连锁药店采购部职责流程

连锁药店采购部职责流程一、流程目标与范围为提高连锁药店采购部的工作效率，确保采购环节的规范化与透明化，制定本流程。此流程涵盖药品及相关产品的采购管理，包括日常采购、应急采购、年度采购及集中采购等。目标在于明确采购职责，优化采购操作，减少采购成本，同时保证药品质量与供应的及时性。二、采购原则1.采购应遵循“公正、公平、透明”的原则，确保各类药品和医疗器械的质量与价格适当。2.所有采购物品必须由国家药监局认证的供应商提供，采购合同需明确交货时间、质量标准及售后服务。3.各部门应指派专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程1.日常采购流程1.1需求确认：各门店根据销售情况及库存水平，定期向采购部提交药品需求清单，并填写“采购申请单”。1.2需求审核：采购部对各门店提交的申请进行审核，确认需求的合理性和必要性。1.3询价与比价：采购部对批准的需求进行市场调研，至少联系三家合格供应商，获取报价和交货期。1.4核价与评估：采购人员对比报价，参考历史采购数据及市场价格，进行核价，并填写“核价报告”。1.5审批流程：核价报告提交至采购经理审核，经理审核后转交至财务部进行预算控制，最终报公司高层审批。1.6采购执行：审批通过后，采购人员向供应商下单，确认订单细节。1.7验收与入库：产品到货后，由指定人员进行验收，确认数量及质量后入库，并填写“入库单”。1.8报销与结算：验收合格后，采购人员需在货物到达后一个月内提交报销申请，附上入库单及相关发票。2.应急采购流程2.1启动条件：遇到紧急情况（如突发公共卫生事件），需快速采购药品或设备。2.2申请流程：由应急小组发起应急采购申请，说明采购原因及急需物品。2.3审批简化：应急采购无需经过常规的询价流程，由采购经理直接审批。2.4快速采购：在最短时间内联系最有信誉的供应商进行采购，确保药品及时送达。3.年度采购流程3.1需求预测：各门店根据过去一年销售数据和未来市场需求，提前预测年度采购需求。3.2预算编制：采购部依据各门店的需求预测编制年度采购预算，并报送财务部审核。3.3集中采购：年度采购金额较大的药品，采购部需进行集中采购，确保价格优势。3.4合同签署：对集中采购的供应商进行合同谈判，确保价格及交货期的明确约定。4.集中采购流程4.1需求汇总：各门店在每月固定时间将采购需求汇总，提交给采购部。4.2询价与比价：采购部对汇总的需求进行询价，选择性价比高的供应商进行集中采购。4.3合同签署与下单：对选定的供应商进行合同签署，明确交货时间及质量标准。4.4验收与入库：集中采购的物品到货后，由各门店负责验收并入库。四、备案与资料管理所有采购活动结束后，采购人员需将采购申请单、核价报告、入库单及相关发票复印两份，一份交给财务部审核，另一份存档以备查阅。采购部需建立完整的供应商档案和采购记录，确保信息的可追溯性。五、采购部职责1.供应商管理：建立并维护供应商资料库，定期评估供应商的资质与服务质量。2.市场调研：进行市场调研，掌握市场动态与竞争对手情况，为采购决策提供依据。3.采购数据分析：定期对采购数据进行分析，识别潜在的成本节约机会，并制定相应的改善措施。4.培训与指导：对各门店采购人员进行培训，确保其熟悉采购流程与操作规范。六、反馈与改进机制在实施过程中，采购部应建立反馈机制，收集各门店对采购流程的意见与建议。定期召开会议，分析采购流程中的问题，制定改进方案，优化采购流程，提高工作效率。七、采购纪律与责任采购人员需严格遵守采购纪律，确保采购活动的公正性与透明性。不得接受供应商的贿赂或回扣，违者将受到严厉惩处。同时，采购人员应对所采购的物品质量负责，确保其