《食堂会议室管理制度》

《食堂会议室管理制度》《食堂会议室管理制度》

第一章总则

第一条本制度旨在规范食堂会议室的使用、管理和维护，确保会议的顺利进行，提高会议效率，促进食堂管理工作的发展。

第二条本制度适用于食堂会议室的预定、召开、服务、保障及后续跟踪管理等各个环节。

第三条会议室的管理遵循“统一领导、分级负责、统筹安排、高效利用”的原则。

第四条食堂管理部门应加强对会议室的日常管理，确保会议室设备设施完好、环境整洁，为会议提供良好的条件。

第五条与会人员应遵守会议室管理制度，自觉维护会议室秩序，爱护会议室设备设施，保持会议室卫生。

第六条本制度中所涉及会议室，包括食堂内所有可供会议使用的场所。

第七条会议室使用应遵循优先级原则，重要会议、紧急会议优先安排。

第八条食堂管理部门应定期对会议室管理制度进行评估和修订，不断完善会议室管理。

第九条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如有未尽事宜，食堂管理部门可根据实际情况予以补充。

第十条本制度的解释权归食堂管理部门所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.1会议主题确定：会议召集人应根据工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

1.2会议时间安排：会议召集人应提前规划会议时间，避免与日常工作冲突，确保与会人员能够准时参加。

1.3会议通知：会议召集人需提前向与会人员发出会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程、与会人员名单等，并要求与会人员收到通知后予以回复确认。

1.4会议资料准备：会议召集人负责准备会议所需的资料，并于会议前分发至与会人员。

二、会议召开

2.1会议签到：与会人员应在会议开始前到达会议室，进行签到，会议召集人应对与会人员到会情况进行统计。

2.2会议主持人：会议主持人应按照会议议程进行主持，确保会议内容全面、深入讨论。

2.3会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议内容、与会人员发言、决议等。

2.4会议纪律：与会人员应遵守会议纪律，不随意打断他人发言，保持会场安静，手机等通讯工具调至静音。

三、会议决策

3.1讨论与表决：会议对各项议题进行充分讨论，与会人员可提出建议和意见，会议主持人根据讨论情况组织表决。

3.2决策记录：会议决策结果应记录在案，并由会议主持人宣布。

3.3异议处理：如有与会人员对决策结果有异议，可提出书面材料，由会议主持人提交至食堂管理部门处理。

四、会议总结

4.1会议纪要：会议结束后，会议记录人应整理会议纪要，包括会议主题、议程、与会人员、讨论内容、决策结果等，并于会议结束后1个工作日内将会议纪要发送给与会人员。

4.2会议反馈：与会人员应对会议效果进行评价，提出改进意见和建议，会议召集人负责收集反馈意见，并提交至食堂管理部门。

五、会议后续工作

5.1决策落实：会议决策的执行责任人和完成时限应在会议纪要中明确，食堂管理部门负责跟踪督促决策的落实。

5.2会议资料归档：会议结束后，会议记录人应将会议资料整理归档，以备查阅。

六、特殊会议流程

6.1紧急会议：对于紧急召开的会议，会议召集人应简化会议流程，确保及时传达信息，做出决策。

6.2视频会议：对于跨地区或远程参会的情况，会议召集人应提前测试会议设备，确保会议顺利进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，需提交给会议主持人进行审核。主持人应在1个工作日内完成审批，确保会议纪要内容的准确性和完整性。

2.审核通过的会议纪要，由会议记录人及时发布给所有与会人员，并确保相关人员能够收到并阅读。

二、会议决策任务的分配与执行

3.会议纪要中明确的决策任务应明确责任人和完成时限。责任人应按照会议纪要的要求，制定具体的工作计划，并开始执行。

4.责任人应定期向会议召集人报告决策任务的进展情况，遇到问题应及时沟通解决。

三、会议纪要的跟踪管理

5.食堂管理部门应设立专人负责会议纪要的跟踪管理，确保会议决策的落实。

6.跟踪管理人员应定期检查决策任务的完成情况，对未按期完成的任务进行催办，并提供必要的支持和协助。

四、会议决策结果的评估

7.决策任务完成后，责任人应提交任务完成报告，包括工作过程、结果和后续建议。

8.会议召集人应组织相关人员对决策结果进行评估，验证决策效果，并根据评估结果进行奖惩。

五、会议纪要的归档与查阅

9.会议纪要应作为重要文件进行归档，以备后续查阅和审计。

10.食堂管理部门应建立会议纪要的查阅制度，确保会议纪要的安全保管和便捷查询。

六、持续改进与反馈机制

11.食堂管理部门应建立持续改进机制，根据会议纪要的跟踪落实情况，定期对会议管理制度进行优化。

12.鼓励与会人员对会议纪要的跟踪落实过程提出意见和建议，通过反馈机制不断完善会议管理流程。

七、特殊情况处理

13.对于因特殊情况导致决策任务无法按期完成的，责任人应及时向会议召集人报告，并说明原因，共同商讨解决方案。

14.对于重大决策变更或新增决策，应根据实际情况及时更新会议纪要，并重新发布和跟踪落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预定

1.会议室使用需提前预定，预定时应明确会议主题、时间、参会人数等信息。

2.预定会议室可通过食堂管理部门提供的预定系统进行，确保预定的公平性和透明性。

3.食堂管理部门负责审核预定请求，根据会议室使用优先级原则进行安排。

二、会议室使用

4.会议室使用应严格按照预定时间进行，不得随意占用或提前结束。

5.与会人员应爱护会议室设备设施，遵守会议室使用规定，保持会议室整洁。

6.严禁在会议室吸烟、进食或进行其他与会议无关的活动。

三、会议室设备管理

7.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备处于良好状态。

8.食堂管理部门应定期对会议室设备进行检查和保养，及时维修故障设备。

9.会议召集人应在会议前测试所需设备，确保会议期间设备正常运行。

四、会议室环境卫生

10.会议室应保持干净整洁，定期进行卫生打扫和消毒。

11.食堂管理部门应配备必要的清洁工具和用品，方便与会人员保持会议室卫生。

12.与会人员应自觉维护会议室环境卫生，不乱丢垃圾，不损坏公物。

五、会议室安全

13.会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、应急疏散指示等。

14.食堂管理部门应定期进行安全检查，消除安全隐患，确保会议室使用安全。

15.与会人员应熟悉会议室的安全设施和应急疏散路线，遇紧急情况时，能够迅速有序地疏散。

六、会议室服务

16.食堂管理部门应提供专业的会议服务，包括会场布置、设备操作、茶水服务等。

17.会议服务人员应具备良好的服务意识，确保会议顺利进行。

18.鼓励与会人员对会议服务提出意见和建议，持续提升会议服务质量。

七、会议室使用监督

19.食堂管理部门应加强对会议室使用的监督，及时发现问题，督促整改。

20.对于违反会议室管理规定的个人或单位，食堂管理部门有权进行制止，并根据情节严重程度给予相应处罚。

第五章附则

1.本制度的解释权归食堂管理部门所有。