DB2102T 0016-2021 机关事务标准化工作指南

DB2102DB2102/T0016—2021机关事务标准化工作指南GuidelinesforStandardizationofGovernmentOffices2021-02-01发布2021-03-03实施大连市市场监督管理局发布I本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起本文件由大连市机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：大连标准化研究院有限公司、大连市机关事务管理局。本文件主要起草人：马英、张东杰、黄冠、谷惠勇、唐超、刘海山、杨永林。本文件发布实施后，任何单位和个人如有问题和意见建议，均可以通过来电和来函等方式进行反馈，我们将及时答复并认真处理，根据实际情况依法进行评估及复审。归口管理部门：大连市机关事务管理局通讯地址：大连市西岗区人民广场1号联系电话准起草单位：大连市机关事务管理局、大连标准化研究院有限公司通讯地址：大连市西岗区人民广场1号、大连市中山区鲁迅路42-1号联系人：黄冠、唐超联系电话0411-827253161机关事务标准化工作指南本文件规定了机关事务标准化工作的术语和定义、方针及目标、基本原则、主要任务、工作机构、信息管理、标准体系构建，标准制修订、标准实施与监督检查、评价与改进等内容。本文件适用于大连市各级机关事务标准化工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T1.1标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则GB/T13016—2018标准体系表编制原则和要求GB/T20000标准化工作指南GB/T20001标准编写规则GB/T24421.1服务业组织标准化工作指南第1部分：基本要求GB/T24421.2服务业组织标准化工作指南第2部分：标准体系GB/T24421.4服务业组织标准化工作指南第4部分：标准实施与评价3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。机关事务保障机关正常运行所需经费、资产和服务等的管理，以及提供相关服务。机关事务标准为支撑机关事务工作有效运行，经协商一致制定，规范管理、服务、保障活动中的技术要求和管理要求，供共同使用和重复使用的文件。机关事务标准包括国家标准、行业标准、地方标准、团体标准、内控标准和标准类文件。内控标准在机关事务管理部门内部使用，用于规范内部工作，具有统一要求、流程等内容的内部文件。2标准类文件机关事务管理部门和有关职能部门依照职权发布的，规范管理、服务、保障活动中的技术要求和管理要求的规范性文件。机关事务标准化把标准化的理念、原理、原则和方法运用到机关事务管理服务保障的各领域各环节，通过制定标准并付诸实施，实现工作效能全面提升，进而保障党政机关规范高效运行的过程。4方针及目标坚持标准化科学管理，提供一流优质服务保障。4.2.1总体目标建成具有大连特色、全省领先的机关事务标准体系，初步建立“职能建设有标可循、管理效能有标可量、服务保障有标可依”的工作格局，形成一批可复制、可推广的大连经验。4.2.2具体目标应达到以下目标：a)标准体系更加健全。建立健全以通用基础标准分体系、管理服务保障标准分体系、运行管理标准分体系为主干的大连机关事务标准体系，分类分级分层建立和完善各项标准，基本实现机关事务重点领域全覆盖；b)标准化机制不断完善。建立分工明确、协调有序、高效运作的机关事务标准化工作体系，标准制修订、宣贯实施、评价改进等机制逐步完善；c)标准化水平大幅提升。标准制修订的质量和数量力争走在全省前列。内控标准与国家标准、行业标准、地方标准、团体标准有机衔接的同时，及时吸收机关事务工作新理论、新技术、新经验，不断提高标准的科学性、技术性、先进性；d)标准化效益充分体现。通过开展标准化工作，推动全市机关事务管理服务保障水平全面提升，标准化的理念和方法深入人心，工作效能显著提升。5基本原则5.1科学规划立足机关事务工作实际，强化总体规划和顶层设计，开展机关事务工作相关要素分析和相关标准规划、建立与实施等一系列活动，实现预期目标。5.2系统优化3运用系统理论和方法，综合考虑和系统分析经费、资产、服务等要素，优化调整相关要素和具体指标参数，以系统整体效益最佳为目标寻求最佳方案。综合协调对象、要素、指标之间的相互关系，合理调整机关事务工作对象及要素的相关内容和指标参数，确保机关事务标准体系内部之间协调统一。5.4持续完善围绕提高服务满意度，坚持全员参与，广泛征求意见，吸纳公众参与和监督，持续改进和完善机关事务工作。机关事务标准化工作主要任务包括：a)贯彻执行国家和地方有关标准化法律、法规、规章、规范性文件和政策；b)制定标准化工作规划或计划；c)建立和完善机关事务标准体系；d)制定和实施机关事务标准；e)开展标准化培训、宣传工作；f)对标准的实施进行监督检查，对标准化工作进行持续改进；g)参与国内外标准化活动。7工作机构7.1领导小组成立以大连市机关事务管理局主要负责人为组长的大连机关事务标准化建设领导小组(以下简称“领导小组”),统筹推进标准化工作，主要负责标准化工作的整体规划。具体职责、权限如下：a)贯彻国家标准化法律、法规、规章、规范性文件和政策等相关规定；b)确定与机关事务工作相适应的标准化方针目标和工作任务；c)建立机关事务标准化工作机构，明确相关机构、部门、人员及其职责；d)协调相关政府部门及标准化专业机构共同参与机关事务标准化工作；e)审批机关事务标准化工作计划、方案和标准化活动经费；f)组织建立机关事务标准体系，对标准体系及内控标准进行审批。7.2领导小组办公室大连机关事务标准化建设领导小组办公室(以下简称“领导小组办公室”),具体负责协调、推进机关事务标准化工作。领导小组办公室主任由市机关事务局分管领导兼任，副主任由办公室(政策法规处)主任(处长)担任。具体职责、权限如下：a)贯彻并落实国家标准化法律、法规、规章、规范性文件和政策等相关要求；b)组织编制机关事务标准化工作规划、计划；c)组织编制机关事务标准化工作指南；d)组织编制机关事务标准体系；4e)组织编制、修订内控标准，负责标准解释或委托相关部门解释；f)收集标准信息、建立标准档案并提供给使用部门；g)组织相关标准的宣传和培训，并组织标准实施情况的监督检查；h)参与标准化活动，参与相关标准的制修订；i)完成上级交办的其他标准化工作任务。7.3标准化工作网络各区市县机关事务业务部门或其主管单位(市机关事务局各处室)负责本部门(处室)标准化工作，应明确机关事务标准化管理机构，落实标准化工作牵头部门，配备相应的专职或兼职标准化工作人员，推进标准化工作落实。具体任务包括：a)组织编制、修订本部门(处室)在年度标准制修订计划中的标准；b)组织实施与本部门(处室)有关的标准；c)负责对本部门(处室)相关标准的实施情况进行监督和检查；d)对相关标准提出制修订建议。7.4标准化组织机构图标准化组织机构图如图1所示。大连机关事务标准化建设领导小组大连机关事务标准化建设领导小组标准化建设领导小组办公室各区市县(先导区)机关事务业务部门大连市机关事务管理局各处室图1大连机关事务标准化建设组织机构图8信息管理8.1标准化信息的范围机关事务标准化信息主要包括：a)国家和地方有关标准化法律、法规、规章、规范性文件和政策；b)相关的国家标准、行业标准、地方标准、团体标准、国际标准；c)内控标准；d)其它有关的标准化信息。8.2标准化信息管理职责5领导小组办公室负责组织搜集、整理、保管标准化信息。8.3标准化信息管理的基本要求标准化信息管理的基本要求包括：a)应及时收集、更新相关国家及省市标准化信息，进行分析加工，并结合机关事务管理、服务、保障的需求转化为标准，更新机关事务标准体系，并传递到使用部门；b)应建立标准化信息反馈机制，及时搜集、整理、评审、处置有关标准体系和标准实施过程中各种标准化信息；c)应对机关事务标准体系建立和机关事务标准制定、实施、评价和改进过程中的重要事件及其结果进行记录，并予以保存。9标准体系构建9.1编制标准体系的方法应按照GB/T13016—2018中第4章的内容和GB/T24421.2的方法执行。9.2编制标准体系表编制标准体系表，通常包括：a)构建标准体系结构图；b)编制标准明细表；c)编制标准统计表；d)编写标准体系编制说明。9.2.2标准体系结构图机关事务标准体系结构图如图2所示。9.2.2.1基础通用标准分体系机关事务基础通用标准分体系应收集和制定标准化工作导则、术语与缩略语、符号与标志等方面标准，包括但不限于：a)标准化工作导则。适用于机关事务标准化工作的相关国家标准、行业标准、地方标准，如GB/T1.1、GB/T20000、GB/T20001、GB/T13016等，以及机关事务部门制定的关于机关事务标准化工作的b)术语与缩略语。对机关事务常用术语进行定义，对较长的词句缩短省略；c)符号与标志。对机关事务涉及安全、卫生、环保以及服务引导等符号与标志的样式、颜色、字体、结构、含义及应用范围等制定规范。6公务接待服务保障标准公共机构节能管理标准运行经费管理标准后勤服务保障标准公务用车管理标准安全保卫管理标准办公用房管理标准信息化管理标准机关党建标准综合管理标准人事管理标准图2机关事务标准体系结构图9.2.2.2管理服务保障标准分体系9.2.2.2.1主要内容管理服务保障标准分体系应收集和制定管理、服务和保障的范围、内容以及方法、程序、要求等方面的标准。9.2.2.2.2国有资产管理应收集、制定国有资产的统计、处置、信息管理标准，包括但不限于：a)国有资产统计标准，包括资产的统计报告编制、统计审核等标准；b)国有资产处置管理标准，包括处置管理范围、申报、审批等标准，以及国有资产报废、报损核销管理程序；c)国有资产信息化管理标准，包括信息系统建设、操作、维护、信息管理等标准。9.2.2.2.3办公用房管理应收集、制定办公用房的权属、配置、使用、处置、维修、信息化、监督管理标准，包括但不限于：a)办公用房权属管理标准，包括权属登记、信息统计管理等标准；b)办公用房配置管理标准，包括配置要求、调剂、置换、租用的工作流程及要求；c)办公用房使用管理标准，包括使用面积、使用凭证、规范使用的要求；d)办公用房处置管理标准，包括调剂使用、置换、出租、拆除等要求；e)办公用房信息化管理标准，包括信息化系统建设与维护、业务办理及统计等要求；f)办公用房监督管理标准，包括巡检考核、违规情况处理等要求；7g)周转住房管理标准，包括周转房装修、调配、租金、修缮、腾退的标准以及相关工作流程等。9.2.2.2.4公共机构节能管理应收集、制定公共机构节能统计、节能管理、节能工作经费管理及信息化管理等标准，包括但不限a)节能统计标准，包括能源消费统计数据采集、报表填报、统计指标、数据审核、统计分析报告、数据质量控制等要求和流程；b)节能管理标准，包括合同能源管理、用能设备设施运行、节能改造、节能示范、能源审计、能源资源利用等要求及流程；c)节能信息化管理标准，包括专家库建设及管理、公共机构能源资源消费统计系统建设及运维管理等标准。9.2.2.2.5公务用车管理应收集、制定公务用车编制、配备更新、使用、处置、信息化、监督管理等标准，包括但不限于：a)公务用车编制管理标准，包括确定车辆编制的机构设置、人员编制、工作需要等因素的要求；b)公务用车配备更新标准，包括配置要求、配备更新管理、标识化管理、采购规范、配备更新流程等；c)公务用车使用管理标准，包括建立台账、档案管理、保险、加油、维修、单车费用核算等标准；d)公务用车处置管理标准，包括更新、资产评估、公开拍卖、报废等标准；e)公务用车信息化管理标准，包括公务用车管理系统和公务用车服务保障平台的建设、运维、信息管理等标准；f)公务用车监督管理标准，包括统计报告制度、监督职责、及对超编制、超标准、违规使用、违规处置等情况的追责要求。9.2.2.2.6安全保卫管理应收集、制定安全管理、安全建设、安全应急预案、服务质量评价等标准，包括但不限于：a)安全管理标准，包括安全知识宣传教育、安全能力训练等安全教育标准，有关安全检查的主体、频次、方式等安全检查标准，安全责任制、安全责任追究等安全责任标准，以及其他安全管理标准等；b)安全建设标准，包括视频监控系统、出入口识别系统、入侵报警系统、电子巡更系统和烟感、喷淋系统等安全技防标准，人员聘用、日常训练、工作职责等安全人防标准，以及反恐防暴装备、抗洪防涝物资装备、抗雪防冻物质装备的配备等安全物防标准；c)安全应急预案标准，包括消防安全事故、食品安全事故、交通安全事故、建筑施工安全事故、治安事故(包括暴恐)应急预案等的制订、演练、完善等；d)安全保卫服务质量评价标准，包括评价与改进计划、信息评估分析、质量改进标准等。9.2.2.2.7公务接待服务保障应收集、制定公务接待管理、服务、保障标准，包括但不限于：e)公务接待管理标准，包括接待对象、接待内容、接待费用、陪同人员等要求；f)公务接待服务标准，包括服务要求和流程等；g)公务接待保障标准，包括会务、餐饮、客房、车辆等要求。89.2.2.2.8后勤服务保障应收集、制定机关食堂管理、设施设备运维、房屋养护维修、保洁、绿化、服务质量控制等标准，包括但不限于：a)餐饮管理标准，包括安全管理、场所及设施设备管理、制度建设、人员管理、卫生管理、采购管理、仓储管理、餐食制作、食品留样、餐厨垃圾处理标准等；b)餐饮服务标准，包括膳食搭配、就餐服务等要求及流程；c)会议服务标准，包括服务内容、礼仪、安全要求等标准；d)设施设备运维标准，包括供变电、给排水、电气、暖通、高压设备、供热供冷、特种设备、消防、燃气、煤气安全维保、安全监控等设备设施的安全巡查、定期检修、应急处理标准等；e)房屋养护维修标准，包括办公楼主体结构日常维护要求和装饰装修部位维护维修服务要求；f)保洁服务标准，包括公共区域清洁、垃圾清运、卫生消杀、清除冰雪等；g)绿化服务标准，包括室内外绿化管理、绿化养护、绿化病虫害防治等；h)服务质量评价与改进标准，包括评价指标、评价流程、评价结果处理等。9.2.2.3运行管理标准分体系运行管理标准分体系应收集和制定机关内部运行等方面的标准，包括但不限于：综合管理标准、机关党建标准、人事管理标准、运行经费管理标准、信息化管理标准。9.2.2.3.1综合管理应收集、制定机关设施设备用品、文档管理、会务管理、机构运行与管理等标准，包括但不限于：a)机关设施设备用品标准，包括设施设备用品选购、运维、报废处置等要求；b)文档管理标准，包括公文、文档和机关要件的行文格式、归档等要求；c)会务管理标准，包括会议安排、流程、记录及归档等要求；d)机构运行与管理标准，包括保密、信访、督查、印信、重要事项报告等要求。9.2.2.3.2机关党建应收集、制定机关党委、机关纪委、机关党支部、机关党员和机关党建考核等标准，包括但不限于：a)机关党委标准，包括机关党委换届、工作会议、学习教育、党务管理、机关工会管理等要求；b)机关纪委标准，包括纪委会议、廉政建设、约谈、违纪案件处置等要求；c)机关党支部标准，包括支部设置与换届、党支部会议、党组织关系接收转移、发展党员、离退休干部党支部管理等要求；d)党员管理标准，包括党员会议、党员教育学习等要求；e)党建考核标准，包括党建工作述职评议、考核评价、持续改进等要求。9.2.2.3.3人事管理应收集、制定机关人事管理标准，包括但不限于：a)人员培训教育标准，包括培训教育计划、实施、记录等要求；b)人员考勤考核标准，包括人员考勤、绩效考核等要求；c)人员请销假管理标准，包括事假、病假、产假、年假、因私出国(境)等要求；9d)人员晋升管理标准，包括机构编制、岗位竞聘、工资福利等要求；e)人事档案管理标准，包括档案的建立、使用、保管等要求；f)离退休干部管理标准，包括组织关系管理、教育学习管理等要求。9.2.2.3.4运行经费管理应收集、制定机关经费预决算、经费使用、经费使用监督、经费运行考评等标准，包括但不限于：a)机关经费预决算标准，包括预决算编制、结果处置等要求；b)机关经费使用标准，包括日常经费支出管理、“三公经费”管理、经费支出方式等要求；c)机关经费使用监督标准，包括经费审批、审计、监督检查等要求；d)经费运行考评标准，包括绩效考核管理、绩效考核指标体系等。9.2.2.3.5信息化管理应收集、制定信息化设施设备管理、网络管理、信息系统管理、信息安全管理、信息化外包运维管理等标准，包括但不限于：a)信息化设施设备标准，包括设施设备选购、安装调试、运维管理等要求；b)网络管理标准，包括网络配置、网络安全审计、网络运维管理等要求；c)信息系统管理标准，包括信息系统建设、操作、运维管理等要求；d)信息安全管理标准，包括信息存储设施设备安全管理和信息化系统安全管理等要求；e)信息化外包运维管理标准，包括外包服务商的管理、保密管理、服务商运维考核管理等要求。9.2.3标准明细表标准明细表的表头，是描述标准明细的不同属性，通常包括序号、内控标准号编号规则(参见附录A)、采用标准号、标准名称、归口部门等，标准明细表格式(参见附录B)。9.2.4标准统计表标准统计表格式依据设计目的，可设置不同的统计项，可按照标准的级别(如国家标准、行业标准、地方标准、团体标准、内控标准)设计统计项，也可按照标准类别(如基础通用标准、管理服务保障标准、运行管理标准等)设计统计项，也可以二者兼有，机关事务标准统计表格式(参照附录C)。9.2.5标准体系编制说明标准体系编制说明包括但不限于：a)编制标准体系表的依据和目标；b)结构层次和类别划分情况；c)明确标准化工作重点方向；d)编制过程中的问题总结和实施建议等；e)与其他体系的关系及需要其他体系协调配套的意见。10标准制修订10.1基本要求10.1.1应按照标准立项、标准起草、标准征求意见、标准审查、标准批准发布、标准复审等既定程序进行。10.1.2制定标准时应与国内现行的其他相关标准协调一致。10.1.3适时对发布实施的标准进行复审和修订，以确保标准的适用性。10.1.4标准应结构合理、层次分明、内容具体、具有可操作性和可检查性。10.2标准立项10.2.1由标准编写单位向领导小组办公室提出立项建议，递交立项建议书、标准草案，经领导小组办公室主任审核，报领导小组审批后予以立项。10.2.2由领导小组按照标准体系、标准化发展规划和业务发展需求等直接下达立项计划，按照标准归口部门进行任务分配，归口部门按照下达任务编制标准。10.3标准起草10.3.1应收集、分析与标准相关的法律、法规、规章、规范性文件和政策，国内外先进标准，提取与标准相关的内容。10.3.2广泛调研标准化需求，识别标准关键技术要素和内容。10.3.3在广泛调研和深入研究基础上，完成标准征求意见稿和编制说明。10.3.4标准的编写应符合GB/T1.1的规定。10.4标准征求意见10.4.1应保证标准执行部门、监管部门和服务对象代表多方参与，重点关注服务对象意见的收集。10.4.2征求意见期限一般不少于30日。10.4.3可采用网上公开、信函、会议的形式进行征求意见。10.4.4应广泛协商并达成一致。10.4.5对征求意见稿进行修改，形成标准送审稿。10.5标准审查10.5.1标准审查可采用会议或函件形式进行。10.5.2审查的重点包括：a)与有关法律、法规、规章、规范性文件和政策要求是否保持一致；b)是否符合实际工作需求，达到预期的目标和要求；c)是否与标准体系内的其他标准相协调；d)标准格式及编辑性审查；e)标准的内容是否合理、完整，标准涉及的各方是否协调一致。10.5.3根据审查意见形成报批稿。10.6标准批准发布提交标准报批稿、编制说明、标准审查会议纪要、意见汇总表，经领导小组审批后编号、发布。10.7标准复审10.7.1标准应定期复审，复审周期一般不超过3年；当外部或单位内部运行条件发生变化时，应及时对标准进行复审。10.7.2复审的结论包括继续有效、修订、废止3种：a)继续有效：标准内容不作修改仍能适应当前需要，确认继续有效；b)修订：标准内容需要改动才能适应当前使用的需求和时代的发展，予以修订，提出标准修订要求的部门应填写《标准修改申请单》(参见附录D中的表D.1);c)废止：标准已完全不适应当前需要，予以废止。提出标准废止要求的部门应填写《标准作废申请单》(参见附录D中的表D.2)。11标准实施与监督检查11.1标准实施11.1.1标准发布后，确保实施标准化相关部门和人员得到相应标准，并在有关范围内严格实施。11.1.2标准实施前，应制定实施计划，确定标准实施的方式、内容、步骤、负责人员、起止时间、应达到的要求等。11.1.3组织人员对实施标准的目的、意义、作用及标准条款内容进行宣贯和解读。11.1.4标准实施过程中，按标准要求记录和保存实施证据，包括记录表、音视频、照片等记录信息和通知、报告、计划等工作文件。记录表按要求进行设计，能反映记录时间、内容和记录人等相关信息。11.1.5各部门和人员在实施标准过程中，应及时反馈标准实施效果信息，对实施效果不佳的标准说明问题并提出改进措施。11.2监督检查11.2.1监督检查可成立专门的组织，也可由领导小组根据计划组织安排，监督检查内容至少包括：a)标准内容与实际工作的符合情况；b)人员对标准的掌握程度；c)管理、服务和保障工作过程中与标准要求的符合情况；d)业务活动的结果与标准的符合情况。11.2.2可采取定期检查或不定期检查、重点检查或普遍检查等形式开展监督检查，各类检查宜在计划中予以确定。11.2.3监督检查可采用现场查看与问询、对记录数据进行核实与分析等手段。11.2.4监督检查结果应形成记录或文件，作为考核、改进的输入数据并进行处置，处置方式为：a)标准内容不符合实际情况时及时修订或废止；b)标准内容符合实际情况需要，但相关部门执行不力时，应采取有效措施加强其对标准的执行力。12评价与改进12.1.1自我评价机关事务内部应建立标准化自我评价机制和评价体系，每年对建立的标准体系以及实施相关标准和开展标准化工作的全过程，进行不少于1次的完整的内容评价，以确保标准体系持续有效实施。12.1.2服务对象评价通过服务对象现场评价、网络评价、电话回访、满意度调查等多种方式，开展对服务质量、服务方式和服务效果的评价，确认标准实施效果达到的程度。12.1.3第三方评价第三方评价一般由领导小组办委托专业评价机构进行评价，对机关事务标准化工作开展第三方测评。12.2持续改进12.2.1应不断寻求标准化工作效果和效率的改进。12.2.2持续改进通常包括下列内容：通过标准化工作规划、计划的制定、实施和考核奖惩，形成激励改进机制；通过标准化工作数据，对服务对象不满意的信息进行分析和处理；通过对标准化实施过程管理，对存在或潜在问题，采取纠正措施或预防措施；通过评价标准体系的适宜性、充分性和有效性，采取改进措施。12.3评价和改进程序标准的评价和改进程序符合GB/T24421.4的规定。(资料性附录)内控标准编号规则A.1内控标准编号构成A.1.1.1标准分体系编号为：——基础通用标准分体系编号：“基础”的首字母大写组合“JC”;——管理服务保障标准分体系编号：“管服”的首字母大写组合“GF”;——运行管理标准分体系编号：:“运管”的首字母大写组合“YG”。A.1.1.2标准子体系编号为：A.1.1.2.1子体系编号由分体系编号和子类号组成。A.1.1.2.2子类号用两位阿拉伯数字“0.1、02、03……”表示，代表各子体系在标准体系结构图中的横向位置。A.1