综合岗位职责档案管理规章制度

综合岗位职责档案管理规章制度一、前言为规范企业综合岗位职责档案的管理，提高管理效率和信息共享的本领，订立本规章制度。二、目的和适用范围目的：本规章制度的目的是确保企业综合岗位职责档案的完整、准确和安全管理，供应便捷的档案调阅和共享，为企业决策和人力资源管理供应支持。适用范围：适用于全部企业综合岗位职责档案的创建、归档、调阅和管理。三、档案创建与归档综合岗位职责档案由人力资源部门负责创建和归档。归档流程：收集相关料子：人力资源部门收集全部综合岗位职责相关的文件、合同、信函、考核记录等文件。核实和整理：人力资源部门对收集到的档案料子进行分类、核实和整理，确保完整性和准确性。编制索引：对归档的档案料子编制索引，包含岗位名称、档案编号、归档时间等信息。归档存储：将归档的档案料子存放在专用的档案柜中，确保安全可靠。四、档案调阅与借阅档案调阅权限：只有经过授权的人员才略进行档案的调阅，人力资源部门负责授权和管理档案的调阅权限。调阅流程：提交申请：需要调阅档案的部门或个人需向人力资源部门提交调阅申请，明确调阅目的和时限。审核和批准：人力资源部门对调阅申请进行审核，确保符合申请条件和权限，批准合格的申请。档案调阅：在人力资源部门的监督下，调阅人员依照授权范围和时限进行档案的调阅。记录和归档：调阅人员需在档案调阅登记簿上记录调阅信息，并在调阅完毕后及时归还档案。档案借阅：如需要借阅档案离开企业使用，需提出借阅申请，并签署保密协议和借阅承诺书，借阅时限一般不超出7个工作日。五、档案保管与安全档案保管责任：人力资源部门负责综合岗位职责档案的保管，保证档案的完整性和保密性。档案保管要求：安全存放：综合岗位职责档案应存放在封闭、防火、防潮的档案柜中，并设置密码或钥匙保护。定期备份：人力资源部门应定期备份档案信息，以防档案的丢失和损坏。防止遗失：人力资源部门应订立严格的档案借阅和归还管理制度，防止档案的遗失。档案安全保密：保密意识：全部接触综合岗位职责档案的人员都应具有保密意识，禁止私自复制和传播档案料子。权限掌控：人力资源部门对档案的调阅权限进行合理划分，严格掌控档案的访问范围。保密措施：外部来访人员进入档案存放区域需签署保密协议，并由人力资源部门进行监督管理。六、档案保管期限与销毁档案保管期限：依据法律法规和企业内部文件的规定，综合岗位职责档案的保管期限一般为5年。档案销毁：档案评估：人力资源部门应定期对综合岗位职责档案进行评估，确定是否符合销毁条件。销毁程序：人力资源部门对需要销毁的档案进行审核、备案，并组织专业机构进行档案的安全销毁。销毁记录：人力资源部门需对档案销毁进行记录，包含销毁时间、销毁方式等信息，并保存肯定时间。七、违规处理与矫正措施违规处理：对于未经授权擅自调阅档案的人员，人力资源部门将严厉处理，并视情节轻重予以相应纪律处分。对于私自复制和传播档案料子的人员，人力资源部门将追究法律责任，并予以相应纪律处分。矫正措施：对于档案管理中的问题和漏洞，人力资源部门将依据实际情况，及时采取矫正措施，完善档案管理流程。人力资源部门将不定期进行档案管理的内部审核和外部评估，以提高档案管理的质量