深圳建设工程公司档案管理规定

深圳建设工程公司档案管理规定为加强公司档案管理工作,有效地利用和保护档案,维护公司的合法权益,特制订本规定;1、本规定所指的档案是指过去和现在的公司各级部门和员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录;2、本公司档案面广量大,项目部分散,故实行统一领导,分级管理;2.1公司档案由办公室统一收集,分类归档;2.2公司各部门指定专人负责,各项目部由资料员负责;3、档案平时立卷3.1公司办公室、各部门、各项目部做好平的案卷的预立工作,汇编成册,于每月月底报办公室;3.2办公室根据各部门上报的档案登记,由办公室保管的档案,及时收集;3.3办公室进行定期和不定期的检查,来督促各部门和项目部档案的管理工作;3.4经济性文档见“公司合同管理规定”;4、档案归档4.1公司按照年度归档,当年立前一年的档,并预立当年的卷;4.2各部门应当于次年的3月底之前将档案移交办公室;4.3工程未竣工项目部的非技术性档案也应于次年的3月底之前交公司办公室报甲方和当地建设部门除外;4.4工程竣工时,各项目部应将档案作为结束工作的重要组成部分,认真清点,交公司办公室;5、档案利用5.1借阅档案应填写“档案查阅单”,在档案保管处阅读;5.2不得将档案带出,必须带出的要填写“档案借阅单”,由总经理审批,并及时归还;5.3阅档人对借阅档案必须妥善保管,不得私自复印、调换、涂改、污损、划线等;5.4查阅保密资料须填写“保密资料借阅单”,报总经理批准后,方可阅读;任何人不得借出;6、档案销毁报总经理批准,销毁时应有两人以上监销;7、责任说明公司档案属于公司财产,任何人不得据为己有和外泄;有下列行为之一,据情节轻重,给予扣薪处理,构成犯罪的依法追究：7.1毁坏、丢失或擅自销毁公司资料；7.2擅自向外界提供、摘抄公司资料；7.3涂改、伪造资料；7.4未及时上报归档或资料管理不善者;8、档案管理流程8.1本公司的档案管理为“两级分工管理制”即公司为一级管理,由办公室资料室负责；各职能部门项目部为二级管理,由各部门项目部自行负责,一定时间周期后移交公司办公室;8.2鉴于本公司的归档文件资料面广、量大,因此必须分工归口管理,具体分工管理如下：1公司一级管理归档范围：部门项目以上的各种计划、方案、规划;部门项目以上的各种总结、报告;部门项目以上的各种重要通知、通报;部门项目以上的各种文件、纪要、大事记;各种协议书、合同书;各种工程图纸蓝图及设计修改通知单;公司各种管理规章制度;各类工程检测、鉴定报告;公司财务部、公司年初财务预算报告及年终财务报告;10公司各种审计报告、资产评估报告;11各种设备档案及说明书;12公司各种注册、登记证件、政府批文;13公司各种法律、公证文件;14公司各部门经理以上人力资源档案其余员工的人力资源档案由人力资源部保管;15有总经理或其他高层人员参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和社会活动的图片资料及电视资料片;16公司发展大事记;17公司总经理亲自起草或修改的重要文稿;18公司内部通讯录;2部门二级档案管理归档范围：公司、部门及员工的各种计划、方案、规划;公司、部门及员工的各种