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文档简介

归档与数据保存制度一、制度背景和目的为了规范企业的文件管理和数据保存工作，确保企业信息的安全和可靠性，提高工作效率，订立本《归档与数据保存制度》。二、适用范围本制度适用于公司内部全部部门的归档和数据保存工作。三、归档流程1.归档原则1.1遵从国家法律法规和公司相关规定，对需要归档的文件进行分类、整理、编号和存储。1.2确保归档文件的完整性、准确性和可靠性，以便于日后查询使用。2.归档责任2.1部门负责人负责布置本部门的归档工作，明确每位员工的归档职责。2.2归档责任人应对归档文件的资料进行登记、整理、分类和存储，并定期汇报工作进展。3.归档分类3.1依照文件的性质和用途对归档文件进行分类，包含但不限于会计文件、人事文件、合同文件、项目文件等。3.2每个分类下的文件应依照日期和编号的方式进行排序，以便于查找和管理。4.归档流程4.1归档责任人依据文件的分类和编号，将文件放入相应的归档盒中，并填写归档登记表。4.2归档登记表应包含文件名称、编号、归档日期、归档责任人等信息，并进行签字确认。4.3归档盒应依照文件的分类和编号进行标注，并放置在指定的归档区域，确保管放安全和有序。5.归档保管5.1归档责任人应定期检查归档文件的完整性和存放情况，如有损坏或丢失应及时上报和增补。5.2归档文件应存放在指定的归档区域，保持干燥、防潮、防火、防鼠害等，确保文件的安全性和可靠性。5.3归档文件应设置访问权限，避开未经授权人员随便查看或取用，保护企业信息的安全。四、数据保存1.数据分类1.1依据数据的紧要性和敏感程度，对数据进行分类，包含但不限于商业机密、客户数据、财务数据等。1.2数据管理部门负责订立数据分类标准，并告知各部门相关数据的保存期限和处理方式。2.数据保存期限2.1依据国家法律法规和公司相关规定，确定各类数据的保存期限，订立数据保存清单。2.2数据保存期限一般包含长期保存、短期保存和临时保存三类，具体保存期限由管理部门依据实际情况确定。3.数据备份和存储3.1数据备份应定期进行，确保数据的安全和可恢复性。3.2数据存储应采用安全可靠的设备和系统，保护数据的机密性和完整性。4.数据销毁和加密4.1数据保存期限到期后，应依据保存清单对数据进行销毁处理，确保数据不被恶意取得。4.2对于涉及商业机密和客户数据等敏感数据，应进行加密处理，防止数据泄露和滥用。5.数据权限掌控5.1各部门应设置不同级别的数据权限，以确保数据仅被有权限的人员访问和使用。5.2数据权限的授权和撤销由数据管理部门负责，避开数据被非授权人员取得和窜改。五、违纪惩罚对于不依照本制度执行的员工，将视情况予以相应的纪律处分，包含但不限于口头警告、通报批判、记过、记大过、辞退等处理措施。六、附则6.1本制度自颁布之日起生效，并适用于全体员工。6.2本制度的解释权归企业管理负责人全部，如有需要修改或增补，将以公司内部通

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