采购物流手册

编写人：XX

指导老师：

提交时间：

编制说明

【编制目的】

《采购物流手册》为辽宁善道堂健康有限公司（以下简称善道堂）的采购物流管理提供方

案、方法和流程。

【使用范围】

本手册仅供善道堂采败物流人员及相关人员作为工作手册阅读、参考。

【手册制度】

1.《采购物流手册》由集团统一制定和修改，其版权、解释权和维护权归公司总部所有；各

相关人员仅有使用权及修改建议权。为避免资料外泄，各使用者不得带出公司，不得翻印、不得外

借他人，不得向外泄密透露。

2.本手册升级时，由采购物流部或相关部门提出调整修改意见，由采购物流部组织讨论修改,

经集团总部审批后正式生效，由采购物流部存档。

3.《采购物流于册》由善道堂实行编码管理，相关部门一部一册，笄统一记录在案，故请各

部门妥善保管，不得遗失。

4.《采购物流手册》口勺第一保管责任人为相关部门负责人；各岗位人员对手册的培训学习，

应由善道堂相关部门负责人统一安排、集中学习。

【使用说明】

《采购物流手册》内容包括采购流程、采购预算管理、物流管理规范及工具表单等内容。

《采购物流手册》是善道堂人成功的操作经验，也是善道堂人智慧的结晶。正是这些工作流程

和操作规范的长期坚持和积累，才铸就了善道堂强大的经营竞争力，希望各位同事及员工能够

在实际工作中贯彻执行和坚持不懈，并为《采购物流手册》的不断升级而积累更多的经验与智

慧，善道堂连锁辉煌的发展期待您宝贵的建议！

目录

组织职能

部门架构

采购物流职能

部门名称采购物流部

工作

以正确的价格在正确的时间，从正确的供应商处买到正确数量的和质量的商品及服务。

概要

•采购计划管理：在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，制订采购计划及资金计划，指导采

购作业;

•供应商管理：根据采购计划进行市场调研、选择、评审及考核供应商等工作，建立完善供应商档案

•采购价格管理建立并更新重要物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购效率。

•采购招标管理：规范招标工作标准，确保按照公平、公正和公开的原则执行。

•采购合同管理：建立采购合同台帐，并进行分类管理，监督合同的执行。

•采购进度控制：监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，监督合同执

行。

I•采购质量控制：建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验和认证，确保采购物资符

作

合要求。

职

能•采购结算管理.：规范采购付款结算的支付流程，加强对个支付环节的审核与控制，保证采购资金运

用合理。

•采购成本控制：严格执行采购预算，监督采购询价，议价及订购过程中费用的使用情况，加强成本

分析以控制采购成本。

•采购外包管理：规范采购外包业务的决策执行过程，提高采购外包业务的实施效果，规范承包商的

选择实施过程及要求，提高采购外包决策的正确性。

•采购绩效管理.：定期对采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购

过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购效率。，

•采购风险管理：建立采购风险控制体系，制定规避措施及环节，确保采购工作正常进行。

采购物资分类

采购物资可分为用于消耗品类、固定资产类、办公用品几类。见下表。

类别包含内容

消耗品售卖商品、日用百货、维修工具及配件、餐具、厨具、包材等其他运营消耗性物资

食品餐饮原材料、售卖食品

固定资产建筑物、机器设备、运输设备、装饰材料、物品其他参照财务发文，

办公用品书写用品、展示用品、文件管理、电脑用品

其他以上类别未包含物资

采购计划管理

采购计划流程

采购计划流程规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

各门店由申请对接人每月18日递交物资计划需

求单，采购部进行物资汇总。餐饮原材料按现有

管理规范要求递交。采购部/采购计划员：《物料采购申

物资需求递交

工作重点门店申请对接人；请单》

各门店物资名称准确、统一，递交时间一致、按

期。

根据上一步的汇总，采购部根据物资交期，3-5

个工作日内制作物资采购计划。

《采购计划

制订采购计划工作重点采购部/计划岗

表》

了解物资交期，及需求部门要求到货时间，合理

排序。采购计划及预计到货时间进行反馈。

根据上一步采购计划，以及前期采购价格。同时

制定采购资金计划。每月25日递交采购资金计

划并报批：5个工作口完成审批；采购部/贸易公司副

采购资金计划审《采购资金计

工作重点总/采购计划员：集团

批划表》

前期采购汾格汇总、参照，新产品具有高效率的财务、董事长

询价手段或方式：采购资金预算准确性：审核审

批时限控制；资金支付顺序安排；

采购计划变更流程

采购计划变更流程规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

各中心及子公司提出变更需求，并将审批后变更单

递交采购部。

各中心及子公司/《物资需求变更

变更需求递交工作重点：

对接人单》

变更需求之前的协调，确定不同类型需求变更的申

请审批权限。

采购部根据变更需求判定计划审批否，若计划未审

批，走计划流程；若计划已审批，判定是否执行采

购，未执行的走合同或零采流程；执行采购的，泯《采购计划变更

计划变更申请采购部/采购计划

购部编制计划变更单。审批后走合同或零采流程：单》

工作重点：

变更需求判定及申请周期：

已执行采购的，采购部门执行合同变更流程：未执

行采购的,采购部门递交计划变更单，由主管领导、采购部/贸易公司

变更执行集团财务、董事长审批后采购部执行变更作业：副总/集团财务/董

工作重点：事长

变更流程时限控制；

物料采购管理

物料采购流程（合同类）

物料采购流程（合同类）规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

按已审批的资金计划或采购申请，下达采购任

按资金计划、采务。合理安排采购顺序。计划外的控制采购频率，

购申请分解采购加大集中兴购力度。采购部/采购组

任务工作重点

采购顺序的安排

根据资金计划，采购组判定单笔合同额，小于等

于20万元的，走询价流程：大于20万元1勺，走

确定价格招标流程；采购部/采购组

工作重点

明确采购价格管理制度内容及管理层级

价格确定后，采购各组确定合同条款。合同条款

采购部/采购组/

进行审批，

确认合同贸易公司副总/董《合同文本》

工作重点

事长

不同类型物资的合同条款附件内容的确认

物料采购流程（零采类）

物料采购流程（零采类）规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

计划类的分解已审批的资金计划，按审批结果、

及下达采购任务。合理安排采购顺序。计划外的

按资金计划分解

控制采购频率，加大集中采购力度。采购部/采购组

采购任务

工作重点

采购顺序的安排；

计划与非计划均走询价流程；零采单设置额度为

单笔采购额小于等于3万元。

确定价格采购部/采购组

工作重点

价格管理制度的规范以及管理层级：

供应商、价格确定后，进行审批。采购部/采购组/

确认采购单工作重点副总/集团财务/《采购单》

审批权限的应用；董事长

合同变更采购流程

合同变更采购流程规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

采购计划变更产生合同/订单变更需求；

合同/订单变更采购部/采购计划《采购计划变更

工作重点

需求员单》

控制变更需求产生频率，变更原因的跟综；

判断变更类型，规格变化的，终止合同或订单；

规格未变化的，修改合同条款，贸易公司副总审

核，采购组判定是否数量减少，若为数量减少直

判断、修改合同接签订修改合同或订单；若为数量增加，需递交采购部/采购组

财务及总黄事长进行审批。

工作重点

变更类型的判断：

按类型不同进行签批，按修改条款签订补充合同；

执行采购计划变更；各中心负责人/贸

签订执行变更合

工作重点易公司副总/集团

同

不同类型采购物料合同附件不同，审核及审批人财务/董事长

职责内容。

紧急采购流程

紧急采购流程管理规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

采购部接到紧急物资需求；

采购部/采购组/采

紧急物资需求工作重点

购计划

分析紧急需求原因，记录、存档、调整；

根据紧急程度确定采购价格及供应商：

工作重点

确定价格采购部/采购组《零采单》

采购部的快速反应，紧急采购价格及供应商判定依

据；

各中心单笔申请小于等于2000元的可自行采买；

单笔小于等于2万元，副总审批财务借款，大于2采购部/采购组/副

采购执行万元的董事长审批财务借款采购；总：集团财务；董

工作重点事长：

各部门之前相互配合；

供应商管理

供应商管理流程

供应商管理流程规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

通过各种渠道搜集供应商信息,选择基本符合要求

的供应商,填写供应商基本信息表:估算卬请价格，

《供应商基本信

寻找供方超过20万按招标流程筛选供应商；采购部/采购组

息表》

工作重点

供应商搜集渠道，供应商基本条件判定

确定是否考察供应商，填写《考察申请》，需要考

察的，采购部组织人员考察，形成考察报告报副总

采购部/采购组/副《供应商考察评

考察审核。

总审表》

工作重点

考察的内容、考察人员、报告形成

考察完毕后，确定是否采买样品。需要采购样品的，

样品审核，通过后，形成样品评审报告报批：通过

采购部/采购组/副

采样后执行采购；《样品评审表》

总

工作重点

采购样品的判定条件

价格体系管控

招标流程

招标流程管理规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

确定招标需求，采购部组织编制招标文件，拟定招

标内容及资格审杳文件，搜集供应商信息进行初步

筛选，组建评标小组，采购组织供应商考察，确定

招标文件确定入围供应商；采购部/采购组《招标申请单》

工作重点

标前会议的组织，招标文件内容编写，技术文件及

商务文件的拟定

将招标文件发送给供应商，采购部按规定日期收

标，开标确定入围供应商；评审结束后达行开标；

发标、收标、开标采购部/采购组《评标报告》

工作重点

组织、协调、按期完成：

开标完成后，形成评标报告，召开定标会进行审核，

采购部/采购组/

审核通过后发送中标通知书。

定标副总；集团财务：《中标通知书》

工作重点

董事长；

评标报告与中标判定相符条件：

询价流程

询价流程规范

流程步骤规范负责部门/勘位工具表单

采购组按采购任务及价格管理制度要求进行询价、

比价；《询价单》

询比价采购部/采购组

工作重点《比价单》

询价来源、物资需求准确性、时限要求；

比价单审核，供应价格及周期合适供应商，执行采

价格审批、确定购；

采购部/采购组

供货商工作重点

供应商的审核，价格及周期判断。

采购结算管理

采购付款流程

采购付款流程规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

确认付款方式

确定付款方式工作重点采购部/采购组

前期与财务部门的沟通，以及资金计划上报准确性

采购部协芍合同、发票、入库单以及合同中要求的

付款需要提供的其他所需资料，按合同付款要求递

交付款申请，

付款申请工作重点采购部/采购组《付款审批单》

付款相关资料的准备，以及特殊情况的处理方式，

如：首次合作供应商不能提供发票及收款收据的，

与财务之间的协调。

资料准备完毕后，采购组递交贸易公司副总、各中

采购部/采购组/贸

心负责人、集团财务审核，董事长进行权限审批；

付款审批易公司副总/集团

工作重点

财务/董事长；

付款审批的时限要求：

采购预付款流程

采购预付款流程规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

按合同条款，申请预付款；

预付款申请/

工作重点采购部/采购组

发票跟催

特殊情况下，不能先提供发票的情况处理及沟通；

资料准备完毕后，采购组递交贸易公司副总，集团财

采购部/采购组/贸

务审核，董事长进行权限审批；

付款审批易公司副总/集团

工作重点

财务/董事长；

预付款项审批的跟综，付款后采购执行确认；

物流管理

配送流程

自主配送流程（仓库一门店）

自助配送流程（仓库-门店）规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

门店向仓库发出需求，仓库按要求备货，备货完成向

物流部发出《配送需求单》，物流部接收单据，制订《配送需求单》

配送计划门店/物流部

配送计戈IJ,协调安排配送时间、车辆、负责人员；《配送计划表》

工作重点：《配送需求单》发出时间要求；

物流部门运输车辆及负贡人员按配送计划时间进行

各门店物资配送。送达后门店接货人员签字问单。完

物流部/配送负责

配送成配送。《送货单》

人

工作重点：按配送计划时间完成配送任务；物殊交

通情况下的处理预案；

1.1.1自主配送流程（门店•客户）

自助配送流程（门店-客户）规范

流程步骤规范负责部门/岗位工具表单

各门店需求单位整合递交物流部，物流部制订配送计

戈IJ;计划中包含送达时间、客户地点、行车路钱等；

《配送需求单》

配送计划计划审核后进行分单：门店/物流部

《配送计划表》

工作重点：各门店需求整合时间、物资备货时间段

及保温设备的使用；

物流通知门店备货时间，物流车辆门店提货；按计划

要求送达客户；

配送门店/物流部《送货单》

工作重点：配送时间的控制；特殊交通情况的处理

预案；

物流商管理

物流商管理流程

物流商管理规范

流程步骤规范负费部门/岗位工具表单

通过各种渠道搜集物流商信息，选择基本符合要

求的供应商，填写物流商基本信息表；《物应商基本信

寻找物流商物流部

工作重点息表》

物流商搜集渠道，物流商基本条件判定

1）对已录用合作的物流商半年进行一次周期评

估；

2）周期评估的主要内容包括：服务质量、价格

水平、配送效率、配合程度；

《物流商周期评

周期评审物流部

3）运营部根据以上4点评估内容，对物流商过审表》

往半年的数据加以统计分析，汇总后录入《物

流商周期评估表》，并得出评估结果。

工作重点

评审内容、评审人员

第三方物流准入机制

1、第三方物流应具备的条件

拥有有效的《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》、《道路运输许可

证》以及其他物流运输资质的合法企业。

注册资本？万元人民币及以上。

通过IS09001质量管理体系认证。

拥有？台以上运输车辆，满足100公里范围以外的配送业务

司机、叉车工、等特殊岗位从业人员应具备相应的资格证书。

2、第三方物流信息来源

各种物流行业专业期刊;

物流相关行业协会；

公开招标；

第三方物流主动联络：

其他途径

第三方物流退出机制？

发生以下情节的第三方物流，由门店运营部与物流部根据实际情况填写《第三方物流评价表》,

经由物流中心总监审批，取消其合格第三方物流的资格：

1、物流过程出现品质不良、包装破损、数最不足，未及时解决的；

2、未按运输合同或订单要求送货，且不积极处理的；

3、第三方物流在其经营活动中有违法行为，与其继续合作会间接或直接影响公司声誉的。

4、由于第三方物流联络信息变更，没有及时通知，造成长期无法联络的。对于取缔合格资格的

第三方物流，应当在《合格第三方物流一览表》中做取缔记录.但对于其第三方物流的编号及

相关资料都要保留，不得删除或替换。

5、第三方物流评价

物流中心每年12月底前组织W合格第三方物流进行一次业绩评价（分数在？分以上者为合

格），并将《第三方物流评价表》归档管理。

对业绩评价（或单项制约）不合格的第三方物流提出限期整改，整改后重新评价仍然不合格

的，取消其合格第三方物流资格。

对业绩评价不合格的第三方物流，自评价之日起，冻结与其签订的,业务合同，整改合

格后，方可解冻。

对于整改不合格被取消合格第三方物流资格的，自合格第三方物流资格取消之日起，终止

与其签订的业务合同。

工具表单

物料需求计划表（常规）

物料需求计划表（常规）

编号：

申请中心或公司名称：

申请日期：提单人：

序产品名规格/型需求预计使用采购组

单位用途申请部门申请人备注

号称号数量时间别

1

2

3

4

5

6

7

8

审核：审批：采购接单：

注：1、表头涂灰色部分为必填项；2、规格、型号不能明确的，标明参数并提供产品图片及描述或提供样品；3、若申

购审批时需要物资预算的，请至少提前3-5个工作日联络采购部。

物料采购需求表（紧急/临时）

物料采购需求表（紧急/临时）

编号:

申请中心或公司名称：

临时口紧急口

申请日期：提单人：

序规格/型预计使用采购组

物品名称单位数量用途申请部门申请人备注

号号时间别

1

2

3

4

5

6

7

8

紧急原因：

审核：审批：采购接单：

注：1、表头涂灰色部分为必填项；2、规格、型号不能明确的，标明参数、提供产品图片及描述或提供样品；3、紧急采购

原因不能填写清晰的请另附表说明；4、若申购审批时需要物资预算的，请至少提前2-3个工作日联络采购部。

物资贸易公司采购资金计划汇总表

年。月物资贸易公司采购资金计划汇总表

各中心/子公司：制表日期：

单位：万元

序号月份计划资金合计备注

上旬

中旬

1月份下旬填写3月合计金额填写附件以及页数

中旬

下旬

小计

合计（大写）

采购组负责人：计划复核：

贸易公司副总审核：

集团财务审核

董事长批示：

备注：1、实际采购时金额能与预计有所偏差，以实际采购金额为准。2、集团财务审核统筹资金，并绐出可支忖额度建议，交由董事长

参考；3、董事长确定支付额度，并签字确认允许支付：

采购申请分类汇总表/任务表（紧急/临时类）

采购申请分类汇总表/任务表（紧急/临时类）

中请

预计

公司申请申请贸易公

编号组别产品名称规格/型号单位需求数量用途申请时间使用备注

/中部门人司编号

时间

心

计划部：A组：B组：C组：

资金计划明细表

年()月资金计划明细表

序月单数用中请

申请公司/中心产品名称规格/型号单价（元）总价（元）预计使用时间申请部门预计支付时间

号份位量途人

1

2

3

4

5

6

小计

金额（大写）：

计划复核：日期：采购组：日期：贸易公司副总：日期：

省注：实际采购时金额可能与预计有所偏差，以实际采购金额为准。

前期业务需支付资金明细表

（）月前期业务需支付资金明细表

各中心及子公司:

合同编号/零

序号签订/制单时间供应商名称采购内容需付款额（元）用途款项原由预计支付时间备注

采单号

1如：验收款10%

2

3

4

5

6

合计

采购组：计划复核：贸易公司副总：

备注：此明细表内的资金内容为当月未支付成功，遗留至下月支付的款项金额实际采购时金粮可能与预计有所偏差，以实际采购金额为准。

物资需求变更单

物资需求变更单

申请中心或公司申请时间

变更单号变更类型型号变化□数量增加口数量减少口

变更原因

申请部门申请人

审核审批

采购接单

合同拟订审批表

合同拟订审批表

合同名称：使用部门:合同编号：拟订时间:

甲方：乙方：

合同负责人：乙方联系人及电话：

乙方开户银行及账号：

合同总额：首付款比例及金额：

支付首付款日期：质保金比例及金额：

招投标/履约保证金：

合同内容及支付方式：

法务部/律师意见（附件有/无）（确认是/否）：

经办部门负责人：

使用部门负责人：

腾鸿负责人：

财务部：

茶事长审批:

采购单（零采）-代借款单

采购单（零采）一代借款单编号：CGRW+月份+序列号

使用中心及子公司名称

申请中心或子公司名称申请部门申请人

□计划口崎时/紧急

申请单编粉格/型

序号申请时间产品名称单位数显单价总价预计使用时间用途供应商名称联系电话备注

号号

合计（大写）

制单人：询价人：采购人：

采购审核：

审批：

集团财务审核：

注：单笔供应商采购额小于等3万元的走零采单.

供应商基本信息表

供应商基本信息表编号:

供应商名

企业法人

称

单位地址联系人

注册资金联系电话

员工人数联系传真

企业生产经营状况

自生产、外委加

外委生产、加工

加工生产工

形式主要生产设备

自生产加工

包装形式外委加工：

厂内包装

主要设备

包装种类：木质纸箱其

他

经营范

围：

销售形式批发()零售。其他：

主要产品情况

单

产品名称型号/品种品牌年产量生产周期

价

注：需供方提供相应资质文件，如：企业营业执照、税务登记证、代码证、纳税人资

格证等相关资质文件.

供应商考察评审表

供应商考察评审表

供应商名称

企业详细地址

经营范围

法定代理人电话

业务代理人电话

注册资金企业类型

资质等级专业等级

是否与我公司合作

过

外部业绩

部门

考察部门经办人

审核

以上由采购部门填

写，以下由其他部门

填写

公司（厂区）

公司成立时间

面积

开户银行及帐号

质量体系

其他参与考察部门

样品评审单

样品评审单

编号

供应商名称

日期

序号编码品名规格包装形式单位图片

商品基本情况（外观、产地、供应商情况、QS）

填写部门填写人

注：以上由采购部门填写

采购部

品控部

营运部

采购部主管副总

审批

营运部主管副总

评审结果

招标申请书

招标申请书

招标人（单位）

标的类别招标方式

招标项目规模资审方式

招标内容

管理部门意见

采购部意见

集团公司意见

评标报告

评标报告

招标情况

评标委员会组建

评标依据

评标程序

评标结果及推荐意见

评标委员会意见

中标通知书

中标通知书

中标单位名称：招标已由评标小组评审完成,你单位中标。请自发出本中标通知

书之日起30天内订立书面合同并报招标监管机构备案。合同履约过程中要精心组

织，保质保量，按期完成，认真履行合同的各项条款。特此通知。招标单位（盖

章）：昆

询比价单

询比价单

编号:

公司名称联系人联系电话传真备注

参与比价供应商①

联系方式

公司供应商②

供应商③

①②③

序号产品名称规格型号数量

单价口（含初遗却后价单价口（含如逡货）总价单价口（