《计算机文化基础 》课件-第6章

第6章电子表格处理软件Excel20036.1Excel2003概述6.2工作表的建立和编辑6.3工作簿的管理和编辑6.4图表的制作思考题6.1Excel2003概述

6.1.1Excel2003的功能与特点

1．主要功能

1)表格编辑功能如果说Word的首要功能是编辑文本，则Excel的首要功能是编辑表格。Excel称这些表格为工作表(worksheet)，表中的每个格为单元格(cell)。从建立工作表，到向单元格输入数据，以及对单元格内容的复制、移动、插入、替换与删除，Excel提供了一组完善的编辑命令，操作十分方便。

2)表格管理功能表格管理包括对工作表的打开、关闭、查找、改名等多种功能。Excel把若干相关的工作表组成一本工作簿(workbook)，并提供相应命令，以对工作簿中的工作表进行插入、删除、移动、复制等操作。

3)设置工作表格式在Excel提供的初始工作表中，所有单元格全都采用相同的格式，形式单调，主次不分。改变工作表的外观，可以使之更加整齐美观，重点突出。使用Excel的格式设置命令，可对表格的字体、边框等进行美化，也可对单元格的格式(例如宽度与高度)进行修改。

4)绘制统计图表

Excel2003支持多种统计图，可帮助用户以图形方式来表示表格中的数据。这些图形包括条形图、折线图、饼图等二维图以及柱形图、曲面图等三维图，还包括圆环图、雷达图、XY散点图等特殊领域用图。它们既可绘制成独立的图形，也可放置在工作表中，作为图表的一部分。

5)数据列表管理对于具有关系数据库形式的工作表，例如职工工资表、职工花名册、学生成绩表等二维数据表，Excel提供一种称为“数据列表管理”的功能，支持对这些数据清单进行类似于关系数据库的数据操作，例如排序、筛选以及分类汇总等。除上述功能外，中文版Excel2003还向用户提供了打印文件、保存为Web页并进行远程发布等功能。

2．主要特点

(1)Excel2003将工作表组织为工作簿，使表格处理从二维空间扩充为三维空间。例如，一个月的工资表是二维表，但若将全年12个月的工资表组成一个工作簿，就构成了三维表。丰富的表格管理命令，使表格之间的数据操作变得方便易行。

(2)Excel2003提供了上百种统计图，使数据的表示更加直观和丰富多彩。表、图一体，加上数据列表功能和所见即所得的打印功能，已使Excel2003成为当代最有影响的表格处理软件之一。

(3)允许在工作表中使用公式与函数，这样大大简化了Excel2003的数据统计工作。

(4)Excel2003继承了WindowsXP风格的用户界面。各种菜单、对话框和工具按钮的操作符合标准的Windows操作，简洁方便。

(5)Excel2003可以与WindowsXP的其他应用程序(如Word2003、画图等)共享信息。

6.1.2Excel2003的运行环境、运行与退出

1.运行环境中文Excel2003在中文Windows98/NT/2000/ME/2003/XP平台上都可以运行和使用，所以系统必须具有支持中文Windows9x/200x/XP的硬件环境。

2.运行方式在WindowsXP中开始运行Excel2003，又可分为用开始菜单启动、用资源管理器启动等多种。下面介绍常用的两种。

(1)用开始菜单启动。单击“开始”菜单，再单击“所有程序”菜单中的“MicrosoftOffice”菜单，运行“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，就可以开始运行Excel2003，且开启了一个默认的Excel工作簿。

(2)用资源管理器启动。在资源管理器中，找到所要编辑的Excel工作簿文件(文件后缀名是.xls)，双击该文件，可以运行Excel2003，且打开了所要编辑的Excel工作簿。

3．退出方式同标准的Windows程序退出操作相同，用鼠标执行“文件/退出”命令来退出Excel2003。单击窗口的关闭按钮也可退出Excel2003。

6.1.3Excel2003的基本操作界面

Excel2003的基本操作界面如图6.1所示，其主要由4大部分组成：

(1)功能区。功能区在屏幕的上部，主要包括标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏和编辑栏。

(2)工作区。工作区称为“工作表”，在屏幕的中间，主要包括行号、列号、单元格、工作表标签、垂直滚动条和水平滚动条等。

(3)状态提示区。状态提示区称为状态栏，处在窗口的最下部。

(4)任务窗格。任务窗格中显示了Excel2003最常用的任务。如使用“开始工作”的任务窗格创建新文档或打开文件，使用“剪贴画”任务窗格搜索并插入剪贴画，使用“剪贴板”任务窗格粘贴文本等。通过“任务窗格”右上角的“关闭”按钮可以关闭“任务窗格”，也可以通过选择“视图\任务窗格”命令重新将其打开。

图6.1Excel2003基本操作界面

1．常用工具栏常用工具栏中有许多按钮工具(如图6.2所示)，这些按钮工具中的大部分都可以在菜单栏中的菜单中找到相应的命令。由于这些按钮工具是最常用到的，所以单独列出以便操作。下面对此栏中各按钮作简单解释，其中一些按钮将在后面的内容中进一步详细介绍。

图6.2常用工具栏中的按钮工具

(1)

“新建”按钮：创建一个新的Excel工作簿文件。

(2)

“打开”按钮：打开一个已经存在的Excel工作簿文件。

(3)

“保存”按钮：将当前活动的Excel工作簿文件保存。

(4)

“权限”按钮：设置工作表的阅读、修改权限。

(5)

“电子邮件”按钮：将工作表作为电子邮件正文直接发送给他人。

(6)

“打印”按钮：将当前活动的Excel工作簿文件打印出来。

(7)“打印预览”按钮：观察当前活动的Excel工作簿文件的打印效果。

(8)

“拼写和语法”按钮：对当前活动的Excel工作簿文件中的英文单词、中文词语进行拼写检查。

(9)

“信息检索”按钮：可检索中文词语的翻译、英文单词的同义词等。

(10)

“剪切”按钮：将已经选择(选择的概念以后介绍)的内容从原位置删除，并送到剪切板。

(11)

“复制”按钮：将已经选择的内容送到剪切板，但不删除所选择的内容，这是“复制”与“剪切”的区别。

(12)“粘贴”按钮：将剪切板的内容复制到工作簿指定位置，剪切板中的内容不变。

(13)

“格式刷”按钮：复制然后粘贴单元格及对象的格式。

(14)

“撤销”按钮：取消上一步的命令或动作。

(15)

“恢复”按钮：恢复上一步的命令或动作。

(16)

“插入超级链接”按钮：此按钮的功能是在光标处插入超级链接。

(17)

“常用函数”按钮：插入常用函数并建议函数处理的区域。

(18)

“升序”按钮：将指定的列按上升的顺序(文字排序A～Z，数字是从小到大)排列。

(19)

“降序”按钮：将指定的列按下降的顺序(文字排序Z～A，数字是从大到小)排列。

(20)

“图表向导”按钮：一步一步地引导用户在工作簿中插入所需的图表。

(21)

“绘图”按钮：显示/隐藏“绘图”工具栏。

(22)

“显示比例”下拉按钮：缩小/放大工作簿的单元格以调整显示比例。

(23)

“MicrosoftExcel帮助”按钮：显示/隐藏帮助信息。

(24)“其他按钮”：一些不太常用的按钮，刚开始并不在常用工具栏中显示出来。如果需要，可以通过“其他按钮”来配置常用工具栏，使常用工具栏更符合用户操作的习惯。

2．格式工具栏格式工具栏将设置格式的常用工具罗列出来(如图6.3所示)，以方便、快捷地设置和调整格式。

(1)

“字体”下拉按钮：改变单元格文字的字体，比如改变为“黑体”“仿宋体”等。

(2)

“字号”下拉按钮：改变单元格文字的字号大小，比如改变为“10”、“14”等。

(3)“加粗”按钮：将所选择的内容改变为“粗体”，如“加”→“加粗”。

图6.3 格式工具栏

(4)

“倾斜”按钮：将所选择的内容改变为“斜体”，如“倾斜”→“倾斜”。

(5)

“下划线”按钮：将所选择的内容加上下划线，如“下划线”→“下划线”。

(6)

“左对齐”按钮：将所选择的单元格内容靠左边对齐。

(7)

“居中”按钮：将所选择的单元格内容居中对齐。

(8)

“右对齐”按钮：将所选择的单元格内容靠右边对齐。

(9)

“合并及居中”按钮：将所选择的多个单元格的内容合并后居中对齐。

(10)“货币样式”按钮：将所选择的数字改变为货币格式来显示，如“￥

1.00”。

(11)

“百分比”按钮：将所选择的数字改变为百分比格式来显示，如“100.0%”。

(12)

“千位分隔样式”：将所选择的数字改变为千位分隔格式来显示，如“1,000.0”。

(13)

“增加小数位数”按钮：将所选择的数字增加一位小数。

(14)

“减少小数位数”按钮：将所选择的数字减少一位小数。

(15)

“减少缩减量”按钮：对文字对象减少一个制表位，即文字内容左移一个制表位。

(16)

“增加缩减量”按钮：对文字对象增加一个制表位，即文字内容右移一个制表位。

(17)

“边框”列表按钮：单元格之间的淡灰色边框实际打印时是不打印出来的，要打印表格边框，需要将所选择的区域加上“边框”列表中的一种边框。

(18)

“填充色”列表按钮：将所选择的区域的背景颜色设置为所选的颜色。

(19)

“字体颜色”列表按钮：将所选择的区域的字体设置为所选的颜色。

(20)“其他按钮”：通过“其他按钮”来配置格式工具栏，使格式工具栏更符合用户操作的习惯。

3．编辑栏

(1)名称框：指出可以在其中输入/编辑数据的单元的名称。

(2)“取消”按钮：当用鼠标单击此按钮时，将取消在输入/编辑行中输入或修改的内容，当前活动单元的内容不变。

(3)

“输入”按钮：当用鼠标单击此按钮时，将结束在输入/编辑行中输入或修改的内容，并保存到当前活动单元。

(4)

“编辑公式”按钮：当用鼠标单击此按钮时，可在输入/编辑行中输入或修改公式。

(5)

输入/编辑行：在此行中可以输入或编辑数据，其部分(在此行前面的部分)内容同时显示在当前活动单元中。

图6.4 编辑栏

4．工作区

Excel的工作区是一张表，如图6.5所示。工作区包括工作表名、行号、列号、滚动条、工作表标签、工作表标签滚动按钮、窗口水平分隔线、窗口垂直分隔线、全选按钮以及当前工作表的一部分。工作表由工作区中行号右边、列号下边的区域组成。工作表有65536行(1～65536)，256列(A～Z、AA～IV)。一个工作簿是一个独立的文件，它有3个预设的工作表(用户可以增加或删除工作表)。

(1)单元格：工作区中的一格(由行和列划分出来的方格)，也称为“单元”。单元格是Excel2003的基本工作单位。

图6.5工作区

(2)当前活动单元：此单元(格)是输入焦点，即在此单元格中可以直接输入文字、数字或公式。将鼠标移到一个单元格，单击鼠标，此单元格就成为当前活动单元。

(3)填充控点：拖动此点可以复制或清除单元格中的数据。

(4)工作表标签：工作表的名称。

(5)活动工作表标签：正在操作的工作表的名称。

(6)工作表标签分隔线：移动此分隔线可以增加或减少显示工作表标签。

(7)窗口水平分隔线：移动此分隔线可以把工作区从水平方向上划分为两个窗口，并可改变窗口的大小。使用水平分隔线的好处是当工作表比较长，同一屏幕显示不完的时候，可以在上半窗口中仅显示列标题，而在下半窗口中滚动数据，使所需的数据显示出来。移动窗口水平分隔线的方法是将光标移到窗口水平分隔线处，当光标变为上下箭头的形状时，按下鼠标不放，向下(或向上)拖动鼠标，达到适当的位置后，再释放鼠标。要将窗口分隔取消，只要将窗口水平分隔线拖到工作区顶部即可。

(8)窗口垂直分隔线：移动此分隔线可以把工作区从垂直方向上划分为两个窗口，并可改变窗口的大小。使用垂直分隔线的好处是当工作表比较宽，同一屏幕显示不完的时候，可以在左半窗口中仅显示行标题，而在右半窗口中滚动数据，使所需的数据显示出来。移动窗口垂直分隔线的方法是将光标移到窗口垂直分隔线处，当光标变为左右箭头的形状时，按下鼠标不放，向左(或向右)拖动鼠标，达到适当的位置后，再释放鼠标。要将窗口分隔取消，只要将窗口垂直分隔线拖到工作区的垂直滚动条处即可。

(9)“全选”按钮：单击“全选”按钮可将当前工作表的所有单元格全部选择。

6.2工作表的建立和编辑

中文Excel2003的主要功能就是处理报表，即对大量数据进行计算和分析。建立并编辑工作表是Excel2003最重要的部分。假设表6.1是某计算机公司一个月的配件销售表。用Excel2003来管理这样的表是很方便的。下面就以该表为例进行工作表的学习。

表6.1某计算机公司一个月的配件销售表

6.2.1建立工作表

1．打开工作表在默认情况下，Excel2003每本工作簿包含3张工作表。启动Excel2003时，如果未指定工作簿的文件名，系统将自动打开一本新的工作簿，并为它取默认名Book1.xls。其中.xls是Excel2003为工作簿文件规定的统一扩展名。

默认情况下在工作簿窗口内显示的是第一张工作表Sheet1，此时在状态栏的工作表标签中Sheet1被加亮并在下方出现一条下划线。如果你想用第二张工作表建立销售表，只需移动鼠标指针，在工作表标签的Sheet2上单击一下即可，此时Sheet2将代替Sheet1加亮显示并出现下划线。其实，Book1、Sheet1、Sheet2等默认名也是可以改变的，例如你可以把Book1改变为“销售”，Sheet1改成“一月”，Sheet2改成“二月”等等。改名的操作详见6.3.2节。

2．输入数据选定空白的工作表(例如Sheet1)后，就可以输入数据了。输入的数据可以为常量，也可以是公式和函数。Excel2003能够识别常量数据，包括文本型、数值型和日期时间型等，并支持简单数据输入、区域数据输入和系列数据自动填充等3种输入方法。在讨论这3种输入方法前，先对输入数据的类型进行说明。

1)输入数据的类型当向单元格输入常量数据时，Excel2003能自动把它们区分为文本、数值和日期时间等3种类型

。

(1)数值数据。对纯粹由数字(0～9)组成的字符串，Excel2003将把它识别为数值型数据。这类数据还允许包括＋、－、(、)、E、e、$、%以及小数点(．)和千分位符号(,)等特殊字符，例如，若输入1234、1,234、3.14、10%等字符串，Excel2003均认为是数值数据。在单元格中显示时，默认情况下数值型数据将一律靠右对齐。需要指出，这类数据的输入与单元格中的显示不一定完全相同。例如：

①若输入数据的长度超过单元格的宽度，Excel2003将自动改用科学计数法表示。例如若输入为“1234567”，单元格显示的值将为“1E+06”。注意：默认情况下单元格长度随数据长度自动扩展，所以要观察到上述例子的情况，需要将单元格长度固定。上例中，将单元格长度固定为5。②若预先设置的数字格式为带两位小数，则当输入数为3.14159时，显示数据将变为3.14。当需要计算时，Excel2003一律以输入数为准，而不是以显示数为准，故不必担心因此造成误差。

(2)日期或时间数据。

Excel2003内置了一些日期与时间的格式。当输入数据与这些格式相匹配时，Excel2003将把它们识别为日期型数据。yyyy-mm-dd、yy-m-dd、h:mm(AM/PM)等都是Excel2003常用的内置格式。例如输入数据“2005-03-14”或“05-3-14”均会被理解为2005年3月14日。输入数据“15:30”或“3:30PM”均将被理解为下午3时30分。

Excel2003能识别哪些日期/时间格式取决于预先的设置。究竟中文Excel2003能处理什么样的格式，用户可以通过“格式/单元格”命令来查询。

若想输入当天的日期或时间，可通过组合键快速输入。其操作为：①输入当天日期，按组合键“Ctrl+；”。②

输入当前时间，按组合键“Ctrl+Shift+；”。

(3)文本数据。除被Excel2003识别为公式(一律以等号“=”开头，参阅第6.2.2节)、数值或日期型的常量数据外，其余的输入数据均被认为是文本数据。文本数据可以由字母、数字或其他字符组成，在单元格中显示时默认情况为靠左对齐。这里也有两点需要注意：①对于全部由数字组成的文本数据，输入时应在数字前加一西文单引号(')，Excel2003才不致将它误认为数值数据。例如邮政编码710071，输入时应键入'710071。②

若在公式中夹有文本数据，例如best，键入时必须用西文双引号(")将文本部分括住，例如"best"。

2)简单数据输入简单数据输入指每选择一个单元格，输入一个数据。输入数据前需先将鼠标指针移到所选单元格中，然后单击鼠标左键。此时在该单元格四周将出现一圈加黑的边框线，表示此单元格已被激活。单元格激活后，即可输入数据。随着数据的输入，在单元格和编辑栏同步显示输入的内容。

若所需的单元格不在当前屏幕中，可按照如下的步骤操作：

(1)将鼠标指针移到编辑栏“名称框”的屏幕范围内，单击鼠标左键。

(2)输入新单元格的地址(例如M30)。

(3)按下“Enter”键，此时所选的单元格即被移入屏幕的当前范围。单元格还可以由键盘进行选择。当进行大量数据输入的时候，使用键盘可以加快输入速度。

表6.2常用的按键及其功能

[例6-1]仿照表6.1建立一张销售表。为了简化问题，本例只要求输入销售表的表名和栏名。解本例中表名和栏名都使用了汉字。所以中文Excel2003运行后，先用“Ctrl+空格键”调出汉字输入法，然后按以下步骤操作(此时Excel2003为用户打开了默认的Book1.xls)：①用鼠标单击单元格A1，利用输入法从键盘输入表名“火炬公司2005年1月部分配件销售表(单位：元)”。②单击A2，输入栏名“序号”，然后按“→”键激活B2。③

输入栏名“种类”，按“→”键激活C2。

④输入栏名“进价”，按“→”键激活D2。⑤输入栏名“批发价”，按“→”键激活E2。⑥输入栏名“零售价”，按“→”键激活F2。⑦输入栏名“批发量”，按“→”键激活G2。⑧输入栏名“零售量”，按“→”键激活H2。⑨输入栏名“销售额”，按“→”键激活I2。⑩输入栏名“税金”，按“→”键激活J2。11输入栏名“利润”。

3)按区域输入数据所谓按区域输入，就是在选择活动单元格之前，先选定一个区域作为数据的输入范围。这种方法的优点是，当活动单元格到达所选区域的边界，例如某行(列)的行(列)尾时，如果按Tab(或Enter)键选择下一个单元格，Excel2003能自动进行换行(列)，激活下一行(列)首的单元格，从而可达到简化操作和加快数据输入的目的。区域可以根据操作的需要灵活选取，可以是一行或一列，也可以是任意位置的多个矩形区域，直至整张的工作表。一旦选好，Excel2003将使整个区域变成黑色，但活动单元格仍保留原色(如图6.6所示)，以便用户识别。已选的区域如不再需要，也可随时撤销。

图6.6区域的选定

(1)区域的选择与撤销。其操作按下列情况进行：①选择整行或整列：选择某一行(或列)，只需将鼠标指针移至工作簿窗口内该行的行号上(或该列的列号上)，然后单击鼠标左键即可。②

选择一个矩形区域：选择某个矩形区域时，先将鼠标指针移到该区域某一角(左上、左下或右上、右下)的单元格中，按下鼠标左键；然后沿对角线拖动鼠标至该区域对角的单元格中，松开鼠标按钮即可。图6.6显示了选择A:C4矩形区后的情况。

③选择不相邻的区域：首先选择第一个区域，然后按住“Ctrl”键，逐一用鼠标选择其他的一个或多个区域，选择后松开“Ctrl”键。④选择整个工作表：若要选择整个工作表，只需单击工作簿窗口左上角的“全选”按钮即可。⑤

撤销选择：若要撤销已选择的区域，只需将鼠标指针移到工作表的任一位置(包括选择区)，然后单击鼠标左键。

(2)选定区域内的输入操作。在选定的区域内，数据仍是逐个地输入单元格。在区域中改变活动的单元格，主要依靠Tab、Enter与Shift键(注意：不可使用←、↑、→、↓这4个方向键)。按Tab键为向右移动，按Shift+Tab键为向左移动，按Enter键为向下移动，按Shift+Enter键为向上移动。当遇到区域边界时，Excel2003能自动使活动单元格改变为相邻行(或列)内与当前单元格相对的那个单元格。例如，在图6.6中若将当前活动单元格设置为C1，此时按Tab键，活动单元格移到A2；如果按Shift+Enter键，则当前活动单元格移到B4。

[例6-2]继续例6-1，使用表6.1中的数据向工作表输入4种计算机配件的销售记录。“序号”栏暂时不输入。

解

在例6-1中已输入前两行，即表名行和栏名行，本例将从第3行开始输入，直到第6行为止。由表6.1可见，若“序号”数据暂缓输入，则4个计算机配件销售记录的其余各栏将占用工作表的B3:G6这一区域，其中B3:B6为汉字字符数据。以下列出可能的操作顺序。

①

输入“种类”。首先选定区域B3:B6，即先将鼠标指针移至B3，按下左键，然后拖动至B6松开。接着在区域中输入汉字数据。此时B3是活动单元格，输入“CPU”后回车，活动单元格移至B4，再输入“主板”并回车，活动单元格移至B5，……，依次类推。等到在B6中输入“显示器”并回车后，由于B6处于B列列尾，所以Excel2003将自动换列，直接跳到选定区域内下一列的首格(此时因为仅有一列，所以跳到B3格)。

②输入其他各行数据。先选定区域C3:G6。数据的输入则有以下两种方法，可以任选其中之一：

a.按列输入。选择C3，输入“1000”后回车，活动格移至C4；再输入“800”并回车，活动格移至C5，……，依次类推。直到在C6中输入“1400”并回车，活动格将跳到D3；输入“1100”并回车后，活动格移至D4，……，如此等等，直至在G6中输入“30”结束。需要说明的是，当在C6格输入“1400”后，按回车键本应下移到C7格，但由于C6已处于选定区下边界，无法再向下移，故Excel2003自动跳到下一列，并选择D3。

b.按行输入。方法与按列输入相似，但有两点不同：用Tab键而不是回车(Enter)键移至下一个活动单元格；输入数据的单元格顺序为C3，D3，…，G3，C4，D4，…，F6，G6。需要说明的是，当在G3格输入“40”后，按Tab键本应右移到H3，但因G3已处于选定区的右边界，无法再向右移，故Excel2003将自动跳至下一行，并选择C4。由此可见，不论按行还是按列输入，输入完选定区域内所有单元格的数据，都只需使用一种按键(分别为Tab或Enter)，操作非常容易。

图6.7 输入结果

4)系列数据自动填充向工作表输入数据时，有时会用到一些系列(即符合排列顺序)数据，例如一月，二月，……，十二月；星期日，星期一，……。Excel2003提供的“填充”功能，可以帮助用户快速地输入整个数据系列，而不必逐单元格输入。这种自动输入可通过“编辑\填充”命令来实现，也可用鼠标拖动“自动填充柄”来完成，后者的操作更为简捷。

(1)自动填充已定义的序列。

Excel2003中文版预先设置了“Sun，Mon，Tue，…”、“星期日，星期一，……”、“一月，二月，……”、“甲，乙，丙，……”等中、英文数据序列，供用户按需选用(可参考图6.10)。如图6.8(a)所示，若用户需在A1:A4单元内自动填充“甲，乙，丙，丁”，可以按下述步骤操作：①把序列中的第一个数据输入活动单元格。在本例中，就是在A1格输入数据“甲”。②

在活动单元格右下角总有一个小方块，称为“填充柄”。把鼠标指针移到填充柄上，此时鼠标指针将由空心十字光标变成实心十字光标。

③

按下鼠标左键，将填充柄从A1拖曳到A4松开，数据即自动填入工作表，如图6.8(b)所显示。

图6.8自动填充示例

(2)填充尚未定义但有明显变化规律的序列。表6.3列出了一些有明显变化规律的序列。类似这样的规律序列数据在输入时可用“编辑\填充”命令，其操作步骤如下：①

选定一个或两个单元格作为初始区域，输入序列的前一个或两个数据，如输入100(在A1格)，80(在A2格)。

②用鼠标指针将要填充到的区域全选择，如将A1:A4选择上。③执行“编辑\填充\序列”命令，则A3填入60，A4填入40。

表6.3有明显变化规律的序列

[例6-3]继续例6-2，用自动填充柄输入“序号”数据。

解自动填入“序号”数据可按下列步骤操作：①在图6.7中，向A3输入“1”，向A4输入“2”。②选定A3和A4，将鼠标指针放在A4区域右下角的填充柄上，使指针变为实心十字。③向下拖曳填充柄直至A6，即可得序号栏的数字序列l、2、3、4。至此，表6.1中的销售数据已输入完毕，如图6.9所示。

图6.9表6.1中销售数据的输入结果

需要指出，在Excel中预先定义的系列数据总是有限的。对不同的用户，会有各自特定的常用系列数据。例如学校用户可能需要“校长室、教务处、科研处、学生处”等数据系列，公司用户可能需要“经理室、会计部、经营部”等数据系列，这些数据项间并无规律可循。要想自动填充这样的数据序列，必须遵守“先定义后使用”的原则。

(3)建立自定义的“自动填充”序列。

Excel2003提供的公用“自动填充”序列较少，但用户可以建立自己的“自动填充”序列。以下是建立自定义“自动填充”序列的操作步骤：①

选择“工具\选项\自定义序列”选项，屏幕显示“选项”对话框，如图6.10所示。

②在“自定义序列”框中选择“新序列”选项，然后单击“添加”按钮，光标跳到“输入序列”框中。③输入新的序列，每一序列项用Enter键结束，在“输入序列”列表框中占一行。④

新序列建好后，单击“确定”按钮。

图6.10“选项”对话框

6.2.2使用公式与函数在Excel2003中，一切公式均以“=”开头，例如“=10+20”。函数的一般形式为“函数名()”，例如SUM()。本小节主要介绍使用公式与函数来进行基本的数值计算。

1．公式

1)可用的运算符

Excel2003在公式中，可使用运算符来完成各种复杂运算。它们是算术运算符、比较运算符和文本运算符。表6.4至表6.7列出了各类运算符的用法及其优先次序。

表6.4算

术

运

算

符

表6.5比

较

运

算

符

表6.6文

字

运

算

符

表6.7运算符的优先次序

2)引用单元格数据在公式计算中经常要引用单元格中的数据，例如“=J3+2”就表示把单元格J3中的数值加2。请看一些例子。

[例6-4]计算下列各公式的值(以例6-3结束后的表为数据引用来源表)。①=B3&C2；②=B3&"的"&C2&"是"&"C3"&"元"；③=F3+G3。

解①式的结果为“CPU进价”。②式的结果为“CPU的进价是1000元”。③式的结果为“140”，是CPU此月总销售数(批发与零售的总和)。注意：Excel2003还允许引用同一工作簿中其他工作表中的单元格，称为三维引用。例如，假设工作簿Book1中有两张销售表，Sheet1为一月销售表，Sheet2为二月销售表，则公式“=Sheet1!H3+Sheet2!H3”的计算结果为CPU在两个月中的销售额。

3)公式的应用在Excel2003中，凡涉及到计算问题都需要输入计算公式。除非你自己先计算好，然后再填入表格中。这种方法没有利用Excel2003的计算能力，其效率比较低。如果使用公式，当计算内容改变时，Excel2003会自动按照公式重新计算出新结果，并替换原来的结果。因此，建议用户不论何种计算，都要使用公式。

[例6-5]试利用公式计算图6.9销售表中的销售额、税金和利润。已知：销售额＝批发量×(批发价－进价)＋零售量×(零售价－进价)税金＝销售额×5％利润＝销售额－税金

解①计算销售额：先是单击H3，输入“=F3*(D3－C3)＋G3*(E3－C3)”。按下回车键(或是“√”按钮)，编辑栏将显示公式=F3*(D3－C3)＋G3*(E3－C3)，H3单元格直接显示公式计算出来的数值，即22000。②计算税金：先单击I3，输入公式“=H3*0.05”。按回车键，编辑栏将显示上述公式，I3直接显示结果值，即1100。③计算利润：单击J3，输入公式“=H3－I3”。按回车键，编辑栏显示上述公式，J3显示计算结果，即20900。④其他单元格的计算与上3步类似。计算结束后的结果如图6.11所示。

图6.11例6-5的结果

2．函数

1)自动求和

SUM()函数是最常用的函数。显而易见，这个函数是对所有规定的数值求总和。同时将特别介绍一下Excel2003的“自动求和”功能。

[例6-6]以图6.11为依据，在I7单元格计算税金的总和。

解使用SUM()函数，操作步骤如下：①单击单元格I7，由键盘输入“=SUM(I3:I6)”。②按Enter键或单击编辑栏中的“√”按钮，I7单元格中即出现数值6925。在Excel2003的常用工具栏中有一个“∑”按钮(自动求和)。

利用它所提供的功能，Excel2003会自动估计用户需要的求和范围并进行运算。

[例6-7]

用“自动求和”功能计算税金的总和。解①单击单元格I7，准备显示总和。若I7中已有数据，可以按Del键将它清除。②单击“自动求和”按钮，观察显示的工作表，可看到在I3:I6区域周围出现闪烁的虚线边框。若用户不同意系统估计的求和范围，可按“Esc”键放弃这一操作。③

按Enter键确认，I7中即显示出税金总和。

2)用函数指南引导操作

Excel2003函数的一般形式为：函数名(参数1，参数2，……)其中括号内的参数可以多达30个。由于函数种类多，参数不易记忆，给用户增添了困难。通过函数指南，用户可以了解函数的用途、形式与操作步骤。现在仍以SUM()函数为例，说明函数指南的引导功能。

[例6-8]以图6.11为依据，计算利润的总和，用函数指南引导操作。解①单击J7单元格，以激活J7单元格。如果J7中有数据，用Del键清除。②单击“

”按钮，屏幕显示“插入函数”对话框，如图6.12所示。③在函数分类框中选择“常用函数”选项，然后在函数名字框中选择“SUM”。④

单击“确定”按钮，屏幕显示如图6.13所示。

图6.12“插入函数”对话框

图6.13“函数参数”对话框

⑤Excel2003自动在Number1框中输入了J3:J6的相加范围，确认这个范围是正确的，否则可手动编辑。⑥

单击“确定”按钮，返回工作表窗口，相加结果显示在J7单元格，是131575。

3．公式的复制与自动填充一个单元格可以包括“公式”、“数值”、“格式”和“批注”等内容。执行“移动/复制”操作时，在默认情况下应该包括以上的全部内容。但在实际建表中，复制某单元格时往往只需要它的公式，不需要复制由公式计算出来的特定值。为此，Excel2003在“编辑”菜单中提供了一种“选择性粘贴”命令，允许在向目标区域粘贴时只粘贴用户选择的内容。图6.14显示了执行这一命令时屏幕显示的对话框。

图6.14“选择性粘贴”对话框

[例6-9]如图6.11，用公式重新计算销售额、税金和利润(先将H4:J6区域清除)。

解在例6-5中，已把计算销售额、税金和利润的公式分别输入在H3、I3、J3中，现在继续进一步的操作，将H3(/I3/J3)的公式复制到H4:H6中，以便计算其他配件的销售额。方法一：利用“选择性粘贴”命令。①单击H3，选定需复制的单元格。②

执行“编辑\复制”命令或单击工具栏中的“复制”按钮。

③选定目标区域H4:H6。④执行“编辑\选择性粘贴”命令，屏幕显示如图6.14所示的“选择性粘贴”对话框。⑤在“粘贴”框中选择“公式”选项，然后单击“确定”按钮。⑥

按照以上5步，将I3、J3的公式也复制到相应单元格。

以上第⑤步的作用，是将原来在H3中的公式“=F3*(D3－C3)＋G3*(E3－C3)”一次性地复制到H4:H6中，避免了对这3个单元格每格输入一遍公式的麻烦。还需指出，上述公式中引用的单元格地址，比如F3、D3等为“相对地址”。在复制公式时，相对地址会随目标单元格的地址而变化。例如复制到H4中的公式为“=F4*(D4－C4)＋G4*(E4－C4)”，复制到H5中的公式为“=F5*(D5－C5)＋G5*(E5－C5)”…以此类推。

方法二：利用自动填充柄，将公式当作系列数据填入选定的单元格中。其操作步骤是：①单击H3，使单元格周围出现一个黑色边框；②把鼠标指针移到边框右下角的填充柄上；③当填充柄变成实心十字光标时，按下鼠标左键，经H4拖曳到H6后释放。至此，公式“=F4*(D4－C4)＋G4*(E4－C4)”～“=F6*(D6－C6)＋G6*(E6－C6)”将一一复制到H4:H6区域中。显然，这种方法比方法一的操作更加简便。

在上例中，我们提到了对单元格地址的“相对引用”。这种引用的特点是当公式所处的单元格的行、列变化时，组成公式的单元格的行号与列号都会跟随变化。另一种引用称为“绝对引用”。如果在公式中引用了绝对地址，则不论公式处在哪一个单元格，组成公式的单元格的地址总是不变。表6.8列出了3种不同引用方法的比较。

表6.8引用位置举例

6.2.3设置工作表在初建的工作表中，各单元格都具有同样的高度与宽度，颜色和边框线也是千篇一律的。所谓设置工作表，就是利用Excel2003的格式化功能改进工作表的格式，使之更加美观和适合用户的需要。对工作表的设置包括行高和列宽、字体、数字格式、对齐方式以及边框线与图案等内容。手工设置可通过“格式”工具栏的按钮或“格式”菜单中的有关命令来完成，所以有时也把对工作表的设置称为工作表的“格式化”。使用工具按钮操作方便、快捷，但格式菜单能够提供的功能更强大，项目也更齐全。

设置工作表的另一种方法，是预先定义好一些现成的格式，供用户选择套用，称为“自动格式化”。Excel2003格式的设置和Word2000格式设置是共通的，所以本节仅就自动格式化作简要介绍。

Excel2003提供了17种预先定义好的工作表格式，其中包括常用的分类表、统计表、彩色表格等。在一般情况下，用户只需套用其中的一种，再用手工操作对它作一些补充修改，就可以满足自己的需要了。这可比全部用手工操作从头设置节省了大量的时间，效果也往往比全手工设置更好。

自动套用格式可以理解为对字体、数字、对齐方式、工作表边框、颜色以及列宽/行高等已定义好的格式参数的组合。在“格式”菜单中有一条“自动套用格式”命令，选择这一命令后，屏幕上即弹出“自动套用格式”对话框，如图6.15所示。所有的自动格式都显示一个范例。如果用户想对现成格式作些修改，只需单击对话框中的“选项”按钮，使原来的“自动套用格式”对话框在其下方扩展出一组“要应用的格式”复选框。用户可通过这些复选框，选择一些项目进行调整或重新设置。修改结束后单击对话框的“确定”按钮，自动格式化即告完成。

图6.15“自动套用格式”对话框

6.2.4编辑工作表

1．修改对已输入数据的单元格进行修改，主要有两种方法：

(1)全部重输。单击单元格，会重新进入“输入状态”。当输入新数据的第一个字符时，格内原有的数据即被清除，由新内容代替。

(2)局部修改。双击单元格，会进入“修改状态”。此时可利用鼠标定位到需要修改的地方，或利用键盘上的编辑键(如方向键、Del键、Backspace键等)，直接修改有错的部分，不需要全部重新输入单元格内容。

对于只需少量修改的数据，后一种方法显然效率更高。请看下例：

[例6-10]将图6.11中A1单元格中的原内容“火炬公司2005年1月部分配件销售表(单位：元)”改为“火炬公司2005年1月部分配件销售表(单位：千元)”。解①将鼠标指针移至A1单元格，双击鼠标左键。②

将插入点移至单元格中的“元”字前面，输入“千”字，单击“Enter”键。

2．插入、清除和删除

1)插入单元格在向工作表输入数据时，很可能发生这样的操作错误，例如误将G4:G6的数据输入到G3:G5中。此时可通过插入单元格进行修改。下面以例6-11来说明插入单元格的一般步骤。

[例6-11]如图6.9所示列表，输入数据时误将G4:G6的数据输入在G3:G5，G3原来的数据40未输入，G6也没数据。请修改为正确情况。

解①将鼠标指针移至需插入单元格的位置(即G3)，单击鼠标左键。②选择“插入\单元格”命令，屏幕显示“插入”对话框，如图6.16所示。③选定现有单元格移动方向(应选“活动单元格下移”)，然后单击“确定”按钮。④

在G3中输入40。

图6.16“插入”对话框

2)插入空白行或列如要在工作表中插入一个空白行，可按如下步骤操作：

(1)将鼠标指针移至需插入的行编号处，单击鼠标左键。

(2)选择“插入\行”命令，新行即在选定的编号处生成，原有行均依次下移一行。若需插入一列，选择“插入\列”命令，新列在所选定的编号处生成，原有列向右移动。

3)清除清除操作既可用于清除单元格(或区域)中的内容，也可用于清除单元格(或区域)中的格式。清除格式是Excel和Word使用上的一个较大区别。在Excel2003中，在某单元格中输入数据后，如果仅是使用Del键删除内容，那么该单元格将继续保留原数据的格式。比如在如图6.11所示的表中，在H7单元格输入“99-06-01”并回车，此单元格显示“1999/6/1”，单元格格式设置为日期型。将此单元格内容删除后，利用“自动求和”统计H3:H6的和，显示结果将不符合用户要求。

清除内容的操作步骤为：

(1)选定要清除的单元格或区域。

(2)使用“编辑\清除\内容”命令，所选单元格或区域中的内容即被清除。清除格式可以通过选择“编辑\清除\格式”命令来完成。图6.17“删除”对话框

4)删除以下是执行删除操作的步骤：

(1)选定要删除的单元格或区域。

(2)执行“编辑\删除”命令，屏幕显示“删除”对话框，如图6.17所示。

(3)在4个删除选项中选定一项。

(4)单击“确定”按钮。

3.移动和复制

1)移动将数据从源工作表移动到目标工作表的方式有两种：通过菜单移动和通过鼠标移动。

(1)通过菜单移动数据的操作步骤为：①选择待移动的区域，例如B3:B6。②执行“编辑\剪切”命令或单击工具栏中的“剪切”按钮。③选定移动到的目标区域左上角的首单元格，例如B9。④

执行“编辑\粘贴”命令或单击工具栏中的“粘贴”按钮，于是B3:B6的内容即移至B9:B12。

(2)通过鼠标移动数据的操作步骤为：①选择待移动的区域。②将鼠标指针移至选定区域的边框线上(此时光标形状将不是通常的十字形)，按下鼠标左键。③

拖动鼠标指针至目标区域，松开鼠标左键。

2)复制将数据从源工作表复制到目标工作表的方式有两种：通过菜单复制和通过鼠标复制。

(1)通过菜单复制数据的操作步骤为：①选择需复制区域，例如C3:J6。②执行“编辑\复制”命令或单击工具栏中的“复制”按钮。③选定目标区域左上角的首单元格，例如C9。④

执行“编辑\粘贴”命令或单击工具栏中的“粘贴”按钮，于是C3:J6内容即复制至C9:J12中。

(2)通过鼠标复制数据的操作步骤为：①选择需复制区域。②将鼠标指针移至选定区域的边框线上，按下“Ctrl”键及鼠标左键。③拖动鼠标指针至目标区域左上角，松开鼠标左键及“Ctrl”键。注意：在执行了移动或复制操作后，目标区域中原有的数据就会被新的数据替换掉。

4．查找与替换查找与替换也是编辑过程中经常要执行的操作，在Excel2003中除了可查找和替换文字外，还可查找公式，但不能替换公式。

1)查找当需在一张工作表或几张工作表(即工作组)中查看某些内容时，可使用“编辑”菜单中的“查找”命令，其操作步骤如下：

(1)执行“编辑\查找”命令，屏幕显示“查找和替换”对话框，如图6.18所示。

图6.18“查找和替换”对话框

(2)在“查找”选项卡的“查找内容”框中输入需查找的信息，并在“查找范围”下拉框中选择查找信息的类型(公式、值或批注)。

(3)在“搜索”下拉框中选择“按行”或“按列”搜索。

(4)单击“查找下一个”按钮，开始查找，查到所需信息后，其所在单元格被激活。

(5)若需继续查找，可再次单击“查找下一个”按钮，否则单击“关闭”按钮退出。

2)替换替换是查找的延伸，适用于一次更换多处相同的内容。但它只能替换内容，不能替换公式或附注。其操作与查找相似，这里不再详述。

6.3工作簿的管理和编辑

6.3.1工作簿的管理

1．建立与保存工作簿启动Excel2003后，系统即自动打开一个名为“Book1”的工作簿。用户若需另外建立其他新工作簿，可执行“文件\新建”命令，系统将打开“新建工作簿”任务窗格。继续选择“新建\空白工作簿”或“模板\本机上的模板”，在出现的“模板”对话框中选择“工作簿”并单击“确定”按钮。如图6.19所示。

图6.19“模板”对话框

2．打开与关闭工作簿打开工作簿的方法和打开Word文档是类似的，请用户参阅第5章，此处就不再赘述。

Excel2003的每一本工作簿都有最小化、最大化和关闭按钮，其位置是菜单栏的最右边。只需单击该工作簿的关闭按钮，即可关闭工作簿。如果单击的是Excel2003标题栏的关闭按钮，Excel2003会关闭所有的工作簿后，结束自身的运行。

3．显示多个工作簿

1)窗口切换当多个工作簿同时打开时，只能对其中一个进行各种操作，我们把这个工作簿称为当前工作簿。为了方便工作，当前工作簿一般是最大化的。若想将另一工作簿变为当前工作簿，应使用“窗口”菜单显示的工作簿列表来转换。

2)重排窗口若需要同时查看几个工作簿，可使用“窗口”菜单的“重排窗口”命令。Excel2003共有平铺、水平并排、垂直并排和层叠四种窗口排列的方式，用户可以根据需要选择其中的一种。

6.3.2工作簿的编辑

1．在工作簿中选择工作表

1)选择单张工作表选择某张工作表，只需单击工作簿窗口工作表标签上的表名即可。如图6.20(a)表示Sheet1表被选中。

2)选择多张工作表选择多张工作表的操作步骤如下：

(1)单击所选工作表中第一张工作表的标签。

(2)按住“Ctrl”键；

(3)依次单击其余所需工作表的标签，然后松开“Ctrl”键。以上3步完成后，在活动窗口的标题栏内会出现“工作组”字样，选定工作表的标签则以白色显示。图6.20(b)显示了Sheet1和Sheet2被选择后的情况。

图6.20选择工作表

(a)(b)

3)选择全部工作表在工作表标签上按鼠标右键，激活快捷菜单，选择其中的“选定全部工作表”命令。如果想取消选定的全部工作表，只需单击任何一张工作表的标签即可。

2．插入和删除工作表

1)插入工作表插入工作表可使用“插入”菜单中的“工作表”命令，但首先需确定插入位置，然后进行插入操作。当要插入n张工作表时，在插入位置上也要选择连续的n张工作表，以便腾出足够的位置来存放新插入的工作表信息。

[例6-12]当前窗口的工作簿中有3张工作表，现需在Sheet2前插入两张工作表，试说明其操作步骤。解这是一个多表插入的例子，其操作步骤如下：①单击标签中的Sheet2，即激活Sheet2表。②按下“Ctrl”键，用鼠标选择Sheet3表。③

执行“插入\工作表”命令，Sheet4、Sheet5即插在Sheet2之前，且Sheet4为当前工作表。

2)删除工作表删除工作表的操作步骤如下：

(1)选定需删除的工作表。

(2)执行“编辑\删除工作表”命