档案馆档案管理制度

档案馆档案管理制度

档案馆档案管理制度1

随着我国新农村建设的发展，加强乡镇档案馆建设已逐渐成为推进乡镇档案工作的必然趋势。基于这一发展思路，我市近些年来也进行了乡镇档案馆建设的大胆探索和实践，并已取得初步成效。但同时也不可避免面临着制度不完善、人财物不足等方面的问题亟待将解决。因此，如何有效解决上述问题，加快乡镇档案馆建设与发展，逐渐成为目当前档案工作者需要迫切解决的难题。

1.乡镇档案馆建设的必要性

长期以来，以档案馆为主体的档案工作在我国经济文化建设和维护社会稳定中扮演着重要的角色。尤其是社会主义新农村建设以来，乡镇档案工作发挥着日益重要的作用，逐渐成为实现农村管理和乡镇发展的重要做成部分。另一方面，加强乡镇档案馆建设也是实现档案工作自身发展的需要。

2.乡镇档案馆建设中存在的主要问题

目前我市乡镇档案馆建设已初步取得成效，但从总体上讲，各县区乡镇的建设仍存在一定差距，发展进程很不平衡。主要存在以下几方面的问题：

2.1思想认识存在偏差

一些乡镇领导对建设乡镇档案馆的意义不明确，存在思想认识上的偏差，因而在实际工作中虽然也给档案部门分配任务，也知道“三农”档案工作有积极意义。但普遍认为档案运行并不直接影响国计民生，因此多是说起来重要的“辅助性软指标”。这主要表现在部分领导多不重视或不支持档案馆建设，因此使得部分县乡的档案工作严重缺位，管理较为零散和落后。

2.2档案基础设施滞后

随着新农村建设的广泛实施，我市多数乡镇建设工作都取得了长足的进步，表现在购置了先进的办公设备，配足了相关的人员等。但相对而言，档案管理却缺少相关的基础设备和专门的办公室。甚至有的乡镇仍然沿用的是传统的木质档案柜，档案室杂乱不堪，阴暗潮湿。这必然不利于“三农”档案的安全和规范管理，也难以真正发挥档案的价值。因此，建立乡镇档案馆迫在眉睫、势在必行。

2.3档案管理制度不健全

传统的乡镇档案实行的是分散管理，条块分割的管理模式。档案的内容涉及土地、农业、林业、水利等多个领域，关乎社会管理的经济发展，而档案室的室藏数量也随着新农村建设的不断推进而日益增多。由于缺乏有章可循的管理制度，现阶段的乡镇档案室多是以一些财会资料及红头文件为主，难以保障档案的有效利用和安全管理。

2.4人财物投入不足

从人员上讲，目前乡镇档案室管理人员多为兼职，专业能力不强，业务熟悉度不足，且人员变动性大，因此档案管理工作往往连贯性不强。从财物方面讲，部分乡镇财政资金周转困难，难以将档案馆建设落实到位。再者，也有的乡镇多用于其他基础设施建设，而在档案馆建设方面，投入力度明显不足。

3.对策与思考

加强乡镇档案馆建设，关乎乡镇档案工作的顺利高效进行，也是发展新农村的内在要求。立足我市目前乡镇档案馆建设现状，笔者认为要实现乡镇档案馆建设的目标，就需各县区审时度势，从思想上重视，行动上负责，切实关心和支持乡镇档案馆建设工作。

3.1积极争取相关部门的重视

乡镇档案馆属于新生事物，其建立健全需要一个长期的探索和提高过程。在此期间最为重要的任务就是要积极争取各档案部门人员、乡镇领导的重视，转变其认识上的偏差，以更好地保证乡镇档案馆建设的展开。这需要积极做好相关的思想协调工作，切实将乡镇档案馆建设列入重点议事日程和新农村发展规划，精心安排，狠抓落实。同时也需加强宣传，并结合各地工作实际，深入实际现场办公，转好进度监管，促进建馆任务的完成。

3.2健全档案各项管理制度

实现科学化和规范化的乡镇档案管理，可谓是建设乡镇档案馆后的首要任务。因此，为保证档案管理工作的有序、高效进行，完善的.档案管理制度必不可少。健全乡镇档案管理制度，需要县市级档案主管部门的全力支持与指导。同时，应根据不同县乡的地区差异、资源状况及发展实际等，在科学发展观的指导下有针对性地进行档案管理各项规章制度的的制定和完善。再者，新农村建设档案管理涉及“三农”发展的各个领域，如养老保险、合作医疗、产业调整、土地承包、农业规划等，内容繁杂多样，只有在制度管理条例的约束和指导下，才能更好地满足新农村建设的发展需要，保证档案管理有条不紊地运行。

3.3加强档案集中统一管理

从当前乡镇档案工作现状来看，档案管理还存在着相对较为分散和杂乱，工作效率低下的问题。实现乡镇档案管理的集中统一管理，是乡镇档案馆的重要职能，其不仅可以节省人力物力，提高档案工作效率，也能进一步实现档案管理的规范化，促进乡镇档案事业的健康发展。一方面，加强档案的集中管理首先要加强法制观念建设，促进相关部门档案意识的增强，树立其良好的责任意识，自觉做好档案的收集整理、移交归档及分类保管工作。同时，也要对档案人员进行必要的培训和业务学习指导，保证档案管理各环节工作的有条不紊和规范运行。另一方面，要切实实现统一管理，也需要积极与相关的主管机关的协调交流，共同探讨有效的管理办法，制定管理章程等。

3.4着力解决人财物问题

乡镇档案馆发展，离不开人财物资源作保障。只有保证人财物的充盈，才能为其他各项建设的展开提供保障。针对当前乡镇档案馆建设人财物不足的问题，我们认为首先要争取县市级、镇区领导的支持，保证乡镇档案馆基础设施完善，同时积极加大必要的资金投入，尤其是在档案库房建设方面，应规划出足够的空间面积，并加强档案现代保管设备和装置的配备，如扫描仪、防磁柜等，以更好地满足档案数字化和集中管理的现实需求，确保档案的存放质量与安全管理。其次，还应明确乡镇档案馆的职能和机构编制，配备专业化的档案管理人员，并将档案经费列入每年的财政预算，维持档案馆正常运转。档案馆档案管理制度2

在现代信息化技术不断发展的过程中，人们对数字化档案建设要求越来越高。从高校的角度出发，实施数字档案馆建设需要对高校建设目标和档案馆信息储量等方面因素实施有效分析，制定合理的数字档案馆建设档案。此外，在这个过程中还应对数字档案馆建设项目中存在的风险综合分析，并按照分析结果制定合理的数字档案馆建设项目风险管理策略，借以保证数字档案馆在高校发展过程中发挥自身最大的作用。

1、数字档案馆建设项目常见风险

就目前来看，我国高校建设规模逐渐扩大，承担着提升学生综合素质和知识层次的重要使命。由于高校内部设立多个专业科目，使得高校档案馆中各专业档案数量越来越多，在这种条件下就需要按照高校档案馆规模和高校发展趋势等方面引入数字化技术，提升高校档案馆中档案管理的便利性，为推进我国教育行业发展提供有效有效参考依据。但是当前我国各大高校内部数字档案馆建设还存在一些风险，基于此，应对高校数字档案馆建设项目常见风险实施有效分析，借以为后期制定有效的风险管理策略提供有效参考依据。就目前来看，高校数字档案馆建设项目中常见风险主要表现在以下两个方面：

1.1、档案机构内部风险

从字面上来说，档案机构内部风险主要来自于数字化档案馆内部，其具备易于识别和管理便利等优势。由于档案机构内部风险产生原因相对复杂，直接影响高校数字档案馆建设项目实施的顺利性。大多数高校在进行数字档案馆建设时，相关人员对于数字档案馆风险管理的重视程度不足，风险意识相对薄弱，无形中加大数字档案馆在建设过程中出现风险的可能。而且高校数字档案馆整体建设规模大，整个建设项目投资较大，在进行数字档案馆建设时需要从多方面角度分析，借以制定科学合理的数字档案建设方案。但是当前在进行数字档案馆建设时，相关人员并没有对档案馆建设因素实施有效分析，致使数字档案馆建设项目出现风险的可能性大大提升。由于高校数字档案馆内部工作人员综合素质低下，对于数字档案馆相应资料管理不够重视，认为数字档案管理仅仅是将纸面档案搬到计算机上，这一举措势必造成数字档案馆内部档案管理紊乱，数字档案馆整体建设速率缓慢。为满足数字档案馆建设要求，通常会在其中引入一系列高科技设备，这就需要在数字档案馆建设时投入大量资金，但是高校财务部门资金储量并不能满足高校档案馆建设需求，导致高校数字档案馆建设项目出现风险。

1.2、档案机构外部风险

与内部风险相反，高校数字档案馆建设项目外部风险主要是社会环境和自然环境导致的，也就是?f在高校数字档案馆建设时，还需要对数字档案馆所处的社会环境和自然环境等方面实施有效分析，有效规避这两方面所带来的风险。从社会环境的角度来说，我国各大高校数字档案馆相对独立，与我国社会各个层面之间的沟通力度低下，导致高校数字档案馆建设缺乏相应保障，不仅仅加大数字档案馆建设时出现风险的可能，对于档案馆整体法律效应落实等方面也有很大的影响。而且大多数高校在进行数字档案馆建设时，缺乏相应信息技术标准或者所涉及的信息化技术标准过于老旧，馆内数据库建设不合理，种种因素均会导致高校数字化档案馆出现风险。从自然环境角度出发，由于高校对于自然灾害和意外事故没有合理的防范，导致相应风险转化为显示，给高校数字档案馆带来难以补救的损失。

2、数字档案馆建设项目风险管理策略

为保证高校数字档案建设项目风险管理水平得以提升，必须按照上述常见风险制定合理的管理策略，严格控制外界因素对高校数字档案馆建设造成的影响，在提升高校数字档案馆整体建设水平的过程中，有效落实我国教育行业稳步发展的目的。

2.1、树立有效的风险意识

一般来说，高校数字档案馆在建设过程中出现的风险事故具有难以估算的特点，影响高校数字档案馆整体建设规模。因此，在这种条件下需要提升数字档案馆内部工作人员风险管理意识，避免在实施数字档案馆建设时出现相应风险。除此之外，在数字档案馆建设之前，还需要相关人员按照档案馆建设要求制定总体规划方案，并对高校数字档案馆实施科学有效的管理。

2.2、加强相关部门的合作

受多方面因素的干扰，当前我国各大高校在实施数字档案馆建设时，会出现数字档案馆建设周期过长和与其他行业交流水平低下等问题，造成数字档案馆建设手段过于老旧，难以满足高校师生对数字档案馆的全部要求，这不仅仅影响高校数字档案馆整体结构的合理性，严重时还会导致数字档案馆出现建设风险。针对于这一点，必须保证数字档案馆内部相关部门处于相互合作的状态，避免数字档案馆在建设过程中出现问题。除此之外，在这个过程中还需要制定档案馆内部管理人员学习先进的管理思想，进一步提升高校数字档案馆风险管理水平。

2.3、建设档案人才队伍

对于高校数字档案馆建设来说，应保证档案馆内部工作人员对数字档案馆在建设时出现的风险有一个全面的了解，借以制定合理的规避方案。此外，应组织相关人员积极参与数字档案馆建设培训，使得相关人员能够灵活的应用数字档案馆中的软件设备和硬件设备，避免应相关设备操作时出现风险。在这个过程中还应要求高校按照数字档案馆建设要求制定工作人员激励和惩罚制度，降低工作人员在处理相应工作时出现的问题的可能，全面提升高校数字档案馆建设要求。

2.4、加大技术研发力度

对于高校数字档案馆来说，在建设过程中应对其中涉及的.硬件设施进行综合分析，并按照分析结果进行数字档案馆技术研发，尽可能保证相应技术研发力度符合高校数字档案馆建设要求，全面提升档案馆中相关信息资源的安全性和合理性。除此之外，还应保证数字档案馆中仪器设备运行模式与档案馆建设处于相互衔接的状态，全面提升高校数字档案馆的兼容性，并在这个过程中引入国外的先进技术手段，在提升数字档案馆整体研发力度的同时，推进高校数字档案馆建设顺利实施。

2.5、制定周详的灾难应急预案

受自然环境因素的影响，高校数字档案馆在建设过程中会出现问题，这里所说的问题包括馆内档案丢失和损坏，不仅仅影响高校数字档案馆建设水平，对于高校后期发展也有非常严重的影响。基于此，在高校数字档案馆建设时应按照自然环境因素制定合理的灾难应急预案，避免自然环境因素对高校数字档案馆造成的影响，借以为提升高校数字档案馆建设水平提供有效参考依据。档案馆档案管理制度3

一、管理人员需严谨遵循学生心理档案管理规定，扎实完成档案保管任务。

二、心理档案采用的心理测评需具备科学性，适合学生年龄段特征，务必在专业人士指导下操作。

三、心理档案内的测试结果解读须结合多方信息，坚持实事求是原则，交由专业人士出具科学、专业的评价和鉴定。

四、心理档案设立后，跟进的反馈机制和介入措施应及时到位，以充分挖掘心理档案在心理健康教育中的实际效果。

五、严格遵守档案工作流程，高效高质地完成文件鉴定、存档、整理、管理、交接、销毁等各项任务。

六、即时录入各种入库资料，并精心编制案卷目录等索引工具，充分利用资源，切实服务于学校心理健康教育。

七、保证档案资料的安全及机密性，确保心理档案的完整无损。

八、定期审查和规整各类文档。

九、强化档案保管室建设与管理，切实做到防盗、防火、防潮、防尘、防虫害及防止环境污染等，确保档案材料安全。

十、心理档案通常应存放于学院心理咨询室，由专业人士保管和处理。特殊情况下需要查询学生心理档案时，必须办理相关查阅手续。

中小学档案管理制度

为了进一步加强学校档案工作业务建设，提高科学管理档案水平，实现档案业务规范化，使档案更好地为学校各项工作服务，我们制定了以下规定：

1.学校档案指在教学、科研、党政和其他各项活动中直接形成的具保存价值的`文字、图表、声像等不同载体的档案材料。

2.学校档案工作是办好学校的重要基础工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。

3.案卷质量要达到标准化，档案整理要做到系统化，库房管理要科学化，查找利用要现代化，调查统计要制度化。

4.学校设置综合档案室，配备专职档案工作人员，各科室配备兼职档案人员。

5.综合档案室负责对学校各科室、部门形成的各种档案材料进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编纂等工作。

6.各科室兼职档案员负责日常收集整理，按规定定期向档案室移交归档，并办理交接手续。

7.归档时间和手续需按时执行，包括党政（文书）档案、基建文件材料、设备仪器档案、会计档案、专门档案、特殊载体（声像）档案、实物档案等。

8.档案室要做好档案的保管工作，如设置专用库房、控制温湿度、定期检查和修复档案等。

9.对档案进行鉴定和统计，以确定其保存期限和利用价值。

10.建立和完善档案借阅利用制度，积极为学校工作提供方便快捷的服务。

11.将永久、长期保存的档案在学校保存十年左右，然后连同检索工具、参考资料一并向市档案馆移交。

让我们共同努力，提升学校档案管理工作，使之成为推动学校发展的重要力量！档案馆档案管理制度4

一、设备档案归档范围

接收归档本校五千元以上的各类设备

1、申请订购的文件、合同、订货单（卡）

2、随机的全部技术文件（装箱证、合格证、使用操作维修说明书、结构图纸和线路图、备件规格、验收清单等）。

3、安装调试记录及验收报告。

4、使用过程中，定期检修记录和更换零部件记录，重大故障及处理记录等。

5、设备转让协议，报废的技术鉴定材料，报告和主管部门批复的'文件。

二、设备档案收集与整理、分类、立卷

1、收集：各处室所使用的校外购置的五千元以上设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案室，统一积累和集中保管。

2、分类整理、组卷：按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列。

3、编目、立卷：一个保管单位编一个流水号，一件编一个件号，然后编写卷内目录、备考表和卷面，立卷归档时归档号依照类别编流水号。

三、设备档案的利用

1、编制分类案卷目录的检索工具。

2、凡需利用（借阅）须履行登记手续。

四、设备档案的销毁

对确已无保存价值的设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。档案馆档案管理制度5

1、数字档案馆的建设内容

（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

（3）全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。

（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。

（7）数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响。

2、控制为核心的体制设计理念

档案与其它文献信息追求的差异在于，档案内容的性使档案信息的交流受到了限制，阻碍了普通档案利用者的合理要求，我国过去的档案管理体制是以控制为核心的设计理念，管理体制的设计重心是如何防止档案信息的.泄密。而数字档案馆建设的最大意义就是要实现管理理念以保管档案实体为主向以提供档案服务为核心的转变，可以借鉴网络技术实现档案利用效率的提升和利用方式的灵活，而不仅仅是在原有管理理念的指导下实现档案实体的保管和整理的升级。因此发挥数字档案馆在提供利用方面的优势，为广大档案利用者提供服务是建设数字档案馆的应有之意，20__年的全国档案工作会议明确提出：要转变观念，改变认识。把档案馆建成“两个基地，一个中心。”即档案保存基地，爱国主义教育基地和档案信息服务中心。时代要求档案馆从封闭走向开放，档案馆的功能也要由档案保存、档案借阅、技术管理转变为保存、借阅、技术管理、对外开放模式。档案工作理念的改变，导致了原有的控制为核心体制设计理念的变化。如果档案工作坚持以保管为主的理念，则失去了建设数字档案馆的意义，另一方面，数字档案也使得档案工作者从传统的手工管理模式转向计算机管理模式。

3、基于传统档案业务的职能分配方式

原有的档案馆在组织建构上基本立足点都在于现有传统档案工作中涉及到的主要问题，档案工作者已经习惯了被动的工作方式，但随着数字档案馆建设的来临和发展，数字档案馆必将使档案馆的各个部门都涉及参与，数字档案馆的建设已不再是单纯的技术工作对档案工作的要求，首先是归档流程就有新的变化，传统档案的归档工作一般是在档案馆内部完成的，而数字档案从现行的业务系统转移到档案馆的资源中心不能再被修改，档案馆必须建立专门的网络系统、储存系统、管理信息系统等硬件环境，以便检验、储存、管理和阅读数字档案，为了做好电子档案的归档工作，档案工作者还需提前参与到整个系统的方案设计以及需求分析和系统实现阶段中去，从档案管理的角度上提出合理的建议和意见，要从全局的角度上考虑电子档案的管理和利用，档案工作人员要以技术发展为契机从而实现档案行业在管理理念和运行体制上的重要变革，数字档案馆的建设要求档案工作者以服务的姿态用数字档案建设的成果为利用者服务，应该借助数字档案的环境主动与相关行业系统的外部交流，不能再以“坐等靠”的传统作风，数字档案提供利用时，应注意安全保密性，未经批准，任何单位和个人不得复制数字档案，体制上发生转变才能保证档案数字的健康发展，数字档案馆的建设必将使传统的档案业务的职能结构发生变化。

4、管理理念的更新

数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。档案工作不仅仅是整理和保管档案，档案馆更不仅仅是档案的一个集中储存地，工作方式由保管到服务变被动到主动是档案馆价值体现的必然要求，数字档案馆将进一步推动这一理念的实现，用馆内储藏的数据平台为广大利用者服务，档案管理体制也要适应这一理念的转变。也就是要树立“服务本位”的理念。数字档案馆的建设在对档案管理系统的开放性提出要求的同时，电子文件的管理方式已经不再沿用传统纸质文件的管理模式，数字档案馆的建设要求要做好电子文件的归档管理工作。

数字档案的归档一般有两种模式：一是将数字档案拷贝到脱机的载体上，主要利用储存介质传输，这些介质包括光盘和磁盘，移交到档案室。另一种归档方式是通过网络，各部门将本部门形成的电子文件通过网络传输到档案室，归档后供各个部门在线浏览。档案部门要与电子文件产生和形成中的各个部门保持相关的联系，及时掌握电子文件形成阶段的各类元数据信息，制定与电子档案保管格式、数据储存方式、数据管理等工作相关的制度性文件，通过电子签名、数据加密、数据效验、储存备份等方法来保证电子文档的真实性、完整性、有效性以及可读性，把好归档电子文件的质量关。数字档案馆的建设势必要打破传统档案各部门的结构，在横向纵向上加强了档案与各个部门之间的数据交换与共享。档案馆档案管理制度6

一、高校档案馆职能

高校档案馆职能在社会改革发展的推动下不断拓展延伸，从最初的以保管、利用为主的单一功能到集多种功能于一体，并承担着更多的社会责任。基于信息时代不断更新的社会发展需求，笔者认为，高校档案馆需要从管理、服务和宣传教育三个方面来定位和拓展自身职能。

（一）管理职能。高校档案馆的管理职能主要涵盖资源管理、制度管理和人员管理等方面。档案资源是高校档案馆职能发挥的基础，档案收集是否齐全完整，档案整理是否规范有序，档案保管是否安全有保障，档案管理系统是否稳定以及档案编研成果是否丰富等都是检验高校档案馆档案资源管理职能是否有效发挥的重要标准。在信息化时代，高校档案馆资源管理职能的侧重点与以往有所区别，电子文件的增多使档案收集和档案整理过程更加简化，并在信息技术的支撑下趋于智能化，相对而言，档案安全保管、信息管理系统的稳定运行和档案资源的充分开发在高校档案馆职能发挥中的重要性更加凸显。

制度管理主要包括贯彻履行部级和省市级档案行政管理部门制定的档案法律法规，以及在充分考虑信息时代多样化社会发展需求和高校档案管理工作变化情况的基础上制定科学合理的规章制度。目前，全国各高校的档案管理制度都各有特色，是高校整体管理制度体系的重要组成部分。一方面可以使全校档案管理工作与其它管理工作相互协调，做到有据可依，有章可循；另一方面也存在着各高校档案馆制度自成体系，无法统一规范的问题。

人员管理是决定高校档案馆管理和服务水平的关键因素之一，档案馆除了遵循学校人事管理规范之外，更需要积极争取引进专业型的优秀人才，特别是既懂档案专业技术又能熟练应用现代信息技术的复合型人才。更重要的是要通过各种方式加强档案人员培训，普及信息时代背景下档案管理工作新理念和新的管理方式，使档案工作人员通过不断学习而提高业务技能和工作热情。

（二）服务职能。档案信息服务是高校档案馆的立馆之本。当下信息开放浪潮的驱动迫使高校档案馆必须突破主要服务于高校内部的传统定位，从学校、师生、校友和社会四个维度来拓展服务职能。

在服务高校方面，档案馆的职能一方面体现在为高校日常管理工作服务，使档案真正成为高校制定重大决策的重要参考和凭证，另一方面体现在为高校学科建设和科研服务，为建立科学完善的学科体系提供重要信息资源。高校档案馆丰富的馆藏资源使其理应成为独具特色的学术研究中心，如美国哈佛大学等高校的档案馆在提供档案信息服务时将学术研究作为主要服务项目。

服务师生方面的职能主要体现在为教师科研工作服务和为学生学习与社会实践服务。档案是学术研究的.基础，科研档案系统清晰地记录着科研工作的整个过程，能够为科研成果转化和创新思想传播提供有效途径。高校档案馆中的精品教学资源是学生学习的重要素材，学生通过检索和利用一手档案资料既能够解决学习中遇到的难题，也能够锻炼自己的实践能力。

在服务校友方面，高校档案馆不仅仅是为校友提供个人档案材料的机构，更是维系校友与母校情感的重要纽带。档案馆在档案工作中通过与学校其他部门以及社会单位合作，搜集校友相关专题档案，建立并定期更新校友档案资料库，可以为学校联系各方校友提供便捷途径。另外，档案馆在挖掘档案资源过程中开发各类档案文化纪念品也能够使档案成为承载校友与母校情感的重要载体。

服务社会方面的职能体现在积极促进档案信息开放，服务于社会科学研究和构建社会记忆方面。高校档案是构建完整社会记忆的重要原材料，高校档案馆则是保存社会记忆的重要机构之一。档案馆向社会各界公众开放与提供档案信息是高校服务社会这一办学宗旨的充分体现，也是实现高校档案社会价值的有效途径。

（三）宣传教育职能。高校档案馆的丰富馆藏使其成为校史研究和展览的主要阵地，也成为高校对外宣传交流的重要窗口和开展师生爱国爱校教育的重要基地。信息时代的发展理念与技术创新为高校档案馆宣传教育职能的发挥提供了很好的机遇，线上线下手段的结合极大地拓展了这一职能的作用范围。传统的宣传教育职能主要体现为现场参观、展览和教学等线下方式。高校在中学生开放日或接待外来交流访问人员时将参观档案馆校史馆作为重要行程，已成为宣传高校发展历史、传播大学精神以及促进对外交流与合作的有效方式。在新生入学教育和新进教职工培训中，档案馆同样扮演着不可或缺的角色。校史宣传和档案展览能够使学生和教职工充分了解高校发展历程和办学宗旨，增强自身归属感和对校园文化的认同，也有助于提高学生和教职工对档案和档案工作的认识，间接促进整个社会档案意识的提高。

在线下宣传教育方式之外，线上方式更加受到公众的欢迎，特别是近几年新媒体的广泛应用给高校档案工作带来了很多新的变化。高校开始利用新媒体平台开展档案咨询、远程服务、校史巡展等活动，积极拓展业务范围，延伸服务职能，充分利用网络平台优势加强宣传。网络新媒体也为高校信息公开和校园文化传播提供了更加便捷的途径，档案馆网站和移动终端应用极大地拉近了档案馆与利用者之间的距离，档案信息和校园文化传播范围更加广泛，档案馆的宣传教育职能在档案利用过程中得到了更好的展现。

二、高校档案馆属性

档案的属性特点很大程度上决定了档案馆的属性特点，高校档案馆作为保管高校档案的主要机构，其自身既带有与生俱来的一些属性，又因受社会环境的影响而带有很强的时代性。

（一）文化性。档案的文化属性是档案馆文化功能的源泉，科学文化性是高校档案馆的基本属性之一。《档案法》第8条规定：中央和县级以上地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构。这一规定使档案馆的文化属性得到了法律层面的正式确认。高校档案馆不仅是高校内部更是整个社会范围内重要的文化事业机构，其收集保存的各类档案信息既是体现高校发展历程的重要历史记录，也是继承与传播高校精神文化的主要源泉。然而，就目前来说，因高校档案形成范围和行政管理体制的特殊性，高校档案馆尚未在社会范围内展现出独立的文化机构形象。

（二）服务性。服务性是高校档案馆的立足之本。信息时代的高校档案馆经历着由档案管理机构向社会化信息服务机构快速转变的过程。社会对档案信息需求的变化拓展了档案工作的运作空间，高校档案馆不再是一个单纯的实体管理机构，而是通过资源管理和信息服务工作来促进档案信息资源的传递、交流与共享。档案人员的服务意识、丰富的档案馆藏和多样化的信息获取途径是高质量档案信息服务的基础。高校档案馆在保障做好基础工作的同时需依据社会发展需求不断拓展档案服务范围，深化服务内涵，更好地满足学校师生以及社会公众的多样化与个性化信息需求。

（三）专业技术性。档案管理是一项规范性和专业技术性很强的工作，在其长期发展演变过程中，档案人员建立了较为科学适用的档案管理技术，如档案整理技术、库房管理技术、档案修复技术等。在信息时代，电子文件管理和数字化技术的应用使高校档案馆极大地突破了传统档案管理技术的局限，使档案信息服务不再受时间和空间的限制，利用者能够快速高效地获取档案信息并享受个性化服务，这是传统的档案管理技术所不能实现的。高校档案馆专业技术性的凸显必须以其文化性和服务性为基础，在档案工作中使技术应用与人文因素得到最佳程度的结合，让以“数字化生存”的技术与以“社会化生存”的人文实现平衡与和谐的共同发展。

（四）教育性。高校是我国高等教育的主要阵地，高校档案馆作为高校内部文化事业机构理应具有重要的教育功能。20__年颁布的《高等学校档案管理办法》将“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能”作为高校档案馆的基本职责内容，并建议有条件的高校建立爱国主义教育基地。档案馆的丰富档案资源是高校开展大学生素质教育和校史教育的重要素材，为校园文化建设提供了丰富的文化资源。

（五）社会开放性。目前我国高校档案馆大多囿于高校内部，档案资源的社会开放度不高，无法实现在社会范围内的广泛共享。而开放是信息时代的显著特点之一，也是这一时代背景下社会公众对档案机构提出的重要诉求。在这样的环境下，高校档案馆理应挣脱高校档案服务于高校内部的传统观念的束缚，加快完成由校内组织文化机构向社会文化机构的转变，提高自身社会开放性，积极推进高校档案信息资源社会开放与共享工作，并参与到社会科学研究和人文交流领域，进而推动大学为社会服务目标的实现。

三、结语

时代的发展始终影响着高校档案馆改革发展的步伐，档案馆职能和基本属性随着社会发展的需要而不断地拓展与延伸，这是高校档案馆与社会环境长期博弈的一个过程。在这个过程中，高校档案馆必须积极主动地去适应信息时代背景下不断出现的新变化，才能充分把握发展机遇，应对更多的前所未有的挑战。档案馆档案管理制度7

高校图书馆的档案是非常重要并且珍贵的文献资料，对高校未来的发展有着不可替代的重要作用。但随着社会的发展和诸多工作的展开，高校图书馆档案管理工作存在的诸多问题渐渐露出水面，面对这些问题，如何结合现状和发展形势提出行之有效的解决措施，是摆在高校图书馆面前的一个重要研究课题。

1、高校图书馆档案管理工作的现状

1.1、高校图书馆档案管理概况

随着数字技术的发展，我国绝大部分高校都已建成电子图书馆，完成了数字档案的建设。各高校也根据自身的实际情况制定出了相应的图书馆档案管理方案，利用信息化的数字处理系统使得图书馆的档案归档、整理、保管、利用、统计等各项工作都更加规范化、制度化、简便化。利用电子信息技术管理，是档案的分类、编制、检索的效率都得以大幅度的提高，与此同时也是图书馆档案管理的工作效率也得到大幅度的提升。

1.2、高校图书馆档案范围与分类

人事档案、行政类档案、资产类档案、业务档案、党群档案等是图书馆档案管理工作的主要内容。人事档案主要是高校职工的学历证明、奖罚情况、培训材料、职务申报材料等。行政类档案主要是简报以及记录，如会议记录、工作简报、《中国索引》、图书馆通知与通报、图书馆通讯等。还指科研教学管理和馆史，如图书馆扩建、新闻报道以及馆庆等等，还有教学管理、项目管理、学位建设等等。部分行政档案还指国际国内交流与合作。资产类档案主要指图书馆内的储存设备、仪器设备等固定资产，如电脑、书架、监控、扫描仪、打印机等等。业务档案主要是图书馆的建设和发展状况，图书馆的安全工作、读者服务工作、交流工作等。其他档案工作其他图书馆赠予的有价值的资料、图书馆活动中所留下的影像资料、奖品、照片等等。

2、高校图书馆档案管理工作中存在的问题

2.1、对图书馆档案管理工作的重视不够、意识淡薄

目前，大多数高校图书馆都存在着管理意识淡薄、管理观念落后的问题。这表现在以下方面：高校的相关领导没有足够重视图书馆的档案管理工作，认为抓教学以及搞科研才能带动高校的发展。对于图书馆的档案管理工作，无论是设备还是人员的投入都远远没有达到实际需求，严重限制了图书馆的档案管理工作的发展。他们一般认为图书馆档案管理工作就只是简单的对档案进行保存与装订，而没有站在归档后的利用以及查询的角度去看待档案管理工作。

2.2、信息化落后，管理人员素质不高

当代社会，任何行业的发展都离不开信息技术的支撑，而目前大多数高校图书馆档案管理工作还拥有着相对落后的信息技术，图书馆档案管理人员的素质也普遍不高。首先，图书馆档案管理设施的匮乏阻碍了图书馆档案管理的信息化建设。其次，高校往往是在教学和科研工作上引进高素质人才，而对于图书馆档案管理工作的人才引进方面却显得比较吝啬，而且年龄结构也不是特别的合理，档案管理人员年龄普遍偏大，因此档案管理人员思想保守、对信息技术的掌握程度有限的现象在高校图书馆的档案管理工作中比较普遍，故而阻碍了高校图书馆档案管理的信息化建设和健康的发展。

2.3、管理模式落后，档案管理制度不健全，各高校图书馆都有着自己的档案管理制度和管理模式，但大多数高校图书馆的管理制度都比较陈旧，也没有随着时代的发展而适当的修改完善，导致过时、与实际工作脱节的现象出现。这与高校图书馆没有形成统一的档案管理工作有关，图书馆档案管理部门与各学院各部门之间缺少有效的对接和沟通，致使归档环节出现各种不合规范的现象。第二点是图书馆的档案管理工作没有根据时代的发展而修整完善，也就是说没有做到与时俱进。如档案管理工作的信息化建设、系统的升级等等都对档案管理制度提出了新的要求，所以要对既有的制度进行修订、完善，使其更加规范、更加健全。

3、高校图书馆档案管理工作问题的解决对策

3.1、提高意识和重视程度

意识是行动的先导，所以在档案管理工作中首先要改变管理者的意识，彻底改变过去重视不足、认识不够的局面。要做到这一点，第一步是做好宣传工作，是整个高校上下都重视档案管理工作，让档案管理工作深入人心。然后，档案管理者要自觉提高自己的意识，改变落后的观念，时刻意识到图书馆的档案管理工作直接影响到广大师生的切身利益和有关工作的顺利展开。最后，学校广大教职员工以及各个部门都应该主动配合图书馆档案管理部门的工作。

3.2、加强档案管理队伍的建设

任何工作都不能忽视人才队伍建设这一环，高校档案管理工作也是一样，培养和引进高素质的档案管理人才是档案管理工作高校开展的有力保障。加大力度引进高素质的档案管理人员是高校首先应该做的`，使档案管理人员思想保守、业务能力不达标、年龄结构不合理的现状得到改善，充实并壮大档案管理队伍。然后，高校还应该在引进高素质人才的基础上加强对既有管理人员的培养，通过政策保障来使管理人管参加业务培训、深造，是管理人员真正适应图书馆档案管理工作的工作需求。

3.3、建立先进的管理模式和健全的档案管理制度

推动管理工作最行之有效的内核动力就是制度，对于完善高校图书馆档案管理工作，一套健全、系统的管理制度是必不可少的。所以，高校图书馆要想提高档案管理水平，就必须建立起一套健全的、系统的、行之有效的档案管理制度。首先，图书馆的档案管理工作要有学校的领导来亲自抓，并成立系统的组织机构，各学院、各部门与图书馆档案管理部门要建立起结合管理模式，责任到人，明确分工，做到对接通畅、收集及时、归档顺利。其次，图书馆档案管理制度要与时俱进，根据时代的发展调整管理细则，创新管理模式，使工作效率得到提高，为广大师生作出更好的服务。

3.4、提高档案的信息化水平

当今时代，信息化已经在人类生活和工作的各个领域都发挥着不可或缺的作用，图书馆的档案管理工作如果没有信息化工具来管理，必定会是图书馆档案管理工作的发展止步不前。因此，高校应该加大图书馆档案管理工作的信息化建设，从设备、软件、管理方式等多方面投入、引进，将现代数字技术积极的应用于图书馆档案管理工作中，共建共享档案资源信息，最大限度的发挥档案管理的信息功能。档案馆档案管理制度8

随着我国经济的快速发展，中国的经济总量己经位居世界第二，社会生活不断发生变化，每天都有许多历史事实、经济事件值得记录，每天都有民众需要查阅个人身份、房产、股权等档案，给档案管理工作带来了极大的挑战。然而，在“局馆合一”的体制下，档案管理机构肩负着行政管理与开展业务的两种职能，且两种职能均为法律职能，既要处理好两种职能的关系，又要发挥好两种职能的作用，在实际运行中有时会发生矛盾。为此，从事档案研究的有关专家学者一直把档案体制研究列为一个研究的重点，各地档案局馆始终坚持对档案管理体制进行完善创新。本人在学习有关专家学者档案管理体系研究成果的基础上，结合个人工作实际，以新形势下档案管理体制面临的问题和创新实践为课题，进一步展开理论研究。

一、我国现行档案管理体制的演变过程

1954年，国家成立档案局，隶属于国务院直接领导，行使国家档案事务的最高行政管理权。与此同时，中央办公厅、中央军委分别成立了档案处，分别掌管党和军事机关的档案。1959年中央办公厅档案处划归国家档案局，统一管理党和政府机构的档案；于是，各地档案局隶属于各地党政共同管理。1978年后，随着我国改革开放的基本国策确立，我国的党和国家机构经历了四次机构改革，分别发生在1982年、1988年、1993年、1998年，在这4次党和国家机构重大改革中档案管理机构的行政职能没有发生多少变化，主要是隶属关系发生了一些变化。如，1985年出现过国家档案局与中央档案馆分离的状况，中央档案馆属中央办公厅直接领导，但在业务上属于国家档案馆领导。直到1993年的党和国家机构改革中才明确我国“局馆合一”的管理体制，各地的档案管理局与各地档案馆合并成一个机构，但挂“两个牌子”，既是行政管理机构，又负责业务开展，隶属于各地党委直接领导，直至今日得到稳定。

二、我国现行档案管理体制存在的问题

我国现行的档案管理体制经过连续多年的运行完善，对于强化我国档案管理的行政管理，提高服务质量和效率，发挥了实实在在的作用，但也暴露出许多不容忽视的问题。其问题和不足主要表现如下：

（一）领导体制不稳定，经费落实困难。近十多年来，我国的党政机构一直处于改革之中，每隔3-5年都会发生一些重大的变化，即从中央到县市的变化，这自然会影响到各地的档案管理机构的人事变化，使各地档案局馆的各项建设的连续性受到一定的影响。随着网络数字技术的飞速发展，建一个数字档案馆一般都要好几百万，后期维护费每年至少好几万，一旦领导发生变动，这些经费需要一定的时间才能落实。另外，争取经费上也存在许多困难，过去档案馆争取经费是下级向上级争取，现在是“局馆合一”，档案馆争取经费是自家的内部事务。

（二）党政合一，政事不分。由于各地档案局馆隶属各地党委领导，属于党务机构，同时《档案法》里赋予的各级档案机构具有行政执法权，具有行政管理的职能。于是，档案管理体制呈现出“党政合一、政事不分”的特点。然而，在档案的行政管理中，有许多管理对象却不在档案管理机构之内。以县级档案局馆为例，除了管理本区域内党政系统的档案，还要对本区域内机关、团体、学校和企事业单位的档案管理进行监督和指导，而这些机构又不在档案管理体制之内，尤其是有些企业是股份制、中外合资、私营等不同性质的企业，在行使档案管理行政监督指导中会遇到许多困难。

（三）重上轻下，基础不牢。在“局馆合一”的模式下，对于省级档案管理机构来说实际上是局馆异地办公，只是形式上的合一，实际上的管理职能和业务开展是分开的，局馆双方的经费都有保证，体制运行比较顺畅。但是对于县级局馆就不一样，一般都出于节约经费的考虑，实行局馆办公地点合一，且受地方财政的影响，经费总额不够，顾得了行政经费，又顾不了业务开展经费，容易导致内部管理中的矛盾产生，使得档案管理的基础不牢。

（四）重行政轻业务，主体地位弱化。由于我国体制改制的持续进行，各地局馆的“一把手”不一定都是从本系统内提拔，有些时候是组织部门外派，工作几年后又调走，他们对档案管理的业务不熟悉，又想突出政绩，自然会倾向于行政管理。在本系统内，工作人员一般都喜欢行政管理，一些档案管理业务人员想方设法往行政岗位上调，导致档案管理业务人员缺乏。这样一来档案管理机构的工作重心自然会向行政转移，包括经费的`使用上也是如此，使得档案管理的主体地位被逐渐弱化。

（五）管理职能弱化，监督形同虚设。在“局馆合一”之前，档案局对档案馆的监督指导是一种来自外部的监督，具有较强的行政约束性。但“局馆合一”之后，档案局对档案馆的监督指导则变成一种内部监督指导，加上内部管理机构中存在一些岗位任职交叉重叠，使得这种监督指导的严格性和约束性被弱化。

三、新形势下档案体制完善创新的设想

在当前我国经济结构调整的新形势下，档案体制建设完善创新是一种必然趋势，也是一个不容回避的问题。根据上述问题，我们可以对档案体制完善创新作出如下设想。

（一）双重领导，双重监督。在目前的情况下，为了保证档案管理的行政管理效能更高、各项业务开展更顺畅，在各地档案局馆可以尝试双重领导制，即在隶属上仍属于各地党委直接领导，但可以将具体管理列入政府部门的管理序列，让各地党政共同担责，党委侧重于管理档案局馆依法依规开展各项业务工作，政府侧重于管理档案局馆的基础设施、日常经费、人力资源等方面的管理，实行双重管理、双重监督。

（二）政事分开，局馆分立。实行政事分开、局馆分立，既是当前国家机构改革的方向，也是当前我国经济快速发展、社会各界和民众对档案的需求不断上升的需要。实行局馆分立，可以更好地将政事分开，理顺内部管理关系，明确各自的职责，强化内部管理监督，有利于档案事业的持续有序健康发展，更好地服务于社会经济发展需要。

（三）效能第一，上下有别。在我国的行政管理中有上行下效的习惯，上级机关如何设置，往往下级机关就一哄而上，效仿上级机关的管理机构去设置。其实，从省市到地市，再从地市到县市，档案管理的目标虽然一致，但具体的物质条件、档案管理监督的对象却有较大的差别，如果都采取一样的管理模式，必然会有不相适应的地方。因此，在明确机构设置原则的前提下，要给各级档案局馆的机构设置有一定的回旋余地，让其更好地结合本地实际情况设置，做到从上到下有一定的区别，使各地的档案管理工作更加合理科学。

四、档案体制改革的具体创新和实践

尽管“局馆合一”是我国现有的档案管理体制，但是在国家机构改革的方针政策的引领下，我国档案管理体制完善创新的步伐一直没有停歇，有力地推动了我国档案管理向前发展。

（一）调整机构设置，推进档案管理良性发展。由于各地经济发展对档案管理的需求、档案业务开展遇到的具体问题有所不同，各地档案管理机构在坚持“局馆合一”的原则下，对内部管理机构设置进行了一些调整。如，近几年湖北省档案局馆整合了省府机关的档案管理资源，建立了集中管理的跨行业的档案管理中心，提高了省府机关各部门档案管理的效能和管理水平。同时，依法规范各团体、企事业单位的档案管理，让其档案管理更加科学合理。另外，依法帮助非公有制企业、各种中介服务机构建立并规范档案，开展档案寄存、整理、数字化转化等业务服务。通过完善机构设置，使档案管理的行政职能得到充分发挥，业务服务范围进一步拓展。

（二）精减行政机构，充实业务一线力量。各地档案局馆的行政机构人员庞大、而一线业务力量薄弱是一个共性问题，必须采取有力的措施解决。为此，近几年上市档案局馆在这方面作出了许多有益的尝试。他们将局馆行政机构人员编制压缩5%，加大干部交流轮岗力度，让局馆干部轮流到一线岗位工作。规范干部职务晋升制度，正科级以下的干部晋升必须优先考虑一线岗位的工作经历和业务熟练程度，使一线工作在全局馆上下得到应有的重视。对副处级以上干部的日常工作提出新规定，在抓好日常管理工作的同时，积极参与档案目录著录质量抽查，同时抓好外包人员著录、校对技能的培训工作。上海市档案局馆通过精减行政机构，有力地促进了档案业务工作开展。

（三）强化执法监督，提高档案管理效能。根据“局馆合一”管理模式下存在的行政执行监督不力问题，各地档馆局馆持续进行工作创新。如，近几年，大原市档案局馆面对档案管理工作量日益繁重、资金紧缺、人员紧张等困难，在全市范围内聘选执法与行风监督员20多名，其中包括人大代表政协委员、司法人员、企事单位干部和普通民众，赋予他们明查暗防、定时和不定时检查的权力，坚持对全市范围内的档案管理工作实施有效监督，及时听取他们的意见和建议，不断改进档案管理工作。通过这一举措，有效克服了局馆内部检查督导力度不够的弊端，提高了档案管理的效能，太原市档案局馆多次被评为山西省“档案管理行政执法先进单位”。

（四）多措并举，推进城乡档案统筹。随着城乡经济的繁荣发展，乡镇档案管理滞后问题日益突出。为此。几年来，重庆市荣昌县大力推进城乡档案统筹管理体制的建立，采取局馆领导帮扶基层档案单位、局馆机关机构与基层档案单位联责考核等形式，让局馆工作重心下沉，局馆机关人员坚持下到基层档案单位讲课、手把手地带业务，促进了基层档案单位工作人员素质的提高。同时，局馆机关人员将基层档案单位的农业合作组织、集体林权、农村家庭等新档案的建立等工作列为重点帮扶对象，建立共享平台，实现档案资料异地调取。通过这些举措的有力实施，大力推进城乡档案统筹管理，真正体现了档案管理为促进农村经济发展服务的宗旨。

（五）创新模式，实现档案管理体制建设的新突破。在“局馆合一”管理模式下，档案管理经费紧张、档案管理人员不安心一线业务工作是一个比较普遍的现象。为此，近几年，苏州市档案局馆在苏州工业园区建立了档案馆，档案馆大楼达8万平方米，主要负责园区人才交流、房地产、市建规划等方面的档案管理，将档案馆建设成一种集档案管理、政府信息公开、承接文化展览、提供文化休闲服务等为一体的综合性档案管理新模式，有效解决了档案管理经费紧张、档案管理人员不安心一线业务工作的局面，促进了档案管理事业的创新发展。

我国现行的档案管理体制经过20多年的运行依然能够存在下来无疑是一种最佳选择。我们必须以档案管理的科学理论为指导，以科学严慎、认真负责的精神，对我国现行的档案管理体制多调查、多研究、多完善、多创新，充分发挥好档案管理体制的两种职能作用，为我国经济建设提供有力的档案管理支撑。档案馆档案管理制度9

1、欧洲地区高校档案工作基本情况

1.1、高校档案馆的设立及管理体制。在欧洲地区，并非所有大学都有自己的档案馆。虽然欧洲高校开设档案教育比较普及，但只有那些国际知名且历史悠久的大学才会设立自己的大学档案馆。高校档案馆也并不全是校内的一个独立机构，例如在法国的一些高校，档案馆是设立在图书馆内的。

由于各国的档案管理体制不同，导致各国高校档案馆在管理体制上也略有差异。英国与德国的档案管理体制为分散制，高校档案馆属于终极性档案馆，不受国家或地方档案馆的统辖。而俄罗斯、意大利、西班牙以及北欧国家的档案管理体制为集中制，高校档案馆需要受到档案行政管理机关的监督与指导[3]。

1.2、档案馆资源建设状况。档案馆资源建设是所有高校档案工作的基本工作。总体来说，欧洲高校档案馆资源体系包括三个方面。

其一、自建校以来的行政管理、教学科研等方面的基础档案资源，这一部分的档案资源占有高校档案资源很大一部分。

其二、一些学校独有的特色档案资源。

其三、收录在数据库中的数字化档案资源。对于这些档案资源的收集、鉴定、归档和整合，欧洲众多高校的档案馆都有着严格的准则和要求，做到了档案资源的齐全和完整，更通过对特色档案的不断征集，增加了档案资源的丰富程度，进一步提升了档案馆资源整体价值性。

2、欧洲地区高校档案工作现状

欧洲高校档案馆的馆藏时间跨度大，内容多而精，历史价值高，这决定了欧洲高校档案工作必须在保存、利用方面下足功夫。目前欧洲高校档案工作以健全的`工作制度做保障，严密的档案保护为基础，有章可循的档案开放为手段，再辅以信息技术进行资源整合，在做好管理工作的同时于文化传播、教育公众方面有所建树。

2.1、工作制度健全。欧洲高校档案馆在档案行政管理机构领导下，或根据自身建设需要，都制定了相当严密的工作制度与各项政策。下面以牛津大学档案馆为例。

牛津大学档案馆的工作制度分为档案征集制度、档案保管制度和档案使用制度。在档案征集制度中，规定了牛津大学档案馆是有选择性地接受和保管学校各部门的行政文件，包括从1214年起始的各个版本的学校章程和契约条款、维权文件、授予学衔记录、学生档案、附属机构文件等，一切档案收集活动都仅限于学校各部门在管理过程中产生或接收的有关本校的文件。在档案保管制度中则规定了归档文件必须满足能作为教学授课和科研活动的凭证的条件，并要求能保持大学在社会中的公众形象。档案使用制度允许以研究为目的的访问者进入档案馆获取档案，凡保管期限超过80年的档案无限制供应公众利用，未满80年保管期限的档案则需要来访者提交申请，经审核后提供使用。

此外，牛津大学档案馆的档案工作政策制度每五年交由档案委员会进行一次复核修改，以确保学校档案工作能够跟进时展，及时做出调整和应变。

2.2、档案保护意识强。从古至今，欧洲高校对档案原件的保护都费尽心思，力求最大限度延长档案的寿命。当代欧洲高校档案工作对档案保护的重视主要体现在硬件设施和保护理念两个层面。

2.2.1、齐全完备的硬件设施。欧洲高校档案馆内一般设有档案库房、分拣室和保护实验室。其中档案库房和保护实验室是保护档案的重点场所。库房内普遍使用密集架和档案柜，档案以组合为单位排列在架上。每个组合的档案一般使用统一规格的无酸档案盒盛装，除此之外也会使用一些特别定制的档案盒，或者四瓣式文件夹和聚酯筒。入馆的档案经过分拣，进入保护实验室进行去酸、压平等处理。档案馆内单独划出阅读室供来访者借阅档案，不会对档案库房造成影响。整个档案馆内都有空调严格控制温湿度，还设有监控摄像头，有效保证档案文件的安全性。

2.2.2、以人为中心的保护理念。档案保护不仅仅是最大限度地延长档案寿命、提升档案的可利用率，还需要考虑档案的利用者的人身健康。几所欧洲高校档案馆在处理档案材料时，采用对人体伤害最小的化学试剂，同时经过一系列的酸碱缓冲、干洗去污、抗压抗皱处理，在保护档案材质的同时也保护了使用者的安全。这种重视档案、更重视人的理念融合在档案工作中，使得档案工作极富人性化。

此外，欧洲高校档案馆不纯粹是立足于档案本身来保护档案，更倾向于通过约束人的行为来保护档案。例如，剑桥大学丘吉尔档案中心要求每一位新到访的来客阅读档案使用注意事项，强调必须使用铅笔和无酸纸做笔记，且不可频繁使用摄像设备。在馆内吸烟和饮食更是明令禁止的。这样既可以避免档案受到意外损害，同时也不影响访客对档案的利用。

2.3、档案馆开放利用程度高。英国档案学者库克认为，档案馆应该被视为一个文化机构，甚至被贴上娱乐消遣的标签也不为过。国际档案理事会在20__年布里斯班第十七届国际档案大会中通过的《档案利用原则》规定，不论公共还是非公共的档案机构，都应积极进行档案开放利用，并保证档案利用工作的公正、平等和及时性[4]。这给全世界各国档案机构和档案工作者提供了一个做好档案利用工作的权威国际基准。在此背景下，欧洲高校档案工作便处处体现着促进档案利用、保障公民权利的理念，积极向社会公众提供档案利用。对于欧洲高校档案馆来说，档案的线上开放利用与线下开放利用这两方面的工作都做得比较出色。

2.3.1、线上开放利用。欧洲高校基本上都有自己的档案馆主页。一些档案信息也公开在高校档案馆的主页上，查阅者们足不出户即可搜索阅览，或通过主页上的联系方式进行人工咨询获得自己所需的档案内容。例如，牛津大学档案馆网站上可以查询到馆内所有案卷目录，馆藏情况一目了然。每条子目录下都详细说明了卷内文件内容、特点和数量，交代了该卷文件的来源和完整程度，还进一步标明了该卷内档案的起止组合号和卷号。

2.3.2、线下开放利用。即档案馆本身向社会公众开放，提供档案信息的借阅与查询以及档案馆导览，发挥服务功能和教育功能。欧洲高校档案馆对外开放时间长，提供的服务也面面俱到。档案馆开放借阅档案原件和复印件，阅览者可以在档案馆内专设的阅读室里按需查阅档案资料，馆内还专门向借阅者有偿提供统一规格的纸和笔。社会公众通过提前预约，还可以在工作人员的带领下参观高校档案馆，有条件的高校在学校假期时还能为参观者提供住宿和餐饮。

2.4、档案版权规定严格。欧洲国家都是资本主义国家，在欧洲人的思想中，档案是一种属于某机构或某个体的财产，档案版权受相关法规