大型会议承办工作手册

大型会议承办工作手册

目录

一、会议前组织工作准备.................................-1-

（一）会议的发起：..................................-1-

（二）会议组织和机构：..............................-1-

（三）会议分工和责任：..............................-1-

二、会议承办主体流程...................................-2-

1参会客人的联系、函达及情况落实。................-2-

2参会资料的准备。................................-3-

3会议场所的考察、落实，并作出预算报告。..........-3-

4参会资料的制作落实，并作出预算报告。............-4-

5参会物品的情况落实，并作出预算报告。............-4-

6参会人员用车情况落实，并作出费用报告。..........-4-

7进行财务预算整理，并报公司领导审批。............-4-

8拟定参会客人的详细接待、安排方案。..............-5-

9会议现场的工作安排。............................-5-

10会议现场外工作安排。...........................-7-

H公司人员的仪容仪表要求。.......................-7-

（二）会议中工作.................................-8-

1检查工作。.....................................-8-

2迎接工作。........................................-8-

3公司领导会面工作。................................-9-

5散会后工作。.....................................-11-

〔三〕会后工作.....................................-12-

1送机、送站参会客户工作安排。....................-12-

2宾馆门口迎送参会客人的安排。....................-12-

3结账工作。.......................................-12-

4联系参会客人平安到否工作。......................-13-

5会后公司内部总结会。.............................-13-

6会后资料的整理。.................................-13-

7制作参会人员名册。...............................-14-

8资料、名册的存档与送达。........................-14-

三、会议期间宣传工作

四、会议期间礼仪工作

一、会议前组织工作准备

（一）会议的发起：

由会议发起人在会议前七天，向公司主管领导提交要举办会议的

目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。

（二）会议组织和机构：

由公司领导层研究确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责

领导、组织机构和公司参加会议的人员。

会议组织机构一般设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。

各组成员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全公司选调，一经

明确，除特殊情况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。

（三）会议分工和责任：

由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，

指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实

到人。

二、会议承办主体流程

（一）会议前期工作：

依照会议的整体流程对以下工作的进行落实，每天将各个小组工

作情况及时准确的向会议总指挥汇报。

1参会客人的联系、函达及情况落实。

1.1参会客人的函文格式的起草、且提前五天函达给参会客人。

L2会议前两天落实来参会客人情况。

1.2.1来客人数。

L2.2来客身份。

L2.3来客性别。

1.2.4重要客人的习俗。

1.2.5来客联系方式。

1.2.6参会来客的对方协调人。

按照来客身份整理顺序并正式报告会议总指挥。

1.3会议前两天落实参会来客到达机场、车站的具体情况。

L3.1乘坐飞机到达的班次、时间、人员。

L3.2乘坐火车到达的的车次、时间、人员。

L3.3乘坐班车到达的的终点站、时间、人员。

L3.4有无自行开车来的人员情况。

按照来客到达时间整理顺序并正式报告会议总指挥。

1.4由会议总指挥指定专人负责和参会客人保持联络，落实路途情况

且每半天汇报给总指挥，重要参会客人需及时汇报。

2参会资料的准备。

2.1依据落实的来客情况，按照规定格式在会议前两天制作好秩序册

（初稿）。

2.2依据会议内容在会议前三天起草完成开幕辞。

2.3依据会议安排在会议前三天起草完成各会议讲话。

2.4依据会议内容安排在会议前三天制作完成会议演示资料。

2.5依据会议内容在会议前三天准备完成产品相关资料（经内审、签

署）。

2.6由会议总指挥组织人员对上述材料进行统筹和协调后，送公司相

关领导、部门审定。

2.7由会议资料组在规定的时间内完成上述定稿资料的统一制作。

3会议场所的考察、落实，并作出预算报告。

3.1依据会议规模要求，对预选的宾馆入住条件进行考察，并在会议

前三天书面汇报会议总指挥。

3.2依据会议要求，对预选的会议场地进行考察，并在会议前三天

书面汇报会议总指挥。

3.3在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对其效劳情况进

行落实。

3.4在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对其周围环境进

行考察。

3.5在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对交通情况进行

考察。

4参会资料的制作落实，并作出预算报告。

依据货比三家原那么在会议前三天书面汇报：

4.1资料制作周期。

4.2资料制作样式。

4.3资料制作费用。

5参会物品的情况落实，并作出预算报告。

依据货比三家原那么在会议前三天书面汇报：

5.1制作横幅样式、费用、时间。

5.2酒水、饮料等价格。

5.3参会客人礼品的样式、价格。

5.4会议用品（文件袋、笔、软皮本）样式、价格。

5.5相应的发票情况。

6参会人员用车情况落实，并作出费用报告。

依照会议的日程安排，在会议前三天书面汇报：

6.1车型、车况。

6.2租用费用。

7进行财务预算整理，并报公司领导审批。

7.1由会议总指挥组织、评定各汇报的情况。

7.2由会议总指挥指定会议财务专人，对评定下来的情况进行财务预

算整理。

7.3在会议前三天报公司领导审批。

7.4在公司领导评审通过后，由指定的专人和财务部协商及时领出会

议专款。

7.5由会议总指挥制定会议财务用款制度。

8拟定参会客人的详细接待、安排方案。

在会议前两日，由会议总指挥组织会议，依照时间顺序对下面工

作进行详细方案：

8.1参会客人及陪同人员住宿安排。

8.2参会客人餐饮安排。

8.3参会客人行程安排。

8.4会议结束后活动安排。

8.5会议前、中、后陪同人员的安排。

8.6参会客人的接站工作安排。

8.7会议期间与客人协调工作。

8.8突发事件应急处理工作、人员。

9会议现场的工作安排。

在会议前一日对下面工作完成，由会场工作负责人进行检查。并

将结果及时汇总汇报给总指挥。

9・1参会客人、陪同人员、工作人员房间。

9.1.1所有房间内情况的落实。

9.1.2所有房间钥匙统一领取，并做出相应标示。

9.1.3制作好房间人员入住空表格。

9.L4会议秩序册的送到参会客户房间。

9.L5水果、鲜花的送到参会客户房间。

9.2会场的布置，会场内设备的调试。

9.2.3会场内投影仪及幕布调试无误。

9.2.4会场内所有麦克风、音响调试无误。（保密会议不能用无

线麦克风）

9.2.5会议讲演用电脑和资料联机调试无误。

9.2.6会场内灯光、开关、电源及插板的落实。

9.2.7会场用打印机和纸张落实，联机调试无误。

9.2.8会议现场录音设备或器材的落实，且调试无误。

9.2.9会议场所各指引标示的落实；

9.3会议所有物品、资料的到场、分装整理。

9.3.1会议所有物品指定规放位置。

9.3.2会议用各物品及时购置，分装整理好。

9.3.3会议用所有资料进行标示、并盖好图章；

9.3.4会议用的物品（文件袋、笔、软皮本）检查无误分装入袋。

9.3.5会议用产品资料分装入袋，并做好发放人员编号表格。

9.4参会客人的桌牌、会议牌制作。

9.4.1由会议总指挥对参会客人座次进行排定。

9.4.2核实所有桌牌名字无误，并按照规定摆放整齐。

9.4.3依照参会人员数量制作相应会议牌。（蓝底黑字无人员姓

名）

9.4.4按照公司会议人员制作相应会议牌。（黄底黑字有人员姓

名）

9.5会议过程的摄影、照相安排。

9.5.1人员确实定。

9.5.2各重要时刻的摄影、照相确定。

9.5.3合影留念的场地确认。

9.6会议用车的安排。

9.6.1确定好参会客人车辆到场时间。

9.6.2确定好参会客人车辆行走路线。

9.6.3确认好接机、接站车辆、时间、人员。

10会议现场外工作安排。

在会议前一日对下面工作完成，并由外场工作负责人进行检查。

并将结果及时汇总汇报给总指挥。

10.1试验设备的调试、要参观的生产现场的布置工作。

10.2参观期间路线制定、讲解人员、试验人员准备工作。

10.3会议用各物品的采购工作。

10.4公司人员、设备、资料和物品的运送到会议现场。

10.5会议期间天气情况及物品的准备。

10.6药品准备。

10.7会议期间道路通行情况。

11公司人员的仪容仪表要求。

〔二）会议中工作

会议期间每天晚上各会议小组组长将情况向会议总指挥进行汇

报，并按照会议总指挥要求做出第2天工作安排。

1检查工作。

由会场工作组组长随时对下面工作进行检查，并根据情况及时安

排：

1.1公司人员、设备、资料和物品的情况。

1.2会议用水果、酒水、物品、礼品的购置、分装、整理情况。

1.3会议室情况。

1.3.1会议用烟、烟灰缸、打火机的落实，并在会议前30分钟摆

放到位。

1.3.2会议用矿泉水的落实，并在会议前30分钟摆放到位。

1.3.3会议用茶水、茶杯的落实，并在会议前30分钟准备好。

1.4会议用车、摄影、照相人员的落实和通知情况。

1.5参会客人的接机、接站工作安排情况。

2迎接工作。

2.1接机、接站参会客户工作安排。

2.L1将参会客户的到机场、火车站进行时间排序。

2.1.2落实好接客的司机和车辆。

2.1.3定好到达宾馆门口迎接的准确时间。

2.2宾馆门口迎接参会客人的安排。

2.2.1由司机将接到客人的情况及时通知会议总指挥。

2.2.2由总指挥根据参会客人到达宾馆时间，指定负责人安排公司

人员在门口迎接。

2.2.3负责人对公司人员进行分工安排，指定主要迎接客人人员、

门口效劳人员，登记效劳人员。

2.2.4负责人随时保持与会议总指挥的联系，在得知客人到达宾馆

前十五分钟通知公司人员到门口等侯，并准备好迎客的工

作。

2.2.5准备好客人房间钥匙；房间人员入住表格；各车辆内的客人

情况落实工作。

2.2.6司机将车开到宾馆门口，由门口效劳人员将车门拉开并站立

一旁。客人下车时，主要迎送人员上前迎接问候，并引领

客人到登记效劳人员处。

2.2.7由登记效劳人员进行来客身份确认，发放房间钥匙，并引领

客人到房间。

2.3与对方协调人员的沟通、落实到客情况。

2.3.1实到参会人数。

2.3.2参会来客情况。

2.3.3参会客人身体状况。

2.3.4参会客人有无其它要求。

3公司领导会面工作。

3.1公司领导与参会客人的会面安排。

3.2参会客人入住后走访、交流工作。

4会场工作。

4.1会议资料的到位检查。

4.1.1会议演示资料。

4.1.2产品资料。

4.1.3秩序册中会议议程表。

4.L4各发言辞稿。

4.1.5投影指示激光笔。

4.2会议现场秩序及人员工作的安排。

4.2.1会议现场总调度的人员指定。

4.2.2会议主持人的安排。

4.2.3会议发言人及顺序安排。

4.2.4会议辩论人员及顺序的安排。

4.2.5会议现场效劳人员的安排。

4.3会议场外人员工作的安排。

4.3.1会议用水的准备。

4.3.2会议用物品的准备。

4.3.3与会场效劳人员沟通、协调工作。

4.3.4会场内交待的任务。

4.3.5其它偶发事件。

4.4资料协助人员的安排。

4.4.1投影资料的协助。

4.4.2文件修改及打印工作协助。

4.5会议全程记录人员的安排。

4.5.1会议现场的文字书记人员。

4.5.2会议现场的录音记录人员。

4.6会议全程摄影、照相人员安排。

5散会后工作。

5.1参会客人就餐的准备、安排。

5.1.1依照会议前制定的会餐安排对就餐地点进行落实。

5.1.2对菜单进行落实。

5.1.3就餐客人座位、排序的落实。

5.1.4在会议结束前30分钟与就餐部门联系确认情况。

5.L5在会议结束前10分钟确认凉菜均已经上桌，酒水、饮料到

位。

5.2安排落实引领客人到餐厅的人员。

5.3引领客人到餐厅。

5.4与对方协调人员进行沟通确认。

5.4.1参会客人返程时间、方式。

5.4.2参会客人其它要求。

5.5餐后休息安排。

5.6其它安排。

5.6.1参会客人返程票务的落实。

5.6.2参会客人是否有旅游活动及安排。

5.6.3晚餐及晚上活动的安排。

〔三〕会后工作

1送机、送站参会客户工作安排。

1.1将参会客户的去机场、火车站地进行时间排序。

1.2将离开的客人进行合理安排，并落实好送客的司机和车辆。

L3定好到达宾馆门口迎等的准确时间。

2宾馆门口迎送参会客人的安排。

2.1由总指挥根据参会客人离开时间安排公司人员在门口迎送，指定

负责人。

2.2负责人对人员进行分工安排，指定主要迎送客人人员、门口效劳

人员，门外效劳人员。

2.3负责人在客人离开前十分钟通知公司所有送别人员到门口等侯，

并准备好送客的礼物。

2.4客人下来时，由主要迎送人员上前迎接，其它人员面带微笑，由

门口的迎送人员拉开门等候，司机将车开到门口，由门外人员将

车门拉开等候。

2.5当客人到门口时，所有人员齐声说“欢送再来！〃，当客人坐上

车后集体挥手道别。

3结账工作。

3.1由会议财务专人对会议期间的费用进行记账。

3.2在客人离开房间前对房卡、其它费用进行核实。

3.3和宾馆、餐馆等的人员进行对账。

3.4结清费用并审核票面。

4联系参会客人平安到否工作。

4.1对参加会议的客人进行分类，并细分落实到每个和客户联系的人

员。

4.2根据客户离开的时间，乘坐的交通工具。在参会客户到达目的地1

个小时内进行联系确认平安与否。

4.3将联系结果及时向会议总指挥汇报。

5会后公司内部总结会。

5.1由会议总指挥指定时间对会议的情况组织开总结会。

5.2由会议总指挥主持，邀请公司领导出席。

5.3由会议总指挥对会议情况进行书面汇报。

5.4由会议记录人对会议中参会客人提出的问题进行书面汇报。

5.5各小组负责人书面汇报本小组在会议期间的工作情况。

5.6由会议期间负责财务的负责人对会议期间所有的费用情况对公司

领导进行书面汇报。

5.7由会议中各领导对汇报工作进行点评，并进行工作安排。

5.8由公司文员进行总结会议的会议记录。

6会后资料的整理。

6.1现将会议的所有资料包括总结会议记录进行分类。

6.2对整理好的会议资料进行编号。

6.3对于答复客户提出来的问题按照时间节点完成。

7制作参会人员名册。

依据此次参加会议的客人，对所有来客资料做成名册。

8资料、名册的存档与送达。

8.1对所有会议资料进行存档管理。

8.2对于客户要求的回复的资料，在时间节点内完成，经审核没有问

题，及时发给客户。

大型会议流程图

大型活动流程说明：

1、接受活动邀请

•得到活动议程，判断重要程度，征询总经理的意见；

•如果总经理同意参加活动，安排好日程；

2、活动前三星期

•参加分工会，明确总经理和自己的职责，了解其他人职责，将总经理日程细

化落实；

如果讲话稿、PPT是由秘书准备的，要给自己留出修改时间；

•帮助总经理准备PPT、发言稿、主持词等，经总经理审阅后修改定稿；

定稿的PPT和发言稿要交给会议组织者；

.参加彩排；对重大活动中需要配合演示的PPT一定要反复演练；

3、活动当天

•参加外部活动时，秘书应着端庄大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时

间要佩带胸卡；

•带好如下物品：拷好资料的笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激

光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等；

•活动中配合演示PPT,做好录音；

•活动中配合接待公司或外部领导，活动期间要保持在总经理的视线之内，在

关注自己总经理需求的同时也关注其他总经理的需求；

•在突发紧急情况下不要慌乱，首先要关注自己总经理的需求或部署，可能情

况下主动分担会务人员的工作；

4、活动后

整理业务资料和名片;

•根据录音整理讲话稿；

•总经理在活动中往往会遇到很多人，引发很多工作管理上的想法，需要秘书

参会后跟进落实。

三、会议宣传流程

1、接受采访

・联想电脑公司的采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安

排；除此之外的采访需求必须转交品牌推广部处理；

对直接联系的记者要特别礼貌，要向对方说明公司采访规定，请对方理解;

应记下记者的联系方式，必要时可帮助对方联系品推接口人；

•从品推得到采访提纲；

•将整理好的采访提纲和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见；

•对总经理接受的采访可根据日程进行安排，适合安排在一起的采访尽量安排

在一起；

对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推推荐其他人接受采访，必要

时可帮助品推人员进行沟通联络。

2、采访准备（采访前一周）

•落实品推采访陪同人和记者的联系方式，出现意外情况时可进行联系；

•配合品推帮助总经理整理采访问题的答案，呈送总经理审阅并适时修改；对

于常见问题的回容许该有所备份并及时更新；

•了解记者需求并进行准备：

对于需要摄像或拍照的采访对光线和电源会有要求，在预定采访场地时应该

注意；

有些记者会要求得到公司、部门简介或总经理的简历和照片，可事先为记者

提供；

对公司简介、部门介绍、总经理简历和照片应分别准备电子版和打印版；

3、采访准备（采访前一天）

.帮助总经理准备好采访提纲和问题答案；

•对于需要摄像或拍照的采访注意提醒总经理着装和发型；

•如果是采访要向行政后勤部通讯处事先借好会议设备;

如果采访在公司外进行要事先定车：

如果采访在公司内进行要事先预定会议室，并根据采访需要注意采光电源;

4、采访当天

•采访前20分钟必须与品推陪同人联系，落实采访时间；

•如果是采访需要检查会议设备；

到采访时间后接入记者打来的或帮助总经理拨通记者；

•如果采访在公司外应该及时提醒总经理出发；

•如果采访在公司内应该检查采访场地；

如果采访在公司内，记者到后应