项管上线指南合同数据治理培训V0.5

施工项目管理系统项目上云指南——合同管理部分

业财协同直属项目部·合同组

2024年4月1目录第一章合同数据管理的要求及规则第二章合同数据治理内容一、

合同数据管理要求合同数据一次录入、一次审批、自动入库赋码：各类型合同在合同发起端录入一次，审批一次，自动入库赋码，确保一数一源。以下情况视为不满足标准：（1）合同在某系统完成审批后在其他系统再次进行合同信息录入，简易审核、入库赋码；（2）合同本层级组织授权范围外的合同，在完成本层级组织审核审批后，需重新录入合同信息，手动发起上级管理单位的流程完成合同全链条审批。确保合同数据单一来源系统入库：本单位同一类型的合同只能通过一个业务系统推送入库赋码，确保一数一源，提高入库合同数据质量源头来、源头改，一源多用：合同数据的修改必须从源头业务系统发起，并通过多系统间数据集成的方式实现数据的自动共享，保证数据的一致性，提升数据的共享效率合同审批流程需完整、合规：合同管理流程需要按合同管理制度，落实本单位的授权管理体系，配置必要审批节点，且实现各层级贯通，确保审批流程完整、合规。二、上云项目的合同数据处理规则依照施工项管的推广规划，项管组会向合同库提供上云的生产项目清单（PJ码），合同库需做如下控制：合同新增入库控制：所有在已上云项目上发生的合同，必须通过项管系统发起合同的新增及变更。各单位应做好合同发起入口的宣贯，及系统权限控制。合同数据初始化：合同库提供接口，支持项目在正式切换上云之前查询与此项目清单（PJ码）关联的全部的历史合同明细数据（CT码）合同变更控制：正式切换上云时，由项管系统对需拉取到项管系统管理的合同数据，向合同库发起合同源头切换申请，将对应合同的源头业务系统，由“原合同来源系统”统一切换为“施工项目管理系统”，切换后，该批数据仅能通过项管系统发起合同的变更以及补充协议的新增。（注意：该操作不可逆，合同数据源头系统一经调整无法切换回原系统，请确保上云切换时，均已完成历史数据的治理工作！）目录第一章合同标准及数据传输流向第二章合同数据治理内容1.合同类型租赁合同错误数据清洗合同内容为租赁合同，在供应链系统录入时为租赁，推送合同系统变为了采购，合同类型不准确导致项管系统无法进行关联。治理方案：要求项目上云之前，用户在供应链系统中发起合同变更，补充租赁类合同的必填信息包括不限于免租期等，重新审批且推送至合同管理系统完成生效。2.

其他类合同类型错误数据清洗除分包、物资（设备）租赁合同外，其他类型的合同类型选择错误，例如其他工程类合同选择为其他服务类合同。不符合合同管理要求。治理方案：要求项目上云之前，各源头业务系统开发对接合同管理系统提供的合同类型变更接口后，从源头业务系统发起合同类型变更及补充合同缺失字段。3.

分包类合同类型错误的数据清洗要求项目上云之前，开展对合同类型错误数据的纠正，以确保上云项目在项目管理系统中的业务持续性。合同类型错误导致的常见场景：合同内容为分包合同，但按照其他合同——内部经营协议进行报批，无法按分包合同进行管理，成本核算错误。在一些项目中，本应标为分包合同的文件被登记为其他服务合同，导致部分项目无法在分包管理模块中正确处理合同，影响进度管理和物资管理；合同类型错误导致不能正常管理成本；合同类型因为分公司没有资质证书，不符合分包商条件，所以使用内部协议来绕过这个障碍等问题。治理方案：要求项目上云之前，各源头业务系统开发对接合同管理系统提供的合同类型变更接口后，从源头业务系统发起合同类型变更及补充合同缺失字段。4.

合同的对方信息错误的数据清洗源头自建系统取数接口错误，数据推送合同管理系统后，项管从合同管理系统获取的合同对方信息错误，导致项管系统数据推送财务云的收入方信息错误，最终业务链条中断。治理方案：要求项目上云之前，从源头系统发起变更重新推送正确的合同数据。5.

合同与项目未关联的数据清洗从源头自建业务系统或统建合同系统发起的合同评审生效时，未选择关联所属项目，导致项目获取的合同中缺少该合同。治理方案：要求项目上云之前，从源头自建系统发起的合同，在自建系统将合同与项目的PJ编码进行关联；从统建系统发起的合同，在统建系统将合同与项目的PJ编码进行关联。6.

物资合同录错误为分包合同的数据清洗针对将物资合同错误录入为分包合同的问题，变更合同类型的过程需要在分包管理系统和供应链管理系统之间进行。治理方案：项目上云之前，将物资合同录为分包合同的数据进行纠正。首先在分包系统先将录入错误的合同数据作废，然后在供应链系统正确签订一份新的物资合同（在供应链录入建议按照实际未履约金额签订）。7.

需求单位选择不到采购方案的数据清洗物资采购方案的需求单位需要准确选择，实际签订的乙方单位要和中标的乙方单位保持一致（包括BP码一致）。应用场景一，发布采购方案时，由于项目部还未成立、分公司代为采购等原因，导致需求单位未选择为实际正确的项目部，在项目部成立后无法选择到该采购方案治理方案：要求项目上云之前，在供应链系统变更需求单位，完成数据治理。8.

框架协议使用范围的数据清洗要求项目上云之前，需要引用框架协议的项目部要在框架协议的使用范围中完成维护。例如：轨分公司下设多个总分项目部，总分项目部下有多个参建单位，参建单位未被添加到轨分框架协议的使用范围中，无法选择到该框架协议。治理方案：项目上云之前，联系供应链系统各单位管理员在供应链系统中增加框架协议的使用单位。9.

采购方案/框架协议需求单位的数据清洗项管按照采购单位获取采购方案，统招分签的合同，在分包系统中进行招采时，采购单位应选择为实际签约的单位（或项目部），否则在项管中无法被引用。例如：总分项目统招分签，组织单位为总承包部，采购单位也默认为总承包部，分部无法获取该分包方案治理方案：项目上云之前，联系分包管理系统各单位管理员在分包管理系统改需求单位，确保项目上云后业务不中断。10.

主合同审批生效的数据清洗项目提前进场，创建项目在前，在签订主合同时，已有业务发生。（目前因管理要求，项目上云后业主合同无法在项管发起审批、变更）。治理方案：从源头业务系统（各单位业务系统）、一体化合同审批系统发起的与上云项目相关的主合同，项目上云之前，必须完成全同审批和赋码使合同生效。11.

合同甲乙方更名的数据清洗项目上云之前，对源头业务系统中发起的合同开展合同的甲乙方单位更名的数据治理。例如：（1）在源头系统中合同信息甲乙方单位名称发生变更；（2）甲乙方单位发生分公司机构合并、分子公司变换；而项目业务人员未同步