人事档案管理制度例文（3篇）

人事档案管理制度例文公司员工人事档案管理制度一、引言本制度旨在全面规范并有效提升公司员工人事档案的管理效能，确保员工信息的绝对安全、完整与准确，同时兼顾员工与公司双方的合法权益。通过构建科学严谨的档案管理流程与标准，旨在增强信息共享与查询效率，为员工的绩效评估、晋升选拔、培训发展及福利待遇等工作提供坚实的数据支撑与决策依据。二、适用范围本制度全面覆盖公司所有在编员工及合同制员工的人事档案管理范畴，具体涵盖员工个人信息、劳动合同、培训记录、绩效评估报告、晋升历程等核心资料。三、档案管理责任体系3.1人力资源部职责负责人事档案管理制度的制定、执行与持续优化，指导各部门遵循既定规范开展档案管理工作，确保档案内容的完整性与一致性。承担档案管理系统的建设任务，包括电子档案与纸质档案的双重管理体系，确保档案数据的安全存储与有效备份。严守员工个人信息保密原则，采取一切必要措施保障档案安全性。定期对员工档案进行审查与更新，剔除无效信息，确保档案内容的时效性与准确性。3.2各部门主管职责负责本部门员工档案的日常管理与维护工作，包括档案的整理、信息录入与归档等。根据员工需求，及时提供出差证明、工资证明等必要档案资料。四、档案的建立与归档4.1员工档案建立流程依据员工信息采集表及录用文件，人力资源部负责将员工个人信息准确录入档案管理系统，并据此建立完整的员工档案。档案内容应详尽全面，包括但不限于员工姓名、身份证号、教育背景、工作经历等关键信息。4.2档案归档方式员工档案采用电子档案与纸质档案并行归档的方式。电子档案由人力资源部统一管理，确保数据以电子形式安全保存并定期备份；纸质档案则由主管部门负责整理归档，按照既定分类标准存放于专用档案柜中，便于查阅与管理。五、档案的保密与安全5.1保密原则员工档案作为公司机密信息，应严格遵守保密原则，严禁未经授权泄露或提供给外部人员。5.2安全保障措施电子档案方面：建立严格的访问权限控制机制，仅授权人员可访问与修改档案内容；定期执行数据备份操作，以防数据丢失或损坏。纸质档案方面：档案柜配备密码锁或物理锁以增强安全性；定期进行安全检查以确保档案存放环境的安全可靠。六、档案的查阅与利用6.1查阅权限管理员工本人可申请查阅自己的档案内容，经人力资源部审核通过后安排查阅并登记；其他部门如需查阅员工档案，需提交合理申请并经人力资源部批准。6.2档案利用规范员工档案仅供公司内部使用，用于支持绩效评估、晋升选拔、培训发展及福利待遇等管理工作。七、档案的保存与销毁7.1档案保存期限员工档案原则上应保存至员工离职后五年，之后转入公司档案库进行长期保存。期间需定期对电子档案与纸质档案进行备份与检查以确保其完整性与安全性。7.2档案销毁程序档案保留期满后需按公司相关规定进行销毁处理。销毁过程需由人力资源部监督并记录详细情况以确保员工隐私与机密信息的保护不受损害。八、变更与修订本制度的任何变更与修订均需经人力资源部主导并与相关部门充分协商后报请公司领导审批通过方可生效。九、附则本制度自颁布之日起正式生效并具备与公司其他规章制度同等的法律效力。各部门应根据实际情况对本制度进行必要的调整与完善并及时与人力资源部沟通反馈。人事档案管理制度例文（二）一、总则1.为确保人事档案管理工作的规范化、高效化，并充分保障员工的合法权益，特制定本管理制度。2.本制度适用于本公司全体员工的人事档案管理工作。二、档案管理的目标1.致力于维护人事档案的完整性、准确性和安全性。2.严格保护员工的隐私权，坚决维护员工的合法权益。3.提供迅速、有效的人事档案查询与使用服务。三、档案管理的原则1.全员参与：鼓励并要求每位员工积极参与人事档案的建立、维护与使用。2.全程留痕：对人事档案的所有操作均需留下清晰记录，并定期实施审计。3.信息保护：严格遵守个人信息保护的相关法律法规，确保员工个人信息安全。4.及时更新：确保员工的人事档案得到及时更新，以维持信息的时效性和准确性。5.合规合法：人事档案管理工作需严格遵守国家法律法规及公司政策规定。四、档案的建立与归档1.员工入职时需如实填写个人信息表，并提交身份证复印件、学历证书等相关证明材料。2.人力资源部门依据员工提交的信息与材料，为其建立电子档案，并对纸质档案进行编号归档。3.员工离职后，人力资源部门将电子档案归档，纸质档案则进行整理并封存。五、档案的维护与更新1.员工自入职之日起即需对其个人档案的真实性、准确性和完整性负责。2.员工有义务及时向人力资源部门提供出国留学证明、职称证书等新增或变更材料。3.员工如需修改档案中的信息，须向人力资源部门提交合法证明材料，并填写申请表。六、档案的保管与保密1.定期对人事档案进行备份，确保档案数据的安全可靠。2.采用物理与电子相结合的方式妥善保管人事档案，确保其安全无虞。3.严格限制人事档案的查询与使用权限，严禁未经授权的复制、传播或提供。七、档案的查询与使用1.员工如需查询个人人事档案，应向人力资源部门提出书面申请，并附上合法证明材料。2.人力资源部门应在合理时间内响应员工申请，并提供相应的查询服务。3.未经授权的部门或个人均不得查询、使用他人的人事档案。八、档案的销毁与注销1.员工离职满____年后，公司有权对其纸质档案进行销毁处理。2.员工离职满____年后，公司有权对其电子档案进行销毁处理。3.员工去世后，其档案将被注销，并继续严格保密。九、违规行为及处理措施1.对于未按规定维护和更新档案的员工，公司将视情节轻重给予相应纪律处分。2.如有员工违反保密规定泄露他人档案信息，公司将依法追究其法律责任。十、附则1.本制度的解释权与修订权归人力资源部门所有。2.本制度自发布之日起正式生效，并已向全体员工公告。未经授权，任何单位或个人均不得擅自修改或篡改本制度内容。对于违反本制度的行为，公司将采取相应纪律处分措施，并保留追究法律责任的权利。人事档案管理制度例文（三）一、总则本规定旨在规范和监管企业的人事档案管理，以确保档案的完整性、准确性和安全性，为人力资源管理提供有效支持。所有员工必须严格遵守其条款。二、档案管理适用范围1.本制度适用于在职及离职员工的人事档案管理。2.人事档案涵盖入职申请、劳动合同、个人简历、培训记录、奖惩记录、薪酬信息、绩效评估、健康检查等相关文件和资料。三、人事档案管理责任1.人力资源部门：负责制定、修订本制度，并确保其执行，以保证档案管理工作顺利进行。2.相关部门：负责员工的档案管理，并与人力资源部门紧密协作。3.员工：需提供真实准确的个人信息，并按要求提交相关证明文件。四、档案的建立与归档1.入职流程：员工入职时，人力资源部门提供入职申请表，员工填写个人信息并提供所需证明文件。2.归档：人事档案按员工姓名和档案编号归档，档案室采取防火、防尘、防潮措施，以保护档案的安全性和完整性。3.离职处理：员工离职后，人力资源部门应在完成离职手续后归档，并按保存期限规定进行存档。五、档案的使用与查询1.档案使用：员工如需使用档案，需填写申请表并经部门负责人批准。2.档案查询：员工查询自身档案时，需向人事部门提出申请并填写相关表格。3.档案保密：离职员工的档案信息应保密，不得擅自透露给外部人员。六、档案的保管与销毁1.档案保管：档案室24小时监控，指定专人负责档案保管，确保档案安全。应定期检查档案完整性并记录检查情况。2.档案销毁：人力资源部门依据相关规定，对过期档案进行清理销毁，并在销毁前进行审核和备份。七、档案管理的处罚措施1.对故意破坏、篡改档案或以不