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文档简介

行政采购管理规定及流程一、制定目的及范围为提升行政采购的规范性与效率，确保采购活动的透明度与公正性，特制定本规定。此规定适用于公司所有行政采购活动，包括但不限于办公设备、日常用品、服务合同等。二、采购原则行政采购应遵循以下原则：1.公正性：确保所有供应商在采购过程中享有平等的机会。2.透明性：采购过程应公开，确保信息的透明与可追溯。3.经济性：在满足质量要求的前提下，追求最低的采购成本。4.合法性：所有采购活动必须遵循相关法律法规，确保合规性。三、采购流程1.采购需求确认各部门在进行采购前，需明确采购需求，包括物品名称、数量、规格及预算。部门负责人需对采购需求进行初步审核，确保需求的合理性与必要性。2.采购申请提交部门负责人审核通过后，填写《采购申请表》，并附上相关需求说明，提交至采购部门。采购申请表应包括预算金额、采购物品清单及使用目的。3.采购计划制定采购部门根据收到的申请，汇总各部门的采购需求，制定年度采购计划。计划应包括采购项目的优先级、预算分配及时间安排。4.询价与比价采购部门需对拟采购的物品进行市场调研，至少询价三家合格供应商。询价时应记录供应商的报价、交货期及售后服务等信息，以便后续比价。5.审核与审批采购部门将询价结果整理成《询价报告》，提交给公司管理层进行审核。审核通过后，需由相关负责人签字确认，确保采购的合规性与合理性。6.采购实施在获得审批后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。合同应明确交货时间、质量标准、付款方式及违约责任等条款。采购部门需跟踪订单进度，确保按时交货。7.验收与入库物资到货后，相关部门需对采购物资进行验收，检查数量与质量是否符合合同要求。验收合格后，填写《验收单》，并将物资入库，更新库存记录。8.付款与报销采购完成后，采购部门需将相关单据（如合同、验收单、发票等）提交财务部门进行付款。财务部门在审核无误后，按合同约定进行付款。9.档案管理所有采购相关文件（包括采购申请、询价报告、合同、验收单及付款凭证等）需进行归档管理，以备后续查阅与审计。四、特殊采购流程对于特殊情况的采购，如紧急采购或小额采购，需遵循以下流程：1.紧急采购：因突发事件需立即采购的物资，由部门负责人直接向采购部门申请，采购部门可在不进行询价的情况下，迅速联系供应商进行采购。2.小额采购：金额较小的采购（如办公文具等），可由各部门自行采购，事后需向采购部门报备，并提供相关单据。五、采购纪律1.采购人员职责：采购人员需保持专业素养，确保采购过程的公正与透明。2.供应商管理：建立供应商档案，定期评估供应商的服务质量与信誉，确保长期合作的稳定性。3.廉洁自律：采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严厉处罚。六、反馈与改进机制为确保采购流程的持续优化，需建立反馈机制。各部门在采购完成后，可对采购流程提出意见与建议，采购部门定期汇总反馈信息，进行流程改进与优化。七、总结本规定旨在为公司行政采购提供清

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