十七条档案在财务资产部门保管期间，凡需借阅会计档案人

员，须经总会计师批准后，方可办理借阅手续;借阅人员不得在案卷

中标画，不得拆散原卷册，不得抽换，不得将会计档案携带外出，

如遇特殊情况，须经总会计师批准。

第十八条会计档案移交办公室后，凡需借阅会计档案人员需办

理档案借阅手续，具体参见档案管理相关规定。

第七章会计档案的保管期限

第十九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管

期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类，具体见附件一。

第二十条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算

起。

第二十一条会计档案的具体名称如有司本制度附表一所列档案

名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

第八章会计档案的销毁

第二十二条保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情

形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由综合办公室会同财务资产部门提出销毁意见，编制会计

档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度

和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）会计档案销毁清册需经总会计师、经理审批。

（三）销毁会计档案时，综合办公室和财务资产部门共同派专人

监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所

列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁

清册上签名盖章，并将监销情况报告总会计师、经理。

第二十三条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他

未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了

事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁

清册和会计档案保管清册中列明。

第九章附则

第二十四条本制度由财务资产部负责解释。

第二十五条本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和工贸公司

相关规定执行。

第二十六条本制度自颁发之日起施行

公司档案管理制度篇5

一、文书档案归档制度

1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档

范围，交行政部统一管理。

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员收集、审定、整理、

立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材

料存档。

5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色

钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新

书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律

交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1、认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办

法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽

责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、

上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作，均由文书部门或业

务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。

三、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办

公室文书人员，统一进行归档文件整理。

四、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回

单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公

室文书人员，统一进行归档文件整理。

五、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件,

按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。

六、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案

室移交档案，并办理移交手续。

七、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之

前移交本机关档案空，并办理移交手续。

国土资源专业档案立卷归档制度

为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质

量，制定本制度。

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照

归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做

到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位

为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程

序所需的要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写5、

案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于

卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写

顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并有破损材料要修补。案卷装

订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的

内容和成份。

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要

求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，

并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立

好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交文书档案归档文

件整理制度为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件

整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各

科室统一交到办公室进行归档文件整理。

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一

起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也

要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘

好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后

是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发

文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一

律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

4、采用年度--保管期限--问题分类法