信息档案资料使用管理制度范文（2篇）

信息档案资料使用管理制度范文一、简介信息档案资料是组织的核心资产，包含组织的历史记录、经验知识、决策依据及运营数据等关键信息。为确保这些资料的安全与有效管理，制定并实施信息档案资料使用管理制度至关重要。二、适用范围本制度适用于所有具有权限访问和使用信息档案资料的组织成员，包括但不限于员工、管理层及顾问。三、管理原则1.权责清晰：明确各层级人员在信息档案资料使用过程中的权利和责任。2.合规操作：遵守国家相关法律法规，确保资料使用合规。3.保密性维护：保护信息档案资料的机密性，设定访问权限，防止信息泄露和不当使用。4.完整性保护：保证信息档案资料的完整性，禁止篡改、损毁或丢失。5.可追溯性管理：记录信息档案资料的访问和使用情况，确保可追溯。四、管理规定1.资料分类a.根据信息档案的性质、类型和重要性进行分类。b.根据分类结果设定不同级别的保密等级和使用权限。2.访问与使用权限a.员工根据工作需求和明确的职责权限访问信息档案资料。b.管理层负责管理并分配信息档案资料的访问权限。3.存储与传输安全a.存储信息档案资料于安全的服务器、数据库或其他信息系统中。b.在传输过程中采取加密措施，防止信息泄露或被篡改。4.资料备份与恢复a.定期对信息档案资料进行备份，确保备份的完整性和可用性。b.定期进行恢复测试，以验证备份数据的可恢复性。5.资料销毁a.按照规定期限和程序安全销毁不再需要的信息档案资料。b.采用可靠方法确保信息档案资料在销毁过程中无法恢复和利用。6.资料共享与转移a.共享信息档案资料需经过相关部门的审批和许可。b.资料转移或离职人员带走资料需经过审批并记录。7.资料追溯与审计a.对重要信息档案资料的访问和使用进行记录，包括时间、地点等信息。b.审计部门定期审计信息档案资料的使用情况，以确保合规性和安全性。五、责任与制度执行1.各级管理层负责执行和监督本制度的执行情况。2.对违反本制度的行为，将按照组织相关规定进行处理，包括纪律处分和法律追责等。3.组织成员有权举报违规行为，并受到免受打击报复的保护。六、附则本信息档案资料使用管理制度的解释权和修改权归组织管理层所有，所有组织成员需遵守。如有需要，可根据实际情况进行适当修改和补充。信息档案资料使用管理制度范文（二）一、简介信息档案是构成组织运作与个人生活的核心元素，对于理解组织工作状况、辅助决策制定及保障权益至关重要。为规范信息档案的管理与使用，提升档案的使用效率和安全性，特制定本《信息档案资料使用管理制度》。二、适用范围本制度适用于组织内部所有涉及信息档案资料操作的员工及外部人员。三、档案资料使用准则1.审批流程（1）内部员工在使用档案前，需依据其岗位职责和权限填写《信息档案资料使用申请表》，并经上级部门审批。（2）外部人员需提供身份证明，并填写申请表，经相关部门审批后方可使用档案资料。2.使用责任（1）员工在使用档案时，应确保档案的完整性和准确性，禁止擅自修改内容。（2）未经审批，员工不得将档案资料转借他人。（3）应维护档案的机密性，不得向未经授权的人员透露档案信息。3.安全保障（1）员工在使用档案时，应确保档案的安全，防止滥用或遗失。（2）非经加密和监控，不得通过网络传递档案资料。（3）定期对档案进行备份，存储在安全场所，以防丢失或损坏。4.使用记录（1）组织需建立完整的档案使用记录系统，记录员工使用档案的时间、内容和目的。（2）对重要档案进行严密监控，确保使用记录的准确性和真实性。（3）使用记录的保存期限应遵循法律法规和内部规定，确保记录的可查询性和可审计性。5.违规处理（1）对未经审批擅自使用档案的员工，将采取相应处罚，包括但不限于警告、扣减奖金、记过等。（2）对于泄露档案给未经授权人员的员工，将采取严厉措施，包括但不限于解雇、追究法律责任等。四、其他条款1.组织应强化对员工的培训，提升员工对信息档案资料使用管理制度的了解和遵守程度。2.建立制度宣传机制，确保制度的广泛知晓和理解。3.对员工违反本制度的行为，组织应立即调查，并根据调查结果采取相应措施和处罚。4.本制度的解释权归组织所有，任何修改或补充需经相关部门批准后生效。