消息与信息传递制度

消息与信息传递制度1.前言为了保障公司内部良好的沟通与协作环境，提高工作效率，确保信息传递的及时性、准确性和保密性，特订立本制度。2.信息传递渠道2.1.公司内部信息传递渠道重要包含：口头沟通、书面文件、电子邮件、内部通知、会议、内部社交平台等。2.2.以下情况应使用书面文件进行信息传递：合同、文件报告、紧要通知、总结报告、决策文件等。2.3.以下情况应使用电子邮件进行信息传递：日常工作沟通、例会记录、进度汇报、工作布置等。2.4.以下情况应使用内部通知进行信息传递：公司紧要事项、制度更改、团队管理、业务规定等。2.5.以下情况应使用会议进行信息传递：紧要决策、项目启动、工作布置、经验共享等。2.6.以下情况应使用内部社交平台进行信息传递：团队建设、项目协作、知识共享、员工关怀等。3.信息传递的原则3.1.及时性：信息传递应尽可能及时，避开耽搁影响工作进程。3.2.准确性：传递的信息应准确清楚，避开扭曲、误导或者遗漏关键信息。3.3.完整性：信息传递应包含完整的内容，避开疏漏紧要细节。3.4.正式性：正式性文件、合同等紧要信息传递应进行书面确认。3.5.保密性：涉及公司商业机密、个人隐私等敏感信息应注意保密，仅限于有关人员知悉。4.消息传递责任人4.1.每个部门、团队应指定一个负责人，负责组织、协调本部门、团队的信息传递事宜。4.2.负责人应确保信息的及时传递，确认接收方已完整、准确地收到信息。4.3.负责人应负责通知相关人员参加会议，并在会议开始时主持会议。4.4.负责人应定期检查和整理所在团队的文件存档，确保文件归档的完整性和准确性。5.内部邮件使用规范5.1.邮件主题应简明扼要，能够准确表达邮件内容。5.2.邮件正文应具备逻辑性和清楚性，内容完整、排版乾净。5.3.邮件应注意礼貌用语，避开使用不恰当的言辞。5.4.邮件中提及相关文件或数据应附上相应附件，并在正文中注明附件清单。5.5.工作日常邮件应抄送相关负责人以便及时跟进工作进展。6.会议管理规范6.1.会议应提前布置，并确保参会人员有充分时间准备。6.2.会议主持人应合理掌控会议时间，确保会议高效进行。6.3.会议纪要应及时起草，并在会后24小时内发送给与会人员，确认准确性后进行归档存档。6.4.会议记录中应认真记录与会人员、会议内容、决策与行动项等关键信息。6.5.紧要会议应提前通知相关人员，确保参会人员能够合理布置时间参加会议。7.内部通知发布规范7.1.内部通知应由相关负责人或部门领导签发，并注明发布日期和有效期限。7.2.内部通知内容应清楚明白，信息量相对较少，避开多余的信息冗余。7.3.内部通知发布后，应妥当保管以备查阅，签收等。7.4.内部通知的转达方式可以是纸质版、电子版或两者结合。8.内部社交平台使用规范8.1.内部社交平台应被视为公司的工作环境，遵从相同的工作规范和道德礼仪。8.2.内部社交平台应用于正式的工作事务沟通，鼓舞知识共享和协作。8.3.内部社交平台上发布的信息应注意保密性，避开泄露商业和个人隐私。8.4.严禁发布不适当或羞辱性言论，敬重他人的观点和看法。9.信息传递监督与反馈9.1.公司聘请信息传递监督员，负责对信息传递进行监督，确保依照制度规范执行。9.2.员工对信息传递制度的执行情况有异议时，可以向监督员提出反馈，并保证其反馈的真实性。9.3.监督员应及时对反馈进行处理，并在肯定期限内反馈处理结果给相关员工。10.附则10.1.本制度的修订和解释权归公司最高层管理负责人全部。10.2.公司员工应遵守本制度，并及时了解、熟识并执行本制度。10.3.本制度自颁布之日起生效，作为公司内部的规章制度，必需严格遵守。结论通过订立《消息与信息传递制度》，我们将能够有效管